Las cuentas de Asana son gratuitas y están ligadas a las personas; las cuentas de Asana otorgan acceso a los espacios de trabajo y las organizaciones compartidos para colaborar con otros usuarios de Asana.
Con una sola cuenta de Asana, puedes crear o unirte a múltiples espacios de trabajo y organizaciones para colaborar con varios grupos de usuarios de Asana; los espacios de trabajo y organizaciones de los cuales formas parte son entidades separadas, cada una con su configuración única de personas, proyectos y tareas.
Dado que cada espacio de trabajo y organización tiene sus propias entidades por separado, tus colegas no pueden ver los otros espacios de trabajo u organizaciones a los que perteneces, ni tú puedes ver los otros espacios de trabajo y organizaciones a los que pertenecen tus colegas. Obtén más información sobre privacidad entre estos espacios aquí.
¿Qué es una organización?
En las organizaciones se conectan todos los empleados de la empresa que usan Asana en un solo espacio, a través del dominio de email que comparten.
Dentro de la organización, tus colegas y tú pueden dividirse en equipos para colaborar en tus proyectos y tareas.
Si tú o tu empresa no tienen un dominio de email único y compartido, pueden colaborar en un espacio de trabajo.
Personas en tu organización
En las organizaciones hay distintas clasificaciones de personas: los miembros, los invitados y los miembros con acceso limitado. Los empleados internos son miembros de tu organización y los colaboradores externos son invitados.
Por ejemplo, michael@tuempresa.com es miembro de la organización tuempresa.com, mientras que cualquier persona con cualquier otra dirección de email (como @gmail.com o @ otraempresa.com) es invitado de la organización tuempresa.com.
No es posible convertir a un miembro de tu organización en invitado. La membresía de una organización se determina automáticamente en función de la dirección de email de la persona.
Miembros de la organización
La membresía de una organización se basa en el dominio asociado a una dirección de email. Para ser miembro en una organización, debes tener una dirección de email asociada a uno de los dominios de email aprobados por la organización.
Las personas que se registran en Asana usando una dirección de email asociada a un dominio que haya sido aprobado por una organización se convierten automáticamente en miembros de esa organización.
Los miembros de una organización pueden:
- Crear equipos nuevos
- Ver una lista completa de equipos a los que pueden solicitar unirse dentro de la organización.
- Ver los nombres y las direcciones de email de otros miembros e invitados de la organización mediante los ajustes del equipo. Los administradores de organizaciones Premium también pueden ver una lista completa de los miembros e invitados de la organización desde los ajustes de la organización.
- Acceder a proyectos y tareas públicos de la organización
Los miembros que se unen automáticamente a tu organización tienen que solicitar unirse o ser invitados a uno de los equipos para poder colaborar contigo en proyectos y tareas que no hayas definido explícitamente como públicos. Más información aquí.
Invitados de la organización
Además, puedes colaborar con clientes, contratistas y cualquier otra persona que no tenga una dirección de email con un dominio aprobado de tu organización (como por ejemplo, @gmail.com o @yahoo.com). Estas personas se convertirán en invitados de la organización. Los invitados tienen acceso limitado dentro de tu organización y solo pueden ver lo que se les comparte explícitamente.
Los invitados de una organización solo pueden unirse a equipos a los que se les haya invitado. No pueden crear, ver ni enviar una solicitud para unirse a otros equipos.
Los invitados de una organización pueden invitar a otras personas a dicha organización compartiendo los proyectos y tareas a los que tienen acceso.
Cómo identificar miembros e invitados
Los invitados tendrán un ícono de globo terráqueo junto a su nombre en los resultados de escritura anticipada o en la lista de miembros.
Miembros con acceso limitado
Cada equipo tiene sus propios miembros y proyectos. Aquellas personas que no tengan acceso a todos los proyectos de tu equipo se mostrarán como miembros con acceso limitado en la pestaña Miembros de los ajustes del equipo.
Los miembros con acceso limitado pueden ver los proyectos y tareas a los que hayan sido agregados, pero no las conversaciones u otros proyectos del equipo.
Los miembros con acceso limitado deberán incluirse en tu plan si decides cambiar un equipo dentro de tu organización a la versión Premium.
