Regelaktionen

Die Regeln sind für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie für die älteren Abonnements Premium, Business und Legacy Enterprise sowie auf den bisherigen Stufen verfügbar. 

Besuchen Sie unsere Preisübersichtsseite, um weitere Informationen zu erhalten, und diesen Artikel, um einen detaillierten Überblick über die Verwendung von Regeln zu erhalten.

Regeln ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows mit Leichtigkeit einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird. In diesem Artikel werden die verschiedenen Regelaktionen ausführlicher behandelt. Informationen über Regelauslöser finden Sie in diesem Artikel im Help Center.

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Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel:

  • Eine Regel kann erstellt werden, um eine Aufgabe automatisch einer Person zuzuweisen (dies wäre die Aktion), wenn ein Fälligkeitsdatum festgelegt wird (dies wäre der Auslöser).
  • Auslöser: Fälligkeitsdatum geändert
  • Aktion: Aufgabe zuweisen

Aktion: Aufgabe erstellen

Mit Regeln können Sie automatisch Aufgaben, Meilensteine und Genehmigungen in Ihrem Projekt erstellen. Legen Sie einen oder mehrere Auslöser fest, damit Asana Aufgaben für Sie erstellt, sobald die Regel ausgeführt wird. Sie können eine Vorauswahl für den Namen der Aufgabe, der verantwortlichen Person, das relative Fälligkeitsdatum und mehr treffen.

So erstellen Sie eine Aufgabe mit einer Regel:

  1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen
  2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen und dann auf Benutzerdefinierte Regel erstellen
  3. Wählen Sie einen Auslöser oder eine Kombination von Auslösern
  4. Klicken Sie nach der Auswahl des Auslösers auf den Aktionen -Tab
  5. Wählen Sie unter Neu erstellen die OptionAufgabe

Create task action

Sie können die Aufgabe anpassen, indem Sie Details vorauswählen:

  1. Aufgabenname
  2. Verantwortlich
  3. Fälligkeitsdatum (relativ zum Erstellungsdatum der Aufgabe)
  4. Klicken Sie auf Alle Felder anzeigen, um das Aufgabendetailfenster für weitere Anpassungen zu öffnen
  5. Wählen Sie eine Projektzuordnung, Aufgabenbeschreibung, Beteiligte und Unteraufgaben

Aktion: Unteraufgabe erstellen

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Regel im Dialogfeld Regeln und wählen Sie Unteraufgaben aus der Liste der Aktionen aus. Diese Regelaktion erlaubt es Ihnen, einer Aufgabe automatisch eine vordefinierte Liste von Unteraufgaben hinzuzufügen.

Add rule

So fügen Sie eine Unteraufgabe hinzu:

  1. Klicken Sie auf Unteraufgaben.
  2. Schreiben Sie den Namen der Unteraufgabe auf.

Add Substask

Sobald eine Unteraufgabe hinzugefügt wurde, kann die Regel erstellt werden.

Edit subtask

Sie können bis zu 20 Unteraufgaben erstellen.

Edit rule

Um die Regel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der Regel in der Seitenleiste. Die vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert.

Edit subtask2

Aktion: Aufgabe aus dem Projekt entfernen

Zuvor konnten Sie mithilfe von Regeln Aufgaben zu einem Projekt hinzufügen. Sie können jetzt auch Aufgaben aus Projekten mit der Aktion Aufgabe aus Projekt entfernen entfernen, wodurch weitere Optionen zur Automatisierung von Aktionen in Ihren Projekten freigeschaltet werden. 

Rule action.png

So verwenden Sie die Aktion Aufgabe aus dem Projekt entfernen:

  1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen
  2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen und dann auf Benutzerdefinierte Regel erstellen
  3. Wählen Sie einen Auslöser oder eine Kombination von Auslösern
  4. Klicken Sie nach der Auswahl des Auslösers auf den Aktionen -Tab
  5. Wählen Sie Aufgabe aus Projekt entfernen unter dem Abschnitt Aufgabe verschieben

Aktion: Aufgaben-Titel und -Beschreibung festlegen

Sie können jetzt eine Regel verwenden, um einen Aufgabentitel und eine Beschreibung festzulegen. Diese Regelaktionen finden Sie auf der Registerkarte Aktionen des Regelerstellers unter dem Abschnitt Aufgabenfeld ändern in….

