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Los campos personalizados te permiten agregar información adicional a las tareas de tus proyectos de Asana. Puedes crear un campo para mostrar la etapa, la prioridad, el costo y cualquier otro dato relevante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. Así tendrás mayor claridad sobre el trabajo que se está realizando en toda la organización.
Hay dos tipos de campos personalizados que puedes crear en Asana:
- Los campos personalizados locales son específicos para un solo proyecto o portafolio.
- Los campos personalizados globales se agregan a la biblioteca de campos de tu organización, lo que significa que pueden reutilizarse en toda la organización.
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Crear un campo personalizado global que se pueda volver a usar en toda tu organización
Para crear un campo personalizado global, haz clic en el botón Agregar campos si aún no has agregado campos al proyecto.
Desde la pestaña Agregar campo personalizado, puedes:
- Agregar el título del campo
- Seleccionar el tipo de campo
- Agregar una descripción
- Agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que cualquiera dentro de la organización pueda volver a utilizarlo (global)
Crear un campo personalizado local para un proyecto o portafolio específicos
Para crear un campo personalizado local, haz clic en el ícono con el signo más en el extremo superior derecho, si aún no has agregado campos al proyecto.
Desde la pestaña Agregar campo personalizado, puedes:
- Agregar el título del campo
- Seleccionar el tipo de campo
- Agregar una descripción
- No agregues el campo a la biblioteca de campos de tu organización si quieres que sea específico para tu proyecto (local)
- Borrar el campo
- Guardar los cambios
Tipos y limitaciones de los campos
Hay varios tipos de campos diferentes para elegir, algunos de los cuales tienen opciones adicionales asociadas con ellos:
| Campo | Opción adicional |
|---|---|
| Selección única | Elementos del menú desplegable de selección única por campo |
| Selección múltiple | Elementos del menú desplegable de selección múltiple por campo |
| Texto | |
| La fecha | Elige una fecha que no sea la fecha de entrega de la tarea |
| Personas | Elige una persona de la organización (también se la agregará como colaboradora) |
| Número | Decimales |
| Porcentaje | Decimales |
| Moneda | Decimales |
| Elegir una opción de la biblioteca | Muestra los campos recientes de la organización |
- Actualmente, puede haber 100 campos en un solo proyecto.
- Puedes tener hasta 60 campos por tarea (esto se puede lograr asignando una misma tarea a varios proyectos).
- Un campo personalizado desplegable puede tener hasta 500 valores.
- Las reglas también se pueden usar para actualizar el contenido de un campo personalizado de texto o un campo personalizado numérico.
Con los campos personalizados de selección múltiple se pueden elegir varios valores a la vez en un solo campo personalizado. Cuando uses el tipo de campo personalizado de selección múltiple, agrega todas las opciones relevantes desde el panel de edición del campo. Para agregar el campo personalizado de selección múltiple en tu proyecto, desplázate hasta el campo que quieras editar y, simplemente, selecciona todas las opciones que correspondan.
Elige un campo de tu biblioteca.
Puedes convertir tus campos personalizados en globales para toda tu organización, para que tú y tus colegas puedan usar un mismo campo personalizado en múltiples proyectos. También tienes la opción de crear campos locales para un solo proyecto o portafolio.
Además, puedes elegir campos personalizados globales desde la biblioteca de campos de tu organización.
Ve al menú Personalizar de tu barra de herramientas y haz clic en Agregar campo.
Desde aquí:
- Desde la biblioteca
- Selecciona el campo deseado que quieras agregar a tu proyecto desde los resultados sugeridos.
Campos personalizados creados por Asana
Puedes acceder a una lista de los campos personalizados preconfigurados de Asana aquí.
Estos campos solamente se agregarán a tu organización si creas un proyecto con una plantilla de Asana que incluya esos campos.
