E-Mail-Richtlinie für Konten in Asana

Wenn Sie Mitglied eines Unternehmens in Asana sind und eine zusätzliche E-Mail-Adresse zu Ihrem Asana Konto hinzufügen möchten, muss jede neu hinzugefügte E-Mail-Adresse mit den verifizierten E-Mail-Domains Ihres Unternehmens kompatibel sein. Unternehmensgäste unterliegen nicht diesen Richtlinien.

Eine kompatible E-Mail-Adresse entspricht den E-Mail-Domains, die verifiziert und zu Ihrem Unternehmen in Asana hinzugefügt wurden.

Beispiel

Das ACME-UNTERNEHMEN verfügt über zwei bestätigte E-Mail-Domains: ACME.com und ACME-CORP.com

Céline ist ein Mitarbeiter von ACME und hat ein Asana Konto mit der folgenden E-Mail-Adresse celine@acme.com. Dieser Benutzer ist ein Mitglied der ACME-Organisation.

Der Benutzer darf die folgenden E-Mail-Adressen hinzufügen:

celine-alias@acme.com ✅celine@acme-corp.com

Der Benutzer darf die folgenden E-Mail-Adressen nicht hinzufügen:

celine@gmail.com ❌celine@other-company.com

Neue Benutzerkonten im Vergleich zu bestehenden Benutzerkonten

Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie sich diese neue E-Mail-Richtlinie auf die Benutzer auswirkt.

Neue Benutzerkonten

Neue Benutzerkonten können nur E-Mail-Adressen hinzufügen, die mit der Organisation kompatibel sind, in der sie Mitglied sind.

Bestehende Benutzerkonten

Es gibt zwei Arten von bestehenden Mitgliedern:

  1. Bestehende Mitglieder, die derzeit nur eine kompatible E-Mail-Adresse zu ihrem Konto hinzugefügt haben. Sie unterliegen dieser Richtlinie und können in Zukunft nur noch E-Mail-Adressen hinzufügen, die mit dem Unternehmen kompatibel sind.
  2. Bestehende Mitglieder, die derzeit E-Mail-Adressen zu ihrem Konto hinzugefügt haben, die nicht mit dem Unternehmen kompatibel sind. Diese Regelung ist nicht rückwirkend. Da die nicht kompatiblen E-Mail-Adressen vor der Anwendung dieser neuen Richtlinie hinzugefügt wurden, können diese Mitglieder weiterhin eine beliebige E-Mail-Adresse zu ihrem Konto hinzufügen.

Mitglieder, die in die zweite Kategorie fallen, werden während einer bevorstehenden Migration angesprochen.

Hinzufügen einer neuen E-Mail-Adresse zu Ihrem Asana Konto

Um eine neue E-Mail-Adresse zu Ihrem Asana Konto hinzuzufügen, klicken Sie auf Ihr Profilbild, klicken Sie auf Einstellungen und navigieren Sie zum Tab Konto

How to add a new email address to your Asana account.png

Zuvor konnten Nutzer Bereiche in Asana in einem einzigen Konto konsolidieren und zwischen diesen Konten oder Domänen navigieren, um ihre Arbeit zu erledigen oder zu persönlichen Arbeitsbereichen beizutragen.

Mit der Einführung dieser Richtlinie für E-Mail von Asana können Benutzer keine Konten mehr konsolidieren, die mit nicht kompatiblen E-Mail-Adressen erstellt wurden. Diese Konten werden nun als separate Konten behandelt.

Wenn Sie versuchen, eine inkompatible E-Mail-Adresse hinzuzufügen, wird die in der Abbildung unten gezeigte Fehlermeldung angezeigt. Bitte lesen Sie dieses Beispiel oben, um besser zu verstehen, warum die E-Mail nicht mit Ihrem Konto kompatibel ist. 

Error message for incompatible email addresses.png

Um nahtlos zwischen separaten Konten und Domains zu navigieren oder ein neues Asana Konto mit einer inkompatiblen E-Mail-Adresse als separates Konto hinzuzufügen, lesen Sie bitte die hier aufgeführten Schritte.

FAQ zur Kontotrennung bei Asana

Um die E-Mail-Richtlinien von Asana einzuhalten, müssen einige Konten geändert werden und einige Benutzer müssen ihre Konten in Asana trennen. Weitere Informationen und detaillierte Schritte finden Sie in unserem Artikel zum Trennen von Konten bei Asana.

Einige Konten in Asana müssen getrennt werden.

Kontext hinter diesen Änderungen

Warum aktualisiert Asana seine E-Mail-Richtlinien?

Asana hat die E-Mail-Richtlinie für alle Konten von Asana aktualisiert. Diese Änderungen dienen zur Verbesserung der Sicherheit und des Datenschutzes aller Konten bei Asana. Benutzer können weiterhin mehrere E-Mail-Adressen zu einem einzigen Asana Konto hinzufügen, solange sie den E-Mail-Richtlinien entsprechen.

Wie wird sich diese Änderung auf die Konten von Asana auswirken?

