Permisos de la tarea

Acceder a una tarea en Asana es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a una tarea. En este artículo se explica cómo identificar la configuración de permisos de una tarea y cómo proporcionar o limitar el acceso a una tarea.

Tarea Accesible para
Tarea privada Solo colaboradores de la tarea
Tareas públicas Todos los miembros de la organización

Tareas en proyectos privados para los miembros

Colaboradores de la tarea y miembros del proyecto
Tarea en un proyecto solo para equipos Colaboradores de la tarea, miembros del proyecto y miembros del equipo
Tarea en un proyecto compartido con la organización Colaboradores de la tarea, miembros del proyecto, miembros del equipo y miembros de la organización

Tareas privadas

Solamente los colaboradores pueden ver las tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto. Un banner en la parte superior y el campo del proyecto muestran la información de privacidad y la asociación del proyecto. Tasks created in My tasks default to private.

Private task

A continuación se muestra un ejemplo de una tarea privada sin asociación de proyecto, solo visible para los colaboradores.

task collaborators

Da acceso a tareas privadas haciendo que la tarea sea pública, agregándola a un proyecto con otros miembros o agregando a alguien como colaborador. Antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de tener en cuenta los permisos del proyecto

give access

Para limitar el acceso a una tarea, elimínala de cualquier proyecto, elimina a todos los colaboradores o hazla privada. No te quites a ti mismo como colaborador de la tarea, de lo contrario perderás el acceso a la misma.

make private

Tareas públicas

Las tareas públicas son visibles para todos los miembros de tu organización. El campo del proyecto indica si la tarea pertenece a un proyecto.

public task

Gestión de permisos de tareas

Dar acceso a una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto

Agregar a alguien como colaborador de la tarea le proporciona acceso a una tarea. Los miembros de la organización ya tienen acceso a través de la búsqueda.

Agregar la tarea al proyecto da acceso a los miembros del proyecto. Antes de agregar la tarea, ten en cuenta los permisos y los miembros del proyecto.  

¿Quieres limitar el acceso a una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto?

Al eliminar a todos los colaboradores de la tarea, excepto tú, los miembros de la organización ya no recibirán notificaciones de esta, pero aún tendrán acceso a ella mediante la búsqueda.

Haz clic en el botón de acciones de la tarea en el panel de detalles de la tarea y selecciona Hacer privada. Como la tarea no pertenece a ningún proyecto, solo será visible para ti y los colaboradores.

Tareas de un proyecto que se comparten solo con la organización o el equipo

public project

Para verificar que una tarea esté en un proyecto con la configuración de privacidad compartida solo con la organización o el equipo, en el campo de proyecto se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Dentro del proyecto, el encabezado indica la privacidad del proyecto.

 

¿Quién puede ver las tareas solo en un equipo o compartirlas con el proyecto de la organización?

see tasks public project

Quién puede ver las tareas solo en un equipo o compartirlas con el proyecto de la organización:

Solo para el equipo: los miembros del proyecto, los colaboradores de la tarea y los miembros del equipo en el que se encuentra el proyecto.

Compartido con la organización: todos los miembros de la organización.

 

¿Cómo puedo permitir el acceso a las tareas de un proyecto exclusivo para equipos?

Agrega a alguien como colaborador de la tarea: esto le proporcionará actualizaciones de la tarea. Si esa persona ya es miembro del proyecto o el equipo, ya tiene acceso a la tarea.

Agrega a alguien como miembro del proyecto: esto le da acceso a todas las tareas del proyecto. Si esa persona es miembro del equipo, ya tiene acceso a la tarea.

Agrega a alguien como miembro del equipo: esto le da acceso a todas las tareas del proyecto.

¿Cómo puedo permitir el acceso a las tareas en un proyecto compartido con la organización?

Todos los miembros de la organización ya pueden acceder a las tareas de los proyectos que tienen la configuración de privacidad compartida con la organización.

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

  • Quita a los colaboradores de la tarea: ya no recibirán notificaciones de la tarea. Los miembros del equipo o del proyecto aún pueden acceder a la tarea.
  • Quitar miembros del proyecto: ya no recibirán notificaciones de la tarea ni del proyecto. Sin embargo, si el usuario también es miembro del equipo al que pertenece el proyecto, podrá ver la tarea y otras tareas del proyecto porque es público.
  • Eliminar la tarea del proyecto: los miembros del proyecto ya no tendrán acceso a la tarea, pero los colaboradores de la tarea aún pueden acceder a la tarea.
  • Hacer privado un proyecto: los miembros del equipo ya no tendrán acceso a la tarea o al proyecto en general, pero los miembros del proyecto y los colaboradores de la tarea seguirán teniendo acceso a la tarea.

Tareas en un proyecto que es privado para los miembros

private project

Para verificar que una tarea está en un proyecto privado para los miembros, sigue estos pasos:

  1. En el campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
  2. Después de cargar el proyecto, el encabezado indicará que el proyecto es Privado para los miembros del proyecto.

Si el acceso a la tarea está limitado a un grupo de usuarios, aparece una barra amarilla arriba del campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea. Esta barra amarilla muestra exactamente quién tiene acceso a la tarea.

¿Quién puede ver la tarea?

Los miembros del proyecto y los colaboradores de la tarea pueden verla.

private to

¿Cómo puedo permitir el acceso a las tareas en un proyecto privado para los miembros?

  1. Agrega a alguien como colaborador de la tarea: esto proporciona acceso solo a esta tarea. Si esa persona es miembro del proyecto, ya tiene acceso.
  2. Agrega a alguien como miembro del proyecto: esto proporciona acceso a todas las tareas del proyecto.
  3. Haz que el proyecto sea público para su equipo cambiando la configuración de privacidad a solo equipo: esto permite a los miembros del equipo acceder al proyecto y sus tareas.
  4. Haga público el proyecto para la organización cambiando la configuración de privacidad a compartida con la organización: esto proporcionará acceso a todos los miembros de la organización.

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

  • Quitar a los colaboradores de la tarea: ya no tendrán acceso a la tarea. Sin embargo, si también es miembro del proyecto, podrá volver a acceder a la tarea desde el proyecto.
  • Quitar miembros del proyecto: ya no tendrán acceso a la tarea ni a ninguna tarea dentro del proyecto, a menos que aún sean colaboradores.
  • Quitar la tarea del proyecto: los miembros del proyecto ya no tendrán acceso a la tarea, pero los colaboradores de la tarea aún lo tienen.

Solicitar acceso a una tarea privada

screen that displays the option to request access to a private task

Puedes comunicarte con el responsable de una tarea privada para solicitarle acceso:

  1. Haz clic en el enlace de la tarea privada. Verás la pantalla de arriba.
  2. Haz clic en Solicitar acceso para solicitar acceso al cesionario.
  3. El cesionario es notificado y tiene la opción de agregarte como colaborador.

Si la tarea no tiene responsable, la solicitud va al creador de la tarea, si aún tiene acceso para editarla. Si el creador no tiene acceso para editar, el primer colaborador con acceso para editar recibe la solicitud. Si los miembros de un proyecto tienen acceso a la tarea, solicite al encargado del proyecto. Si el proyecto no tiene un encargado, la solicitud va a un miembro con acceso para editar ese proyecto.

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