Ver campos personalizados en un proyecto
Puedes ver los campos personalizados como columnas de un proyecto:
En la vista de lista de tu proyecto:
Los campos personalizados se mostrarán como columnas de la lista de tareas en el panel principal.
También puedes ver los campos personalizados de una tarea:
Los campos personalizados se mostrarán en el panel de detalles de la tarea, a la derecha.
Si una tarea pertenece a múltiples proyectos que tienen campos personalizados diferentes, todos los campos aparecerán en el panel de detalles de la tarea.
Campos a nivel de vista
Los campos de nivel de vista te permiten mostrar diferentes campos personalizados para las vistas de tablero y lista del mismo proyecto.
Al hacer clic en el menú desplegable Mostrar campos para la vista de lista o tablero, puedes arrastrar y soltar campos personalizados para reorganizarlos dentro de ese menú y activar y desactivar la visibilidad de los campos.
Estos cambios se guardarán automáticamente solo para esa vista, lo que significa que puedes mostrar diferentes campos para la vista de lista y tablero del mismo proyecto. Puedes editar los campos de una vista sin afectar a la otra.
Las siguientes capturas de pantalla muestran cómo la lista de campos personalizados difiere entre la vista de lista y tablero del mismo proyecto.
Vista de Lista
Vista de Tablero
Al hacer clic en Gestionar campos personalizados, accederás al menú Personalizar de tu proyecto, donde puedes agregar campos personalizados, cambiar el orden en que se muestran los campos en el panel de tareas y mucho más.
Editar campos
Puedes editar un campo personalizado desde la barra de herramientas o el encabezado de la columna.
Hacer clic en el ícono del lápiz junto al nombre del campo para editar el campo.
También puedes editar un campo personalizado con el encabezado de la columna. Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al campo personalizado y selecciona Editar campo.
Las ediciones que se hagan de los campos personalizados globales de tu organización se aplicarán de forma global a todos los proyectos en los que uses el campo.
Cómo eliminar un campo de forma permanente
Para eliminar un campo de forma permanente:
- Haz clic en el ícono del lápiz junto al nombre del campo.
- Haz clic en Eliminar campo.
- Introduzca el nombre del campo
- Haz clic en Eliminar.
Editar campos desplegables
Al editar un campo desplegable, puedes hacer lo siguiente:
- Editar el color de la opción del campo
- Eliminar una opción del campo
- Agregar una opción nueva al campo
- Eliminar el campo por completo
Reordenar las opciones desplegables
Arrastra y suelta las opciones de la lista desplegable para reorganizarlas en tu campo personalizado.
Si eliminas un valor de las opciones de la lista desplegable del campo, las tareas en las que se use conservarán el valor eliminado. El campo puede modificarse, pero no se puede restaurar el valor eliminado del campo.
Editar campos numéricos
Al editar un campo numérico, puedes hacer lo siguiente:
- Modificar el campo por moneda, número, porcentaje, etiqueta personalizada o sin formato.
- Modificar la cantidad de decimales que se muestran
- Eliminar el campo por completo
Si reduces el número de decimales que se muestran, se mantienen todos los valores actuales pero se aproximan hacia arriba/abajo. Aumenta el número de decimales para ver el valor original nuevamente.
Eliminar campos personalizados de un proyecto
Quita un campo de un proyecto en caso de que ya no lo necesites o uses.
También puedes seleccionar la opción Quitar campo del proyecto si haces clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre del campo personalizado en el encabezado de la columna.
Cuando eliminas un campo, solo se elimina del proyecto actual, pero no se elimina por completo. El campo se mantiene en los proyectos de tu organización que lo usen y aún puede agregarse en otros proyectos.
Valores conservados
Al quitar un campo de un proyecto, no se eliminan los valores de dicho campo de las tareas de los proyectos.
Si el campo está lleno, el campo personalizado y su valor seguirán mostrándose en el panel derecho de los detalles de la tarea.
Si el campo está vacío, el campo personalizado ya no se mostrará en el panel derecho de los detalles de la tarea.