Als Ergebnis dieser Änderung müssen alle bestehenden Konten mit inkompatiblen E-Mail-Adressen einige Änderungen erfahren.

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Im obigen Beispiel hat Lynn zwei inkompatible E-Mails zum selben Asana Konto hinzugefügt. Sie hat Zugriff auf die ACME-ORGANISATION und ihren privaten Arbeitsbereich „Hochzeit“. Ihre Benachrichtigungs-E-Mails sind entsprechend eingestellt.

Nach der Trennung wird das einzelne Asana Konto von Linda in zwei separate Asana Konten aufgeteilt. Linda legt ein neues Passwort für ihr Konto fest, das ihre persönliche E-Mail-Adresse enthält. Sie kann über die Kontenwechseleinrichtung von Asana weiterhin beide Konten gleichzeitig nutzen.

Wer ist von der Aktualisierung der E-Mail-Richtlinien betroffen?

Benutzerkonten von Asana, die E-Mail-Adressen enthalten, die nicht mit den E-Mail-Richtlinien kompatibel sind, sind von der Änderung betroffen. Asana benachrichtigt betroffene Benutzer sowohl per E-Mail als auch über ein Banner in Asana.

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Vor der Kontotrennung

Warum habe ich eine E-Mail über eine bevorstehende Änderung an meinem Asana Konto erhalten?

Sie erhalten eine E-Mail, die Sie über eine bevorstehende Änderung informiert, da Ihr Asana Konto eine inkompatible E-Mail enthält.

Warum hat Asana seine E-Mail-Richtlinien für Konten aktualisiert?

Diese Updates helfen Asana, ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz für Nutzer von Asana zu gewährleisten.

Wann finden die Änderungen statt?

Nutzer von Asana haben die Möglichkeit, die Kontotrennung zu ihren eigenen Bedingungen auszulösen. Wenn keine Maßnahmen ergriffen werden, wird Asana die Änderungen schließlich gemäß der per E-Mail mitgeteilten Zeitleiste durchsetzen.

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Wie kann ich sicherstellen, dass meine Konten mit den richtigen verbundenen Organisationen und Arbeitsbereichen geteilt werden?

Sie können sicherstellen, dass Sie die Unternehmen und Arbeitsbereiche ihrer jeweiligen E-Mail-Adresse zuordnen, indem Sie die E-Mail mit der Benachrichtigung für jeden Bereich anpassen. Die Benachrichtigungs-E-Mail jedes Spaces ist die Basis für die Kontotrennung.

Sie können die Konfiguration Ihres Kontos ändern, indem Sie die Benachrichtigungs-E-Mail für jede Domain einzeln festlegen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Organisationen nur eine E-Mail-Adresse aus einer genehmigten E-Mail-Domain auswählen können.

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Wie kann ich meine Daten aufbewahren, wenn ich den Zugriff auf eine E-Mail-Adresse verloren habe?

Sie können Projekte über CSV in einen neuen Arbeitsbereich oder ein neues Unternehmen importieren und exportieren. Lesen Sie unseren Artikel zum Importieren und Exportieren von Projekten, um weitere Informationen zu erhalten. Sie können auch ein Produkt eines Drittanbieters wie Ditto verwenden. Dito wird nicht von Asana erstellt oder gepflegt, ist aber bei Nutzern von Asana beliebt.

Kann ich Aktualisierungen der E-Mail-Richtlinien und die damit verbundenen Änderungen ablehnen?

Nein. Die Updates werden für alle Asana -Konten durchgesetzt. Durch die Änderung der Richtlinien werden Ihre Konten gemäß dem Zeitplan getrennt.

Was geschieht mit Domains, in denen ich Gast bin?

Der Zugriff auf Domains, in denen Sie ein Gast sind, bleibt erhalten. Sie können die Benachrichtigungs-E-Mail für Domains ändern, in denen Sie ein Gast sind, um anzugeben, mit welchem Konto der Zugriff bestehen bleiben soll.

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In diesem Szenario hat Lynn zwei inkompatible E-Mails zum selben Asana -Konto hinzugefügt. Sie hat Zugriff auf die ACME-Organisation, ihren Arbeitsbereich „Hochzeit“ und Organisation B, in der Lynn zu Gast ist.

Nach der Trennung wird das einzelne Asana Konto von Linda in zwei separate Asana Konten aufgeteilt.

Linda legt ein neues Passwort für ihr Konto fest, das ihre persönliche E-Mail-Adresse enthält. Sie kann über die Funktion zum Kontenwechsel in Asana weiterhin beide Konten gleichzeitig nutzen.

Lynn hat weiterhin Zugriff sowohl auf die ACME-ORGANISATION als auch auf Organisation B, und sie erhält von beiden Organisationen Benachrichtigungen an ihre Firmen-E-Mail-Adresse lynn@acme.com.

Wie kann ein Super-Admin die Liste der autorisierten E-Mail-Domains in einem Unternehmen aktualisieren?

Lesen Sie unseren Artikel über die Verwaltung von E-Mail-Domains für Unternehmen mit Asana.

