Auslöser für die Regel

Die Regeln sind für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie für die älteren Abonnements Premium, Business und Legacy Enterprise sowie auf den bisherigen Stufen verfügbar. 

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Regeln ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows mit Leichtigkeit einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird. In diesem Artikel werden die verschiedenen Regelauslöser genauer behandelt. Informationen zu Regelaktionen finden Sie in diesem Artikel im Help Center.

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Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel:

  • Eine Regel kann erstellt werden, um eine Aufgabe automatisch einer Person zuzuweisen (dies wäre die Aktion), wenn ein Fälligkeitsdatum festgelegt wird (dies wäre der Auslöser).
  • Auslöser: Fälligkeitsdatum geändert
  • Aktion: Aufgabe zuweisen

Auslöser: Fälligkeitsdatum nähert sich

Sie können im Dialogfeld Regeln eine benutzerdefinierte Regel erstellen. Das sich nähernde Fälligkeitsdatum des Auslösers finden Sie in der Liste der Auslöser. Dann stehen eine Reihe von vorgefertigten Optionen zur Auswahl und auch die Möglichkeit, weitere Optionen mit einem Klick aufBenutzerdefiniert zu öffnen.

Due date is approaching 1

Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie festlegen, wie viele Minuten, Stunden, Tage oder Wochen vor dem Fälligkeitsdatum die Regel ausgelöst werden soll.

Due date is approaching 2

Hinweise zum Fälligkeitsdatum, das sich den Auslösern nähert

  • Dieser Auslöser wird in dem Moment ausgelöst, in dem eine Aufgabe fällig wird (innerhalb des angegebenen Zeitrahmens) und nicht einfach, weil eine Aufgabe fällig ist.
  • Dieser Auslöser wird nicht rückwirkend bei der Regelerstellung für alle vorhandenen Aufgaben im Projekt ausgelöst, die diesen Kriterien entsprechen. Sie werden nur für Fälligkeitsereignisse ausgelöst, die im Anschluss an die Regelerstellung auftreten.
  • Diese Auslöser werden nur bei unerledigten Aufgaben wirksam.
  • Regeln, die an bestimmten Tagen bzw. Wochen ausgelöst werden, werden nicht genau um Mitternacht ausgeführt. Vielmehr werden diese Regeln in dem Fenster zwischen 00:00 und 01:00 Uhr ausgeführt.

Auslöser: Feld wurde geändert

Erstellen Sie im Dialogfeld Regeln basierend auf einer Feldänderung eine benutzerdefinierte Regel. Sie können aus zwei voreingestellten Optionen wählen, um eine Aktion auszulösen, wenn ein Startdatum geändert wird, und eine Aktion auszulösen, die auf der Änderung eines benutzerdefinierten Datumsfelds basiert.

Auslöser: Aufgabe überfällig

Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Regel können Sie feststellen, dass die Aufgabe überfällig ist. Dann stehen eine Reihe von vorgefertigten Optionen zur Auswahl und auch die Möglichkeit, weitere Optionen mit einem Klick aufBenutzerdefiniert zu öffnen.

Task is Overdue 1

Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie die Anzahl der Minuten, Stunden, Tage oder Wochen angeben, nach denen die Regel bei Überfälligkeit der Aufgabe ausgelöst werden soll.

Task is Overdue 2

Wenn Sie beim Einrichten des Auslösers Tage oder Wochen auswählen, ignoriert er Fälligkeitszeiten und löst nur auf Basis von Fälligkeitsdaten aus. Wenn Sie jedoch Minuten oder Stunden wählen, werden die Fälligkeitszeiten berücksichtigt.

Hinweise zu überfälligen Auslösern der Aufgabe

  • Dieser Auslöser wird in dem Moment ausgelöst, in dem eine Aufgabe überfällig wird, und nicht einfach, weil eine Aufgabe überfällig ist.
  • Dieser Auslöser wird nicht rückwirkend bei der Regelerstellung für alle vorhandenen Aufgaben im Projekt ausgelöst, die seinen Kriterien entsprechen. Sie werden nur für Fälligkeitsereignisse ausgelöst, die im Anschluss an die Regelerstellung auftreten.
  • Diese Auslöser werden nur bei unerledigten Aufgaben wirksam.
  • Regeln, die an bestimmten Tagen bzw. Wochen ausgelöst werden, werden nicht genau um Mitternacht ausgeführt. Vielmehr werden diese Regeln in dem Fenster zwischen 00:00 und 01:00 Uhr ausgeführt.

Formulare

Wenn Aufgaben aus Formularen erstellt werden, können sie einen der folgenden Auslöser auslösen:

Aufgabe zu Projekt hinzugefügt

Dieser Auslöser gilt für alle Aufgaben, die zu einem Projekt hinzugefügt werden, nicht nur für Formulare.

Benutzerdefiniertes Feld festgelegt

Für jedes benutzerdefinierte Dropdown-Feld im Projekt werden ein Auslöser und eine Aktion angezeigt. Wenn Ihr Projekt über benutzerdefinierte Felder für die „Priorität“ und „Phase“ verfügt, sehen Sie „Priorität festgelegt“ und „Phase festgelegt“ als Auslöser. Wählen Sie aus, bei welchem Wert eines benutzerdefinierten Feldes Sie eine Regel auslösen möchten.

Beispiel: Wenn Sie in Ihrem Formular ein benutzerdefiniertes Dropdown-Feld für die Art der Anfrage mit den Optionen „Blog“ und „Website“ haben, können Sie eine Regel für das Projekt festlegen, die besagt: „Wenn ‘Art der Anfrage’ auf ‘Blog’ eingestellt ist, wird diese Aufgabe zum Projekt ‘Blog-Anfragen’ hinzugefügt.“

Das funktioniert nur für benutzerdefinierte Dropdown-Felder im Projekt.

Auslöser für die Formularübermittlung

Mit Auslösern für die Formularübermittlung können Sie Ihre Formulareingänge automatisch in einen neuen Prozess verschieben, ohne dass Sie diese manuell sortieren müssen. Auslöser für die Übermittlung von Formularen können Ihnen helfen, den Erfassungsprozess zu standardisieren und die Formulare in den Workflows zu automatisieren.

form submission trigger

So legen Sie den Auslöser für die Formularübermittlung fest:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Auslöser auf Zu einem Projekt
  2. Wählen Sie Formularübermittlungen als Quelle
  3. Wählen Sie ein Formular
  4. Aktion wählen

Nach dem Einrichten des Auslösers können Sie Ihre Regel im Menü „Anpassen“ sehen.

Bei jeder Übermittlung eines Formulars erhalten Sie eine Benachrichtigung. Sie können auch den Verlauf der Formularübermittlung in den Aufgabendetails im rechten Fenster verfolgen.

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