Campos personalizados

Disponible en los niveles StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+ de Asana, así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise heredados.

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Los campos personalizados te permiten agregar información adicional a las tareas de tus proyectos de Asana. Puedes crear un campo para mostrar la etapa, la prioridad, el costo y cualquier otro dato relevante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. Así tendrás mayor claridad sobre el trabajo que se está realizando en toda la organización. Puedes ver los campos personalizados como columnas de un proyecto o dentro de la propia tarea.

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Hay dos tipos de campos personalizados que puedes crear en Asana:   

  • Los campos personalizados locales son específicos para un solo proyecto o portafolio.
  • Los campos personalizados globales se agregan a la biblioteca de campos de tu organización, lo que significa que pueden reutilizarse en toda la organización.

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Agrega un campo personalizado a tu proyecto

Hay un par de formas de agregar un campo personalizado a tu proyecto.

La primera es hacer clic en el botón + que se encuentra al lado de la fila de campos en la vista de lista.

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De lo contrario, puedes agregar campos personalizados a tu proyecto desde el menú Personalizar.

Haz clic en el botón Personalizar en la parte superior derecha y elige Campos, ya sea en las opciones Editar o Agregar

Campos personalizados globales vs. locales

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Los campos personalizados globales son campos que se pueden volver a usar en toda tu organización. Los campos personalizados locales son privados para el proyecto o portafolio. 

Creación de un campo personalizado global 

Para crear un campo personalizado global, agrega un campo a tu proyecto como se muestra arriba.

global

Desde la pestaña Agregar campo, puedes:

  1. Agregar el título del campo
  2. Seleccionar el tipo de campo
  3. Agregar una descripción
  4. Agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que cualquiera dentro de la organización pueda volver a utilizarlo. Esto hace que el campo sea un campo personalizado global.

Crea un campo personalizado local 

Para crear un campo personalizado local, agrega un campo a tu proyecto como se muestra arriba.

local field

Desde la pestaña Agregar campo personalizado, puedes:

  1. Agregar el título del campo
  2. Seleccionar el tipo de campo
  3. Agregar una descripción
  4. No agregues el campo a la biblioteca de campos de tu organización si quieres que sea específico para tu proyecto. Esto lo mantiene como un campo personalizado local.
  5. Borrar el campo
  6. Guardar los cambios

Solo el primer nivel de subtareas heredará automáticamente los campos personalizados de la tarea madre. 

Editar campos

Puedes editar un campo personalizado desde la barra de herramientas o el encabezado de la columna. 

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  1. Haz clic en el botón Personalizar.
  2. En Editar, haz clic en Campos para ver todos los campos que se agregaron a tu proyecto.
  3. Haz clic en cualquier campo de la lista para realizar modificaciones.
  4. También puedes editar un campo personalizado con el encabezado de la columna. Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al campo personalizado y selecciona Editar campo.

Las ediciones que se hagan de los campos personalizados globales de tu organización se aplicarán de forma global a todos los proyectos en los que uses el campo.

Cómo eliminar un campo de forma permanente

Delete field.gif

Para eliminar un campo de forma permanente:

  1. Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre del campo.
  2. Haga clic en Editar campo y seleccione Eliminar campo en la parte inferior izquierda de la ventana Editar campo.
  3. Ingresa el nombre del campo personalizado para confirmar la eliminación y haz clic en Eliminar campo.

Editar los valores de campos personalizados

Al editar un valor de campo personalizado, puedes hacer lo siguiente:

  1. Editar el color del valor
  2. Eliminar un valor del campo
  3. Agregar un valor nuevo al campo
  4. Eliminar el campo por completo

Reorganizar los valores de campos personalizados

Arrastra y suelta los valores de los campos personalizados para reorganizarlos.

Si eliminas un valor de las opciones del campo, las tareas en las que se use conservarán el valor eliminado. El campo puede modificarse, pero no se puede restaurar el valor eliminado del campo.

Editar campos numéricos

Al editar un campo numérico, puedes hacer lo siguiente:

  • Modificar el campo por moneda, número, porcentaje, etiqueta personalizada o sin formato.
  • Modificar la cantidad de decimales que se muestran
  • Eliminar el campo por completo

Si reduces el número de decimales que se muestran, se mantienen todos los valores actuales pero se aproximan hacia arriba/abajo. Aumenta el número de decimales para ver el valor original nuevamente.

Eliminar campos personalizados de un proyecto

Quita un campo de un proyecto en caso de que ya no lo necesites o uses.

Selecciona la opción Eliminar el campo del proyecto si haces clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre del campo personalizado en el encabezado de la columna. También puedes quitar un campo de tu proyecto a través de la ventana Editar campo. Al editar un campo, verá el botón Eliminar del proyecto en la parte inferior de la ventana Editar campo.

Cuando eliminas un campo, solo se elimina del proyecto actual, pero no se elimina por completo. El campo se mantiene en los proyectos de tu organización que lo usen y aún puede agregarse en otros proyectos.

Valores conservados

Al quitar un campo de un proyecto, no se eliminan los valores de dicho campo de las tareas de los proyectos.

Si el campo está lleno, el campo personalizado y su valor seguirán mostrándose en el panel derecho de los detalles de la tarea.

Si el campo está vacío, el campo personalizado ya no se mostrará en el panel derecho de los detalles de la tarea.

Notificaciones de campos personalizados

Puedes activar las notificaciones de los campos personalizados en cualquier momento, tanto para los campos desplegables nuevos como para los existentes.

Turn on 1

Marque la casilla Notificaciones al crear un campo desplegable nuevo para notificar a los colaboradores de la tarea cuando se haya cambiado el valor de este campo.

 

Turn on 2

Para activar las notificaciones de un campo existente:

  1. Haz clic en Personalizar archivo.
  2. Hacemos clic en la pestaña Campos 
  3. Haz clic en el ícono del lápiz para editar los ajustes del campo y, luego, marca la casilla de Notificaciones.

Las notificaciones de campos personalizados solo están disponibles para campos desplegables.

Al ser colaborador de una tarea, recibirás una notificación en tu bandeja de entrada cada vez que el valor de un campo cambie.

¿Quién recibirá las notificaciones de campos personalizados

Si un campo personalizado es público para tu organización o equipo y alguien marca la casilla de notificaciones, todos los que usen ese campo en ese momento recibirán notificaciones cada vez que el valor del campo se modifique. Si deseas recibir notificaciones cuando se modifique el valor de un campo de una tarea específica, debes ser colaborador de la tarea.

Los miembros del proyecto solo recibirán notificaciones de los campos personalizados si son colaboradores de la tarea en la que se cambió el valor de un campo.

¿Quieres saber más? Consulta todas las funciones de los campos personalizados de Asana.

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