Ayuda a que tu equipo adopte Asana

Introducir una nueva herramienta en tu organización puede ser un desafío, pero también puede presentar oportunidades interesantes. El uso de Asana es más efectivo cuando obtienes la aceptación de todo el equipo, por lo que crear un marco positivo para adoptar estos avances digitales es esencial para una transición sin problemas y una experiencia positiva.

Anunciar el lanzamiento de Asana es una oportunidad para crecer y colaborar, mejorar la eficiencia y agilizar los procesos. Obtén más información sobre los cambios a la manera de Asana a continuación para garantizar una implementación sin problemas e incorporar a tu equipo.    

1. Definir el "¿Por qué?"

Antes de incorporar a los equipos, necesitarás una respuesta clara y contundente a esta pregunta: ¿Qué problemas resolverá la implementación de Asana y cómo? También tendrás que imaginar cómo será el éxito y considerar qué será posible hacer en el futuro si usas Asana, algo que ahora no es posible. 

Convoca a tu red de cambio

Las implementaciones exitosas requieren la ayuda de personas que estén tan interesadas en Asana como tú. Identificar una coalición de personas para apoyar el lanzamiento. Tu red de cambio debe incluir personas que estén motivadas para garantizar el éxito, que tengan una representación diversa en equipos importantes, que conozcan los procesos de sus equipos y que puedan influir en el cambio. Apunta a entre 3 y 10 personas, sé estratégico. 

2. Descubre tu situación actual 

Evalúa los procesos actuales y cómo Asana encajará con otras herramientas que tu equipo ya está utilizando. La mayoría de los equipos tienen herramientas para crear y gestionar el trabajo, así como para enviar mensajes y comunicarse con los compañeros. Asana vincula el contenido y las comunicaciones, coordina y da seguimiento a quién hace qué y para cuándo. Desarrollar una estructura de equipo para sentar las bases para invitar a compañeros de equipo y crear proyectos. Cuando configures las estructuras de tu equipo, pregúntate: "¿Quién necesita poder ver y encontrar este trabajo?". 

3. Diseña tus flujos de trabajo

Identificar el proceso de pasos para realizar el trabajo en tu organización. Crear un flujo de trabajo ayudará a establecer el estándar de cómo trabaja la gente en Asana. Al considerar su primer flujo de trabajo, debe tener ciertas características:

Altamente colaborativo: Busque procesos que requieran mucha colaboración, involucrando a la mayor cantidad de personas. Asana mejorará rápidamente la visibilidad y la coordinación. 

Fácil de crear plantillas: identifica los proyectos que utilizas con regularidad. Puedes crear plantillas de proyecto para optimizar tu flujo de trabajo y ahorrarle mucho tiempo a tu equipo.

Roto: Cualquier proceso que esté roto o disperso en varias herramientas es un gran candidato porque Asana puede hacer que el flujo de trabajo sea más efectivo rápidamente. Usar un proceso roto abordará los puntos débiles de inmediato y destacará cómo Asana puede ayudarte a trabajar de manera más eficiente. 

Esencial para el negocio: trasladar a Asana un proceso que tenga un impacto en los objetivos del equipo puede tener un impacto inmediato.

Motiva el uso de Asana: Uno de tus objetivos clave al implementar Asana es obtener una masa crítica al usar Asana con regularidad. Busca un flujo de trabajo que haga que las personas usen Asana temprano y con frecuencia, como un proyecto de solicitud o reuniones semanales. 

4. Ofrécele a tu equipo lo que necesita y celebra lo que resulta bien 

Crear un plan de comunicación y capacitación es una excelente manera de evitar las trampas comunes de la implementación de la tecnología. 

  1.  Establece una fecha de lanzamiento para tu patada inicial. Genera el impulso y planifícalo como un evento emocionante.
  2. Envía actualizaciones periódicas mientras haces la cuenta regresiva para tu fecha de lanzamiento.
  3. Usa el material que creaste al definir tu “por qué Asana”. Explica por qué Asana es importante y por qué ahora. Sin la urgencia, los compañeros de equipo no verán la necesidad de cambiar su forma de trabajar. 
  4. Hable sobre cómo este fue un esfuerzo de equipo por parte de todos en la red de cambio. Ayuda a los compañeros de equipo a ver cómo tenían representación.
  5.  No te limites a enviar unos cuantos correos electrónicos. Considera diferentes medios, como videos o canales de chat, para que las personas tengan diferentes formas de conocer la implementación.

5. Prepárate para el éxito

Establecer convenciones es esencial para evitar que tu cuenta de Asana se vuelva inmanejable. Algunas convenciones comunes son: 

Cuándo crear qué:

  • Si se trata de un grupo de personas que acaban de sumarse a Asana, pero que trabajarán con muchas iniciativas grandes, cread un equipo nuevo (este sería un caso excepcional).
  • Si trabajáis con una iniciativa grande (con al menos 10 acciones pendientes importantes), que además incluye a un subgrupo de personas de un mismo equipo o a un equipo entero, cread un proyecto nuevo dentro de ese equipo.
  • Si trabajáis con una iniciativa que requiera menos dedicación y que encaje perfectamente en un proyecto activo, agregadla como tarea.
  • Para dividir una tarea en pasos más pequeños, usad las subtareas

Asignación de trabajo 

Uno de los obstáculos más difíciles de superar para quienes acaban de empezar a trabajar en Asana es asignar el trabajo a otra persona. Nómbralo y normalízalo; las tareas pueden ser solicitudes, ideas, etc. Es útil que los gerentes se sumen a esto y soliciten a sus subordinados directos que les asignen tareas. 

Normas de nomenclatura

Nombra las tareas con palabras de acción y describe lo que el responsable debe hacer usando estas palabras de acción. 

Fechas de entrega

El acuerdo colectivo sobre las convenciones de fecha de entrega garantizará que el trabajo no se pase por alto. El asignador siempre debe establecer una fecha de entrega y tener en cuenta si esta fecha de entrega es flexible en la descripción de la tarea. Mantenga las fechas de entrega actualizadas; si se va a perder una fecha de entrega, anótelo en los comentarios y actualice la tarea. Esto ayuda a evitar que las personas sigan sus viejos hábitos.

Capacidad de respuesta

Haz de Asana un lugar rico y relevante para la comunicación y establécela como la fuente única de referencias. Establece expectativas sobre la frecuencia con la que se espera que las personas consulten Asana. Fomentar el reconocimiento y la comunicación de que se han visto las notificaciones. 

6. Mide los resultados y amplía el uso

Hable con su equipo para verificar qué está funcionando y qué no. Controlad las métricas de éxito para identificar qué resulta bien y dónde hay oportunidades de mejora. No olvides celebrar el éxito de tu equipo y compartirlo con las partes interesadas. 

Algunas formas comunes de medir el éxito: 

1. Actividad de seguimiento: mira cuántas personas usan Asana y con qué frecuencia. 

2. Satisfacción: recopila comentarios, publica encuestas y comprueba cómo funciona Asana para las personas, además de averiguar qué no funciona. 

3. Demostrar un impacto tangible: ¿cómo ha mejorado la colaboración después de implementar Asana? 

Recursos adicionales

 

¿Fue útil este artículo?

Thanks for your feedback