Eventplanung mit Asana

Viele Teams verwenden Asana zur Planung und Verwaltung von Veranstaltungen. Starten Sie jetzt, indem Sie ein neues Projekt speziell für Ihre bevorstehende Veranstaltung erstellen.

Projekt zur Eventplanung erstellen

Es gibt einige verschiedene Möglichkeiten, Ihr Projekt zu erstellen:

  • Mit unserer kostenlosen Vorlage zur Eventplanung können Sie schnell loslegen. Sie können diese Vorlage an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Weitere Informationen zu von Asana kuratierten Vorlagen finden Sie hier.
  • Wenn Sie die Eventplanung derzeit in einer Tabelle verfolgen, importieren Sie diese Daten mit dem CSV-Import in ein Asana Projekt. Dies ist ein guter Ausgangspunkt, um Ihr Projekt individuell zu gestalten.
  • Erstellen Sie manuell ein neues Projekt in Asana, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen . Vielleicht möchten Sie dieses Projekt in eine Vorlage umwandeln, um bei der Planung Ihres nächsten Events Zeit zu sparen.

Fügen Sie Ihrem Projekt Beteiligte hinzu

Sobald Sie Ihr Projekt erstellt haben, können Sie damit beginnen, Stakeholder hinzuzufügen. Zu den Stakeholdern gehören Einzelpersonen oder Gruppen, die ein Interesse am Ergebnis eines Projekts haben. Sie können das Projekt beeinflussen oder von ihm beeinflusst werden, und ihre Beteiligung ist entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Zu den Stakeholdern können gehören:

  1. Personen in Ihrem Unternehmen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten, z. B. Teamkollegen, Manager oder IT-Support.
  2. Personen, die direkt mit diesem bestimmten Event verbunden sind, wie ein Organisator, Event-Gastgeber oder Teilnehmer.
  3. Externe Personen, mit denen Sie eng zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird. Dazu können Sponsoren, Lieferanten, Anbieter oder Eigentümer von Veranstaltungsorten gehören. Diese Liste könnte auch Dienstleister wie Caterer, Dekorateure, Sicherheitsteams oder Medienpersonal umfassen.

Laden Sie Anbieter und Auftragnehmer als Gäste zu Ihrem Eventprojekt ein

Sie können die Zusammenarbeit mit Anbietern per E-Mail beginnen, sollten aber wichtige Lieferanten oder Auftragnehmer als Gäste zu Ihrem Projekt hinzufügen. Dadurch ist es einfacher, Ihr Projekt auf Kurs zu halten, da jeder Fristen, To-dos und Anhänge sehen kann, um sicherzustellen, dass die Dinge pünktlich erledigt werden.

Das Hinzufügen Ihrer Lieferanten und Auftragnehmer zu Ihrem Projekt vereinfacht auch die Nachverfolgung wichtiger Dateien wie Verträge und Rechnungen, da Sie alles sicher an einem Ort aufbewahren können.

Anwendung

Weisen Sie Ihrem Auftragnehmer eine Aufgabe zu, in der er aufgefordert wird, die Rechnung bis zu einem bestimmten Datum zu senden. Der Auftragnehmer lädt seine Rechnung bis zum Fälligkeitsdatum einfach als Anhang in die Aufgabe hoch, damit Ihr Team die Zahlung bearbeiten kann. Sie können ein Projekt für Mitglieder sichtbar machen, wenn Aufgaben nicht für jeden in Ihrem Unternehmen oder Team sichtbar sein sollten. Nur für Mitglieder sichtbar Projekte sind nur für Projektmitglieder zugänglich. Weitere Informationen zu Aufgabenberechtigungen finden Sie hier .

Tipps zur Verwaltung Ihres Projekts

Sobald Sie Ihr Eventplanungsprojekt erstellt haben, können Sie die folgenden Tipps verwenden, um Ihr Projekt zu verwalten und Details während der Arbeit zu verfolgen.

Geben Sie regelmäßige Statusaktualisierungen bekannt

Während Ihr Team an der Implementierung des Events arbeitet, können Sie den Tab „Übersicht“ nutzen, um Statusaktualisierungen zu veröffentlichen und Projektaktivitäten zu sehen. Sie können Highlights per Drag & Drop in Ihre Statusaktualisierungen ziehen, um Diagramme und Meilensteine zu teilen. Asana wird eine Vorlage für Ihre Aktualisierung speichern, wenn Sie dasselbe Format für weitere Beiträge verwenden wollen. Sie können sogar einen ersten Entwurf mit Asana AI und der Smart Status Funktion erstellen, um die Dinge zu beschleunigen.

