Spenden-Eventplanung

Wie Sie ein Projekt für Spenden-Events in Asana erstellen

Es gibt einige Möglichkeiten, Ihr Eventprojekt zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:

  1. Beginnen Sie mit unserer Vorlage für Spenden-Events und passen Sie diese an die Bedürfnisse Ihrer Organisation an.
  2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie Ereignisse derzeit verwalten.

Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Wenn Sie es vorziehen, Ihren eigenen Eventplan von Grund auf neu zu erstellen oder an generellen Best Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie hier.

Planen Sie mehrere Spenden-Events auf einmal?

Wenn Sie unsere Vorlage verwenden:

  1. Duplizieren Sie die [BEISPIELAUFGABE] in der Vorlage, geben Sie ihr einen neuen Namen und wandeln Sie sie in ein Projekt um.
  2. Dann fügen Sie diese Projekte zu einem Portfolio hinzu, mit dem Sie alle Spenden-Events an einem Ort verwalten und überwachen können.

Arbeiten Sie mit Lieferanten, Agenturen oder Dienstleistern zusammen?

Die Nachverfolgung von Fristen, Materialien und Gesprächen per E-Mail, in die mehrere Drittanbieter involviert sind, erhöht die Komplexität. Stattdessen bietet es sich an, alle Drittanbieter als Gäste in Ihr Projekt einzuladen. Auf diese Weise können Sie Ihre Pläne mit ihnen teilen, klare Fristen setzen und die Ergebnisse im Auge behalten.

Müssen andere Event-Arbeiten privat bleiben? Sie können weiterhin Dritte zu Asana einladen, aber Ihr Projekt auf privat setzen und sie nur als Follower der Aufgabe hinzufügen. Teamkollegen können nur diese Aufgabe sehen.

Tipps zur Verwaltung und Durchführung von Events

Nachdem Sie nun Ihr Fundraising-Eventplanungsprojekt erstellt haben, helfen Ihnen diese Tipps, jedes Detail des Arbeitsablaufs zu verwalten und zu erfassen.

1. Planen Sie Ihren Eventplan mit der Zeitleiste (und passen Sie ihn bei Bedarf an)

Die meisten Eventpläne haben bis zum großen Tag kritische Fristen und Abhängigkeiten. Die Zeitleiste hilft Ihnen, diese in Ihrem Plan abzubildenbevor Sie beginnen, um sicherzustellen, dass alle Elemente für ein nahtloses Ereignis aufeinander abgestimmt sind.

GIF of project plan creation with Asana Timeline feature


So erstellen Sie Ihren Plan mit der Zeitleiste:

  1. Planen Sie Aufgaben, indem Sie sie per Drag & Drop auf die Zeitleiste ziehen. Wenn Sie Konflikte in der Zeitplanung bemerken, verschieben Sie Aufgaben auf dieselbe Weise, um sie neu zu planen.
  2. Verlängern Sie die Datumsbereiche für Aufgaben, damit der Verantwortliche seine Zeit für die Arbeit an der Aufgabe, bis zur Frist, besser einteilen kann.
  3. Wenn Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, erstellen Sie Abhängigkeiten zwischen ihnen, indem Sie mit der Maus über eine Aufgabe fahren und dann den Punkt auf eine zugehörige Aufgabe ziehen.

Sobald die Arbeit läuft, kann Ihnen die Zeitleiste dabei helfen, Ihren Plan anzupassen. Wenn die Buchung Ihres Veranstaltungsortes beispielsweise länger dauert als erwartet, können Sie die Fristen verschieben und gleichzeitig sehen, wie sich das auf Ihren Plan insgesamt auswirkt.

2. Mit unseren E-Mail-Integrationen behalten Sie den Überblick über wichtige E-Mails (und verbringen weniger Zeit in Ihrem Posteingang)

SCREENSHOT of Outlook and Gmail Asana integrations for emails and inbox


Sie können jederzeit Anbieter zu Ihrem Event-Projekt einladen, aber wenn Sie per E-Mail kommunizieren, probieren Sie die Asana-Integrationen für GmailOutlook oder andere E-Mail-Client-Integrationen aus. Wenn Sie E-Mails mit wichtigen Dokumenten oder verfolgbaren Aufgaben erhalten, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang zu Asana hinzufügen, um sie als Aufgabe zuzuweisen, Ihrem Eventprojekt hinzuzufügen und vieles mehr. Wichtige Planungsdetails und To-dos gehen nicht mehr in E-Mails verloren (und Sie müssen weniger Zeit mit der Organisation Ihres Posteingangs verbringen).

