Die Planung einer Veranstaltung auf dem Campus ist in der Regel recht stressig und bringt viel Wirbel mit sich, jede Menge E-Mails und mehr Deadlines, als man bewältigen kann. Ganz gleich, ob Ihre nächste Veranstaltung zehn oder 10.000 Teilnehmer hat, Asana ist das perfekte Tool für die Veranstaltungsplanung mit Ihren Kommilitonen und garantiert, dass Ihr Event reibungslos abläuft.
Einrichten Ihres Veranstaltungs-Projekts
- Ein neues Projekt für Ihr Event erstellen. Geben Sie dem Projekt einen eindeutigen Namen wie „Herbst-Hackathon” oder „Benefiz-Konzert”.Fügen Sie eine Projektbeschreibung mit einer detaillierten Übersicht hinzu.
- Laden Sie andere Kommilitonen und Veranstaltungsplaner ein, Projektmitglieder zu werden, sodass jeder Aufgaben zuweisen und erledigen kann und von wichtigen Updates erfährt.
- Organisieren Sie Ihren Zeitplan für das Event mit Abschnitten auf der Grundlage Ihres Workback-Kalenders. Verwenden Sie Überschriften wie „1 Monat vorher”, „Woche von”, „1 Tag vorher” etc.
- Fügen Sie Aufgaben zu jedem Abschnitt hinzu und stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum, einen Verantwortlichen, relevante angehängte Dateien und eine klare Beschreibung hat, damit jeder weiß, wer was bis wann erledigt.
- Am Tag Ihrer Veranstaltung können Sie Asana verwenden, um Ihren Zeitplan zu visualisieren, indem Sie Aufgaben mit Fälligkeitszeiten für jeden Schritt hinzufügen, einschließlich Einrichtung, Ankunft des Anbieters, Ankunft der Gäste, Abendessen usw. Im Laufe des Events kann Ihr Team Aufgaben von einem mobilen Gerät aus erledigen, um sicherzustellen, dass alles im Zeitplan liegt.
Laden Sie die Asana-App für iOS oder Android herunter, für eine flüssige Koordination zwischen Ihnen und Ihrem Planungsteam am Tag der Veranstaltung.
Mehr Möglichkeiten mit Veranstaltungsplanung
Sponsoren erfassen
Sie können auf ganz einfach Sponsoren in Ihr Veranstaltungsprojekt aufnehmen. Mit einer Aufgabe für jeden Sponsor können Sie Unteraufgaben verwenden, um jeden Schritt des Prozesses, einschließlich Kontaktaufnahme, Pitch-Anrufe und Materialien, Verträge und Sponsor Assets, wie Logos und Einzeiler, erfassen. Es kann ein toller Ort sein, um Ideen für Sponsoren zu sammeln und Ihre Fortschritte in Sachen Geldeinwerbung für Ihre Veranstaltung zu verfolgen. Sehen Sie sich unsere Konto-Verfolgungs-Beispiele an, um einen Eindruck zu erhalten.
Kopieren Sie ein Veranstaltungs-Projekt
Wenn Sie Gastgeber einer Reihe von Veranstaltungen oder der gleichen Veranstaltung in regelmäßigen Abständen sind, können Sie eine Projektvorlage zum Duplizieren erstellen. Fügen Sie Einträge zur Vorlage hinzu, basierend auf Erfahrungen bei früheren Veranstaltungen. Machen Sie für jede neue Veranstaltung in der Reihe eine Kopie des Projekts. Die Verwendung von Vorlagen macht es einfach, die Veranstaltungsplanung nach Studienabschluss an die nächste Generation weiterzugeben.
Gästeliste im Auge behalten
Behalten Sie den Überblick über Ihre Gäste-Liste in Asana. Verwenden Sie ein Google-Formular für die Gäste, damit sie auf Einladungen antworten können, und integrieren Sie es in Ihre Veranstaltung oder ein neues Projekt. Wenn Gäste auf die Einladung antworten, erscheint ihr Name als eine Aufgabe in Asana. Sie könnten dieses Projekt sogar als die Check-in-Liste verwenden. Wenn der Gast bei Ihrer Veranstaltung erscheint, markieren Sie die Aufgabe auf Ihrem mobilen Gerät als erledigt.
Verwalten von externen Anbietern
Verwenden Sie Ihr Projekt, um Interaktionen mit externen Anbietern zu verwalten. Erstellen Sie eine Aufgabe für jeden Anbieter und Unteraufgaben für jeden Schritt des Prozesses, einschließlich Angebotseinholung, Vertragsabschluss, Bestätigung des Zeitplans und Bezahlung der Rechnung. Wenn Sie eine Rechnung in Ihrem E-Mail-Posteingang erhalten, verwenden Sie die E-Mail-Weiterleitung, um eine Aufgabe in Asana zu erstellen.
Die Zeiten, in denen eine Veranstaltung mit einer Zwischenablage oder nur einer E-Mail verwaltet wurde, sind vorbei. Mit Asana wird Ihr Team organisiert und auf Ihre nächste Veranstaltung vorbereitet, um sicherzustellen, dass Ihre Teilnehmer das bestmögliche Erlebnis haben.