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Los formularios estandarizan la forma en que el trabajo se envía inicialmente a tu equipo, reúnen toda la información que necesites y se aseguran de que nada se te pase por alto. Puedes usar los formularios con equipos internos y externos para recopilar y consolidar información, minimizar los roces, idas y venidas o malentendidos en el equipo.
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Cómo crear un formulario
Los formularios son parte de los proyectos de Asana. Cuando se completa un formulario, el envío aparece como una tarea nueva en el proyecto en el que está vinculado.
Para crear un formulario:
- Accede a un proyecto y ve a la pestaña Personalizar.
- Haz clic en Agregar formulario.
A partir de allí, podrás crear, editar y compartir formularios. El formulario tendrá el mismo nombre que el proyecto al que está vinculado; sin embargo, puedes cambiarlo y agregar una descripción para proporcionar instrucciones o información a quienes lo completen.
Los formularios también vienen con dos preguntas predeterminadas, nombre y correo electrónico, para garantizar que obtengas la información de contacto de las personas que solicitan trabajo a tu equipo. Puedes elegir eliminar estas preguntas al crear tu formulario.
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Si eliminas la pregunta de email, quien haya enviado el formulario no recibirá el email de confirmación enviado por Asana.
Desde la ventana de creación de formulario, puedes:
- Agregar un nombre
- Agregar una dirección de email
- Crear otra pregunta
Agregar encabezados a los formularios
Agrega encabezados a tus formularios para organizar tus preguntas en secciones.
Para agregar un encabezado:
- Haz clic en la pestaña de contenido del formulario
- Deslízate hacia abajo hasta la sección de Contenido y haz clic en Encabezado.
- Arrastra y suelta tu encabezado a donde quieras que lo coloque
También puedes colocar el cursor sobre tu formulario y hacer clic en + Agregar un encabezado.
Podrás ver cómo se ven los encabezados en la vista previa.
Widget de formularios en la página de inicio
Ahora puedes acceder a los formularios directamente desde la página de Inicio con el widget Formularios.
- El widget muestra tus formularios recientes y tus formularios favoritos, y puedes crear un nuevo formulario directamente desde el widget a través del botón + Agregar nuevo.
- Agrega widgets a tu página de Inicio haciendo clic en el botón Personalizar en la esquina superior derecha.
Agregar a quienes completan los formularios como colaboradores
Mantén informadas a las personas que completan los formularios al agregarlas automáticamente como colaboradoras en la tarea creada por el envío del formulario.
Activa o desactiva la opción en el menú de ajustes del formulario.
Series de opciones en los formularios
Las series de opciones en los formularios son una función del plan Business .
Las series de opciones de los formularios te permiten crear preguntas de seguimiento vinculadas a respuestas específicas de las preguntas con menú desplegable o de selección múltiple.
Primero, cuando generes el formulario, elige una pregunta con menú desplegable o de selección múltiple de la lista de preguntas. Ten en cuenta que al seleccionar cualquiera de las dos, deberás incluir tus propias preguntas específicas.
Puedes tener hasta cinco niveles de secciones.
Personalizar un formulario
Cuando el formulario está creado, puedes agregar otras consultas con el menú lateral derecho.
Ajustes de los formularios
Desde la pestaña Ajustes del formulario puedes:
- Elegir una de las respuestas para usarla como título de la tarea
- Designar un responsable predefinido para cada formulario que se envíe.
- Activar y desactivar la opción para copiar todas las respuestas en la descripción de la tarea
- Agregar un mensaje de confirmación personalizado
- Incluir un botón para que quien envíe un formulario pueda completar fácilmente otro formulario
La posibilidad de agregar un responsable por defecto es una función del plan Business.
Asignación de campos personalizados
La asignación de campos personalizados te permite conectar las respuestas específicas a las preguntas del formulario directamente con campos personalizados del proyecto.
También puedes crear un campo personalizado nuevo desde la ventana Conectado a.
Asignación de campos de fecha
Si el formulario incluye preguntas relacionadas con fechas, puedes optar por conectar las respuestas con los siguientes tipos de fechas:
- Un solo día
- Rango de fechas
Un solo día
Cuando se selecciona Día único, el campo de entrada de fecha será Fecha de vencimiento.
Rango de fechas
Cuando se selecciona el rango de fechas, habrá un campo de entrada de fecha de inicio y fecha de finalización.
Campos requeridos
Haz clic en Obligatorio para que la fecha sea un campo obligatorio en tu formulario.
Personalización de los encabezados
La personalización del encabezado es una función del plan Business .
Para agregar una imagen de portada, haz clic en el ícono Agregar imagen de portada ubicado en la parte superior de tu formulario.
Las medidas de la imagen para el encabezado son: 800 x 120 píxeles.
Marca personalizada en los formularios
Los usuarios de planes Enterprise que hayan cargado un logo a Asana desde la Consola del administrador tendrán la opción de mostrar dicho logo en sus formularios.
Para agregar una marca personalizada a tu formulario, primero deberás cargar el logo de tu empresa. Puedes hacerlo desde la pestaña Ajustes en tu Consola del administrador.
Una vez que hayas cargado el logo, ve hasta tu formulario y haz clic en el nombre /descripción del mismo. Desde aquí, haz clic en Mostrar el logo de tu organización en este formulario.
Agregar archivos adjuntos a un formulario
También puedes agregar archivos adjuntos a tus formularios para que quienes los envíen adjunten briefs creativos, imágenes, documentos, archivos en PDF y mucho más. Cualquier archivo que se agregue a un formulario se adjuntará a la tarea creada en el proyecto cuando se envíe el formulario.
Para agregar un adjunto, haz clic en el ícono de Adjunto debajo de tu lista de preguntas.
