Overview
Las reglas son una parte importante de muchos flujos de trabajo, así como lo son las integraciones. Ahora, puedes usar una regla para integrar las herramientas favoritas de tu equipo con tu trabajo en Asana y dejar que las reglas hagan el trabajo pesado de manera automática. Puedes establecer disparadores específicos en tus proyectos de Asana y confiar en las reglas para que automaticen tu flujo de trabajo cuando se cumplan los criterios que elegiste.
Por ejemplo, la integración de reglas de Slack + Asana te permite enviar un mensaje a un compañero de equipo o canal en Slack en función del disparador establecido, como la finalización de una tarea.
Las Reglas están disponibles con Asana Premium, Business y Enterprise, al igual que las integraciones de reglas.
Cómo crear una regla
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo crear una regla en un proyecto de Asana seleccionando un disparador, una acción y un nombre para la regla.
Para más información sobre cómo usar las reglas para automatizar tu trabajo diario, consulta nuestro artículo sobre reglas en el Centro de ayuda de Asana.
Gmail
Aprovecha las reglas para enviar un email desde tu cuenta de Gmail al destinatario que elijas cuando se cumplan determinados parámetros, todos definidos previamente por ti mismo. Puedes elegir entre muchos disparadores, como cuando una tarea ya no está bloqueada o se acerca una fecha de entrega, y deja que las reglas envíen automáticamente un email con un mensaje personalizado.
Pasos para configurar la integración de reglas
- Haz clic en Personalizar en el extremo superior derecho de tu proyecto y selecciona Agregar regla de la lista.
- En Agregar regla, selecciona un disparador como Aprobación finalizada.
- En la pestaña Acciones, selecciona Enviar correo electrónico.
- Ingresa la dirección de email del destinatario en el campo "para"
- Ingresa una respuesta a la dirección de email
- Ingresa el asunto del email en el campo Asunto
- Redacta el cuerpo del email en el campo Redacta un mensaje
En este ejemplo, cuando se aprueba la tarea, se activa la regla y se realiza la acción; se enviará un correo electrónico desde su dirección de correo electrónico y se le enviará automáticamente un Bcc en el correo electrónico. El enlace de la tarea también se incluirá en el correo electrónico.
Twilio
Para comunicarse sin problemas con sus clientes o colaboradores, confíe en las reglas para enviar un texto SMS a través de Twilio, en función de los desencadenantes y las combinaciones que puede establecer de antemano.
Pasos para configurar la integración de reglas
- Haz clic en Personalizar en el extremo superior derecho de tu proyecto y selecciona Agregar regla de la lista.
- En Agregar regla, selecciona un disparador como el valor del campo personalizado Urgencia que se cambia a Alta
- En la pestaña Acciones, selecciona Enviar mensaje de texto SMS.
- Selecciona Conectar con Twilio. Se te pedirá que proporciones tu SID de cuenta de Twilio y tu token de autenticación. Puedes encontrarlo iniciando sesión en tu cuenta de Twilio y seleccionando Cuenta y tu token estará en tokens de autenticación.
- Después de conectar tu cuenta, ingresa tu número de teléfono de Twilio
- Ingresa el número de teléfono del destinatario en el campo Enviar a
- Escribe el contenido del mensaje en el campo Escribe un mensaje
En este ejemplo, cuando el valor del campo personalizado Urgencia se establece en Alto, se activa la regla y se realiza la acción; se envía un mensaje SMS al destinatario elegido.
PagerDuty
Reglas de confianza para notificar a tu equipo de respuesta a incidentes a través de PagerDuty cuando una tarea necesita atención. Los activadores que elijas permiten que Asana se integre con PagerDuty y cree incidentes con el contexto de la tarea automáticamente, a cualquier hora del día o de la noche.
Pasos para configurar la integración de reglas
- En tu proyecto, haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha y selecciona Agregar regla de la lista.
- En Agregar regla, selecciona un disparador como el valor del campo personalizado Urgencia que se cambia a Alta
- Desde la pestaña Acciones, selecciona Crear incidente.
- Introduzca un título para el incidente en el campo Título
- Elige un servicio en el campo Servicio
- Selecciona la urgencia en el campo Urgencia.
- Escriba una descripción de Incedent.
