Kapazitätsplanung

Pläne für die Kapazität geben Führungskräften die Möglichkeit, Ressourcenentscheidungen zu optimieren, indem sie die Projektbesetzung über lange Zeiträume hinweg visualisieren. Im Gegensatz zur Workload-Funktion, mit der Aufgabenzuweisungen verwaltet werden, können Sie mit Kapazitätsplänen Personen ganzen Projekten zuweisen und einen umfassenden Überblick darüber erhalten, wie die Mitarbeiter über Arbeitsabläufe hinweg eingesetzt werden.

Beachten Sie, dass Kapazitätspläne und Workload derzeit nicht miteinander verbunden sind. Ein Kollege kann einem Projekt in einem Kapazitätsplan zugeordnet sein, ihm sind jedoch noch keine Aufgaben zugewiesen oder umgekehrt.

Die Kapazitätsplanungsfunktion ist in den Abostufen Asana Enterprise und Enterprise + sowie in der älteren Abostufe Legacy Enterprise sowie auf der bisherigen Stufe verfügbar.

Erstellen eines Kapazitätsplans

Um einen Kapazitätsplan zu erstellen, navigieren Sie zu Berichterstellung im Abschnitt Analytik der linken Leiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Erstellen und wählen Sie den Plan für die Kapazität.

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Ressourcen zuteilen

Wenn Sie einen Kapazitätsplan erstellen, sehen Sie zwei Registerkarten: Projekte und Personen.

Projects and People tabs in capacity planning.png

Registerkarte Projekt

Sie können unter „Projekte“ Projekte oder ganze Portfolios hinzufügen. Wenn Sie ein Portfolio hinzufügen, werden alle Projekte aus diesem Portfolio zum Kapazitätsplan hinzugefügt und Sie bleiben auf dem Laufenden, wenn Projekte zum Portfolio hinzugefügt oder daraus entfernt werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Projekt hinzufügen, um mit dem Hinzufügen von Projekten oder Portfolios zu beginnen. Um Ihr Team projektübergreifend zu besetzen, fügen Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Personen hinzu, die Sie für jedes Projekt besetzen möchten.

Registerkarte "Personen"

 

Sie können Ihr Team über den Tab „Personen“ hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + Personen hinzufügen in der oberen linken Ecke klicken und die Teamkollegen auswählen, die Sie für Projekte einsetzen möchten.

Fügen Sie als Nächstes Ihr Team hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche + Personen hinzufügen in der oberen linken Ecke klicken und die Teamkollegen auswählen, die Sie in Projekten einsetzen möchten.

Sobald Sie Ihr Team hinzugefügt haben, ist es an der Zeit, Ressourcen zuzuweisen. Stellen Sie Ihr Team in verschiedenen Projekten ein, indem Sie auf das Profilbild im Kapazitätsplan klicken und + Projekt hinzufügen zur Zuweisung auswählen. Fügen Sie Projekte hinzu, an denen die Mitarbeiter derzeit arbeiten und in Zukunft arbeiten werden, um sich einen langfristigen Überblick über die Kapazität Ihres Teams zu verschaffen.

Wenn einem Kollegen bereits Projekte in anderen Kapazitätsplänen (oder auf der anderen Registerkarte) zugewiesen wurden, auch von anderen Personen, werden diese Zuweisungen weiterhin angezeigt. Dies setzt voraus, dass Sie die Berechtigung haben, die betroffenen Projekte basierend auf den Datenschutzeinstellungen des Projekts anzuzeigen.

Capacity planning in Projects tab.png

Zuordnungen erstellen und bearbeiten

Um eine Zuordnung zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Stelle, an der Sie sie hinzufügen möchten. Es wird automatisch eine Zuordnung erstellt, die der Zeitzoomstufe (Tag, Woche, Monat) entspricht.

Sie können diese Zuweisungen erweitern oder verkleinern, indem Sie an ein Ende der gewünschten Daten ziehen. Sie können die gesamte Zuordnung ziehen, wenn sich Pläne ändern. Sie können auch beliebige Zuordnungen löschen, indem Sie die Zuordnung auswählen und die Löschtaste drücken oder mit der rechten Maustaste darauf klicken.

Massenaktionen

Sie können Zuweisungen in großen Mengen verschieben und löschen, indem Sie die Strg- oder Befehlstaste gedrückt halten, die Zuweisungen auswählen und sie entweder alle zusammen ziehen oder die Löschtaste drücken.

Im Beispiel unten sehen Sie, wie Zuweisungen in großen Mengen verschoben, neu zugewiesen und gelöscht werden.

