Las tareas son la unidad básica de acción en Asana. Puedes crear tareas nuevas, duplicar las existentes, combinar dos tareas en una, imprimirlas o eliminarlas.
Los nombres de las tareas se muestran en el panel principal. Haz clic en cualquier tarea para ver sus detalles en el panel de detalles de la tarea.
Aprende los conceptos básicos de la gestión de tareas en nuestra capacitación virtual “Introducción a Asana”. Regístrate ahora.
Crea tareas
Crea tareas rápidamente anotándolas en una lista en el panel principal o usando un atajo de adición rápida. También puedes crear tareas enviando un mensaje desde cualquier dirección de correo electrónico que esté asociada a tu cuenta o mediante tus dispositivos iOS y Android.
Los nombres de tareas suelen ser llamadas a la acción, mientras que la información más específica reside en la descripción de la tarea, un campo editable en el panel de detalles de la tarea y en los comentarios.
Escribe las tareas en una lista
Considera al panel principal de Asana como un editor de texto. Crea y edita tareas escribiéndolas en dicho panel.
Para crear una nueva tarea:
- Selecciona cualquier tarea existente en el panel principal
- Presiona
Enteren tu teclado - Escribe el nombre de la tarea
Una tarea se eliminará automáticamente si no la nombras. SI quieres tener una tarea vacía, simplemente agrega un espacio en el campo de título.
Agrega una tarea desde la vista de lista
Para agregar una tarea nueva desde la vista de lista:
Haz clic en el botón + Agregar nuevo ubicado cerca de la parte superior derecha del panel principal.
Usa la adición rápida
Usa Agregado rápido para crear tareas fácilmente desde cualquier lugar de Asana.
Para crear una tarea con el botón de agregado rápido:
- Haz clic en el botón de agregado rápido que se encuentra en la barra superior
- Seleccionar tarea
Presiona las teclas
Tab + Qde tu teclado para abrir la ventana de tarea en agregado rápido.
Desde la ventana de tarea de adición rápida, puedes:
- Asignar un nombre a la tarea
- Asigna la tarea
- Asociar la tarea a un proyecto
- Agrega una descripción a la tarea
- Cargar un archivo
- Establecer una fecha de entrega
- Agregar colaboradores a la tarea
Los campos personalizados disponibles se mostrarán en tu menú de Agregado rápido cuando agregues la tarea a un proyecto que las utilice.
Permisos de la tarea
Obtén más información sobre los permisos de tarea y su configuración en la sección de permisos de la Guía.
Acciones de la tarea
Para realizar una acción en una tarea:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos en el panel de detalles de la tarea y selecciona lo que desees del menú de acciones.
Desde aquí, puedes:
- Entrar en modo pantalla completa
- Agregar a proyectos
- Marcar como logro
- Marcar como dependiente
- Agregar etiquetas
- Duplicar tarea
- Crear tarea de seguimiento
- Hacer pública la tarea
- Imprimir
- Acceder a acciones avanzadas
Logros
Los hitos están disponibles para todos los clientes con planes Premium, Business y Enterprise.
Los hitos marcan puntos específicos en el tiempo a lo largo del cronograma de un proyecto a fin de dar seguimiento a los puntos más importantes de progreso que deben alcanzarse para llegar al éxito. En Asana, los logros son un tipo de tarea. Esto significa que cualquier tarea en un proyecto se puede convertir en un hito.
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Crea un hito
Para crear un hito a partir de un proyecto:
- Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al botón Agregar nuevo.
- Seleccionar Agregar hito
También puedes convertir tareas existentes en hitos.
Para convertir una tarea en un logro:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos
- Selecciona Marcar como logro
Duplicar tareas
Para duplicar una tarea:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos del panel de detalles de la tarea.
- Seleccionar tarea duplicada
- Identifica los componentes de la tarea que desees ver en el duplicado
- Selecciona Crear tarea nueva.
Solo puedes duplicar una tarea a la vez.
Combinar tareas duplicadas
Si una tarea es muy parecida a otra, puedes combinarlas en el panel de detalles de la tarea.