En este ejemplo, cuando el valor del campo personalizado Urgencia se establece en Alto, la regla se activa y se toma la acción; se crea un incidente de Pagerduty. El email del creador de la tarea y el enlace de la tarea se incluirán automáticamente en la descripción del incidente.
Calendario de Google
Con las Reglas de Asana, los equipos pueden programar reuniones manualmente y crear automáticamente una reunión con los colaboradores del proyecto cuando una tarea llega a cierta etapa. Por ejemplo, los equipos pueden usar esta regla para activar la creación de un evento en un calendario de equipo cuando una tarea se traslada a una sección "Programada". Los equipos también pueden usar esto para escenarios de tareas recurrentes: puedes tener una tarea recurrente "Enviar agenda para la reunión" que envía una invitación al evento cuando se completa la tarea.
Pasos para configurar la integración de reglas
- Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
- Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
- Selecciona Google Calendar de la columna de la izquierda.
- Selecciona una de las reglas predeterminadas o haz clic en Crear regla personalizada.
- Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
- Autenticación haciendo clic en Conectarse a las Reglas del Calendario de Google
- Inicia sesión con tu cuenta de Google y haz clic en Permitir.
- Llena los campos del evento de Google Calendar
- Opcionalmente, invite a los colaboradores de la tarea como invitados del evento
Dropbox
Con las reglas de Asana, los equipos tienen la capacidad de cargar automáticamente archivos adjuntos de tareas de Asana a una carpeta de Dropbox específica para optimizar el uso compartido, el almacenamiento y la colaboración. Los equipos ya no tendrán que transferir archivos manualmente, sino que podrán activar disparadores para cargar de forma automática y segura los archivos adjuntos de las tareas en Dropbox para facilitar la consulta.
Por ejemplo, los equipos pueden usar Asana para trabajar en las aprobaciones de activos y, luego de aprobados, pueden cargar automáticamente el archivo adjunto de la tarea a una carpeta de Dropbox específica para garantizar que los activos finales se carguen en la ubicación correcta.
Consideraciones al utilizar esta integración:
- Las reglas que se activan en las tareas con más de 10 archivos adjuntos cargarán solo los 10 archivos adjuntos más recientes.
- Las cargas de archivos que tengan el mismo nombre que un archivo existente en la carpeta de Dropbox asociada se renombrarán automáticamente y se cargarán correctamente.
Pasos para configurar la integración de reglas
- Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
- Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
- Selecciona Dropbox de la columna de la izquierda.
- Puedes seleccionar una regla predeterminada o hacer clic en Crear regla personalizada.
- Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
- Para autenticarte, haz clic en Conectarse a las reglas de Dropbox y sigue los pasos que se indican a continuación.
- Añadir la URL de la carpeta de Dropbox que se encuentra en la aplicación web
Box
Usa las Reglas de Asana para automatizar el proceso de subir contenido a Box cuando se realicen ciertas acciones en Asana. Los equipos pueden ahorrar tiempo al establecer activadores que transferirán automáticamente los archivos adjuntos de tus tareas de Asana a Box.
Por ejemplo, los equipos de diseño que trabajan en activos pueden crear una regla para cargar el archivo adjunto en Box una vez que la tarea se mueva a la sección "Activos aprobados finales".
Consideraciones al utilizar esta integración:
- Las reglas que se activan en las tareas que tienen más de 10 archivos adjuntos cargarán solo los 10 archivos adjuntos más recientes.
- Los intentos de carga de archivos con el mismo nombre que un archivo existente en la carpeta Box darán como resultado un error en la regla. Para corregir este error, cambie el nombre del archivo existente, edite y vuelva a guardar la regla y vuelva a activar la acción de carga.
Pasos para configurar la integración de reglas
- Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
- Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
- Selecciona el cuadro de la columna de la izquierda.
- Puedes seleccionar una regla predeterminada o hacer clic en Crear regla personalizada.
- Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
- Autenticar haciendo clic en Conectarse a las reglas de Box y siguiendo los pasos
- Añadir la URL de la carpeta Box que se encuentra en la aplicación web
Microsoft OneDrive
Con las reglas de Asana, los equipos tienen la capacidad de cargar automáticamente archivos adjuntos de tareas de Asana a una carpeta de OneDrive específica para optimizar el uso compartido, el almacenamiento y la colaboración, al tiempo que reducen el trabajo manual.
