¿Qué son las tareas?
Las tareas representan pasos prácticos o tareas pendientes para dejar en claro quién es responsable de qué y para cuándo, pero también pueden representar ideas y elementos de referencia. Si acostumbras a enviar emails cada vez que necesitas algo de un compañero de equipo, prueba con una tarea.
Por ejemplo, puedes tener una tarea para hacer animaciones en un video para una próxima campaña y que otro compañero de equipo sea el responsable de la organización. Se puede dar seguimiento a estas tareas en un proyecto de gestión de campañas.
Cada tarea contiene todos los archivos, comentarios e instrucciones relacionados con la misma, para que la información se mantenga en el lugar correcto (y en un solo lugar). Por lo general, las tareas son parte de un proyecto, por lo que tus compañeros de equipo pueden encontrarlas y verlas fácilmente. Revisa asana.com/apps para más información.
Cómo crear tareas
Hay tres formas principales de crear tareas:
- Desde el botón naranja Agregado rápido que se encuentra en la barra superior.
- En el botón Agregar tarea en un proyecto.
- Haciendo clic en cualquier lista de tareas; después, pulsa Enter y empieza a escribir.
También puedes crear tareas desde emails, mensajes de Slack y otras aplicaciones externas. Asana se integra con las principales herramientas para que ahorres tiempo y te sea más fácil gestionar tus tareas.
Responsable de la
tarea
Cada tarea solo puede tener un responsable, pero puede tener muchos colaboradores.
Tanto el responsable de una tarea como los colaboradores pueden ver la tarea y editarla en función de la configuración de permisos de la tarea.
El campo de responsable indica qué persona realiza el trabajo.
Cualquier tarea asignada a un usuario aparecerá en la sección Mis tareas de ese usuario.
Los colaboradores de la tarea reciben notificaciones cuando se actualiza la misma.
El creador de la tarea y su responsable se convierten automáticamente en colaboradores de la tarea.
Para asignar una tarea:
- Haz clic en el campo Responsable en el panel de detalles de la tarea.
- Empieza a escribir el nombre o la dirección de email de la persona.
- Selecciona la persona de los resultados de autocompletar.
Presiona
Tab+Mpara asignarte una tarea.
Para desasignar una tarea:
Ve al campo Responsable y haz clic en el icono X que aparece
Asignar tareas duplicadas
Si quieres crear la misma tarea para varias personas, puedes asignar fácilmente varias tareas a diferentes personas o a un equipo completo de tu organización.
Para asignar varias copias de una tarea:
- Haz clic en el campo Responsable en el panel de detalles de la tarea.
- Selecciona Asignar tareas duplicadas del menú desplegable.
- Elige de la lista a quién vas a asignar un duplicado
- Haz clic en Asignar duplicado
.
Recibirás una notificación en la parte inferior de tu pantalla que dice que x se duplicó correctamente.
La asignación de copias no asigna la tarea original a varias personas, sino que crea varias copias de una tarea y se las asigna a cada persona.
Colaboradores de la tarea
Conviértete en colaborador de una tarea para mantenerte al día sobre los siguientes cambios:
- Se agregue un archivo adjunto a la tarea
- Se publica un comentario nuevo en la tarea
- Cuando a alguien le gusta la tarea
- Cuando la tarea se marca como finalizada
Para agregar un colaborador a una tarea:
Haz clic en el botón + junto a Colaboradores para agregar o quitar colaboradores.
Los colaboradores recibirán notificaciones en su bandeja de entrada y podrán recibir notificaciones por correo electrónico en función de su configuración.
Si recibes notificaciones de una tarea que ya no te interesa, puedes eliminarte como colaborador.
Para abandonar una tarea:
Haz clic en el botón Abandonar tarea
Cómo eliminar a un colaborador:
Desde aquí puedes hacer lo siguiente:
- Quitar a un colaborador si colocas el cursor sobre su nombre y haces clic en el ícono X.
- Agregar a un colaborador si ingresas su nombre o email y lo seleccionas desde los resultados autocompletados.
Si @mencionas a otra persona en la descripción o en los comentarios de una tarea, se agregará automáticamente como colaborador de la tarea.
Consejos y mejores prácticas para usar las
tareas
Con estos consejos puedes aprender a crear una tarea excelente y a responder a las tareas que tienes asignadas.
Cómo crear una tarea perfecta
- Escribe nombres de tareas que sean claros y que indiquen una acción. Por ejemplo, es mejor escribir "Terminar el primer borrador de la publicación del blog" en vez de "Publicación del blog".
- Asígnate la tarea a ti mismo o a un compañero de equipo. Las tareas solamente pueden tener un responsable para que no haya confusiones con respecto a quién es el responsable del trabajo.
- Puedes dividir una tarea en subtareas si varias personas deben contribuir para completarla.
- Agrega una fecha de inicio y una fecha de entrega para mostrar la duración y el vencimiento final de una tarea. Tus compañeros de equipo podrán calcular mejor el tiempo de una tarea y saber para cuándo se espera que el trabajo esté listo.
