Uno de los momentos de más asombro en Asana es cuando los clientes se dan cuenta de que pueden conectar todo su trabajo en Asana y verlo en distintos lugares, sin duplicar nada ni perder contexto.
Ponte en contacto con tus compañeros de equipo y haz referencia a otros trabajos con las @menciones
Para @mencionar:
Escribe @ y después empieza a escribir el nombre de una tarea, proyecto, mensaje o persona.
Las @menciones crean un enlace a proyectos, mensajes, compañeros de equipo o tareas desde cualquier descripción o comentario en Asana.
Cuándo usar @menciones
-
Vincular información de contexto:@menciona otra tarea, proyecto o mensaje para poder acceder inmediatamente al historial de trabajo y contexto previo. De esta manera tus compañeros de equipo no perderán tiempo buscando esta información.
-
Resalta tareas relacionadas: si una tarea está relacionada con otra, puedes @mencionar la otra tarea en una tarea o tarea para que los compañeros de equipo estén al tanto de cualquier otro trabajo relevante que esté sucediendo.
-
Dirige un comentario a un compañero de equipo específico —@menciona a tu compañero de trabajo en una tarea o conversación para añadirlos como seguidores. Ellos recibirán una notificación y dirigirán su atención a tu comentario.
Agrega la misma tarea a múltiples proyectos para evitar duplicar el trabajo
Teclea Tab + P y usa el botón + que parece agregar la tarea a tantos proyectos como sea necesario. Si se actualiza una tarea, los cambios se reflejan en ambos proyectos (ya que es la misma tarea, pero aparece en dos proyectos).
Cuándo agregar tareas a proyecto múltiples
-
Quieres discutir una tarea en una reunión:agrega la tarea a tu proyecto de reunión y consérvala en el proyecto original. Así, no te olvidarás de discutirla y podrás verla en contexto con el trabajo que ocurre a su alrededor.
-
La tarea es relevante para más de un proyecto: agrega las tareas que requieran la colaboración o el traspaso del trabajo entre dos equipos a los proyectos de ambos equipos. De esta manera, todos pueden hacer un seguimiento del progreso, sin duplicar información o intercambios sobre dicha tarea.
-
Tu tarea se relaciona con un objetivo de alto nivel o un hito:realiza un seguimiento de los objetivos de un proyecto con tu equipo o empresa. Cuando tienes un proyecto que sigue los pasos para lograr un objetivo, puedes mantener la tarea objetivo en tu proyecto objetivo, así como el proyecto que rastrea tu iniciativa.
Utiliza las dependencias para asegurarte de que el trabajo comience en el momento y orden adecuados
Para que los traspasos sean más fluidos y claros, marca las tareas como dependientes entre sí. Los compañeros de equipo sabrán a quién pueden estar bloqueando y a quién están esperando. Puedes definir fácilmente las dependencias dentro de las tareas o arrastrar y soltar fácilmente las dependencias en la vista de Cronograma.
Si la fecha de entrega cambia en la primera tarea, recibirás una notificación para que puedas actualizar la fecha de entrega de tu tarea dependiente según corresponda.
Cuándo usar dependencias
- Lanzamientos de productos: “Lanzamiento a todos los usuarios” que está a la espera de “Incorporación de comentarios de probadores beta”
- Calendario editorial: “Finaliza el blog para la puesta en escena” que está siendo esperado “Incorpora correcciones”
- Planificación de eventos: “Asegura un lugar” que está siendo esperado “Aprueba un presupuesto”
- Seguimiento a errores: “Prioriza soluciones” a la espera de “Reproduce errores”
- Revisiones de diseño: “Inicia diseños” que están siendo esperados “Selecciona la paleta de colores”
- Incorporación de nuevas contrataciones: “Selecciona beneficios” que alguien espera “Obtén información de inicio de sesión desde IT”
Filtra, ordena y da seguimiento a detalles específicos con los campos personalizados
Agregar campos personalizados a un proyecto significa que puedes dar seguimiento a mucha más información en cada tarea. Crea diferentes tipos de campos personalizados para capturar información estructurada y realizar un seguimiento más fácil del progreso, el estado, el costo, la carga de trabajo, la prioridad y muchos otros puntos de datos sobre los proyectos y el trabajo de tu organización.
Cuándo usar campos personalizados
Utiliza campos personalizados si:
- Quieres agregar información específica a todas las tareas de un proyecto
- Tienes información estándar que necesitas monitorear en las tareas de todos los proyectos (por ejemplo, nivel de prioridad, costo de tiempo, etapa de trabajo)
- Quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo ingresen información específica en cada tarea de un proyecto
- Tengas la necesidad de buscar o informar campos de datos específicos (como prioridad, horas, etapa, etc.)
Captura los detalles de los resúmenes y las solicitudes de los proyectos para acelerarlos con los formularios
Tal vez tu equipo esté acostumbrado a hacer solicitudes y trazar los requisitos de los proyectos en documentos y por email. Pero, por lo general, ese tipo de información está desorganizada e incompleta y causa confusión y demoras, cuando no se pasa por alto. En cambio, puedes crear formularios para estandarizar el proceso de solicitudes. Cuando se envían, los formularios se conectan con un proyecto específico para capturar la información inicial necesaria y dar seguimiento fácilmente y desde un solo lugar.
Los formularios pueden ser enviados por cualquier persona, incluso si no usan Asana, enviándoles el enlace del formulario. Una vez enviado, los detalles del formulario se convierten en una tarea dentro de tu proyecto para que puedas darle la prioridad que le corresponda.
Configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.
Conectar tu trabajo en muchas herramientas y el email con las integraciones
Asana te ayuda a gestionar y coordinar tu trabajo, pero es probable que tú uses varias herramientas para lograrlo, aplicaciones como G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud y muchas más.
Ese es el motivo por el cual Asana se integra con las principales herramientas y aplicaciones; para mantener todo conectado, reducir la duplicación de trabajo y hacer que la colaboración fluya. Las integraciones son particularmente sólidas con las herramientas de emails y mensajes, ya que convierten esas conversaciones en eventuales acciones. Con el complemento para Gmail, la aplicación de Outlook o las integraciones con Slack, puedes convertir las conversaciones en tareas sin tener que cambiar de herramienta. Y a los creativos, la integración con Adobe Creative Cloud les permite ver las tareas en Asana y actuar directamente desde Illustrator, Photoshop o InDesign.
Ver todas las integraciones de Asana en la página de aplicaciones.