Ocultar un campo personalizado
Puedes ocultar un campo personalizado si haces clic en la pestaña Personalizar de la barra de herramientas y pulsas el ícono para alternar.
Ordenar por campos personalizados
Desde la barra de herramientas de tu proyecto
Ordena tu proyecto por campos personalizados desde la vista de Lista.
Para ordenar tu proyecto por campos personalizados:
- Haz clic en el ícono para ordenar que se encuentra en la barra de herramientas de
- Selecciona tu campo personalizado
Si deseas guardar tu diseño como diseño predefinido haz clic en la flecha del menú desplegable junto al encabezado del proyecto y selecciona "Guardar el diseño como predefinido".
Usa el signo de intercalación del encabezado de la columna para ordenar
También puedes ordenar por campo personalizado con el signo de intercalación del encabezado de tu proyecto.
Si ajustas el valor del campo personalizado de una tarea, el proyecto se vuelve a ordenar automáticamente.
Campos personalizados y vistas de búsqueda
Usa las vistas de búsqueda para buscar tareas con el mismo campo personalizado en múltiples proyectos.
Haz clic en la barra de búsqueda para acceder a las opciones de búsqueda avanzada. A continuación, haz clic en Agregar filtro y luego selecciona Agregar campo personalizado.
El campo personalizado se debe agregar a la biblioteca de campos de la organización para que se muestre en las opciones de búsqueda avanzada.
Etiquetas de campos de moneda y porcentaje
Puedes crear un campo personalizado numérico basado en la moneda o el porcentaje.
Desde la vista de cuadrícula de la lista de tu proyecto:
- Haz clic en el ícono Personalizar de tu barra de herramientas
- Haz clic en Agregar campo.
Desde la pestaña para agregar el campo personalizado:
- Agregar título del campo
- Agregar tipo de campo
- Agregar unidades, decimales o acceder a una vista previa
- Elegir el acceso de edición para el campo
- Crear campo
Calcular los valores de suma
Al hacer clic en Suma al final de la columna, puedes calcular:
- La suma
- La media
- Valores mínimos
- Valores máximos
- Número de sumatorios
Permisos
¿Quién puede modificar los campos personalizados de un proyecto?
En un equipo, división u organización de AsanaStarter, Advanced, Enterprise y Enterprise+, cualquier persona con acceso a un proyecto puede agregar, editar o eliminar los campos personalizados; siempre que tenga acceso de editor y no de comentarista dentro del proyecto. Esto también se aplica a los usuarios con un equipo, división u organización en los niveles heredados Premium, Business y Legacy Enterprise.
En proyectos privados: el encargado del proyecto y los miembros del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.
En proyectos públicos de una solicitud de incorporación o en equipos privados, el encargado del proyecto, los miembros del proyecto y los miembros del equipo del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.
En proyectos públicos de un equipo público, el encargado del proyecto, los miembros del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y todos los miembros de la organización pueden ver y modificar los campos del proyecto.
Los invitados de la organización (aquellos que no tienen una dirección de email de la empresa) no pueden crear, editar ni eliminar campos personalizados. Tampoco pueden buscarlos con la herramienta de búsqueda avanzada. Solamente podrán ingresar o editar los valores de los campos personalizados preexistentes.
Bloqueo de campos personalizados
Los clientes de los niveles Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como los niveles heredados Business y Legacy Enterprise, tienen la opción de bloquear los campos personalizados al crear o editar un campo existente.
Cuando ingresas a los ajustes de un campo personalizado, puedes elegir la opción de que todos los miembros puedan editar el campo personalizado o restringir el acceso de edición para que solamente tú puedas hacerlo.
El bloqueo de campo personalizado puede ser anulado por el miembro que bloqueó el campo o por un administrador de Asana en cualquier momento. Para desbloquear un campo personalizado como administrador, comunícate con nuestro equipo de Asistencia.
