Búsqueda y vistas de búsqueda

Ya sea que simplemente estés tratando de encontrar una tarea que asignaste a un colega la semana pasada o preparándote para las revisiones reuniendo un registro de tu trabajo, Asana mantiene todo tu trabajo en conjunto y te ayuda a encontrarle sentido rápidamente con la búsqueda.

Una búsqueda te permite encontrar cualquier tarea, proyecto, portafolio, etiqueta, persona, objetivo o equipo en tu espacio de trabajo u organización.

Using the search bar in Asana.png

Presiona Tab+/en tu teclado para ir a la barra de búsqueda.

Búsqueda básica

Para realizar una búsqueda básica, escribe las palabras clave de la barra de búsqueda de lo que estás buscando.

basic search

Los resultados de su búsqueda mostrarán lo siguiente en el autocompletado a continuación:

  1. Tareas
  2. Proyectos
  3. Plantillas
  4. Portafolios
  5. Objetivos
  6. Resúmenes de proyectos
  7. Mensajes
  8. Teams

Ingresa el nombre de una persona en la búsqueda básica para acceder a su perfil. También puedes usar la tecla "@" para buscar usuarios, tareas o proyectos individuales.

Operadores en consultas de búsqueda

Usa operadores en tus consultas de búsqueda para agregar más especificidad a tu búsqueda.

Operador Caso de uso Ejemplo

" "

Envuelve una serie de términos para indicar una frase para la búsqueda.
  • Todos los términos envueltos deben aparecer en el resultado, en el orden dado.

Buscar "manzana pastel"

 

✅ Devoluciones: deliciosa receta de tarta de manzana

 

❌ No devuelve: tarta de manzana

(y )

Envuelve los términos y los operadores para significar la precedencia.

  • Los operadores dentro de los paréntesis surten efecto antes que los externos.

  • Tenga en cuenta que los operadores se aplican de izquierda a derecha: por ejemplo, a + b | c + d = ((a + b) | c ) + d

Búsqueda: manzana | (tarta de limón)

 

✅ Devoluciones: zumo de manzana, tarta de manzana y tarta de limón

 

❌ No devuelve: zumo de limón

|

"O" los términos a la izquierda y a la derecha.

  • Los resultados pueden contener uno o ambos términos, pero deben contener al menos uno de ellos.
  • De forma predeterminada, los resultados de búsqueda deben incluir todos los términos que aparecen en el texto de búsqueda.

Buscar: manzana | tarta de limón

 

✅ Devoluciones: tarta de manzana y tarta de limón

 

❌ No devuelve: zumo de manzana o zumo de limón

*

Se adjunta a un término para indicar una consulta de prefijo.
  • Esto devuelve términos más largos que comienzan con el término.

Buscar: "apple p*"

 

✅ Devoluciones: pastel de manzana y tarta de manzana

 

❌ No devuelve: zumo de manzana

-

Antecede a un término para negarlo.
  • Los resultados no pueden contener ese término.

Buscar: pie -apple

 

✅ Devoluciones: tarta de limón

 

❌ No devuelve: tarta de manzana

Ver todos los resultados

Realiza una búsqueda completa para buscar en todos los campos de texto, incluidos nombres, descripciones y comentarios.

Para ejecutar una búsqueda de texto completo, escribe una palabra clave en la barra de búsqueda y haz clic en Ver todos los resultados o pulsa Intro.

View all results in search.png

Los resultados de tu búsqueda aparecerán en la vista de lista y verás las tareas, mensajes, proyectos, portafolios, objetivos y tareas en las pestañas de la vista de búsqueda de plantillas. Las vistas de búsqueda son listas de objetos que cumplen con los criterios especificados.

Búsqueda avanzada

Disponible en los niveles StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+ de Asana, así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise heredados.

La búsqueda avanzada le permite especificar requisitos adicionales para realizar una búsqueda. Aparece al final de la lista de visualización.

Los resultados de tu búsqueda solo mostrarán los objetos para los que tienes permiso. Por lo tanto, tus colegas pueden ver resultados diferentes, incluso si utilizan los mismos parámetros de búsqueda.

How to use advanced search.gif

Crear una vista de búsqueda

  1. Haz clic en la búsqueda
  2. Selecciona Búsqueda avanzada.
  3. En la ventana de búsqueda avanzada, verá una serie de parámetros que puede usar para buscar.
  4. Haga clic en +Agregar filtro para usar parámetros de búsqueda adicionales.

Los filtros te ayudan a encontrar exactamente lo que quieres, más rápido. Puedes limitar o ampliar el alcance de tu búsqueda.

Cuando creas una vista de búsqueda, todos los campos son opcionales.

Los resultados de tu búsqueda aparecerán en el panel principal y el nombre de la búsqueda aparecerá en la parte superior del encabezado.