Unirse a una organización existente
Existen dos formas de unirse a una organización creada por alguien en tu empresa:
- Registrarse en Asana con la dirección de email de tu empresa. Te unirás automáticamente a la organización.
- Pedirle a alguien de la organización que te invite a un equipo.
- Si ya usas Asana con otra dirección de email, agrega la dirección de email de tu empresa a tu cuenta de Asana y te unirás automáticamente a la organización.
Crea una organización
Puedes crear una organización en Asana según las maneras que se explican a continuación. Algunos usuarios deberán comunicarse con nosotros para obtener ayuda a través de la opción Contáctanos.
Crear una organización afecta a todos los usuarios de Asana que tengan direcciones de email que coincidan con el dominio de email de tu empresa.
Sé la primera persona de tu empresa en registrarse
Regístrate en Asana con una dirección de email de tu empresa y crearemos automáticamente una organización en tu nombre. Esto se basa en tu dominio de email.
En algunos casos, puedes registrarte de esta manera y terminar creando un espacio de trabajo en lugar de una organización. Si esto sucede, puedes convertir tu espacio de trabajo en una organización.
Crear organizaciones adicionales
Es posible crear y unirse a más de una organización desde una sola cuenta. Si tienes otra dirección de email comercial, agrégala a tu cuenta y sigue estos pasos para crear una nueva organización.
Cada organización debe estar asociada a un dominio de email único. Solo las personas que tengan el mismo dominio de email asociado a su cuenta de Asana podrán ser miembros de la organización.
Agregar o cambiar el dominio de email de tu organización
Si deseas agregar un nuevo dominio de email a tu organización (por ejemplo, en caso de que tu empresa se cambie de acme.com a acmetaff.com), agrega tu nueva dirección de email a tu cuenta de Asana antes de contactar a nuestro equipo de asistencia.
Primero, agrega la nueva dirección de correo electrónico de tu empresa a tu cuenta y, a continuación, utiliza este formulario de asistencia para que podamos ayudarte a hacer los cambios correspondientes en tu organización.
La mayoría de las solicitudes se completan en un plazo de 3 días hábiles. Un miembro de nuestro equipo te contactará una vez que tu organización se haya actualizado o si necesitamos otros detalles para proceder.
Contáctanos apenas decidas cambiar tu dominio de email. Es más fácil realizar el proceso de cambio mientras ambos dominios, el antiguo y el nuevo, se encuentran activos.
Invitar a personas a tu organización
Puedes agregar personas a tu organización invitándolas a uno de tus equipos.
Enlaces de invitaciones que se pueden compartir
Los enlaces de invitaciones que se pueden compartir ayudan a que sea muy fácil invitar a otras personas a un equipo o proyecto. Los usuarios pueden compartir el enlace a través de varios canales (por email, Slack, mensaje de texto, etc.). Incluso se pueden publicar en la wiki de incorporación del equipo o en un documento de Google.
Los enlaces de invitación que son para compartir deben usarse para los miembros, mientras que las invitaciones por email deben usarse para los invitados.
Invitar a alguien más a un proyecto mediante un enlace
Para compartir un proyecto:
- Haz clic en el ícono Compartir dentro del proyecto.
- Copiar enlace
Cuando alguien se une a un proyecto con este tipo de enlace, tendrá los permisos predeterminados para editar o comentar en ese proyecto.
Invitar a alguien más a un equipo mediante un enlace
Invitar a un equipo:
- Haz clic en el botón + Crear adición rápida y selecciona Invitar.
- Ve a la pestaña Invitación por enlace.
- Selecciona un equipo de la lista desplegable
- Haz clic en Copiar enlace para invitar a otras personas a tu equipo. Comparte el enlace con ellas.
Agregar invitados
Si quieres agregar invitados a tu proyecto o equipo, usa la opción Invitación por email.
Los invitados de la organización no pueden unirse a equipos o proyectos mediante los enlaces de invitación que se pueden compartir: solo los miembros de la organización con una dirección de email que coincida con el dominio de la organización pueden unirse mediante enlaces que se pueden compartir. Selecciona Invitación por email para los huéspedes.