Para combinar una tarea duplicada:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos del panel de detalles de la tarea y selecciona Combinar tareas duplicadas.
- Comienza a escribir el nombre de la tarea con la que la quieres combinar o selecciona una del menú desplegable
- Localiza y haz clic en la tarea duplicada
Serás dirigido a la otra tarea (el proyecto se cargará en el panel principal) y verás la opción de deshacer en la parte superior del panel principal.
Las etiquetas, los colaboradores y los 'me gusta' de la tarea duplicada se agregarán a la tarea principal. La tarea duplicada se marcará como finalizada y verás la palabra [Duplicada] junto a su nombre.
Notificaremos la combinación de tareas a las siguientes personas mediante correo electrónico (en caso de que tengan las notificaciones de correo electrónico activadas) o en su bandeja de entrada:
- Los colaboradores de la tarea duplicada
- El creador y el responsable de la tarea principal
Los archivos adjuntos de la tarea duplicada no se agregarán a la tarea principal.
Copiar enlace de la tarea
Copia el URL de una tarea para compartirla fácilmente con tus compañeros de trabajo.
Para copiar el enlace de una tarea:
- Haz clic en el ícono Copiar enlace de la tarea en la parte superior del panel de detalles de la tarea.
Convertir tareas en proyecto
Para convertir una tarea en proyecto:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos del panel de detalles de la tarea.
- Navega hasta Convertir a y desde el menú desplegable elige Proyecto
- Ingresar el nombre del proyecto
- Selecciona el equipo al que deseas agregar el proyecto
- Selecciona Proyecto en blanco o Usa una plantilla.
- Selecciona Convertir.
En las organizaciones también puedes seleccionar el equipo en el que debe crearse el proyecto. Por defecto, el proyecto se creará en el mismo equipo que la tarea original.
Tu nuevo proyecto
Después de convertir una tarea en proyecto, muchos de sus detalles se traspasarán al nuevo proyecto:
| Campo original: | Nuevo campo: |
|---|---|
| Nombre de la tarea | Nombre del proyecto |
| Responsable de la tarea | Encargado del proyecto |
| Colaboradores de la tarea | Miembros del proyecto |
| Subtareas | Tareas principales |
Además, se incluirá un enlace a la tarea original en la descripción del proyecto.
Los archivos y los comentarios de las tareas no se convertirán y permanecerán en la tarea original.
La tarea original
Se incluirá un enlace al nuevo proyecto en el panel derecho de la tarea original.
Permisos
Después de convertir una tarea en proyecto, el nuevo proyecto heredará los permisos de la tarea original.
- Una tarea pública se traspasará a un proyecto público
- Una tarea privada se convertirá en un proyecto privado
Una tarea que es privada para un grupo de miembros se traspasará:
- A un proyecto público en un espacio de trabajo, equipo u organización con membresía gratuita
- A un proyecto privado de un grupo de miembros en un espacio de trabajo, equipo u organización con membresía Premium
Cómo agregar una tarea a un proyecto
Para agregar una tarea a un proyecto:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos del panel de detalles de la tarea y selecciona Agregar a otro proyecto.
- Busca y selecciona el proyecto al que deseas agregar la tarea
También puedes usar el atajo del teclado
Tab + Ppara agregar una tarea a otro proyecto.
De los detalles de la tarea:
- Haz clic en + en el panel de detalles de la tarea en Proyectos.
- Pasar el cursor sobre Agregar esta tarea a otro proyecto y hacer clic en
- Busca y selecciona el proyecto al que deseas agregar la tarea
Imprimir una tarea
Tienes la opción de imprimir una tarea específica y sus detalles.
Para imprimir una tarea:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos del panel derecho.
- Seleccionar impresión
Modo pantalla completa
Ingresa al modo de pantalla completa si quieres enfocarte en una sola tarea o si quieres realizar una presentación en una reunión.
Para entrar al modo pantalla completa:
- Haz clic en el ícono de pantalla completa en la parte superior del panel de detalles de la tarea
También puedes usar el atajo del teclado
Tab + Xpara entrar al modo pantalla completa.
