Gestionar una organización

Las cuentas de Asana son gratuitas y están vinculadas a usuarios individuales. Conceden acceso a espacios de trabajo y organizaciones compartidos para colaborar con otros usuarios de Asana.

Con una sola cuenta de Asana, puedes crear o unirte a múltiples espacios de trabajo y organizaciones para colaborar con varios grupos de usuarios de Asana; los espacios de trabajo y organizaciones de los cuales formas parte son entidades separadas, cada una con su configuración única de personas, proyectos y tareas.

Dado que cada espacio de trabajo y organización tiene sus propias entidades por separado, tus colegas no pueden ver los otros espacios de trabajo u organizaciones a los que perteneces, ni tú puedes ver los otros espacios de trabajo y organizaciones a los que pertenecen tus colegas. Obtén más información sobre las diferencias entre estos espacios aquí. 

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Más información sobre los ajustes de permisos de las tareas dentro de los proyectos que viven en tus espacios de trabajo y organizaciones aquí.

¿Qué es una organización?

En las organizaciones se conectan todos los empleados de la empresa que usan Asana en un solo espacio, a través del dominio de email que comparten.

Dentro de la organización, tus colegas y tú pueden dividirse en equipos para colaborar en tus proyectos y tareas.

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Si tú o tu empresa no tienen un dominio de email único y compartido, pueden colaborar en un espacio de trabajo.

Personas en tu organización

En las organizaciones hay distintas clasificaciones de personas: los miembros, los invitados y los miembros con acceso limitado. Los empleados internos son miembros de tu organización y los colaboradores externos son invitados.

Por ejemplo, michael@yourco.com es miembro de la organización yourco.com, mientras que cualquier persona con cualquier otra dirección de correo electrónico (como @gmail.com o @ otherco.com) es invitado de la organización yourco.com.

No es posible convertir a un miembro de tu organización en invitado. La membresía de una organización se determina automáticamente en función de la dirección de email de la persona.

Miembros de la organización

La membresía de una organización se basa en el dominio asociado a una dirección de email. Para ser miembro en una organización, debes tener una dirección de email asociada a uno de los dominios de email aprobados por la organización.

Las personas que se registran en Asana usando una dirección de email asociada a un dominio que haya sido aprobado por una organización se convierten automáticamente en miembros de esa organización.

Los miembros de una organización pueden:

  • Crear equipos nuevos
  • Ver una lista completa de equipos a los que pueden solicitar unirse dentro de la organización.
  • Ver los nombres y las direcciones de email de otros miembros e invitados de la organización mediante los ajustes del equipo. Los administradores de organizaciones de pago también pueden ver una lista completa de los miembros e invitados de la organización desde los ajustes de la organización.
  • Acceder a proyectos y tareas públicos de la organización

Los miembros que se unen automáticamente a tu organización tienen que solicitar unirse o ser invitados a uno de los equipos para poder colaborar contigo en proyectos y tareas que no hayas definido explícitamente como públicos. Más información aquí.

Invitados de la organización

Además, puedes colaborar con clientes, contratistas y cualquier otra persona que no tenga una dirección de email con un dominio aprobado de tu organización (como por ejemplo, @gmail.com o @yahoo.com). Estas personas se convertirán en invitados de la organización. Los invitados tienen acceso limitado dentro de tu organización y solo pueden ver lo que se les comparte explícitamente.

Los invitados de una organización solo pueden unirse a equipos a los que se les haya invitado. No pueden crear, ver ni enviar una solicitud para unirse a otros equipos.

Los invitados de una organización pueden invitar a otras personas a dicha organización compartiendo los proyectos y tareas a los que tienen acceso.

Cómo identificar miembros e invitados

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Los invitados tendrán un ícono de globo terráqueo junto a su nombre en los resultados de escritura anticipada o en la lista de miembros.

Miembros con acceso limitado

Cada equipo tiene sus propios miembros y proyectos. Aquellas personas que no tengan acceso a todos los proyectos de tu equipo se mostrarán como miembros con acceso limitado en la pestaña Miembros de los ajustes del equipo. Cualquier persona que tenga acceso para unirse a un proyecto o compartirlo puede convertirse en miembro de un equipo con acceso limitado. Los miembros con acceso limitado siempre pueden ver al menos el nombre y la membresía del equipo, así como los proyectos y tareas a los que los agregaron, pero no los mensajes u otros proyectos del equipo.

Los miembros con acceso limitado cuentan para la asignación de asientos dentro de tu nivel.

Crea una organización

Puedes crear una organización en Asana según las maneras que se explican a continuación. Algunos usuarios deberán comunicarse con nosotros para obtener ayuda.

Crear una organización afecta a todos los usuarios de Asana que tengan direcciones de email que coincidan con el dominio del email de tu empresa.

Sé la primera persona de tu empresa en registrarse

Regístrate en Asana con una dirección de email de tu empresa y crearemos automáticamente una organización en tu nombre. Esto se basa en tu dominio de email.

En algunos casos, puedes registrarte de esta manera y terminar creando un espacio de trabajo en lugar de una organización. Si esto sucede, puedes convertir tu espacio de trabajo en una organización.

Crear organizaciones adicionales

Es posible crear y unirse a más de una organización desde una sola cuenta. Si tienes otra dirección de email comercial, agrégala a tu cuenta y sigue estos pasos para crear una nueva organización.

Cada organización debe estar asociada a un dominio de email único. Solo las personas que tengan el mismo dominio de email asociado a su cuenta de Asana podrán ser miembros de la organización.

Agregar o cambiar el dominio de email de tu organización

Si deseas agregar un dominio de correo electrónico aprobado para tu organización (por ejemplo, en caso de que tu empresa se cambie de acme.com a acmetaff.com), sigue los pasos de verificación que se describen en la consola del administrador, como se muestra aquí.

Contáctanos apenas decidas cambiar tu dominio de email. Es más fácil realizar el proceso de cambio mientras ambos dominios, el antiguo y el nuevo, se encuentran activos.

Consola del administrador 

Los usuarios con una suscripción de pago pueden acceder a la consola del administrador para realizar cambios en su suscripción, gestionar la facturación, obtener información sobre la organización y gestionar a los miembros.

Actualiza tu organización para obtener acceso a la consola del administrador.

¡Más información aquí!

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