Usar campos personalizados
Los campos personalizados te ayudan a hacer seguimiento del trabajo según las necesidades de tu equipo. Puedes elegir el nombre y el valor de cada campo y las posibilidades son casi infinitas. A continuación encontrarás algunos ejemplos que muestran los tipos de campos en distintos flujos de trabajo.
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Prioridad
Puedes usar los campos personalizados para indicar el nivel de prioridad de una tarea. Por ejemplo, un equipo de ingeniería que usa Asana para hacer seguimiento de errores puede crear un campo desplegable para establecer un nivel de prioridades (bajo, medio, alto) del error.
Una vez implementado, puedes filtrar las tareas en la vista de lista para centrarte solamente en aquellas tareas con un valor de campo específico. Haz clic en Filtrar en la parte superior de tu lista de tareas, luego en Personalizar filtro. Esto le permitirá ver solo las tareas de "alta" prioridad, por ejemplo.
Usa los colores para distinguir entre las opciones del campo desplegable. Por ejemplo, el rojo puede indicar "prioridad alta".
Aprobaciones
Las aprobaciones están disponibles en los niveles de Asana Advanced, Enterprise y Enterprise+, así como en los niveles heredados Business y Legacy Enterprise. Consulta nuestra página de precios para obtener más información.
Es un proceso que acelera el ciclo del flujo de trabajo. El aprobador puede ejecutar una de estas 3 acciones: Aprobar, Solicitar cambios o Rechazar.
Cómo crear una aprobación
- Haz clic en el ícono de los tres puntos desde tu panel de tareas.
- Haz clic en Marcar como aprobación.
También puedes consultar Cómo completar una aprobación e identificar una aprobación
Buscar
Si quieres separar solamente las tareas que tienen un campo específico en varios proyectos, puedes realizar una búsqueda avanzada para ese nombre de campo. Por ejemplo, el gerente de marketing de contenidos puede realizar una búsqueda avanzada de las tareas marcadas como "Borrador" para saber cuántas piezas de contenido están en proceso en todo el equipo.
Costos
Otra manera de usar los campos personalizados es hacer seguimiento de las solicitudes de trabajo y sus costos en tiempo. Por ejemplo, un equipo de diseño puede tener una tarea de plantilla para que otros hagan las solicitudes de diseño. Pueden incorporar un campo personalizado numérico para que el solicitante ingrese el tiempo de trabajo estimado requerido. De esta manera, los diseñadores pueden priorizar sus horas y saber cuánto más trabajarán antes de decidir si aceptar más trabajo o no.
Tareas de selección múltiple con campos numéricos para sumar su suma:
Una vez que selecciones varias tareas con los campos numéricos que deseas añadir, al pie de la pantalla aparecerá el siguiente panel en el que se mostrará el número de tareas seleccionadas, así como los campos numéricos incluidos. Además, tendrás la opción de:
- Mover tareas entre secciones
- Editar un proyecto o una sección
- Copiar enlaces de las tareas
- Eliminar tareas;
- Hacer clic en el ícono de los tres puntos para acceder a otras acciones
Seguimiento de información
Si usas Asana para hacer seguimiento de candidatos o de cuentas, puedes utilizar un campo de texto para ingresar información específica como la dirección de email, el teléfono, la empresa o la dirección.
Uso de etiquetas vs. campos personalizados
Las etiquetas y los campos personalizados te permiten categorizar, filtrar e identificar información en Asana. En general, los campos personalizados son mejores para el uso estándar en una organización, mientras que las etiquetas son más informales. Recomendamos encarecidamente el uso de campos personalizados, que son más sólidos y visibles que las etiquetas. Dependiendo de tu flujo de trabajo, es posible que tu equipo los use de diferentes maneras, pero a continuación nombramos algunas situaciones para ayudarte a decidir:
Utiliza campos personalizados si:
- Quieres agregar información específica a todas las tareas de un proyecto
- Necesitas aportar contexto extra para agrupar tareas similares y simplificar la vista, de forma más informal y sin el mismo nivel de detalles que ofrecen los campos personalizados.