Por ejemplo, los equipos pueden usar Asana para trabajar en las aprobaciones de activos y, luego de aprobados, pueden cargar automáticamente el archivo adjunto de la tarea a una carpeta de OneDrive específica para garantizar que los activos finales se carguen en la ubicación correcta.
Ten en cuenta que esta integración funciona con OneDrive, no con Sharepoint.
Consideraciones al utilizar esta integración:
- Las reglas que se activan en las tareas que tienen más de 10 archivos adjuntos cargarán solo los 10 archivos adjuntos más recientes.
- Los archivos cargados donde haya un archivo existente con el mismo nombre en la carpeta de OneDrive reemplazarán al archivo existente. Si no es el caso, asegúrese de que los archivos tengan nombres diferentes.
Pasos para configurar la integración de reglas
- Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar la integración.
- Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
- Selecciona OneDrive de la columna de la izquierda.
- Puedes seleccionar una regla predeterminada o hacer clic en Crear regla personalizada.
- Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
- Autenticar haciendo clic en Conectarse a las reglas de OneDrive y siguiendo los pasos
- Añada la URL de la carpeta de OneDrive que se encuentra en la aplicación web y la ruta. La ruta se puede encontrar en Más detalles de la carpeta OneDrive. Mis archivos deben excluirse de la ruta.
HubSpot
La integración de HubSpot y Asana permite a los equipos dar seguimiento al contexto importante de las ofertas y campañas de marketing en todas las aplicaciones. Realiza un seguimiento del rendimiento de la campaña y colabora con los equipos en una ubicación, sin tener que cambiar entre las herramientas.
Adjunta fácilmente los detalles de las ofertas de HubSpot directamente en una tarea de Asana, para dar seguimiento a la información relevante, como el monto de la oferta y el propietario de la misma.
Agrega rápidamente la campaña que elijas de HubSpot haciendo clic en el campo HubSpot de la vista de tareas. Adjunta campañas relevantes para las tareas que das seguimiento en Asana, de modo que puedas ver los estados y las métricas precisos de las campañas de HubSpot mientras trabajas en las tareas de Asana.
Aquí te explicamos cómo adjuntar una oferta de HubSpot o una campaña de marketing a una tarea de Asana:
- Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget de HubSpot.
- Ve a Apps en el extremo superior derecho
- Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona +Agregar aplicación
- Seleccionar HubSpot
- Haz clic en Agregar al proyecto y sigue los pasos para conectar HubSpot con Asana.
- Para vincular una oferta o una campaña de marketing a una tarea, haz clic en el botón Agregar oferta de HubSpot o correo electrónico de marketing debajo del campo HubSpot en la parte superior del panel de detalles de la tarea.
- Introduce la URL de tu oferta o correo electrónico de HubSpot correspondiente
- Los detalles de HubSpot aparecerán como un widget en el panel de tareas
Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de HubSpot para comenzar.
El widget de HubSpot está disponible con una suscripción Premium, Business o Enterprise de Asana.
Notion
Gracias a la integración de Notion y Asana, los equipos pueden agilizar el trabajo creando automáticamente páginas de Notion en Asana y agregando páginas de Notion a las tareas de Asana. En lugar de crear manualmente páginas de Notion y vincularlas con tareas relevantes de Asana, puedes usar la automatización para crear una página de Notion cuando se llevan a cabo ciertas acciones en Asana, como cuando una tarea se mueve a una sección.
Por ejemplo, los equipos que realizan entrevistas de investigación en tareas de Asana pueden crear automáticamente una página de Notion para tomar notas cuando la tarea pase a la sección "Entrevista programada". También puedes vincular páginas de Notion existentes a una tarea de Asana para que los colaboradores puedan ver el contexto relevante desde la página, lo que agiliza la colaboración en varias aplicaciones. La integración de Notion con Asana también te permite ver el estado de los proyectos y tareas de Asana como vistas previas de enlaces en Notion.
Pasos para configurar la integración de reglas
- Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
- Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
- Selecciona Notion de la columna de la izquierda.
- Puedes seleccionar una regla predeterminada o hacer clic en Crear regla personalizada.
- Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
- Autenticar haciendo clic en Conectarse a Notion y siguiendo los pasos
- Haz clic en Seleccionar páginas para permitir el acceso a Asana.
- Selecciona las páginas a las que quieres que Asana acceda y haz clic en Permitir acceso.
- Pega la URL de la página principal o base de datos
- Haz clic en Crear Regla.
Notion
Aquí te mostramos cómo adjuntar una página de Notion existente como widget a una tarea de Asana:
- Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget Notion.
- Ve a Apps en el extremo superior derecho
- Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona +Agregar aplicación
- Selecciona el widget de Notion
- Ir a una tarea de Asana
- Vincula una página de Notion existente a una tarea haciendo clic en el botón Agregar página de Notion debajo del campo Notion en la parte superior del panel de detalles de la tarea.
- Introduce la URL de tu página de Notion correspondiente
- Los detalles de Notion adjuntos aparecerán como un widget en el panel de tareas, incluidos el propietario, los comentarios y la fecha de la última modificación
Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de Notion para comenzar.
El widget de Notion está disponible sin una suscripción de pago de Asana.
Mailchimp
Gracias a la integración de Mailchimp y Asana, los equipos pueden supervisar los detalles importantes de las campañas y las métricas de los informes de Mailchimp en las tareas de Asana.
Por ejemplo, los equipos que planifican campañas de email en Asana también pueden agregar un widget de campaña de Mailchimp a una tarea de seguimiento para monitorear el desempeño de la campaña. También puedes usar reglas para activar la adición de métricas de campaña como comentario en una tarea vinculada, para que los colaboradores de la tarea reciban una notificación sobre el estado de la campaña.
Pasos para configurar la integración de reglas
- Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
- Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
- Selecciona Mailchimp de la columna de la izquierda.
- Puedes seleccionar una regla predeterminada o hacer clic en Crear regla personalizada.
- Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
- Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget de Mailchimp.
- Ve a Apps en el extremo superior derecho
- Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona +Agregar aplicación
- Seleccionar Mailchimp
- Haz clic en Agregar al proyecto y sigue los pasos para conectar Mailchimp con Asana.
Aquí te mostramos cómo adjuntar una campaña de Mailchimp existente como widget a una tarea de Asana:
- Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget de Mailchimp.
- Ve a Apps en el extremo superior derecho
- Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona +Agregar aplicación
- Seleccionar Mailchimp
- Haz clic en Agregar al proyecto y sigue los pasos para conectar Mailchimp con Asana.
- Vincula una página de Mailchimp existente a una tarea haciendo clic en el botón Agregar campaña de Mailchimp debajo del campo Mailchimp en la parte superior del panel de detalles de la tarea.
- Introduce la URL de tu página de Mailchimp correspondiente
- Los detalles de Mailchimp adjuntos aparecerán como un widget en el panel de tareas, incluidos el propietario, los comentarios y la fecha de la última modificación
Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de Mailchimp para comenzar.
El widget de Mailchimp está disponible con una suscripción Premium, Business o Enterprise de Asana.
Freshdesk
Gracias a la integración de Freshdesk y Asana, los equipos pueden dar seguimiento a los tickets de atención al cliente y a su estado mediante la conexión de aplicaciones. En lugar de tener que buscar en herramientas separadas la información necesaria para resolver los problemas de los clientes, los equipos pueden ver los detalles precisos de los tickets de Freshdesk en Asana, mientras trabajan en tareas relacionadas.
Por ejemplo, los equipos que han estado dando seguimiento a los tickets de atención al cliente en Asana pueden agregar un ticket de Freshdesk a una tarea para monitorear el estado, el propietario del ticket y la fecha de solicitud del ticket de un vistazo.
A continuación, te mostramos cómo adjuntar un ticket de soporte al cliente de Freshdesk a una tarea de Asana:
- Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget de Freshdesk.
- Ve a Apps en el extremo superior derecho
- Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona + Agregar aplicación
- Seleccionar Freshdesk
- Haz clic en Agregar al proyecto y sigue los pasos para conectar Freshdesk con Asana.
- Ve a una tarea de Asana en el proyecto.