3. Erstellen Sie umsetzbares Feedback in direktem Zusammenhang mit den Inhalten Ihres Spenden-Events

GIF of leaving actionable feedback on an image attached to an Asana task with proofing feature

Die Möglichkeit, Feedback zu Event-Material (wie E-Mail-Einladungen oder Event-Plakate) leichter zu geben und umzusetzen, kann die Erfolgsaussichten des Events maßgeblich beeinflussen. Korrekturhinweise in Asana machen es Prüfern einfach, Inhalte direkt zu kommentieren und Feedback im richtigen Kontext zu geben. Jeder Kommentar verwandelt sich in eine umsetzbare Unteraufgabe und der Ersteller des Inhalts kann dann entscheiden, wie er dieses verwirklicht.

Wenn Sie ein Brainstorming zu Assets oder kreativen Ideen für Ihr Event durchführen, erstellen Sie eine Aufgabe pro Asset/Idee und verwenden Sie den Like-Button, um unter Ihrem Team abzustimmen.

Tipps zur Verwaltung der Arbeit am Tag des Events

1. Arbeiten Sie unterwegs und offline mit der mobilen Asana-App

Wenn sich Ihr Team um die Vorbereitungen vor Ort kümmert, kann die Einsicht in wichtige Details oder die verbleibenden Aufgaben auf der To-do-Liste schwierig sein. Die mobile App von Asana ermöglicht Ihrem Team vor, während und nach dem Event den Zugriff auf Ihren Eventplan (auch wenn Sie offline sind).

SCREENSHOT of Asana mobile task for event planning


2. Führen Sie produktive Echtzeit-Gespräche mithilfe der Slack-Integration durch

Viele Teams verwenden sowohl Asana als auch Slack, um die Arbeit zu koordinieren und miteinander zu kommunizieren - besonders wenn der Termin für das Event unmittelbar bevorsteht. Anstatt das eine oder andere Tool auszuwählen, können Teams es zusammen mit der Asana für die Slack-Iintegration verwenden.

GIF of creating an Asana task from a Slack message with integration


Wenn ein Teamkollege um Feedback zu seiner Keynote-Präsentation bittet, Sie aber etwas anderes für das Event besorgen müssen, können Sie direkt in der Slack-Konversation eine Asana-Aufgabe erstellen, damit Sie den ursprünglichen Kontext nicht vergessen.

Tipps für die Berichterstattung über Eventarbeit und -fortschritt

1. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team (ohne zusätzliche Meetings)

Anstatt ein Meeting einzuberufen, um den Status einer Aufgabe zu überprüfen oder Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen, bietet Asana eine Reihe von anderen Möglichkeiten:

  • Kommentieren Sie eine Aufgabe, um ein Status-Update über den Aufgabenfortschritt zu hinterlassen, Feedback zu hinterlassen oder eine Frage zu stellen.
  • Verwenden Sie Projektstatus-Updates (über die Registerkarte Fortschritt in Ihrem Projekt), um die wichtigsten Updates über den Projektfortschritt zu kommunizieren, z. B. das Erreichen von Meilensteinen, Fristen oder gefährdeten Objekten.
  • Ihre Kollegen, relevanten AufgabenProjekte oder Diskussionen @erwähnen, um sie direkt in einer Beschreibung oder einem Kommentar zu verlinken.

2. Überwachen Sie den Fortschritt und verwalten Sie die Personalbelegung mehrerer Veranstaltungen mit Portfolios und Workload

GIF of using a Portfolio in Asana for progress updates

Um den Fortschritt der Eventplanung und das Arbeitspensum des Teams einzuschätzen, tragen Veranstaltungsplaner in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit all Ihren Veranstaltungsplänen, um Fortschritte, Veranstaltungsdaten und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

SCREENSHOT of using Workload to see teammate who’s overloaded and reassigning their work

Verwenden

Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams für mehrere Events basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für ein ausgewogenes Arbeitspensum zu sorgen und Events auf Kurs zu halten.

Ressourcen für die Planung und Verwaltung von Events in Asana

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden ihre Events mit Asana planen? Sehen Sie sich diese Ressourcen an:

Ressourcen Link
Vorlage für die Spenden-Eventplanung einer gemeinnützigen Organisation Vorlage verwenden
Video-Tutorial „So funktioniert Asana” ansehen
On-Demand-Kurs Bei der Asana Academy registrieren
Fallstudien Erfahren Sie, wie Special OlympicsThe Young Survival CoalitionTogether We Rise und NTEN Events mit Asana planen
E-Book-Leitfaden zur Produktivität für Event-Profis E-Book lesen
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