Bulk actions.gif

Zuordnung mehrerer Personen zu einem einzigen Projekt

Auf der Registerkarte Projekte können mehrere Personen gleichzeitig einem einzelnen Projekt zugewiesen werden. Sie können alle Personen anzeigen, die in einem Projekt beschäftigt sind, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Projektnamen klicken und auf Projektdetails anzeigen klicken.

Sehen Sie sich das untenstehende GIF an, um zu sehen, wie Sie Projektdetails schnell öffnen können, ohne den Kapazitätsplan verlassen zu müssen.

Allocating multiple people to a single project.gif

Personen filtern

Über den Tab Personen können Sie schnell nach Namen oder Berufsbezeichnung nach bestimmten Teamkollegen filtern. Wenn Sie nur die Arbeitsbelastung der IT-Teammitglieder sehen möchten, geben Sie IT ein, klicken Sie auf Alle auswählen und auf Filter anwenden.

Beachten Sie, dass Jobtitel über die Admin-Konsole verwaltet werden. Je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens können sie auch von jedem Einzelnen verwaltet werden.

Filter people in capacity planning.png

Projekte filtern

Über den Tab Projekte können Sie den Filter verwenden, um bestimmte Projekte auszublenden.

Legen Sie fest, wie die Kapazität gemessen wird

Entscheiden Sie sich bei der Planung eines Projekts, wie Sie die Kapazität messen möchten. Sie können zwischen Prozentzuweisung, geschätzten Stunden oder einer einfachen Anzahl von Projekt oder Personen wählen. Es ist am besten, mit der Option konsistent zu sein, die für Ihr Team am besten funktioniert.

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Prozentuale Zuweisung

Die prozentuale Zuweisung ist die häufigste und unkomplizierteste Methode, um zu messen, wo Menschen ihre Zeit verbringen, ohne sich um die Stundenberechnung kümmern zu müssen.

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Im folgenden Beispiel soll Alan 90 % seiner Zeit dem Projekt Global System Overhaul widmen. Beverly arbeitet an zwei Projekten, deren Termine sich überschneiden, und wird 80 % ihrer Zeit damit verbringen. Da sie eine Woche lang überlastet sein wird, wird die Kapazität in Rot angezeigt und gibt ihr, ihrem Team oder ihrem Manager eine Benachrichtigung, um die Dinge zu verschieben oder zusätzliche Hilfe für diese Zeit zu leisten.

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Personen- oder Projektanzahl

Die Anzahl der Personen oder Projekte zeigt einfach die Gesamtzahl der Projekte an, an denen eine Person während der ausgewählten Zeit arbeitet, oder die Anzahl der Personen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten. Im Beispiel sehen wir, dass Alan einige Wochen an einem Projekt arbeitet und in den anderen Wochen jeweils zwei.

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Geschätzte Arbeitsstunden

Geschätzte Stunden sind am besten, wenn Sie Projekte genau auf die Stunde planen und Zuweisungen anhand dieser Schätzungen erstellen möchten. Geschätzte Stunden sind am einfachsten, wenn Sie Woche für Woche planen, da die Monate eine unterschiedliche Anzahl von Arbeitstagen haben.

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Kapazität anpassen

Wenn Sie mit Prozentzuweisungen oder geschätzten Stunden arbeiten, können Sie die Kapazität für jede Person im Menü anpassen. Sie können die Kapazität jeder Person gleich machen oder jede Person manuell anpassen. Für die geschätzten Stunden gilt dies für die wöchentliche Kapazität.

Benachrichtigungen, Datenschutz und Berechtigungen

Benachrichtigungen

Die Zuweisung von Personen zu einem Projekt mithilfe der Kapazitätsplanung benachrichtigt sie nicht - Benutzer erhalten keine Inbox-Benachrichtigung oder E-Mail, wenn sie einem Projekt zugewiesen wurden. Dies ist ideal für die Planung im Voraus, da Sie Änderungen vornehmen, Dinge ausprobieren und sogar von vorne beginnen können - ohne Ihr Team mit Benachrichtigungen oder Aufgaben zu verwirren, bis Sie bereit zum Teilen sind.

Sichtbarkeit und Berechtigungen

Wenn jemand einem Projekt zugewiesen ist, lebt diese Zuweisung vom Projekt und ist nicht spezifisch für einen einzelnen Kapazitätsplan.

Dies bedeutet zum Beispiel, dass, wenn ein Kapazitätsplan existiert, bei dem Alan dem Global Systems Overhaul-Projekt zugewiesen ist, und ein Kollege einen anderen Kapazitätsplan erstellt, bei dem er Alan hinzufügt, er sehen wird, dass er für bestimmte Daten dem Global Systems Overhaul-Projekt zugewiesen ist. Dies setzt voraus, dass der Kollege die Berechtigung hat, ein solches Projekt zu sehen. 

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