- Vincular un ticket de soporte al cliente a una tarea haciendo clic en el botón Agregar ticket de Freshdesk en el campo Freshdesk en la parte superior del panel de detalles de la tarea
- Introduce la URL del ticket de Freshdesk correspondiente
- Los detalles del ticket de Freshdesk adjunto aparecerán como un widget en el panel de tareas
Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de Freshdesk para comenzar.
Intercom
Gracias a la integración de Intercom y Asana, los equipos pueden realizar un seguimiento de las conversaciones de Intercom y sus estados en Asana. En lugar de tener que buscar en herramientas separadas la información necesaria para resolver los problemas de los clientes, los equipos pueden ver los detalles de la conversación de Intercom directamente en Asana.
Por ejemplo, los equipos de soporte que han estado dando seguimiento a los comentarios de los clientes en Asana pueden agregar una conversación de Intercom a una tarea para monitorear el estado, el propietario y las fechas de las solicitudes de un vistazo.
A continuación, te mostramos cómo adjuntar un ticket de soporte al cliente de Intercom a una tarea de Asana:
- Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget de Intercom.
- Ve a Apps en el extremo superior derecho
- Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona + Agregar aplicación
- Seleccionar intercom
- Haz clic en Agregar al proyecto y sigue los pasos para conectar Intercom con Asana.
- Ve a una tarea de Asana dentro del proyecto.
- Vincular un ticket de soporte al cliente a la tarea haciendo clic en el botón Agregar ticket de Intercom en el campo Intercom en la parte superior del panel de detalles de la tarea
- Introduce la URL del ticket de Intercom correspondiente
- Los detalles del ticket de Intercom adjunto aparecerán como un widget en el panel de tareas
Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de Intercom para comenzar.
Bynder
La integración de Bynder y Asana permite a los equipos agregar activos de Bynder a las tareas de Asana para que los colaboradores puedan dar seguimiento al trabajo relacionado. En lugar de copiar y pegar repetidamente los enlaces entre las herramientas, vincular Asana y Bynder mejora la visibilidad y la colaboración.
Por ejemplo, los equipos pueden colaborar en las aprobaciones de activos de campaña en Asana y, luego de la aprobación, agregar el activo de Bynder a la tarea de Asana como un widget. Esto hace que sea más fácil para los colaboradores ver el nombre del activo, la fecha de la última modificación, el estado público o privado y seguir la ruta del enlace del activo, todo desde una ubicación en Asana.
A continuación, te mostramos cómo adjuntar un activo de Bynder a una tarea de Asana:
- Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget de Bynder.
- Ve a Apps en el extremo superior derecho
- Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona + Agregar aplicación
- Seleccionar Bynder
- Haz clic en Agregar al proyecto y sigue los pasos para conectar Bynder con Asana.
- Ve a una tarea de Asana en el proyecto.
- Vincula un activo digital a la tarea haciendo clic en el botón Agregar activo de Bynder en el campo de Bynder en la parte superior del panel de detalles de la tarea
- Introduce la URL del activo de Bynder correspondiente.
- Los detalles de los activos de Bynder aparecerán como un widget en el panel de tareas
Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de Bynder para comenzar.
DocuSign
Gracias a la integración de DocuSign y Asana, los equipos pueden dar seguimiento a los sobres de DocuSign al agregarlos a las tareas de Asana. En lugar de tener que revisar herramientas separadas para ver el estado de un sobre, los equipos pueden ver detalles precisos del sobre en Asana.
Por ejemplo, los equipos que usan Asana para su proceso de aprobación de contratos pueden agregar un sobre de DocuSign a una tarea de Asana para monitorear el estado, el remitente, los destinatarios y la fecha de entrega.
A continuación, te mostramos cómo adjuntar un sobre de DocuSign a una tarea de Asana:
- Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget de DocuSign.
- Ve a Apps en el extremo superior derecho
- Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona + Agregar aplicación
- Seleccionar DocuSign
- Haz clic en Agregar al proyecto y sigue los pasos para conectar DocuSign con Asana.
- Ir a una tarea de Asana
- Para vincular un sobre a una tarea, haz clic en el botón Agregar sobre de DocuSign en el campo de DocuSign en la parte superior del panel de detalles de la tarea.
- Introduce la URL de tu sobre DocuSign correspondiente
- Los detalles del sobre de DocuSign adjunto aparecerán como un widget en el panel de tareas
Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de DocuSign para comenzar.