- Tienes información estándar que necesitas monitorear en las tareas de todos los proyectos (por ejemplo, nivel de prioridad, costo de tiempo, etapa de trabajo)
- Quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo ingresen información específica en cada tarea de un proyecto
- Necesitas ordenar o realizar búsquedas por campos de información específicos
Utiliza etiquetas si:
- Necesitas etiquetado ad hoc, tienes opciones ilimitadas o no sabes muy bien qué etiquetar al momento de la creación
- Necesitas ver la etiqueta en Mis tareas
- Solo necesitas marcar unas pocas tareas dentro de un proyecto
- Quieres marcar tareas de plantilla
Usar campos personalizados en las subtareas
Es importante mencionar que las subtareas no heredan automáticamente los proyectos asociados, las etiquetas, los responsables ni los colaboradores de sus tareas madre, aunque es posible que veas el nombre del proyecto de la tarea madre en la parte superior del panel de detalles de la subtarea.
El primer nivel de subtareas heredará automáticamente los campos personalizados de la tarea madre. Para poder obtener información de campo personalizado, el siguiente nivel de subtareas (subtareas) deberá agregarse al proyecto usando Tab+P para abrir el campo del proyecto o haciendo clic en los tres puntos en la esquina superior derecha del panel de subtareas y seleccionando Agregar al proyecto.
Dar seguimiento a las URL mediante campos personalizados
Puedes dar seguimiento a enlaces en campos personalizados cuando usas un campo de texto. Si ingresas una URL en el campo de texto, puedes acceder al enlace directamente desde el panel de tareas. Cuando hagas clic en un enlace de un campo personalizado, la página se abrirá en otra ventana o pestaña.
Para dar seguimiento a una URL mediante un campo de texto:
- Ingresa la URL en el campo de texto
- Haz clic en el ícono Ir al enlace directamente desde el panel principal o el panel de tareas de la derecha.
Las notificaciones de campos personalizados ayudan a mantener a todos los miembros de tu proyecto al tanto de la etapa en la que se encuentra la tarea y sobre lo que se debe realizar a continuación. Optimizan el proceso de aprobación de las tareas para que puedas pasarlas rápidamente por las distintas etapas a fin de garantizar que se cumplan las fechas de entrega.
La persona que cambie un campo personalizado no recibirá la notificación del cambio.
Notificaciones de campos personalizados
Puedes activar las notificaciones de los campos personalizados en cualquier momento, tanto para los campos desplegables nuevos como para los existentes.
Marque la casilla Notificaciones al crear un campo desplegable nuevo para notificar a los colaboradores de la tarea cuando se haya cambiado el valor de este campo.
Para activar las notificaciones de un campo existente:
- Haz clic en Personalizar archivo.
- Hacemos clic en la pestaña Campos
- Haz clic en el ícono del lápiz para editar los ajustes del campo y, luego, marca la casilla de Notificaciones.
Las notificaciones de campos personalizados solo están disponibles para campos desplegables.
Al ser colaborador de una tarea, recibirás una notificación en tu bandeja de entrada cada vez que el valor de un campo cambie.
¿Quién recibirá las notificaciones de campos personalizados
Si un campo personalizado es público para tu organización o equipo y alguien marca la casilla de notificaciones, todos los que usen ese campo en ese momento recibirán notificaciones cada vez que el valor del campo se modifique. Si deseas recibir notificaciones cuando se modifique el valor de un campo de una tarea específica, debes ser colaborador de la tarea.
Los miembros del proyecto solo recibirán notificaciones de los campos personalizados si son colaboradores de la tarea en la que se cambió el valor de un campo.
¿Quieres saber más? Consulta todas las funciones de los campos personalizados de Asana.