Desactiva el enlace
Al hacer clic en Desactivar el enlace se desactivará de forma permanente. Nadie podrá volver a usar ese enlace.
Abandonar una organización
Para abandonar una organización:
- Haz clic en tu foto de perfil.
- En el menú desplegable, pasa el cursor sobre la opción Más.
- Selecciona Quitarme de esta organización.
Una vez que abandonas una organización, dejarás de tener acceso a sus proyectos y tareas.
Si eres miembro de una organización, esta acción eliminará de tu cuenta de Asana la dirección de email asociada a tu organización. Asegúrate de agregar primero una dirección de email personal a tu cuenta para que sigas teniendo acceso a tu cuenta de Asana.
Al eliminar una dirección de correo electrónico corporativa de tu cuenta, también te eliminarás de la organización.
Quitar a personas de una organización
Puedes eliminar a cualquier usuario de tu organización para evitar que acceda a los proyectos y tareas relacionados.
Cuando quitas a una persona de una organización, las tareas, proyectos, mensajes, archivos y comentarios que la persona creó se mantendrán intactos, pero las tareas que tenía asignadas quedarán sin responsable.
Para asegurarse de que no se pierda ninguna tarea, es una buena idea ir a Mis tareas de la persona y reasignar sus tareas antes de desaprovisionarla.
Ten en cuenta que quitarle privilegios a un usuario de tu organización hará que su dirección de email de la empresa se elimine de su cuenta; si la dirección se vuelve a agregar a la cuenta, volverá a aparecer en tu organización. Además, si el usuario no tiene una dirección de email alternativa asociada con su cuenta de usuario de Asana, quitarle privilegios de tu organización podrá hacer que no pueda ingresar a Asana.
Para quitar a alguien de una organización, se debe cumplir con las siguientes condiciones:
- Debes ser miembro de una organización.
- La persona que quieres quitar debe pertenecer al mismo equipo que tú.
Si no pertenece al mismo equipo o ya la quitaste del equipo, invita a la persona al equipo con la única intención de quitarla de la organización inmediatamente después.
Para eliminar a un miembro reciente de tu equipo de la organización, sigue estas instrucciones:
- Coloca el cursor sobre el nombre del equipo en el menú lateral.
- Haz clic en el ícono de la flecha
- Seleccionar invitar a compañeros de equipo
- Navega a la pestaña Miembros
- Haz clic en la flecha desplegable junto a Miembro junto al nombre del usuario que deseas eliminar.
- Selecciona Eliminar del equipo (este botón también se mostrará como Cancelar invitación si el usuario aún no ha aceptado su invitación).
- Selecciona Eliminar acceso para eliminarlo del equipo.
- Haz clic en Deprovisionar para eliminarlos de la organización.
En las organizaciones Premium, solo los administradores pueden anular los privilegios de acceso a la información a miembros de la organización.
Términos de uso aceptables para los huéspedes
Los huéspedes están sujetos a la cláusula 2.4(b) (Términos de uso aceptable) de los Términos del suscriptor de Asana. Las cuentas de invitado están destinadas a colaborar con socios comerciales externos, como clientes, contratistas o clientes. Los clientes que utilizan el servicio de Asana no pueden proporcionar a los empleados, o empleados de sus afiliados, acceso al servicio de Asana como invitados en lugar de adquirir suscripciones de usuario final para dichos empleados.
Organizaciones para universidades e instituciones educativas
Actualmente no es posible crear una organización con una dirección de email de estudiante. Para crear una organización, necesitas una dirección de email corporativa única o un email que pertenezca a un subdominio. Como la membresía de la organización se determina mediante el dominio de email, crear una organización con un dominio general de universidad hará que todos los estudiantes, profesores, empelados administrativos, etc. que se registran en Asana sean agregados a la organización. Sin embargo, puedes crear una organización si puedes adquirir un subdomino de la universidad para un departamento específico (p. ej., @personal.dominio.edu).
Consola del administrador
Los usuarios con una suscripción de pago pueden acceder a la consola del administrador para realizar cambios en su suscripción, gestionar la facturación, obtener información sobre la organización y gestionar a los miembros.
Actualiza tu organización para obtener acceso a la consola del administrador.