Mitglieder und Teams in Abteilungen verwalten

In diesem Artikel wird erläutert, wie Abteilungsadministratoren Mitglieder und Teams über die Admin-Konsole der Abteilung verwalten können.

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Mitglieder in einer Abteilung verwalten

Managing Members

Über den Tab Mitglieder können Sie:

  1. Nur Mitglieder aus Ihrer Abteilung oder der gesamten Organisation entfernen, indem Sie mit der Maus über einen Namen fahren und auf Entfernen klicken
  2. Neue Mitglieder einladen, einem Team in Ihrer Abteilung beizutreten

Benutzer aus Ihrer Abteilung entfernen

Abteilungsadministratoren können Benutzer über den Tab Mitglieder der Admin-Konsole der Abteilung aus ihrer Abteilung entfernen. Das Entfernen eines Benutzers aus der Abteilung deaktiviert weder das Konto des Benutzers noch wird der Benutzer durch diese Aktion aus dem Unternehmen entfernt. Wenn Sie ein Organisationsmitglied aus einer Abteilung entfernen, wird sichergestellt, dass das Mitglied keinen Platz in einem kostenpflichtigen Abo belegt. Gäste können auf dieselbe Weise entfernt werden.

Das Entfernen eines Benutzers aus einer Abteilung entfernt den Benutzer nicht aus der Organisation oder anderen Teams oder Abteilungen, denen er angehört. Unter Deaktivieren eines Organisationsmitglieds über die Admin-Konsole der Abteilung unten finden Sie Anweisungen, wie Sie stattdessen ein Organisationsmitglied deaktivieren können.

Deaktivieren Sie ein Organisationsmitglied über die Admin-Konsole der Abteilung

Unter Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie in Ihrer Admin-Konsole Personen aus Ihrem Unternehmen entfernen.

Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Namen gefunden haben, oder verwenden Sie die Suchleiste. Sobald Sie den Namen der Person gefunden haben, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Entfernen aus.

remove member 1
remove member 2

Über den nächsten Tab können Sie Folgendes tun:

  1. Das Mitglied auswählen, dem Sie die Aufgaben neu zuweisen möchten
  2. Klicken Sie auf Entfernen, um die Deaktivierung zu bestätigen

Das deaktivierte Mitglied wird in Ihrer Mitgliederliste als Entfernt angezeigt.

remove member 3

Was passiert mit den Aufgaben eines entfernten Mitglieds?

Nachdem Sie jemanden über die Admin-Konsole Ihrer Abteilung aus Ihrem Unternehmen entfernt haben, wird automatisch ein privates Projekt erstellt, in dem die Aufgaben, die dieser Person zuvor zugewiesen wurden, gesammelt werden. Sie können diese Aufgaben sich selbst oder einem anderen Mitglied Ihrer Abteilung zuweisen. Auf diese Weise lassen sich ausstehende Aufgaben ganz einfach an die entsprechende Person zur Bearbeitung zuweisen.

Bei Bedarf besteht eine weitere Möglichkeit zum Delegieren von Aufgaben darin, mehrere betroffene Aufgaben gleichzeitig auszuwählen und sie sich selbst oder einem anderen Mitglied einer Abteilung zuzuweisen.

Der Zeitpunkt der Deaktivierung erscheint in der Spalte Letzte Aktivität.

Deaktiviertes Divisionsmitglied wiederherstellen

Über den Tab „Mitglieder“ können Sie ein entferntes  Mitgliedskonto wiederherstellen. Suchen Sie anschließend nach dem jeweiligen Namen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und anschließend auf Wiederherstellen.

restore 1

Wählen Sie im nächsten Fenster Wiederherstellen.

restore 2
Falls die Reaktivierung fehlschlägt, wird dem Administrator Ihrer Abteilung die Aufgabe zugewiesen, sich an unser Support-Team zu wenden.

Nach Mitgliedstyp filtern

Unter Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie Ihre Mitgliederliste nach Mitgliedstyp filtern. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Filter „Mitglied“ und wählen Sie zwischen AlleAdminMitgliedGastEingeladen oder Entfernt.

member type filter

Neue Teams in einer Abteilung erstellen

Über die Admin-Konsole können Sie jederzeit ein Team in einer Abteilung erstellen.

