Conceptos básicos de los equipos

Los equipos son subgrupos de personas en tu organización que colaboran juntos en proyectos. Cada equipo tiene sus propios miembros, administradores, proyectos, mensajes y calendarios.

Los usuarios que se unen a una organización no se agregan automáticamente a los equipos dentro de la misma, sino que pueden crear o unirse a los equipos existentes dentro de la misma. Un miembro de una organización puede ser parte de varios equipos de forma simultánea.

Encontrar los equipos

Si eres miembro de una organización, verás dos listas de sus equipos en el menú lateral. La primera corresponde a los equipos de los que eres miembro y la segunda a los equipos que puedes buscar, unirte o solicitar unirte.

Si eres miembro de una organización y solo tienes acceso a un proyecto específico, tu menú lateral solo mostrará una lista de los equipos a los que puedes acceder. Los miembros con acceso a proyectos particulares no pueden ver ningún otro equipo de la organización.

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Desde el menú lateral, puedes hacer lo siguiente:

  1. Ver los equipos en los que eres miembro y acceder a la página de tu equipo
  2. Crear un equipo nuevo
  3. Buscar y unirte a otros equipos dentro de la organización
  4. Crea un equipo con el botón de agregado rápido.

Si no ves equipos en el menú lateral, es posible que estés en un espacio de trabajo en lugar de en una organización. Descubre cómo crear y organizar aquí.

Página del equipo

La página del equipo es un lugar central donde puedes tener acceso al trabajo de tu equipo. Hay tres pestañas en la página del equipo: ResumenMensajesCalendario.

Overview

overview

Desde la pestaña Información general puedes:

  1. Ver la descripción del equipo
  2. Cómo ver y gestionar a los miembros del equipo
  3. Ver los proyectos asociados al equipo y crear nuevos proyectos
  4. Accede a las plantillas de proyectos y crea plantillas nuevas

Gestión de listas de proyectos de equipo

Ten en cuenta que algunas de las funciones de esta sección están actualmente en versión beta y no están disponibles para todos los usuarios.

La sección Proyectos muestra los proyectos asociados a tu equipo.

Projects section in teams.png

Desde esta sección puedes:

  1. Crear nuevos proyectos para el equipo
  2. Buscar proyectos
  3. Ver proyectos activos y archivados asociados a tu equipo

El orden de esta lista dicta los proyectos que se muestran en el menú desplegable del equipo en el menú lateral.

Fijar y organizar proyectos

Puedes fijar los proyectos importantes en la parte superior de tu lista para acceder a ellos más rápido.

How to pin a project to top in team page.png

Para fijar un proyecto:

  1. Coloca el cursor sobre el proyecto que quieres anclar
  2. Haz clic en el ícono de los tres puntos
  3. Haga clic en Fijar al inicio

Para eliminar un PIN, haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Eliminar PIN.

Para reorganizar los proyectos anclados:

  1. Coloca el cursor sobre un proyecto anclado
  2. Puedes hacer clic en el proyecto y arrastrarlo al orden deseado.

Solo los proyectos "anclados" se pueden reorganizar manualmente.

Si gestionas una gran cantidad de proyectos de equipo, usa los portafolios para organizarlos y darles seguimiento en un solo lugar.

Mensajes

Usa las conversaciones para comunicar anuncios a todo el equipo, celebrar grandes logros o hablar sobre diferentes proyectos al mismo tiempo.

messages

Desde la pestaña Mensajes puedes:

  1. Enviar un nuevo mensaje a los miembros
  2. Ver mensajes anteriores

Calendario

Los calendarios de equipo muestran las tareas de todos los proyectos de tu equipo. Son una gran manera de mantenerse informado sobre lo que su equipo está trabajando durante los próximos días y semanas.

calendar

Desde la pestaña Calendario puedes:

  1. Haz clic en la flecha del menú desplegable para ver otro mes o año
  2. Haz clic en Hoy para volver a ver la semana y el mes actuales.
  3. Haz clic en el icono Fines de semana para activar y desactivar los fines de semana en el calendario

Los calendarios de equipo solo se pueden leer y no es posible agregar tareas desde ahí. Agrega tareas a un proyecto para que aparezcan en el calendario del equipo.

Crear un equipo

Crea un equipo nuevo para empezar a colaborar con tus colegas en una organización.

Puedes hacerlo desde la consola del administrador, el menú lateral o el botón de agregado rápido.

Create a team via the admin console

Para crear un equipo a través de la Consola del administrador:

  1. Desde la consola del administrador, dirígete a Equipos en la barra lateral
  2. Haz clic en el botón Crear equipo en la esquina superior derecha.
  3. Aparecerá una ventana emergente para crear un equipo nuevo en la que se te pedirá que agregues el nombre del equipo.
  4. Después podrás agregar una descripción para tu equipo
  5. Agregar miembros
  6. Elige los ajustes de privacidad del equipo
  7. Haz clic en Crear equipo.