Selección múltiple
La selección múltiple es una forma fácil y eficiente de realizar una acción sobre varias tareas al mismo tiempo.
Para seleccionar varias tareas desde la vista de lista en el panel principal, usa cualquiera de los siguientes métodos:
Clic + Shift + Clic
- Haz clic en la primer tarea de tu selección deseada
- Mantén presionada la tecla
Shiften tu teclado - Haz clic en la última tarea de tu selección deseada
Clic + Shift + Flechas
- Haz clic en la primer tarea de tu selección deseada
- Mantén presionada la tecla
Shiften tu teclado - Usa las flechas arriba o abajo para seleccionar las tareas adyacentes
Clic + Arrastrar
- Haz clic en la primer tarea de tu selección deseada
- Arrastra el mouse a la última tarea de tu selección deseada
Ctrl/Cmd + Clic (para tareas no adyacentes)
- Mantén
presionada la teclaCtrlo? en tu teclado - Haz clic en cada tarea que desees
Una vez que hayas hecho una selección de múltiples tareas y aparezca la barra de herramientas, podrás hacer lo siguiente:
- Agregarlas a un proyecto o moverlas a otra sección dentro de un proyecto
- Copiar los enlaces de las tareas
- Eliminar las tareas
- Acceder a opciones adicionales de las tareas
Una vez que hayas seleccionado varias tareas a la vez, podrás realizar cambios masivos en el responsable, la fecha de entrega o los campos personalizados.
Cuando haces clic en el ícono de los tres puntos, puedes:
- Marcar todas las tareas seleccionadas como incompletas
- Agregar colaboradores a todas las tareas seleccionadas
- Marcar todas las tareas como hitos
- Marcar todas las tareas como aprobaciones
- Marcar todas las tareas como dependientes de otra
- Combinar tareas duplicadas
Recuerda que puedes usar atajos del teclado para realizar la mayoría de las acciones listadas arriba.
También puedes arrastrar y soltar las tareas seleccionadas en el panel principal para moverlas a otra sección de tu proyecto.
Eliminar tareas;
Si creas una tarea por error o decides que es innecesaria, puedes borrarla.
Hay dos maneras de eliminar una tarea:
- Desde el panel principal: haz clic en la tarea deseada y presiona
Tab+retrocesoen el teclado. - Desde el panel de detalles de la tarea: haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Eliminar tarea en el menú desplegable.
Para eliminar una tarea del panel de detalles de la tarea:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos del panel de detalles de la tarea.
- Selecciona Eliminar tarea.
Vista de elementos eliminados
Deberás crear una vista de búsqueda Elementos eliminados y luego añadir esta vista a tu barra lateral. La vista de elementos eliminados le permite a la persona que creó o eliminó una tarea, objetivo, subtarea o mensaje poder restaurarlo. Es similar a la papelera de reciclaje de tu computadora.
Los usuarios Premium, Business y Enterprise pueden crear una vista de Elementos eliminados iniciando una búsqueda avanzada y siguiendo los siguientes pasos:
Para buscar elementos eliminados o crear una vista de búsqueda de elementos eliminados:
- Haz clic en la barra de búsqueda en la parte superior de tu instancia de Asana.
- Haz clic en Búsqueda avanzada en la parte inferior de la lista.
- Haz clic en Agregar filtro.
- Selecciona Más > Eliminado... y haz clic en Buscar.
- Haz clic en el ícono de la estrella junto a Resultados de la búsqueda y asigna un nombre a la búsqueda guardada Elementos eliminados o algo similar. Esta búsqueda se agregará a tus favoritos en el menú lateral.
Ten en cuenta que deberás marcar esa búsqueda como favorita para que aparezca en la barra lateral.
Las tareas eliminadas permanecerán en Elementos eliminados durante 30 días, luego de ese plazo serán eliminadas permanentemente.
También podrás encontrar los mensajes eliminados en la vista de Elementos eliminados.
Los usuarios con un plan básico deberán ponerse en contacto con nuestro equipo de Asistencia para recuperar un artículo eliminado.