Formularios

Disponible en los niveles StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+ de Asana, así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise heredados. Algunas funciones de los formularios, como las ramas, la personalización del encabezado, varios formularios por proyecto y la personalización de los mensajes de confirmación solo están disponibles para los niveles Advanced, Enterprise y Enterprise+, así como para los niveles heredados Business y Legacy Enterprise.

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Los formularios estandarizan la forma en que el trabajo se envía inicialmente a tu equipo, reúnen toda la información que necesites y se aseguran de que nada se te pase por alto. Puedes usar los formularios con equipos internos y externos para recopilar y consolidar información, minimizar los roces,idas y venidas o malentendidos en el equipo.

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Cómo crear un formulario

Los formularios son parte de los proyectos de Asana. Cuando se completa un formulario, el envío aparece como una tarea nueva en el proyecto en el que está vinculado.

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Para crear un formulario:
  1. Accede a un proyecto y dirígete al menú Personalizar.
  2. Ir a los formularios
  3. Haz clic en Agregar formulario.

Desde aquí, puedes personalizar el contenido de tu formulario.

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Desde la pestaña de formularios, puedes crear, editar y compartir formularios. El formulario tendrá el mismo nombre que el proyecto al que está vinculado; sin embargo, puedes cambiarlo y agregar una descripción para proporcionar instrucciones o información a quienes lo completen.

Los formularios también vienen con dos preguntas predeterminadas, nombre y correo electrónico, para asegurarse de obtener la información de contacto de los solicitantes. Puedes elegir eliminar estas preguntas al crear tu formulario.

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Si eliminas la pregunta de email, quien haya enviado el formulario no recibirá el email de confirmación enviado por Asana.

Agregar encabezados a los formularios

Agrega encabezados a tus formularios para organizar tus preguntas en secciones.

headers
Para agregar un encabezado:
  1. Haz clic en la pestaña de contenido del formulario 
  2. Deslízate hacia abajo hasta la sección de Contenido y haz clic en Encabezado.
  3. Arrastra y suelta tu encabezado a donde quieras que lo coloque

También puedes colocar el cursor sobre tu formulario y hacer clic en + Agregar un encabezado.

Widget de formularios en la página de inicio

Puedes acceder a los formularios directamente desde la página de Inicio con el widget Formularios.

Forms in the Home page

  1. El widget muestra tus formularios recientes y tus formularios favoritos, y puedes crear un nuevo formulario directamente desde el widget a través del botón + Agregar nuevo.
  2. Agrega widgets a tu página de Inicio haciendo clic en el botón Personalizar en la esquina superior derecha.

Agregar a quienes completan los formularios como colaboradores

Mantén informadas a las personas que completan los formularios en tu organización al agregarlas automáticamente como colaboradoras en la tarea creada por el envío del formulario. Activa o desactiva la configuración desde la pestaña de ajustes.

add submitters in my organization as form collaborators toggle.png

Series de opciones en los formularios

Disponible en los niveles AdvancedEnterpriseEnterprise+ de Asana, así como en los niveles heredados Business y Legacy Enterprise.

Las series de opciones de los formularios te permiten crear preguntas de seguimiento vinculadas a respuestas específicas a las preguntas de selección única o de selección múltiple.

Aquí, haz clic sobre el ícono Agregar una rama.
adding a branch in a form.png
 

Puedes tener hasta cinco niveles de secciones dentro de una sección.

Ajustes de los formularios

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Desde la pestaña de ajustes puedes:

  1. Seleccionar un campo para el título de la tarea
  2. Designar un responsable predefinido para cada formulario que se envíe.
  3. Copiar todas las respuestas en la descripción de la tarea
  4. Selecciona quién puede acceder al formulario
  5. Agregar un mensaje de confirmación personalizado
  6. Incluir un botón para que quien envíe un formulario pueda completar fácilmente otro formulario

La posibilidad de agregar un responsable por defecto y un mensaje de confirmación personalizado está disponible en los niveles AdvancedEnterpriseEnterprise+ de Asana, así como en los niveles heredados Business y Legacy Enterprise.

