Overview
La sección de resumen del proyecto te aporta una vista detallada del estado de cualquier proyecto con el que trabajes. Con los informes de estado puedes crear fácilmente actualizaciones de estado completas, repetibles y procesables, y compartirlas con otros participantes clave.
Resumen del proyecto instantáneo
Cuando hagas clic en la pestaña Resumen de tu proyecto, verás una captura del estado actual de avance de tu proyecto.
Desde la pestaña Resumen puedes:
- Verificar si el proyecto está en curso, en riesgo, retrasado o completo
- Solicitar una actualización de estado o actualizar el estado del proyecto
- Ver o cambiar los roles del proyecto
- Ver o cambiar la fecha de entrega del proyecto o el rango de fechas
- Enviar mensajes a los miembros
Conocimiento general sobre los hitos, los objetivos y los recursos clave
Desde la pestaña Resumen también puedes ver los logros, los objetivos y los recursos clave asociados a tu proyecto.
Desde el resumen puedes:
Solamente se mostrarán los portafolios a los que tengas acceso. Los Portafolios están disponibles para todos los usuarios Business.
Actualizaciones recientes de estado
Desde la pestaña Resumen, puedes ver rápidamente el historial de actualizaciones de estado con el diagrama de puntos.
Desde la pestaña Panel, los usuarios pueden acceder a un gráfico de quemado para ayudar a supervisar la velocidad de su equipo a lo largo del tiempo y la velocidad a la que están realizando el trabajo. Personaliza los gráficos para ver qué tareas se finalizaron y cuáles no se finalizaron y mucho más. Consulta este artículo para ver cómo puedes mostrar métricas sobre el rendimiento y el progreso general de un proyecto o resaltar los problemas.
Cómo crear una actualización de estado
Cualquier miembro del proyecto puede configurar un estado para informar a otros miembros acerca del progreso de ese proyecto.
La estructura de bloques como plantilla te permite incorporar el trabajo real que se hace en Asana con contexto narrado para explicar el estado de ese trabajo.
Creando tu actualización de estado
Para crear una nueva actualización de estado:
- Haz clic en el ícono Actualizar estado en la vista de progreso de tu proyecto.
- Desde cualquier vista de proyecto, también puedes seleccionar un nuevo estado desde el menú desplegable haciendo clic en Configurar estado, si el proyecto no tiene estado, o haciendo clic en el estado actual.
La posibilidad de agregar campos personalizados en tu actualización de estado es una función del plan Business. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Consíguelos en acción con una prueba gratuita de Asana de 30 días. Prueba gratis.
Desde la ventana de actualización de estado, puedes:
- Agregar un título
- Completar los detalles de tu actualización de estado; incluidos el progreso, el nombre, el encargado y las fechas del proyecto.
- Elige qué campos personalizados quieres incluir en la actualización
- Agregar una sección nueva
- Incluir un resumen
- Determinar los próximos pasos
- Trazar los principales logros desde la última actuación.
- Arrastra los aspectos más destacados a tu actualización para ayudar a explicar tu actividad.
- Cuando hayas ingresado una actualización, deberás hacer clic en el botón azul para publicar.
Ten en cuenta que para poder publicar una actualización de estado, antes debes haber seleccionado un estado para el proyecto: En curso, En riesgo, Retrasado, En espera o Finalizado.
Agregar aspectos destacados a tu actualización de estado
Puedes arrastrar y soltar lo que quieras destacar, como los logros alcanzados o las tareas vencidas, en la actualización de estado para ayudar a describir la situación. Al destacar estos elementos obtienes detalles visuales de los hitos recientes o de los bloqueos potenciales para tu equipo.
Una vez que hayas agregado lo que quieres destacar y que hayas publicado tu estado, Asana recordará el orden y la estructura del bloque para futuras actualizaciones.
También puedes reordenar tus secciones Resumen, Qué logramos y Próximos pasos si las arrastras y las sueltas a tu gusto.
Cómo agregar gráficos a una actualización de estado
Puedes agregar gráficos a las actualizaciones de estado para ver una representación gráfica del trabajo que se lleva a cabo
Recordatorios de actualización de estado
El encargado de cada proyecto recibirá una tarea semanal cada jueves para actualizar el estado de su proyecto el viernes. Si eres el encargado del proyecto no deseas recibir estos recordatorios, puedes desactivarlos.
Para desactivar los recordatorios de actualización del estado:
- Navega a la vista de actualización de estado
- Hacer clic en Recordarme para actualizar el estado cada cambio de viernes
Las actualizaciones de estado aparecerán en el resumen y en los mensajes del proyecto.
Imprimir o eliminar una actualización de estado
Para imprimir o eliminar una actualización de estado:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos junto a la actualización de estado.
- Haz clic en Imprimir actualización de estado o Eliminar actualización de estado.
Solamente puedes eliminar tus propios estados de proyecto, no los publicados por otras personas.
Una nota sobre las capturas de pantalla
El objetivo de las actualizaciones de estado es capturar el estado de un proyecto en un momento dado. Esos datos se muestran congelados como se encuentran al momento de la publicación. Esto incluye elementos como el nombre del proyecto, los campos personalizados, los nombres de las tareas, las fechas de entrega y los responsables.
Significa que si el nombre o la fecha de entrega de una tarea cambian después de la publicación, el aspecto de esa tarea en la actualización permanecerá igual para que puedas mirar hacia atrás en el tiempo y ver el relato completo del estado de un proyecto en un momento específico.
Privacidad
Quienquiera que sea agregado como colaborador en una actualización de estado podrá ver todo el contenido del informe, incluso aunque no tenga acceso al proyecto.
Significa que podrá ver cualquiera de los detalles o texto de la tarea que estén incluidos en el informe. Sin embargo, si hace clic en una tarea, logro, etc., que son parte de un proyecto al que no tiene acceso, verá la página de solicitud de acceso, pero no podrá ingresar a donde se encuentran los datos a menos que se le otorgue el acceso.
Finalización de un proyecto
Los proyectos se pueden finalizar independientemente de que tengan un estado.
Para finalizar un proyecto:
- Haz clic en los tres puntos y selecciona la opción Finalizar en el menú desplegable.
- Si el proyecto no tiene un estado, haz clic en Configurar estado, o haz clic en el estado actual para seleccionar Finalizado en el menú desplegable.
El proyecto finalizado debería marcarse como Finalizado en la actualización de estado en vez de archivarse. Recomendamos finalizar los proyectos antes de archivarlos. Archivar un proyecto te permite centrarte en otros proyectos más activos pero no se actualiza el estado del proyecto.
Marcar un proyecto como finalizado permite que sea más fácil distinguir el estado Finalizado de otros estados en un resumen de proyectos en el Portafolio y en los Informes.
Cómo marcar un proyecto como sin finalizar
Una vez finalizado un proyecto, la página de Resumen se verá así:
Para marcar un proyecto como sin finalizar, haz clic en Finalizado para seleccionar un estado actualizado del menú desplegable.
Los usuarios también pueden desactivar las notificaciones para esta actualización al marcar la casilla que se encuentra en la esquina superior derecha.
Cuando finalices y archives un proyecto su estado será “Finalizado” y aparecerá un cartel que dirá “El proyecto se archivó”.