- Usa la descripción de la tarea para dar más detalles, instrucciones o contexto a la tarea, de modo que el responsable tenga toda la información que necesita para comenzar y terminar el trabajo. Puedes mencionar a un compañero de equipo o un proyecto, dar formato a la descripción de la tarea con texto enriquecido y agregar medios de inserción de lugares como YouTube y Figma que aparecerán como una vista previa interactiva en la descripción de la tarea.
- Adjunta cualquier archivo que necesites. Asana se integra con Google Drive, Dropbox, OneDrive y Box para que sea más fácil adjuntar archivos desde las herramientas que ya usas.
- Algunas tareas pueden depender de que primero se termine otro trabajo. Configura las dependencias de la tarea para que el trabajo se realice en el orden y el momento correctos.
- Finalmente, puedes agregar colaboradores a la tarea (es como ponerlos en copia en un correo electrónico). Recibirán notificaciones sobre cualquier actividad de la tarea. Puedes agregar o quitar colaboradores en cualquier momento.
- Cuando hayas finalizado una tarea, haz clic en la marca de verificación que está junto al nombre de la tarea. Publica un comentario para que tus compañeros de equipo sepan lo que has logrado.
También puedes crear hitos para representar los principales objetivos del proyecto (como cumplir con una meta de rentabilidad) o partes del trabajo que desbloquean la siguiente fase (como confirmar el lugar de un evento).
¿Crear un proyecto, una tarea o una subtarea?
Muchos clientes se hacen esta pregunta y, en general, la respuesta es que básicamente depende de lo que estés intentando lograr y de cómo quieres ver la información. Más abajo puedes consultar nuestro marco y algunos consejos que te ayudarán a elegir la opción más conveniente:
| Crear un proyecto... | Crear una tarea... | Crear una subtarea... | Ejemplos | |
|---|---|---|---|---|
| Nivel de dedicación | Es un gran esfuerzo con un grupo de partes interesadas trabajando hacia un objetivo a lo largo del tiempo, o quieres un lugar central para dar seguimiento al trabajo. | Intentas capturar una tarea pendiente individual para una persona que se puede realizar en unos pocos minutos o días de trabajo. | Varias personas contribuyen a la finalización de una tarea para ayudarte a dividir y conquistar. |
Proyecto: Calendario editorial Tarea: Publicar blog Subtarea: Reunir citas de clientes para el blog |
| Vistas | Quieres ver el proyecto y sus tareas en diferentes vistas (lista, tablero, cronograma, calendario) y generar informes sobre ellos con portafolios y gráficos del panel. | Quieres que el trabajo se pueda ver en las vistas de cronograma, panel o gestión de recursos (las subtareas no se muestran automáticamente aquí). | No necesitas ver las subtareas en las vistas de cronograma, panel o gestión de recursos. |
Proyecto: Lanzamiento de producto Tarea: Realizar investigación de mercado Subtarea: Escribir un resumen de la investigación para marketing |
| Complejidad | El trabajo que estás realizando tiene muchos pasos, etapas, participantes o capas. | Quieres comunicarte con un subgrupo de participantes con respecto a una parte específica del trabajo (en contraste con el proyecto entero). | Intentas desglosar una tarea en pequeñas unidades. (Pero si asignas más de cinco subtareas a diferentes participantes, asegúrate de que no se trate de un proyecto en encubierto). |
Proyecto: Campaña de Año Nuevo Tarea: Finalizar los mensajes de la campaña Subtarea: Revisar los mensajes de la campaña |
Responde y colabora con las tareas
Las tareas están previstas para que cualquier persona las cree y las asigne, cualquiera en tu espacio de Asana. Haz que la colaboración sea más estrecha con estos consejos:
- Si alguien te asigna una tarea, puedes acusar recibo con un me gusta para mostrar que la has visto y puedes hacerla.
- Si no eres la persona correcta para trabajar en la tarea, puedes reasignarla o iniciar una conversación en los comentarios de la tarea.
- A medida que trabajas en la tarea, brinda actualizaciones con los comentarios de la tarea para que los colaboradores de la tarea puedan responder y estar al tanto del progreso.
- Si un comentario contiene detalles clave o si es una entrega final, lo puedes fijar al inicio para que sea fácil encontrarlo.
- Si necesitas que alguien dirija su atención a una tarea o comentario, usa @mencionar. Esa persona será notificada y podrá navegar rápidamente a esa tarea en específico. @mencionar a alguien en una tarea automáticamente lo convierte en un colaborador y le envía una notificación a la bandeja de entrada.
- También puedes @mencionar el nombre de proyectos, tareas, mensajes y equipos para conectar tu trabajo y que sea fácil consultarlo.
Más recursos para dominar las tareas
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| Recursos | Enlace |
|---|---|
| Tutoriales de Asana | Aprende lo básico acerca de las tareas en 15 minutos. |
| Video tutorial sobre tareas. | Mira: Cómo usar Asana |
| Curso a pedido sobre administración de tareas. | Regístrate en la Academia Asana |
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