Cómo utilizar las tareas

Las tareas representan pasos prácticos o tareas pendientes para dejar en claro quién es responsable de qué y para cuándo, pero también pueden representar ideas y elementos de referencia. Si acostumbras a enviar emails cada vez que necesitas algo de un compañero de equipo, prueba con una tarea.

En ellas se guardan todas las instrucciones, los comentarios y los archivos adjuntos relacionados para que la información permanezca en un mismo lugar. Por lo general, las tareas son parte de un proyecto, por lo que tus compañeros de equipo pueden encontrarlas y verlas fácilmente.

Cómo crear tareas

Hay tres formas principales de crear tareas:

  1. Desde el botón naranja Agregado rápido en la barra superior
  2. Con el botón Agregar tarea de un proyecto
  3. Haz clic en  + junto a la sección

También puedes crear tareas desde emailsmensajes de Slack y otras aplicaciones externas.

Responsable de la tarea

Cada tarea solo puede tener un responsable, pero puede tener muchos colaboradores.

Tanto el responsable de una tarea como los colaboradores pueden ver la tarea y editarla en función de la configuración de permisos de la tarea. El creador de la tarea y su responsable se convierten automáticamente en colaboradores. Los colaboradores de la tarea reciben notificaciones cuando se actualiza la tarea.

Las tareas asignadas a aparecerán en tu sección de Mis tareas.

Para asignar una tarea:

  1. Haz clic en el campo Responsable en el panel de detalles de la tarea.
  2. Empieza a escribir el nombre o la dirección de email de la persona.
  3. Selecciona la persona de los resultados de autocompletar.

Para desasignar una tarea, ve al campo Asignado y haz clic en la X.

Presiona Tab+M para asignarte una tarea.

Asignar tareas duplicadas

Puedes crear la misma tarea para varias personas.

Assign to multiple people.png

Para asignar varias copias de una tarea:

  1. Abre el panel de detalles de la tarea y haz clic en el campo Responsable.
  2. Haz clic en Asignar tareas duplicadas. 
  3. Elige a quién vas a asignar un duplicado
  4. Haz clic en Asignar
    .

La asignación de copias no asigna la tarea original a varias personas, sino que crea varias copias de una tarea y se las asigna a cada persona.

Colaboradores de la tarea

Conviértete en colaborador de una tarea para mantenerte al día sobre los siguientes cambios:

  • Se agregó un archivo adjunto
  • Se publica un comentario nuevo
  • Cuando a alguien le gusta la tarea
  • La tarea se marca como finalizada

Los colaboradores recibirán notificaciones en su bandeja de entrada y podrán recibir notificaciones por correo electrónico en función de su configuración.

Para agregar un colaborador a una tarea, haz clic en el botón + junto a Colaboradores para agregar o quitar colaboradores.

Si recibes notificaciones de una tarea que ya no te interesa, puedes eliminarte como colaborador haciendo clic en el botón Abandonar tarea.

Si @mencionas a otra persona en la descripción o en los comentarios de una tarea, se agregará automáticamente como colaborador de la tarea.

¿Crear un proyecto, una tarea o una subtarea?

Más abajo puedes consultar nuestro marco que te ayudará a elegir la opción más conveniente:

  Crear un proyecto... Crear una tarea... Crear una subtarea... Ejemplos
Nivel de dedicación Es un gran esfuerzo con un grupo de partes interesadas trabajando hacia un objetivo a lo largo del tiempo, o quieres un lugar central para dar seguimiento al trabajo. Intentas capturar una tarea pendiente individual para una persona que se puede realizar en unos pocos minutos o días de trabajo. Varias personas contribuyen a la finalización de una tarea para ayudarte a dividir y conquistar. Proyecto: Calendario editorial
Tarea: Publicar blog
Subtarea: Reunir citas de clientes para el blog
Complejidad El trabajo que estás realizando tiene muchos pasos, etapas, participantes o capas. Quieres comunicarte con un subgrupo de participantes con respecto a una parte específica del trabajo (en contraste con el proyecto entero). Intentas desglosar una tarea en pequeñas unidades. Proyecto: Campaña de Año Nuevo
Tarea: Finalizar los mensajes de la campaña
Subtarea: Revisar los mensajes de la campaña

Más recursos para dominar las tareas

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