Wie wirkt sich dies auf Workflows aus, für die inkompatible E-Mails verwendet werden, um Aufgaben per E-Mail-Weiterleitung zu erstellen?

Inkompatible E-Mail-Adressen, die zum Erstellen von Aufgaben verwendet werden, müssen zu einer kompatiblen E-Mail-Adresse geändert werden.

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In diesem Szenario hat Lynn zwei inkompatible E-Mails zum selben Asana -Konto hinzugefügt. Sie hat Zugriff auf die ACME-ORGANISATION, für die sie:

  • Erhält Benachrichtigungen über ihre E-Mail-Adresse lynn@acme.com
  • Erstellt Aufgaben, indem sie E-Mails weiterleitet, die sie an ihre persönliche E-Mail-Adresse lynn@gmail.com erhält

Nach der Trennung wird das einzelne Asana Konto von Linda in zwei separate Asana Konten aufgeteilt.

Linda legt ein neues Passwort für ihr Konto fest, das ihre persönliche E-Mail-Adresse enthält. Sie kann über die Funktion zum Kontenwechsel in Asana weiterhin beide Konten gleichzeitig nutzen.

Lynn hat weiterhin Zugriff auf die ACME-Organisation, kann jedoch ihre persönliche E-Mail-Adresse (lynn@gmail.com) nicht mehr verwenden, um Aufgaben in der ACME-ORGANISATION per E-Mail-Weiterleitung zu erstellen. Sie kann stattdessen ihre acme.com-E-Mail-Adresse verwenden.

Was geschieht mit Integrationen in Domains, die in neue Konten aufgeteilt werden?

Sie müssen die Apps in neu erstellten Konten erneut autorisieren.

Wie wird sich das auf den Zugriff auf die Asana Markenbotschafter-Domain auswirken?

Asana empfiehlt, dass Sie die Benachrichtigungs-E-Mail der Asana Botschafter Domain auf Ihre persönliche E-Mail-Adresse setzen. Auf diese Weise wird Ihr Zugriff auf die Asana Botschafter Domain über Ihr persönliches Konto aufrechterhalten.

Was geschieht mit persönlichen Projekte?

Auch persönliche Projekte werden von der Trennung betroffen sein. Die Trennung folgt der gleichen Logik der Benachrichtigungs-E-Mail, die persönlichen Projekte zugewiesen wird, um die Migration zu diktieren.

Nach der Trennung

Kann ich die Kontotrennung nachträglich rückgängig machen?

Nein, die Trennung der Konten kann nicht rückgängig gemacht werden.

Was geschieht, nachdem meine Konten getrennt wurden?

Sie erhalten eine E-Mail mit einem Registrierungslink, um neue Konten zu aktivieren. Für jedes neu aufgeteilte Konto müssen Sie ein neues Passwort festlegen. Es kommt zu keinem Datenverlust.

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Sie erhalten eine E-Mail, in der bestätigt wird, dass Ihr Konto erfolgreich migriert wurde. Klicken Sie auf Aktivierung fortsetzen, um Ihr neu getrenntes Konto zu aktivieren.

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Klicken Sie auf Weiter, um mit dem Prozess fortzufahren.

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Gehen Sie die Schritte zur Einrichtung Ihres Kontos durch, einschließlich der Erstellung eines neuen Passworts.

Wie kann ich auf meine neuen Konten zugreifen?

Sie können den Kontowechsler verwenden, um sich gleichzeitig bei verschiedenen Konten anzumelden.

Was geschieht mit meinen Daten?

Alle Ihre Daten bleiben erhalten. Es gibt keinen Datenverlust.

Was geschieht mit meinen bezahlten Lizenzen?

Bezahlte Lizenzen in jeder Domain bleiben ebenfalls erhalten.

Was passiert mit meinen Administrator- oder Rechnungsverantwortlichen?

Ihre Rollen wie Admin, Super-Admin, rechnungsverantwortliche Person oder Team-Admin werden während dieser Änderung beibehalten.

Wie wird sich diese Änderung auf meine Nutzung der mobilen Asana App auswirken?

Sie können alle Ihre Konten weiterhin über die mobile App von Asana verwenden. Wenn Sie auf ein Anmeldeproblem stoßen, versuchen Sie, sich von allen Konten abzumelden und sich erneut anzumelden.

Werden App-Integrationen auf die neu getrennten Konten übertragen?

Nein, App-Integrationen werden nicht auf die neu getrennten Konten übertragen. Sobald Sie Ihre neu geteilten Konten aktiviert haben, müssen Sie die Apps, die Sie verwenden möchten, erneut autorisieren.

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Wie sind persönliche Zugriffstoken (PATs) betroffen?

PATs werden nicht auf die neu gesplitteten Konten übertragen. Sobald Sie Ihre neu aufgeteilten Konten aktiviert haben, müssen Sie neue PATs erstellen und aktualisieren, wo sie verwendet werden. Lesen Sie unseren Artikel über persönliche Zugriffstoken auf unserer Entwicklerseite, um mehr zu erfahren.

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