Erstellen Sie Ihren Eventplan in der Zeitleistenansicht

Die meisten Eventpläne haben bis zum großen Tag kritische Fristen und Abhängigkeiten. Die Zeitleiste hilft Ihnen, diese in Ihrem Plan abzubilden, bevor Sie beginnen, um sicherzustellen, dass alle Elemente für ein nahtloses Ereignis zusammenpassen. Sie können die Daten ganz einfach anpassen, indem Sie Aufgaben per Drag & Drop auf der Zeitleiste verschieben.

Wie Sie Ihren Plan mit Zeitleiste erstellen:

  1. Erstellen Sie Aufgaben für Ihre gesamte Eventarbeit in der Listenansicht.
  2. Navigieren Sie zum Tab „Zeitleiste“ oben in Ihrem Projekt.
  3. Planen Sie Aufgaben, indem Sie sie per Drag & Drop auf die Zeitleiste ziehen. Wenn Sie Konflikte in der Zeitplanung bemerken, verschieben Sie Aufgaben auf dieselbe Weise, um sie neu zu planen.
  4. Verlängern Sie die Zeiträume für die Aufgaben, damit die Verantwortlichen ihre Zeit bis zur Frist besser einplanen können.
  5. Wenn Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, erstellen Sie Abhängigkeiten zwischen ihnen, indem Sie mit der Maus über eine Aufgabe fahren und dann den Punkt auf eine zugehörige Aufgabe ziehen. So können Sie Verbindungen zwischen einzelnen Aufgaben herstellen.

Sobald die Arbeit im Gange ist, kann Ihnen die Zeitleiste außerdem helfen, Konflikte schnell zu lösen, bevor diese Ihren Plan zunichte machen. Wenn beispielsweise die Reservierung des Veranstaltungsortes länger dauert als erwartet, können Sie abhängige Aufgaben einfach in der Zeitleistenansicht verschieben. Die Verantwortlichen für die Aufgabe werden automatisch über die Anpassung ihrer Fälligkeitsdaten informiert. So wird sichergestellt, dass Arbeiten zum richtigen Zeitpunkt beginnen können und Unklarheiten vermieden werden.

Behalten Sie den Überblick über wichtige E-Mails und verbringen Sie weniger Zeit in Ihrem Posteingang

Sie können Anbieter wie oben beschrieben als Gäste zu Ihrem Event-Projekt einladen. Wenn Sie oder Ihre Anbieter jedoch lieber per E-Mail kommunizieren, probieren Sie die Asana für Gmail, Outlook oder andere E-Mail-Integrationen aus.

Wenn Sie E-Mails mit wichtigen Dokumenten oder verfolgbaren Aufgaben erhalten, können Sie diese direkt aus Ihrem Posteingang zu Asana hinzufügen. Sie können eine Aufgabe erstellen, die Aufgabe zu Ihrem Eventprojekt hinzufügen und vieles mehr. Dies verhindert, dass wichtige Planungsdetails und To-Dos in E-Mail-Verläufen verloren gehen, und reduziert die Zeit, die Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang verbringen.

Sparen Sie Zeit bei der Planung zukünftiger Events mit Vorlagen

Jedes Event ist anders, aber in der Regel gibt es eine Checkliste mit Aufgaben, die für alle Events gleich ist. Anstatt Zeit damit zu verbringen, ein Projekt für jedes neue Event neu zu erstellen oder Informationen in einem Dokument zu speichern, das nicht mit dem Ort der Umsetzung Ihrer Pläne verknüpft ist, können Sie Ihre Eventvorlagen in Asana erstellen und speichern. Wenn Sie Ihr aktuelles Eventplanungsprojekt in eine Vorlage umwandeln, sparen Sie nicht nur in Zukunft Zeit, sondern vergessen auch wichtige Schritte nicht.

Um eine Projektvorlage für die Veranstaltungsplanung zu erstellen:

  1. Erstellen Sie eine Haupt-Checkliste für Events in einem Projekt. Wenn die gleiche Aufgabe nicht jedes Mal von derselben Person erledigt wird, müssen noch keine Aufgaben zugewiesen oder Fälligkeitsdaten hinzugefügt werden.
  2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Projektnamen und wählen Sie Als Vorlage speichern.
  3. Verhindern Sie, dass andere Benutzer die Vorlage bearbeiten oder ändern, indem Sie die Projektberechtigungen so ändern, dass nur Kommentare zulässig sind.
  4. Erstellen Sie anschließend für jedes Event ein neues Projekt aus Ihrer Vorlage, indem Sie auf die Schaltfläche Orange+ Erstellen klicken, Projekt auswählen und dann eine Vorlage verwenden, um zu den gespeicherten Vorlagen Ihres Unternehmens zu gelangen. Auf der linken Seite können Sie nach Ihrer Vorlage suchen.
  5. Während Sie Ihre Event-Checkliste weiter verfeinern, können Sie Ihre Vorlage aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie keine Fehler wiederholen oder veraltete Taktiken verwenden.

