Las plantillas personalizadas pueden hacerle ahorrar a tu equipo muchísimo tiempo si permites crear proyectos estandarizados para simplificar tu flujo de trabajo. Nuestro generador mejorado de plantillas de proyectos permite apreciar de un solo vistazo todos los elementos y aspectos de la plantilla de proyecto y también los del equipo.
Las nuevas plantillas de proyectos te permitirán crear plantillas personalizadas y reutilizables para ayudar a tu equipo a iniciar proyectos nuevos en cuestión de segundos. Para aprender a crear y usar plantillas de proyecto, consulta el artículo Crear y usar plantilla.
Gracias a la nueva posibilidad de crear plantillas de proyectos desde cero, adaptarás las tareas asociadas, los colaboradores y los cronogramas a tu gusto.
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Localización de plantillas de proyectos
Para encontrar plantillas de proyectos, desplázate hasta la parte inferior de la página de inicio de tu equipo y selecciona la plantilla que quieras usar.
También puedes usar la barra de búsqueda para buscar una plantilla.
Cómo crear una plantilla de proyecto a partir de un proyecto existente
- Haz clic en la flecha del menú desplegable que se encuentra junto al título del proyecto.
- Haz clic en Guardar como plantilla.
A partir de este punto, puedes cambiar el nombre de tu plantilla de proyecto y compartirla con el equipo. También puedes adaptar la configuración de privacidad para que se comparta con tu equipo, otorgarle acceso de edición o hacer que sea privada para los miembros del proyecto. Una vez que hayas terminado, haz clic en Crear una plantilla nueva.
Ahora, tu plantilla se ha generado y puedes empezar a desarrollarla y adaptarla a tus necesidades.
Aquí tendrás la opción de añadir o editar las tareas predeterminadas, los responsables y las fechas de entrega de la plantilla.
Configurar las fechas del proyecto para una plantilla personalizada
Las fechas de las plantillas de proyectos son relativas. De este modo, se facilita el seguimiento de las tareas, ya que es posible observar cuántos días faltan ya sea para el inicio del proyecto como para la fecha de finalización.
Las fechas de las plantillas de proyectos ahora están vinculadas a las fechas de inicio y finalización del proyecto creado a partir de una plantilla.
Si vas al selector de fechas verás que puedes configurar fechas de inicio y/o fechas de finalización cuando generes tu plantilla de proyecto y Asana programará todas las tareas asociadas. En el selector solamente encontrarás las fechas relativas (p. ej., 3 días después de la fecha de inicio del proyecto).
Configuración de la fecha de referencia
Cuando configures el cronograma puedes hacer lo siguiente:
-
Elegir A partir de la fecha de inicio del proyecto para que las fechas de todas las tareas sean relativas a la fecha de inicio del proyecto, cuando se lo cree a partir de la plantilla.
-
O elegir A partir de la fecha de entrega del proyecto para que las fechas de todas las tareas sean relativas a la fecha de entrega del proyecto, cuando se lo cree a partir de la plantilla.
También tienes la opción de no incluir fechas u omitir fines de semana.
Una vez que hayas elegido las fechas, también tendrás la opción de hacer clic en Agregar horario en la esquina inferior izquierda de la pantalla del selector de fechas. Con esta acción se establecerá automáticamente una hora de entrega con su correspondiente hora de inicio. Personalización de la plantilla
Las plantillas se pueden adaptar y personalizar desde la pestaña Personalizar que se encuentra en la esquina derecha de la plantilla.
Aquí tendrás la opción de personalizar los campos, los formularios, las plantillas de tareas y las reglas.
Además, podrás elegir si deseas agregar, editar o eliminar algún campo. Una vez que hayas decidido cuáles serán las fechas y los campos personalizados de las tareas, haz clic en Continuar, a la izquierda de la plantilla del proyecto.
Las tareas asignadas en una plantilla de proyecto no aparecerán en la bandeja Mis tareas del responsable.
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Roles en el proyecto
Ahora puedes agregar roles a las plantillas de proyectos. Los roles crean marcadores de posición que asignan automáticamente tareas al compañero de equipo correcto cuando se usa la plantilla. Los roles de proyecto están disponibles en los niveles Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como en los niveles heredados Business y Legacy Enterprise.
Añadir roles a una plantilla de proyecto:
Para agregar un rol a una plantilla de proyecto, primero crea una nueva plantilla de proyecto o haz clic en Editar en la esquina superior derecha de una plantilla existente.
Haz clic en el botón + Añadir rol en la barra lateral para comenzar a añadir roles de proyecto.
- Haga clic en + Agregar rol e introduzca el nombre del rol relevante; Gerente de Proyecto o Diseñador, por ejemplo.
- Haz clic en Crear para guardar el nombre del rol.
Cómo editar o añadir roles adicionales en el proyecto:
- Haz clic en Editar rol en Roles de proyecto en el menú lateral.
- Haz clic en + Agregar rol para agregar un rol de proyecto adicional.
- Haz clic en cualquier rol existente para editar o realizar cambios
Para quitar un rol del proyecto:
- Haz clic en Editar rol.
- Pasa el cursor sobre el rol que deseas eliminar y haz clic en la x que aparece y, a continuación, haz clic en Eliminar.
- Haz clic en Listo para volver a la plantilla
Cómo asignar roles en el proyecto:
- Haz clic en Listo una vez que hayas terminado de editar tu plantilla
- Haz clic en Usar plantilla para pasar por el flujo normal para nombrar tu proyecto y, a continuación, haz clic en Continuar.