Save search.png

Desde los resultados de la búsqueda puedes:

  • Filtrar para cambiar tus parámetros de búsqueda
  • Selecciona Ordenar por una variedad de campos para ordenar tus resultados de búsqueda
  • Haz clic en Ver para verlo como lista o calendario.

Filtro de campos personalizados

Usa las vistas de búsqueda para buscar tareas con el mismo campo personalizado en múltiples proyectos.

serach views

Haz clic en la barra de búsqueda para acceder a las opciones de búsqueda avanzada. A continuación, haz clic en Agregar filtro y luego selecciona Agregar campo. Después, puedes especificar los valores de los campos personalizados que estás buscando.

El campo personalizado debe estar en la biblioteca de campos de su organización para que se muestre en las opciones de búsqueda avanzada.

Guardar los resultados de la búsqueda

Si tienes vistas de búsqueda que usas con frecuencia, puedes guardarlas para acceder a ellas fácilmente en el futuro.

save a search
  1. Haz clic en el ícono de la estrella para guardar tu vista de búsqueda.
  2. Una vez guardada, la vista de búsqueda aparecerá debajo de los elementos destacados en el menú lateral.

Al guardar una vista de búsqueda, guardas los parámetros de la búsqueda, de modo que los resultados se actualizarán a medida que tus colegas y tú sigan trabajando en las tareas.


Rename search

Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre de la búsqueda para cambiarle el nombre. Para que aparezca Cambiar nombre, primero debes guardar la búsqueda.

Cómo buscar en un proyecto

Las tareas se pueden buscar en un proyecto específico. Esta opción es útil si tienes proyectos con muchas tareas.

How to search a project.png

Para buscar dentro de un proyecto:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos
  2. Seleccionar Buscar en este proyecto

Consejos breves sobre las vistas de búsqueda

Hay muchos parámetros que puedes usar en las vistas de búsqueda. La mayoría de ellos son bastante comprensibles, pero a continuación presentamos algunos de los menos conocidos.

  • Tareas sin asignar: escribe “nadie” en el campo Encargado
  • Tareas que no están en ningún proyecto: escribe “Ningún proyecto” en el campo Proyectos
  • Tareas con etiquetas específicas: elige “tiene etiquetas” o “tiene todas estas etiquetas” en el filtro Etiquetas
  • Tareas en una sección de un proyecto: después de ingresar un proyecto en el campo Proyectos, haz clic en la flecha desplegable para seleccionar una sección del proyecto en la cual buscar
  • Sin parámetro: usa los campos “No tiene estas etiquetas” o “No en estos proyectos” para encontrar todas las tareas que no están asociados a una etiqueta o proyecto.
  • Asignado por: usa el filtro Asignado por para encontrar tareas asignadas por un miembro o invitado específico
  • Fecha de finalización: usa el filtro Fecha de finalización para encontrar todas las tareas finalizadas en los últimos X días
  • Tareas con fechas de entrega específicas: usa los campos Fecha de entrega, inicio, finalización, creación o modificación y selecciona "Entre" para encontrar tareas que estén dentro de determinado período o "El" para mostrar tareas de una fecha específica
  • Campos personalizados: use el filtro Campos personalizados para buscar un estado de campo personalizado específico.
  • Fechas de entrega y fechas de inicio
    • Dentro de los próximos: Todas las tareas que vencen a partir de hoy
    • Durante los próximos: incluye todas las fechas de vencimiento

Ejemplos de búsquedas para guardar

  • Trabajo que necesitas dar seguimiento: busca tareas que hayas creado para otros, que estén sin finalizar y que venzan dentro de los próximos 3 días.
  • Tareas en riesgo: Busca las tareas con un campo personalizado de “prioridad alta” que venzan hoy o mañana. Es una excelente opción para que los gerentes de proyectos puedan mantener el impulso en todos los proyectos.
  • Aprobaciones bloqueadas: busca tareas con el campo personalizado que indica que están listas para revisar y aporta comentarios para que los responsables desbloqueen el trabajo que espera su aprobación.
  • Trabajos que he finalizado este trimestre: busca tareas asignadas que hayas finalizado en un rango específico de fechas. Es ideal para que cualquiera pueda ver sus contribuciones, para poder hacer revisiones o simplemente para mantener un resumen actualizado.

Cómo hacer que el trabajo sea fácil de buscar

  • Da a todas las tareas nombres claros y procesables. Ponerle de título a una tarea “Preparar el blog del cliente” en vez de “Blog” puede ayudar a refinar los resultados de tu búsqueda, especialmente si la tarea es la copia de una plantilla.
  • Asígnales fechas de entrega y responsables a todas las tareas y además, ponlas en proyectos. Esto hace que sea mucho más fácil restringir las búsquedas con criterios específicos.
  • Usa los campos personalizados para categorizar las tareas dentro de los proyectos según ciertos criterios. 

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