Agrega la pregunta y podrás hacer lo siguiente:
- Cambiar o editar el nombre de la pregunta y agregar una descripción de la pregunta
- Permitir que se agreguen varios archivos adjuntos
- Activar o desactivar el campo obligatorio.
Vista previa de un formulario
Mientras armas el formulario, puedes usar la vista previa, en cualquier momento, para ver qué apariencia tendrá para quienes lo completen.
Desde la vista de formulario en un proyecto:
- Haz clic en Ver formulario.
Compartir un formulario
Los formularios son privados para tu organización de forma predeterminada. Esto se puede modificar en los ajustes del formulario.
Controla quién puede acceder al formulario al elegir una de las tres opciones; todos pueden acceder, solo la organización o Desactivado.
Una vez que tu formulario esté listo para compartir, puedes hacer clic en el botón Copiar enlace y el enlace se copiará en tu portapapeles. Puedes compartir el enlace con tus compañeros de equipo en Asana, así como con cualquier persona que no tenga una cuenta de Asana, y podrán completar el formulario.
Una vez que se haya completado el formulario, quien lo haya enviado verá un mensaje de confirmación de que el formulario ya se recibió y de que se convertirá en una nueva tarea de tu proyecto.
La persona que envíe el formulario, también recibirá un email de confirmación con una copia del formulario enviado.
El formulario debe incluir una pregunta solicitando el email, que deberá completarse para poder enviar el formulario con éxito.
Si quien envía el formulario está en Asana, puedes agregarlo como colaborador de la tarea. Si no está en Asana y quisieras que también hiciese el seguimiento, podrías enviarle una invitación para unirse a tu espacio.
Después, puedes agregar colaboradores, priorizar trabajos, cambiar los detalles de la tarea y hacer que el trabajo avance para asegurarte de que la tarea se finalice.
Insertar formularios en sitios web internos o externos
Ahora puedes insertar formularios en cualquier lugar. Esto te permitirá conectar los formularios enviados directamente a tu flujo de trabajo y reducir las tareas diarias.
Para insertar un formulario, haz clic en Compartir formulario.
Haz clic en Copiar código para copiar el código de inserción y pégalo en el sitio web donde quieres compartir el formulario.
Insertar formularios en un sitio web público
Al insertar un formulario en un sitio web público, asegúrate de que los permisos del formulario estén configurados en Todos pueden acceder.
Para obtener más información sobre los permisos de formularios, consulta nuestro artículo sobre los permisos de acceso a formularios.
Cómo desactivar la función de inserción de formularios
Los superadministradores con planes Enterprise pueden desactivar esta función para su dominio desde la pestaña 'Seguridad' de la Consola del administrador.
Para desactivar la función de inserción de formularios:
- Dirígete a la consola del administrador y haz clic en la pestaña Seguridad.
- Haz clic en Permisos de acceso a los Formularios.
Desde aquí, puedes activar o desactivar la opción Permitir que los miembros inserten formularios.
Plantillas de formularios
Las plantillas de proyectos creadas por Asana incluyen formularios.
Cómo crear la plantilla de un formulario:
- Ve a Elegir una plantilla de proyecto y haz clic en Solicitudes creativas.
- Dirígete a la plantilla del formulario y haz clic en el botón Usar plantilla
Una vez que veas las plantillas de proyectos, el sitio te dirigirá a un formulario de solicitudes creativas con el que podrás capturar y organizar todas las solicitudes creativas de tu equipo.
Después de seleccionar Usar plantilla, podrás cambiarle el nombre y comenzar tu proyecto nuevo con la misma plantilla del formulario.
Varios formularios por proyecto
Los formularios múltiples por proyecto son una función del plan Business
Dado que cada proyecto tiene un propósito y una funcionalidad diferentes, es muy importante consolidar diferentes tipos de entradas e información para que los proyectos se utilicen de manera efectiva. Ahora es posible crear varios formularios por proyecto para admitir diferentes tipos de solicitudes de trabajo dentro de cualquier proyecto. Tener la opción de crear múltiples formularios puede ayudar mucho a los usuarios y equipos a recopilar e incorporar diferentes tipos de información crítica en un mismo lugar. Esto puede ayudar a optimizar los flujos de trabajo y minimizar el "trabajo sobre el trabajo" que a menudo puede aumentar la carga de trabajo del usuario.
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Duplicar un formulario
La duplicación de formularios puede ayudarte a ahorrar tiempo al iterar tu proceso de ingreso de solicitudes.
Para duplicar un formulario, haz clic en el ícono de los tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona Duplicar formulario.
Desde aquí, puedes cambiar el nombre del formulario y hacer clic en Duplicar formulario.
Una vez que estés en el formulario duplicado, puedes hacer clic en la opción 'Cambiar' para activar el enlace del formulario. Desde los ajustes de tu formulario, podrás seleccionar quién puede acceder al formulario.
Desde el menú Personalizar, puedes ver todos los formularios.
Puedes tener un máximo de 5 formularios en un proyecto.
Cuando duplicas un proyecto, también tienes la opción de duplicar sus formularios. Solo tienes que marcar la casilla Formulario cuando dupliques el proyecto deseado.
Los formularios se duplican automáticamente a través de las plantillas creadas por Asana, las plantillas personalizadas y la API.
Duplicar una pregunta en un formulario
Para duplicar una pregunta, haz clic en el ícono +. Desde allí, podrás editar la pregunta duplicada y las series de opciones.
Cómo informar abuso en un formulario
Para informar abuso en un formulario, haz clic en Informar abuso. El equipo de Seguridad de Asana recibirá una notificación para poder revisar y tomar las medidas correspondientes con respecto al incidente en cuestión.
