Búsqueda y vistas de búsqueda

Ya sea que simplemente estés tratando de encontrar una tarea que asignaste a un colega la semana pasada o preparándote para las revisiones reuniendo un registro de tu trabajo, Asana mantiene todo tu trabajo en conjunto y te ayuda a encontrarle sentido rápidamente con la búsqueda.

La herramienta de búsqueda te permite encontrar cualquier tarea, proyecto, etiqueta, persona o equipo en tu espacio de trabajo y organización.

 

Presiona Tab+/en tu teclado para ir a la barra de búsqueda.

Búsqueda básica

Para realizar una búsqueda básica, escribe el nombre o título de cualquier objeto en la barra de búsqueda.

 

Los resultados de su búsqueda mostrarán lo siguiente en el autocompletado a continuación:

1. Tareas
2. Proyectos
3. Plantillas
4. Portafolios
5. Mensajes
6. Objetivos
7. Resúmenes de proyectos
8. Teams
9. Personas
10. Etiquetas

Ingresa el nombre de una persona en la búsqueda básica para acceder a su perfil. 

También puedes usar la tecla "@" para buscar usuarios, tareas o proyectos individuales.

Búsqueda de texto completo

Realiza una búsqueda de texto completo para buscar en todos los campos de texto en tareas y conversaciones, incluidos nombres, descripciones y comentarios.

 

Para realizar una búsqueda de texto completo:

1. Haz clic en la búsqueda e ingresa una palabra clave
2. Selecciona Ver todos los resultados con [palabra clave] (o pulsa Enter en tu teclado).

 

 

Los resultados de tu búsqueda aparecerán en la vista de cuadrícula y verás las tareas, mensajes, proyectos y tareas en las pestañas de plantillas.

Búsqueda avanzada y vistas de búsqueda

La búsqueda avanzada le permite especificar requisitos adicionales para realizar una búsqueda. Aparece al final de la lista de visualización.

Las vistas de búsquedas son listas de tareas, proyectos o mensajes que cumplen con los criterios especificados. Crea una vista de búsqueda para encontrar cualquier grupo específico de tareas, proyectos, mensajes o plantillas de tareas.

Los resultados de tu búsqueda solo mostrarán las tareas, los proyectos y los mensajes a los que tienes permiso. Por lo tanto, tus colegas pueden ver resultados diferentes, incluso si utilizan los mismos parámetros de búsqueda.

 

Crear una vista de búsqueda

1. Haz clic en la búsqueda
2. Selecciona Búsqueda avanzada.

 

 

En la ventana de búsqueda avanzada, verá una serie de parámetros que puede usar para buscar.

 

 

Haga clic en +Agregar filtro para usar parámetros de búsqueda adicionales.

Los filtros te ayudan a encontrar exactamente lo que quieres, más rápido. Puedes limitar o ampliar el alcance de tu búsqueda.

Cuando creas una vista de búsqueda, todos los campos son opcionales.

Los resultados de tu búsqueda aparecerán en el panel principal y el nombre de la búsqueda aparecerá en la parte superior del encabezado.

 

Desde los resultados de la búsqueda puedes:

• Hacer clic en Filtrar para cambiar tus parámetros de búsqueda
• Haz clic en Guardar búsqueda para añadir los resultados en la sección Búsquedas guardadas del menú lateral.
• Hacer clic en Ordenar para reordenar tus tareas
• Haz clic en Ver para verlo como una lista o como un calendario.

Con las vistas de las búsquedas se muestran tareas, proyectos, mensajes y plantillas de tareas que cumplen con los parámetros que estableciste.

Ordenar los resultados

 

Selecciona Ordenar por una variedad de campos para ordenar tus resultados de búsqueda.

Guardar los resultados de la búsqueda

Si tienes vistas de búsqueda que usas con frecuencia, puedes guardarlas para acceder a ellas fácilmente en el futuro.

 

1. Haz clic en el ícono de la estrella para guardar tu vista de búsqueda.
2. Una vez guardada, la vista de búsqueda aparecerá debajo de los elementos destacados en el menú lateral.
   
   

Al guardar una vista de búsqueda, guardas los parámetros de la búsqueda, de modo que los resultados se actualizarán a medida que tus colegas y tú sigan trabajando en las tareas.

Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre de la búsqueda para cambiarle el nombre. Para que aparezca esta opción, primero debes guardar la búsqueda haciendo clic en el icono de la estrella.
Cómo buscar en un proyecto

Las tareas se pueden buscar en un proyecto específico. Esta opción es útil si tienes proyectos con muchas tareas.

 

Para buscar dentro de un proyecto:

1. Haz clic en el ícono de los tres puntos
2. Seleccionar Buscar en este proyecto

Consejos breves sobre las vistas de búsqueda

Hay muchos parámetros que puedes usar en las vistas de búsqueda. La mayoría de ellos son bastante comprensibles, pero a continuación presentamos algunos de los menos conocidos.

• Tareas sin asignar: escribe “nadie” en el campo Encargado
• Tareas que no están en ningún proyecto: escribe “Ningún proyecto” en el campo Proyectos
• Tareas con etiquetas específicas: elige “tiene etiquetas” o “tiene todas estas etiquetas” en el filtro Etiquetas
• Tareas en una sección de un proyecto: después de ingresar un proyecto en el campo Proyectos, haz clic en la flecha desplegable para seleccionar una sección del proyecto en la cual buscar
• Sin parámetro: usa los campos “No tiene estas etiquetas” o “No en estos proyectos” para encontrar todas las tareas que no están asociados a una etiqueta o proyecto.
• Asignado por: usa el filtro Asignado por para encontrar tareas asignadas por un miembro o invitado específico
• Fecha de finalización: usa el filtro Fecha de finalización para encontrar todas las tareas finalizadas en los últimos X días
• Tareas con fechas de entrega específicas: usa los campos Fecha de entrega, inicio, finalización, creación o modificación y selecciona "Entre" para encontrar tareas que estén dentro de determinado período o "El" para mostrar tareas de una fecha específica
• Campos personalizados: use el filtro Campos personalizados para buscar un estado de campo personalizado específico.

Ejemplos de búsquedas para guardar

• Trabajo que necesitas dar seguimiento: busca tareas que hayas creado para otros, que estén sin finalizar y que venzan dentro de los próximos 3 días.
• Tareas en riesgo: Busca las tareas con un campo personalizado de “prioridad alta” que venzan hoy o mañana. Es una excelente opción para que los gerentes de proyectos puedan mantener el impulso en todos los proyectos.
• Aprobaciones bloqueadas: busca tareas con el campo personalizado que indica que están listas para revisar y aporta comentarios para que los responsables desbloqueen el trabajo que espera su aprobación.
• Trabajos que he finalizado este trimestre: busca tareas asignadas que hayas finalizado en un rango específico de fechas. Es ideal para que cualquiera pueda ver sus contribuciones, para poder hacer revisiones o simplemente para mantener un resumen actualizado.

Cómo hacer que el trabajo sea fácil de buscar

• Da a todas las tareas nombres claros y procesables. Ponerle de título a una tarea “Preparar el blog del cliente” en vez de “Blog” puede ayudar a refinar los resultados de tu búsqueda, especialmente si la tarea es la copia de una plantilla.
• Asígnales fechas de entrega y responsables a todas las tareas y además, ponlas en proyectos. Esto hace que sea mucho más fácil restringir las búsquedas con criterios específicos.
• Usa los campos personalizados para categorizar las tareas dentro de los proyectos según ciertos criterios.

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