Tipps zur Arbeitsverwaltung am Tag Ihrer Veranstaltung

Arbeiten Sie unterwegs und offline mit der mobilen App von Asana

In den Tagen vor Ihrem Event und am Tag des Events wird Ihr Team wahrscheinlich vor Ort sein. Dies macht es schwierig, schnell auf wichtige Details zuzugreifen und den Überblick über die verbleibenden Aufgaben zu behalten. Die mobile App von Asana ermöglicht Ihrem Team vor, während und nach dem Event den Zugriff auf Ihren Eventplan (auch wenn Sie auf iOS oder Android offline sind).

So können Sie beispielsweise mit der Korrekturfunktion Feedback zu einem Event-Foto geben, bevor Sie es weitergeben, oder bestätigen, dass der Eventplan allen Teilnehmern pünktlich per E-Mail zugesandt wurde. Dies kann alles auf Mobilgeräten erfolgen. Dies stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Event-Teams, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden.

Führen Sie produktive Echtzeit-Gespräche mithilfe der Slack-Integration durch

Viele Teams verwenden sowohl Asana als auch Slack, um die Arbeit zu koordinieren und miteinander zu kommunizieren, besonders wenn der Event beginnen soll. Anstatt das eine oder andere Tool auszuwählen, können Teams sie zusammen mit der Asana für Slack-Iintegration verwenden.

Wenn ein Teamkollege um Feedback zu seiner Keynote-Präsentation bittet, Sie aber eine weitere Besorgung für das Event durchführen müssen, können Sie direkt in der Slack-Gespräch eine Aufgabe in Asana erstellen, damit Sie den ursprünglichen Kontext nicht vergessen.

Überwachen Sie den Ereignisfortschritt mit Portfolios

Um den Fortschritt der Eventplanung und das Arbeitspensum des Teams einzuschätzen, tragen Veranstaltungsplaner in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Portfolio für alle Asana -Projekte im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung. Mit einem Portfolio können Sie Ihre wichtigsten Veranstaltungsplanungsprojekte verwalten, deren Status in Echtzeit überwachen und weitere Informationen erhalten, während Ihr Team gleichzeitig über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten wird.

Verwalten Sie die Personalbelegung mehrerer Veranstaltungen mit Workload

Verwenden Sie dann den Workload-Tab des Portfolios, um das Arbeitspensum Ihres Teams basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits zugewiesen wurden. Das Portfolio Workload bietet Ihnen eine visuelle Momentaufnahme der Teamkapazität und einen genaueren Blick darauf, woran Ihr Team in sämtlichen Projekten arbeitet. Identifizieren Sie Konflikte, damit Sie auf Risiken reagieren und Projekte auf Kurs halten können, indem Sie Aufgaben einfach in derselben Ansicht neu zuweisen oder planen. Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder nicht über- oder unterfordert sind und Projekte und Veranstaltungen ordnungsgemäß besetzt sind und auf Kurs gehalten werden können.

Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass Aufgaben nicht immer das gleiche Gewicht haben. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten, um einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe zu erhalten. Legen Sie benutzerdefinierte Felder zur Angabe der Priorität an, um ein Gefühl für die Wichtigkeit von Aufgaben zu bekommen.

Wenn Sie ein Gefühl für die Kapazität des größeren Teams im Vorfeld einer Veranstaltung bekommen möchten (nicht nur für Projektmitglieder in Ihrem aktuellen Veranstaltungsportfolio), verwenden Sie die universelle Workload-Funktion. Auf diese Weise können Sie die globale Kapazität eines Teams anzeigen, indem Sie Daten aus Aufgaben und Unteraufgaben aus allen Projekten in eine Workload-Ansicht ziehen.

Ressourcen für die Planung und Verwaltung von Events in Asana

Erfahren Sie mehr über die Planung von Events in Asana mithilfe der folgenden Ressourcen:

War dieser Beitrag hilfreich?

Thanks for your feedback