Para invitar a varias personas a un equipo a la vez, puedes copiar sus direcciones de email de un archivo CSV y pegarlas en la ventana de invitación.

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Para crear un equipo con el botón de agregado rápido:

  1. Haz clic en el botón de agregado rápido ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla.
  2. Seleccionar un equipo

Completa todos los campos de la ventana emergente y haz clic en Crear equipo.

Al crear un equipo, te convertirás automáticamente en el administrador de ese equipo. Después de crear el equipo, siempre puedes ajustar la configuración de permisos del equipo.

Únete a un equipo

Puedes buscar otros equipos en tu organización usando la barra de búsqueda y solicitar unirte si quieres tener acceso a los proyectos del equipo y colaborar con otros miembros del equipo.

También puedes recibir una invitación a un equipo por email o con un enlace que se puede compartir.

Luego de solicitar unirse a un equipo, un miembro actual de dicho equipo tendrá que aprobar su solicitud. En los equipos públicos, se te agregará automáticamente, sin necesidad de aprobación.

Por defecto, todos los miembros actuales del equipo recibirán una notificación por email sobre las solicitudes para formar parte del equipo, y cualquier miembro puede hacer clic para aprobarlas. Sin embargo, un administrador del equipo puede restringir estas notificaciones por email para que solo vayan a los administradores del equipo.

approve membership requests

Para aprobar las solicitudes de membresía del equipo:

Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del equipo y selecciona Aprobar a los miembros pendientes.

approve or deny

Desde la ventana de solicitudes de membresía, puedes seleccionar Aprobar o Denegar a un costado del nombre de la persona.

Los huéspedes de una organización no pueden buscar otros equipos de los que no son miembros.

Ajustes del equipo

Accede a los ajustes de tu equipo para cambiarle el nombre, ajustar los permisos, gestionar los miembros, cambiar las notificaciones de aprobación o eliminarlo.

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Para acceder a los ajustes de un equipo:

  1. Haz clic en el nombre del equipo en la barra lateral para abrir la página del equipo
  2. En la página del equipo, haz clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre del equipo.
  3. Selecciona Editar los ajustes del equipo.

Solo los miembros del equipo pueden acceder a los ajustes del equipo.

La ventana de ajustes del equipo tiene tres pestañas:

  • General
  • Miembros
  • Avanzado

General

Settings - Overlay (9).png

Desde la pestaña General, puedes hacer lo siguiente:

  1. Cambiar el nombre del equipo
  2. Modifica los ajustes de privacidad del equipo

Miembros

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Desde la pestaña Miembros, puedes:

  • Ver una lista de todos los miembros y miembros con acceso a proyectos específicos en el equipo
  • Coloca el cursor sobre los nombres para eliminar miembros del equipo.
  • Otorgar acceso completo al equipo a los miembros que actualmente solo tienen acceso a proyectos específicos en el equipo
  • Invita a nuevos miembros al equipo

Como miembro de un equipo puedes:

Un administrador de equipo puede restringir algunas de estas habilidades de los miembros del equipo. Más información sobre los controles de administración de equipos aquí.

Cuando se quitan miembros de un equipo en una organización, seguirán teniendo acceso a sus tareas asignadas. Recién cuando los quiten de la organización, sus tareas se agruparán en un proyecto para que se ocupe el administrador.

Avanzado

advanced tab

Desde la pestaña Avanzado puedes:

  1. Gestiona los controles de edición y suscripción del equipo (solo los administradores del equipo)
  2. Activa la integración con Harvest
  3. Borrar el equipo

Si el equipo que deseas eliminar es parte de una división, debe eliminarse de la división antes de que pueda eliminarse.

Si se elimina un equipo, todos los miembros del equipo recibirán una notificación por email de la eliminación. La persona que eliminó el equipo recibirá un enlace de recuperación.

Si usas los Objetivos de Asana y quieres eliminar un equipo, asegúrate de que todos los objetivos asignados a ese equipo se reasignen a otro equipo antes de eliminarlo. Esto te permitirá filtrar los objetivos con el equipo seleccionado, lo que facilitará la navegación.

Al eliminar un equipo, se eliminarán todos sus proyectos, incluidos aquellos con diferentes configuraciones de privacidad, como los privados para los miembros, que pueden no ser visibles para ti. 

Mover Proyectos a Otros Equipos

Solo puedes mover un proyecto a equipos en los que seas miembro.

how to move a project to another team.gif

Para mover un proyecto a otro equipo:

  1. Haz clic en la flecha de la lista desplegable
  2. Haz clic en Editar detalles de proyectos.
  3. En Selecciona un equipo, escribe el nombre del equipo de destino. 

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