- En la siguiente página puedes elegir a los responsables de cada función del proyecto. Una vez asignado, haga clic en Ir al proyecto. También puedes hacer clic en Omitir para omitir este paso; sin embargo, no se recomienda. Consulta el consejo de Asana a continuación.
Ten en cuenta que si se omite este paso, el cesionario no se puede añadir después, lo que significa que el campo del cesionario permanecerá en blanco. Por lo tanto, se recomienda agregar al cesionario en la primera creación.
Configurar la plantilla
Desde la configuración de la plantilla, tendrás la opción de:
- Editar el título de la plantilla
- Agregar una descripción a la plantilla
- Elegir qué equipo tendrá acceso a la plantilla
- Seleccionar una configuración de privacidad
- Elegir colaboradores de una plantilla de proyecto
- Agrega un proyecto a los portafolios
Los encargados de las plantillas pueden decidir si los demás miembros pueden editar o usar las plantillas de proyectos.
- Quienes tengan permisos de edición pueden agregar, editar y eliminar cualquier elemento en la plantilla.
- Quienes tengan permisos Can use podrán usar la plantilla para crear proyectos, pero no podrán editar nada de la plantilla.
- A quienes sean miembros se les podrá otorgar el acceso como nuevo encargado de la plantilla.
- Además, a los miembros también se los podrá quitar de la plantilla.
También puedes usar el generador para añadir proyectos a los portafolios. Esto significa que todos los proyectos creados con esta plantilla se agregarán al portafolio seleccionado.
Cómo crear un proyecto desde cero con plantillas de proyecto
También puedes usar el generador para crear una plantilla desde cero:
- Crea un proyecto nuevo.
- Selecciona Usar una plantilla.
- Deslízate hacia abajo hasta la sección de plantillas personalizadas.
- Haz clic en + Plantilla nueva.
Nota: Una vez que el equipo haya creado su primera plantilla, también podrás crear otras desde la página del equipo, en la sección Plantillas.
Eliminar una plantilla
Las plantillas de proyectos de cualquier equipo se pueden ver sin problemas y es posible identificarlas simplemente con ir a la página de equipos.
Aquí, las plantillas se pueden editar o eliminar fácilmente al hacer clic en el ícono de los tres puntos, en el extremo superior derecho de la plantilla.
Paquetes en plantillas de proyectos
Los paquetes están disponibles para todos los clientes de Asana Enterprise.
Los usuarios ahora pueden agregar paquetes a las plantillas de proyectos a través del botón Personalizar al crear un proyecto a partir de una plantilla de proyecto. Los paquetes en plantillas de proyectos permiten a los usuarios estandarizar y administrar sus proyectos y flujos de trabajo, incluso después de que se haya creado un proyecto, lo que significa que:
- Los nuevos proyectos netos creados a partir de la plantilla de proyecto tendrán el paquete aplicado.
- Las actualizaciones realizadas en el paquete se sincronizarán automáticamente con todos los demás proyectos y plantillas de proyectos que usen ese paquete. Cuando se actualiza el paquete en sí, esos cambios se reflejan en todas partes donde el paquete está en uso.
Para agregar un paquete a tu plantilla de proyecto
- Comienza a crear un nuevo proyecto y elige Usar una plantilla para elegir una plantilla de proyecto de la biblioteca.
- Haga clic en Editar para editar la plantilla del proyecto.
- Haz clic en Personalizar y elige + Añadir paquete en el menú Personalizar.
- A continuación, puedes elegir entre un paquete existente o crear uno nuevo desde la galería de paquetes.
- Después de crear el paquete, asegúrate de aplicarlo a esa plantilla de proyecto seleccionándolo en el panel de gestión de paquetes.
Después de crear o seleccionar un paquete existente desde la galería, debes agregar el paquete a la plantilla del proyecto desde el panel de administración de paquetes para que la plantilla reciba el paquete.
Aplicación de paquetes desde el panel de gestión de paquetes
También se puede aplicar un paquete a una plantilla de proyecto directamente desde el panel de administración de paquetes, como se muestra a continuación.
- Haz clic en el botón Personalizar dentro de tu proyecto y desplázate hacia abajo hasta Paquetes.
- Haz clic en el paquete que deseas usar y dirígete a la pestaña Panel de control.
- Haz clic en el botón + Agregar a mi trabajo para buscar y seleccionar la plantilla de proyecto correspondiente.
Visualización de plantillas de proyectos en el panel de gestión de paquetes
- Haz clic en el botón Personalizar dentro de tu proyecto y desplázate hacia abajo hasta Paquetes.
- Haz clic en el paquete que deseas ver y dirígete a la pestaña Panel de control.
- En Tipo de trabajo, verás si cada elemento de la lista es un proyecto o una plantilla de proyecto.
Notas sobre los paquetes en las plantillas de proyectos
- A medida que el paquete se adjunta a la plantilla del proyecto, los cambios que se realicen en el paquete se reflejan automáticamente en la plantilla del proyecto.
- Los paquetes existentes de la galería de paquetes se pueden agregar a una plantilla de proyecto.
- Los usuarios pueden ver una lista de paquetes que se han agregado a la plantilla de proyecto (esto depende de los permisos de proyecto de un usuario).
- Los usuarios deben tener acceso de edición a una plantilla de proyecto para agregar un paquete a la plantilla o para ver los paquetes agregados anteriormente.
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