Create Team 1

So erstellen Sie ein neues Team in einer Abteilung:

  1. Über den Tab Teams in der Admin-Konsole auf Teams hinzufügen klicken
  2. Scrollen Sie zum Ende der Liste und klicken Sie auf Neues Team erstellen
Create Team 2

Über den Dialog Neues Team erstellen können Sie Folgendes tun:

  1. Geben Sie einen Teamnamen ein
  2. Laden Sie Teammitglieder ein
  3. Stellen Sie das Team entweder als privat oder als Mitgliedschaft auf Anfrage ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Team erstellen 

Teams in Abteilungen verwalten

Der Rechnungsverantwortliche kann jederzeit Teams zu seiner Abteilung hinzufügen oder wieder entfernen. Außerdem können sie die Einstellungen jedes Teams direkt über die Admin-Konsole bearbeiten.

Abteilungsadministratoren müssen nicht Mitglieder aller Teams einer Abteilung sein. Administratoren haben darüber hinaus die Möglichkeit, Teams innerhalb Ihres Unternehmens, die Asana kostenlos nutzen, zur Abteilung hinzuzufügen.

Teams zu Ihrer Abteilung hinzufügen

Adding Teams 1

So fügen Sie Teams zu einer Abteilung hinzu:

  1. In der Admin-Konsole zum Tab Teams navigieren
  2. Wählen Sie Teams hinzufügen

Wenn ein Team bereits über ein bezahltes Abonnement oder eine Testversion verfügt, kann es keiner Abteilung mehr hinzugefügt werden. Um die Testversion oder das Abonnement eines Teams zu entfernen, damit es einer Abteilung hinzugefügt werden kann, muss die rechnungsverantwortliche Person die Löschung vornehmen. Wenden Sie sich gerne an das Support-Team, wenn Sie Hilfe benötigen.

Adding Teams 2

Über das Popup „Teams hinzufügen“:

  1. Wählen Sie die Teams in Ihrer Organisation aus, die Sie der Abteilung hinzufügen möchten
  2. Sobald Sie dies erledigt haben, klicken Sie auf Teams hinzufügen

Teams, die innerhalb des Unternehmens sichtbar sind, können keiner Abteilung hinzugefügt werden. Teams innerhalb einer Abteilung sind entweder privat oder Mitglieder auf Anfrage.

Teams aus Ihrer Abteilung entfernen

Remove a team

So entfernen Sie ein Team aus einer Abteilung:

  1. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über ein Team und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, das angezeigt wird
  2. Wähle Team aus der Abteilung entfernen aus.

Sie müssen ein Team aus einer Abteilung entfernen, bevor es gelöscht werden kann.

Teamdaten als CSV-Datei exportieren

Administratoren einer Abteilung können ihre Teamliste über den Tab Teams in ihrer Admin-Konsole als CSV exportieren.

export CSV

Über Ihre Admin-Konsole:

  1. Öffnen Sie den Tab Teams 
  2. Klicke auf CSV exportieren

Sie erhalten dann ein E-Mail mit dem Download-Link.

Mehrere Abteilungsadmins hinzufügen

Eine Abteilung darf mehrere Admins haben. Abteilungsadmins können andere Mitglieder der Abteilung zu Admins ernennen und müssen nicht mehr zu jedem Team in der Abteilung dazugehören.

Diese Funktion ist besonders für große Abteilungen von Nutzen, in welchen nicht alle Admin-Aufgaben von einer Person allein übernommen werden können.

grant admin access 1

Admin-Zugriff gewähren:

  1. Klicken Sie auf Profileinstellungen bearbeiten

Anschließend wählen Sie unter Art der Mitgliedschaft Admin und klicken dann auf Änderungen speichern.

grant admin access 2

Admin-Zugriff über den Tab „Sicherheit“ gewähren

Hier können Sie einen Administrator hinzufügen und die Administratoren einer Abteilung einsehen.

admin access 2

Auf der Registerkarte Sicherheit in der Admin-Konsole:

  1. Zu den zusätzlichen Einstellungen navigieren
  2. Öffnen Sie den Admin-Zugriff und klicken Sie auf den Pfeil
admin access 2

Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie einen Administrator hinzufügen können. Von hier werden Sie zur Mitgliederliste weitergeleitet, wo Sie bestimmen können, wem Sie Admin-Zugriff gewähren.

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