Aktion: Aufgaben-Titel festlegen auf

So legen Sie einen Aufgabentitel fest:

  1. Navigieren Sie zum Tab Aktionen im Rule Builder
  2. Wählen Sie Aufgabentitel festlegen auf
  3. Geben Sie den Aufgabentitel in das Feld unter Aufgabenname ein
  4. Klicken Sie auf Regel erstellen

Das Beispiel im obigen Screenshot verwendet den Auslöser Aufgabe wird zu diesem Projekt hinzugefügt. In diesem Fall erhalten alle zum Projekt hinzugefügten Aufgaben automatisch den Titel, den Sie beim Erstellen der Regel unterAufgabenname angegeben haben.

Aktion: Aufgabenbeschreibung festlegen auf

So legen Sie eine Aufgabenbeschreibung fest:

  1. Navigieren Sie zum Tab Aktionen im Rule Builder
  2. Wählen Sie Aufgabenbeschreibung festlegen auf
  3. Geben Sie die Aufgabenbeschreibung in das Feld unter Beschreibung ein
  4. Klicken Sie auf Regel erstellen

Das Beispiel im obigen Screenshot verwendet den Auslöser Aufgabe wird zu diesem Projekt hinzugefügt. In diesem Fall erhalten alle zum Projekt hinzugefügten Aufgaben automatisch die Beschreibung, die Sie beim Erstellen der Regel unterBeschreibung angegeben haben.

Hinweis: Die beim Erstellen dieser Regel bereitgestellte Beschreibung ersetzt jede vorhandene Aufgabenbeschreibung, wenn die Regel ausgeführt wird.

Hinzufügen von Variablen beim Festlegen eines Aufgabentitels oder einer Beschreibung

Die Funktion Aufgabentitel und -beschreibung festlegen unterstützt auch dynamische Werte, was bedeutet, dass Sie den Aufgabentitel oder die -beschreibung auf eine bestimmte Variable wie eine Aufgabe, eine Person, ein Datum oder ein benutzerdefiniertes Feld verweisen lassen können. Zum Beispiel: „Neue Arbeit von [verantwortliche Person] benötigt“.

Variablen in Ihren Aufgabentitel aufnehmen

  1. Wählen Sie Aufgabentitel festlegen auf als Regelaktion.
  2. Klicken Sie auf das Symbol + rechts neben dem Textfeld.
  3. Wählen Sie aus den Variablen Aufgabe, Personen, Daten oder Benutzerdefinierte Felder.

Variablen in Ihre Aufgabenbeschreibung aufnehmen

  1. Wählen Sie Aufgabenbeschreibung festlegen auf als Regelaktion.
  2. Klicken Sie in das Textfeld und dann auf das + -Symbol in der unteren linken Ecke.
  3. Wählen Sie Variable und wählen Sie aus den Variablen Aufgabe, Personen, Daten oder Benutzerdefinierte Felder.

Aktion: Benutzerdefiniertes Datumsfeld festlegen oder löschen

Verwenden Sie das Tool zur Erstellung von Regeln, um ein benutzerdefiniertes Datumsfeld festzulegen oder zu löschen. Beachten Sie, dass ein benutzerdefiniertes Datumsfeld vom Feld Fälligkeitsdatum getrennt ist.

Im folgenden Beispiel ist der Geschätzte Start ein benutzerdefiniertes Datumsfeld, und die Regel legt den Wert auf 5 Tage in der Zukunft fest. Eine Regel kann auch den Wert des benutzerdefinierten Datumsfelds löschen.

Frame 630807.png

Aktion: Benutzerdefinierte Feldwerte festlegen oder löschen

Sie können auch Regeln verwenden, um den Inhalt eines benutzerdefinierten Textfelds oder eines numerischen benutzerdefinierten Felds zu aktualisieren. Das bedeutet, dass Sie die Werte für ein benutzerdefiniertes Textfeld oder ein benutzerdefiniertes numerisches Feld basierend auf einem vorherigen Auslöser auswählen können.

Benutzerdefiniertes Textfeld

Wenn der Auslöser einer Aufgabe, die in einen Abschnitt verschoben wurde, auf Zu planen eingestellt ist, können Sie die Aktion zum Festlegen des benutzerdefinierten Inhaltskanalfelds auf „Blog“ hinzufügen.

Settings - Overlay (1).png

Benutzerdefiniertes numerisches Feld

Wenn der Auslöser der Inhaltsstufe (QGEC) auf Zurückgestellt eingestellt ist, können Sie die Aktion so einstellen, dass die geschätzte Zeit ausgewählt wird.

Settings - Overlay.png

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