Permisos de la tarea

Acceder a una tarea en Asana es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a una tarea:

En este artículo, te explicaremos:

• Cómo identificar los permisos de la tarea
• Quién puede ver tu tarea
• Cómo permitir el acceso a tareas
• Cómo limitar el acceso a tu tarea

Tarea privada

 

Verificar si una tarea es privada o no en un proyecto:

1. Sobre del nombre de la tarea, verás un mensaje que indica que la tarea es privada para ti y para los colaboradores de la tarea.
2. El campo del proyecto en el panel de detalles de la tarea indica si la tarea pertenece a un proyecto o no.

Las tareas creadas en Mis tareas son por defecto tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto ni tienen colaboradores.

¿Quién puede ver la tarea?

Acceso a una tarea privada que no pertenece a ningún proyecto:

Solamente los colaboradores pueden acceder a las tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto.

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Para compartir una tarea privada que no pertenece a ningún proyecto:

1. Haz pública la tarea: si haces pública la tarea, será visible para todos los miembros de la organización, pero tendrán que buscarla para acceder a ella.
2. Agrega la tarea a un proyecto: al agregar la tarea a un proyecto, todos los miembros del proyecto y los miembros del equipo tendrán acceso a la tarea.
3. Agrega a alguien como colaborador: al agregar a alguien como colaborador, tendrá acceso a la tarea.

Antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de tener en cuenta los permisos del proyecto.  

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

Para limitar el acceso a una tarea que no pertenece a ningún proyecto, puedes hacer lo siguiente:

1. Hacer que la tarea sea privada para sus colaboradores
2. Quitar a todos los colaboradores para que la tarea sea privada para ti.

No te quites a ti mismo como colaborador de la tarea, de lo contrario perderás el acceso a la misma.

Tareas públicas

Verificar que una tarea es pública y no pertenece a ningún proyecto:

1. Sobre el título de la tarea, verás un mensaje que indica que la tarea es visible para todos en [nombre de la organización].
2. El campo del proyecto en el panel de detalles de la tarea indica si la tarea pertenece a un proyecto o no.

¿Quién puede ver la tarea?

Quién puede ver una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto:

1. Todos los miembros de la organización
2. Colaboradores de la tarea

¿Cómo puedo permitir el acceso a una tarea que no pertenece a ningún proyecto?

1. Agrega colaboradores a la tarea: al agregar a alguien como colaborador, tendrá acceso a la tarea. Si esa persona es miembro de la organización, ya tiene acceso a la tarea mediante la búsqueda.
2. Agrega la tarea a un proyecto: si agregas la tarea a un proyecto, todos los miembros del proyecto tendrán acceso a la tarea.

Antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto y quién es miembro del proyecto.  

¿Cómo puedo limitar el acceso a una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto?

1. Quita a los colaboradores de la tarea: al quitar a todos los colaboradores de la tarea, excepto tú, los miembros de la organización ya no recibirán notificaciones de esta tarea, pero aún tendrán acceso mediante la búsqueda.
2. Haz privada la tarea: haz clic en el botón de acciones de la tarea en el panel de detalles de la tarea y selecciona Hacer privada. Como la tarea no pertenece a ningún proyecto, solo será visible para ti y los colaboradores.

Tareas en un proyecto público

Para verificar que una tarea está en un proyecto público:

1. En el campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
2. Después de cargar el proyecto, el encabezado indicará que el proyecto es Público para [Nombre del equipo].

¿Quién puede ver la tarea?

Quién puede ver las tareas en un proyecto público:

1. Miembros del proyecto
2. Colaboradores de la tarea
3. Miembros de Equipo

¿Cómo puedo permitir el acceso a las tareas en un proyecto público?

1. Agrega colaboradores a la tarea: al agregar a alguien como colaborador, recibirá actualizaciones de la tarea. Si esa persona ya es miembro del proyecto o el equipo, ya tiene acceso a la tarea.
2. Agrega miembros al proyecto: al agregar a alguien como miembro del proyecto, tendrá acceso a todas las tareas del proyecto. Si esa persona es miembro del equipo, ya tiene acceso a la tarea.

