Plantillas de tareas

Disponible en los niveles StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+ de Asana, así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise heredados.

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Las plantillas para tareas facilitan la estandarización de tareas en tu proyecto para que puedas configurar rápidamente las mismas tareas una y otra vez. Esto te permite crear flujos de trabajo repetibles y ahorrar tiempo, ya que no tendrás que empezar de cero cada vez que necesites crear la misma tarea.

Las plantillas de tareas solo están disponibles dentro de los proyectos. Sin embargo, es posible duplicar tareas que no forman parte de un proyecto.

En las plantillas para tareas, puedes establecer los siguientes detalles:

  • Tipo de tarea (tarea, hito o aprobación)
  • Título de la tarea
  • Responsable
  • Fecha de entrega relativa
  • Proyecto
  • Dependencias de la tarea
  • Todos los campos personalizados
  • Descripción de la tarea
  • Colaboradores
  • Subtareas
  • Archivos adjuntos

Componentes

Tipo de tarea

Puedes establecer el tipo de tarea en una plantilla para tareas, de modo que todas las tareas creadas a partir de dicha plantilla sean del mismo tipo. 

Responsable

Se puede designar un responsable en las plantillas de tareas para ayudar a optimizar los flujos de trabajo repetidos.

Fechas de entrega relativas

Con las plantillas de tareas puedes establecer fechas de entrega relativas. Esto significa que en lugar de crear tareas que vencen en fechas absolutas (por ejemplo, el 21 de enero), las plantillas de tareas se pueden crear de manera que las tareas resultantes asociadas tengan fechas de entrega establecidas en cualquier número de días en el futuro, en relación con el momento en que se crea la plantilla.

Proyectos

Vincular las plantillas para tareas a los proyectos puede agilizar los flujos de trabajo debido a que las plantillas relacionadas con iniciativas y objetivos específicos se organizan de manera eficiente en listas o tableros.

Dependencias de la tarea

Agregar dependencias a las plantillas para tareas te permitirá marcar una tarea como en espera de otra tarea. Esto ayudará a los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos a ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo.

Para que se habiliten las dependencias, hay que agregar subtareas a las plantillas de tareas.

Etiquetas

Las etiquetas brindan un contexto adicional a las plantillas de tareas y también ayudan a agrupar y categorizar tareas similares para simplificar la visualización.

Archivos adjuntos

Agregar archivos adjuntos a las plantillas de tareas te permite adjuntar briefs creativos, imágenes, documentos, archivos PDF y más.

Cómo crear una plantilla para tareas

Convertir una tarea existente en una plantilla

remove chart

Para convertir una tarea en una plantilla:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos
  2. Elige la opción Convertir tarea en plantilla.

A través del botón Personalizar en la barra de herramientas de tu proyecto

Task templates 1 (1).png

Para agregar una plantilla:

  1. Haz clic en el botón Personalizar.
  2. Desplázate hacia abajo y selecciona Agregar plantilla.

Cómo editar una plantilla

customize template

Al editar una plantilla, podrás hacer lo siguiente:

  1. Marcar la plantilla como tareahito o aprobación
  2. Agregar un título
  3. Establecer un responsable
  4. Establecer una fecha de entrega relativa o un rango de fecha
  5. Agregar un proyecto
  6. Agregar dependencias
  7. Editar o establecer campos personalizados
  8. Escribir una descripción de la tarea
  9. Agregar colaboradores
  10. Agregar subtareas y archivos adjuntos
  11. Eliminar tu plantilla

Después de que hayas editado los detalles de tu plantilla, haz clic en Listo para guardarla.

Crear tareas a partir de plantillas existentes

Las plantillas se pueden usar para crear tareas con cualquiera de las opciones para agregar tareas dentro del proyecto. Además, puedes ver las plantillas de tareas dentro de un proyecto y acceder a ellas al hacer clic en el menú desplegable Agregar nuevo o en el botón + junto a los encabezados de sección. Esto mostrará un menú desplegable adicional con todas las plantillas de tareas relevantes para el proyecto.

Desde el menú desplegable Agregar nuevo 

Task templates 2 (1).png

Usa el icono + 

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Consejos sobre la plantilla de tareas

  • Usa "Plantilla" o "Duplícame" en el nombre de la tarea, para que sea sencillo encontrarla con la búsqueda y que nadie la modifique accidentalmente.
  • Duplica la tarea haciendo clic en el botón... en la esquina superior derecha de la tarea y luego seleccionando Duplicar tarea...
  • Crear una biblioteca de tareas de plantilla mediante la creación de una "plantilla." Etiqueta todas tus tareas de plantilla, luego selecciona la etiqueta como favorita, para que la lista puede ser accesible desde tu barra lateral posteriormente.

Información adicional

  • Las plantillas para tareas no están disponibles en la aplicación móvil.
  • Al convertir una tarea en plantilla se cierra la tarea original.
  • Los invitados dentro de una organización no pueden editar ni crear plantillas de tareas.

 

¿Quieres saber más? Consulta todas las funciones de la Tarea de proyecto de Asana.

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