Agregar archivos adjuntos a un formulario

Agrega una pregunta adjunta a tu formulario para que quienes la envíen adjunten resúmenes creativos, imágenes, documentos, archivos en PDF y mucho más. Cualquier archivo que se agregue a un formulario se adjuntará a la tarea creada en el proyecto cuando se envíe un formulario.

Para agregar un adjunto, haz clic en el ícono de Adjunto debajo de tu lista de preguntas.

Attachments
attachment 2

Agrega la pregunta y podrás hacer lo siguiente:

  1. Cambiar o editar el nombre de la pregunta y agregar una descripción de la pregunta
  2. Permitir que se agreguen varios archivos adjuntos
  3. Activar o desactivar el campo obligatorio.

Vista previa de un formulario

Mientras armas el formulario, puedes usar la vista previa, en cualquier momento, para ver qué apariencia tendrá para quienes lo completen, haz clic en Ver formulario.

preview a form.png

 

Plantillas de formularios

Las plantillas de proyectos creadas por Asana incluyen formularios. 

creative requests

Cómo crear la plantilla de un formulario:

  1. Ve a Elegir una plantilla de proyecto y haz clic en Solicitudes creativas.
  2. Dirígete a la plantilla del formulario y haz clic en el botón Usar plantilla

Una vez que veas las plantillas de proyectos, el sitio te dirigirá a un formulario de solicitudes creativas con el que podrás capturar y organizar todas las solicitudes creativas de tu equipo.

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Después de seleccionar Usar plantilla, podrás cambiarle el nombre y comenzar tu proyecto nuevo con la misma plantilla del formulario.

Varios formularios por proyecto

Disponible en los niveles AdvancedEnterpriseEnterprise+ de Asana, así como en los niveles heredados Business y Legacy Enterprise.

Dado que cada proyecto tiene un propósito y una funcionalidad diferentes, es muy importante consolidar diferentes tipos de entradas e información para que los proyectos se utilicen de manera efectiva. Puedes crear varios formularios por proyecto para los diferentes tipos de solicitudes de trabajo dentro de cualquier proyecto. Tener la opción de crear varios formularios puede ayudar a optimizar los flujos de trabajo y minimizar el "trabajo sobre el trabajo" que a menudo puede aumentar la carga de trabajo del usuario.

Envía y gestiona las solicitudes de trabajo en un solo lugar. Comienza con una prueba gratuita de Asana durante 30 días. Pruébalo gratis

Duplicar un formulario

La duplicación de formularios puede ayudarte a ahorrar tiempo al iterar tu proceso de ingreso de solicitudes.

duplicate form

Para duplicar un formulario, haz clic en el ícono de los tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona Duplicar formulario.

duplicate form 2

Desde aquí, puedes cambiar el nombre del formulario y hacer clic en Duplicar formulario.

Una vez que estés en el formulario duplicado, puedes hacer clic en la opción 'Cambiar' para activar el enlace del formulario. Desde los ajustes de tu formulario, podrás seleccionar quién puede acceder al formulario.

duplicate form 3
duplicate form 4

Desde el menú Personalizar, puedes ver todos los formularios.

Puedes tener un máximo de 5 formularios en un proyecto.

Cuando duplicas un proyecto, también tienes la opción de duplicar sus formularios. Solo tienes que marcar la casilla Formulario cuando dupliques el proyecto deseado.

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Los formularios se duplican automáticamente a través de las plantillas creadas por Asana, las plantillas personalizadas y la API.

Duplicar una pregunta en un formulario

Para duplicar una pregunta, haz clic en el ícono +. Desde allí, podrás editar la pregunta duplicada y las series de opciones.

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Cómo informar abuso en un formulario

Para informar abuso en un formulario, haz clic en Informar abuso. El equipo de Seguridad de Asana recibirá una notificación para poder revisar y tomar las medidas correspondientes con respecto al incidente en cuestión.

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¿Quieres saber más? Consulta todas las funciones de los Formularios de Asana.

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