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

• Quitar colaboradores de la tarea: ya no recibirán notificaciones de la tarea. Si esa persona es miembro del equipo o del proyecto, aún podrá acceder a la tarea.
• Quitar miembros del proyecto: ya no recibirán notificaciones de la tarea ni del proyecto. Sin embargo, si el usuario también es miembro del equipo al que pertenece el proyecto, podrá ver la tarea y otras tareas del proyecto porque es público.
• Eliminar la tarea del proyecto: los miembros del proyecto ya no tendrán acceso a la tarea, pero los colaboradores de la tarea aún podrán acceder a la tarea.
• Hacer privado un proyecto: los miembros del equipo ya no tendrán acceso a la tarea o al proyecto en general, pero los miembros del proyecto y los colaboradores de la tarea seguirán teniendo acceso a la tarea.

Tareas en proyectos privados

Para verificar que una tarea pertenece a un proyecto privado, sigue estos pasos:

1. En el campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
2. Después de cargar el proyecto, el encabezado indicará que el proyecto es Privado para los miembros del proyecto. Si ese proyecto solo es visible para ti, entonces el encabezado del proyecto indicará que es Privado para ti.

Si el acceso a la tarea está limitado a un grupo de usuarios, aparece una barra amarilla arriba del campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea. Esta barra amarilla muestra exactamente quién tiene acceso a la tarea.

¿Quién puede ver la tarea?

Quién puede ver las tareas en un proyecto privado:

1. Miembros del proyecto
2. Colaboradores de la tarea

¿Cómo puedo permitir el acceso a las tareas en un proyecto privado?

1. Agrega colaboradores a la tarea: agregar a alguien como colaborador de la tarea le proporcionará acceso a una sola tarea. Si esa persona es miembro del proyecto, entonces ya tiene acceso a la tarea.
2. Agrega miembros del proyecto: agregar a alguien como miembro del proyecto le proporcionará acceso a todas las tareas del proyecto.
3. Haz público el proyecto: si haces público un proyecto, le otorgas acceso a todos los miembros del equipo al que pertenece el proyecto.

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

• Quitar colaboradores de la tarea: dejarán de tener acceso a la tarea. Sin embargo, si también es miembro del proyecto, podrá volver a acceder a la tarea desde el proyecto, pero ya no recibirá las notificaciones de la tarea.
• Eliminar miembros del proyecto: ya no tendrán acceso a la tarea ni a ninguna tarea dentro del proyecto, a menos que aún sean colaboradores de la tarea.
• Eliminar la tarea del proyecto: los miembros del proyecto ya no tendrán acceso a la tarea, pero los colaboradores de la tarea aún tendrán acceso a la tarea.

Solicitar acceso a una tarea privada

Puedes comunicarte con el responsable de una tarea privada para solicitarle acceso. Para ello:

1. Haz clic en el enlace de la tarea privada a la que necesitas acceso. Verás una pantalla en la que se explica que tú no tienes acceso a la tarea.
2. Haz clic en Solicitar acceso para pedírselo al responsable de la tarea.
3. El responsable recibirá una tarea en la que se explica que tú has solicitado acceso y tendrá la opción de agregarte como colaborador.

Aceptar o rechazar las solicitudes para agregar colaboradores a una tarea privada

Si no tienes acceso a una tarea privada, puedes solicitar que te agreguen como colaborador. Para acceder a esa tarea, primero deben aceptar tu solicitud.

• Cuando solicitas acceso a una tarea privada, el responsable recibirá una tarea en la que se explica que tú has solicitado acceso. El responsable puede agregarte al proyecto para que tengas acceso.
• Si no hay nadie asignado a la tarea, la tarea para otorgar o rechazar el acceso será asignada al creador de la tarea si aún tiene acceso para editarla.
• Si no hay nadie asignado a la tarea y el creador no tiene acceso para editarla, el primer colaborador con acceso para editarla será quien reciba la tarea para aceptar o rechazar el acceso.
• Si los miembros de un proyecto tienen acceso a la tarea, la tarea de aceptar o rechazar el acceso se le asignará al encargado del proyecto. Si el proyecto no tiene un encargado, la tarea será asignada a un miembro con acceso para editar ese proyecto.

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