¿Qué es un equipo?
Los equipos son subgrupos de personas de tu organización que colaboran conjuntamente en proyectos. Cada equipo tiene sus propios miembros, administradores de equipos, proyectos, mensajes y calendarios.
Los usuarios que se unen a una organización no se agregan automáticamente a los equipos dentro de la misma, sino que cada persona debe crear o unirse a los equipos.
Un miembro de una organización puede ser parte de varios equipos de forma simultánea.
Buscar equipos
Si eres miembro de una organización, verás dos listas de sus equipos en el menú lateral. La primera corresponde a los equipos de los que eres miembro y la segunda a los equipos que puedes buscar y unirte o solicitar unirte.
Si eres miembro con acceso solo a un proyecto específico en una organización, tu menú lateral solo mostrará una lista de los equipos a los que puedes acceder. Los miembros con acceso a proyectos particulares no pueden ver ningún otro equipo de la organización.
Desde el menú lateral, puedes hacer lo siguiente:
- Ver los equipos en los que eres miembro y acceder a la página de tu equipo
- Crear un equipo nuevo
- Buscar y unirte a otros equipos dentro de la organización
- También puedes crear un equipo con el botón de agregado rápido.
Si no ves equipos en el menú lateral, es posible que estés en un espacio de trabajo. Descubre cómo crear una organización.
Página del equipo
La página del equipo es un lugar central donde puedes tener acceso a todo el trabajo de tu equipo. Hay tres pestañas en la página del equipo: Resumen, Mensajes y Calendario.
Overview
Desde la pestaña Descripción general, puedes:
- Ver la descripción del equipo
- Ver la lista de miembros y gestionar los miembros
- Accede a los proyectos del equipo y crea un proyecto nuevo
- Accede a las plantillas de tu proyecto y crea una nueva plantilla
Mensajes
Usa las conversaciones para comunicar anuncios a todo el equipo, celebrar grandes logros o hablar sobre diferentes proyectos al mismo tiempo.
Desde la pestaña Mensajes puedes:
- Enviar un nuevo mensaje a los miembros
- Ver mensajes anteriores
Calendario
Los calendarios de equipo muestran las tareas de todos los proyectos de tu equipo. Son una gran manera de mantenerse informado sobre lo que su equipo está trabajando durante los próximos días y semanas.
Desde la pestaña Calendario, puedes:
- Haz clic en la flecha del menú desplegable para ver otro mes o año
- Haz clic en Hoy para volver a ver la semana y el mes actuales.
- Haz clic en el icono Fines de semana para activar y desactivar los fines de semana en el calendario
Los calendarios de equipo solo se pueden leer y no es posible agregar tareas desde ahí. Agrega tareas a un proyecto para que aparezcan en el calendario del equipo.
Crear un equipo
Crea un equipo nuevo para empezar a colaborar con tus colegas en una organización.
Puedes hacerlo desde la consola del administrador, el menú lateral o el botón de agregado rápido.
Para crear un equipo a través de la Consola del administrador:
- Desde la consola del administrador, dirígete a Equipos en la barra lateral.
- Haz clic en el botón Crear equipo en la esquina superior derecha.
- Aparecerá una ventana emergente para crear un equipo nuevo en la que se te pedirá que agregues el nombre del equipo.
- Después podrás agregar una descripción para tu equipo
- Agregar miembros
- Elige los ajustes de privacidad del equipo
- Haz clic en Crear equipo.
Para invitar a varias personas a un equipo a la vez, puedes copiar sus direcciones de email de un archivo CSV y pegarlas en la ventana de invitación.
Para crear un equipo con el botón de agregado rápido:
- Haz clic en el botón de agregado rápido.
- Seleccionar un equipo
Completa todos los campos de la ventana emergente y haz clic en Crear equipo.
Al crear un equipo, te convertirás automáticamente en el administrador de ese equipo. Después de crear un equipo, puedes volver a configurar sus permisos en cualquier momento desde los ajustes del equipo.
Únete a un equipo
Puedes buscar otros equipos en tu organización usando la barra de búsqueda y solicitar unirte a uno si quieres tener acceso a los proyectos del equipo y colaborar con otros miembros del equipo.
También puedes recibir una invitación a un equipo por email o con un enlace que se puede compartir y que te da acceso al equipo.
Luego de solicitar unirse a un equipo, un miembro actual de dicho equipo tendrá que aprobar su solicitud. En los equipos públicos, se te agregará automáticamente, sin necesidad de aprobación.
Por defecto, todos los miembros actuales del equipo recibirán una notificación por email sobre las solicitudes para formar parte del equipo, y cualquier miembro puede hacer clic para aprobarlas. Sin embargo, un administrador del equipo puede restringir estas notificaciones por email para que solo vayan a los administradores del equipo.
Para aprobar las solicitudes de membresía del equipo:
Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del equipo y selecciona Aprobar a los miembros pendientes.
Desde la ventana de solicitudes de membresía, puedes seleccionar Aprobar o Denegar a un costado del nombre de la persona.
Los invitados de una organización no pueden buscar otros equipos de los que no son miembros.
Ajustes del equipo
Accede a los ajustes de tu equipo para cambiarle el nombre, ajustar los permisos, gestionar los miembros, cambiar las notificaciones de aprobación o eliminarlo.
Para acceder a los ajustes de un equipo:
- Coloca el cursor sobre el nombre del equipo y haz clic en el ícono de los tres puntos
- Selecciona Editar los ajustes del equipo.
Solo los miembros del equipo pueden acceder a los ajustes del equipo.
La ventana de ajustes del equipo tiene tres pestañas:
- General
- Miembros
- Avanzado
General
Desde la pestaña General, puedes hacer lo siguiente:
- Cambiar el nombre del equipo
- Modifica los ajustes de privacidad del equipo
Miembros
Desde la pestaña Miembros, puedes:
- Ver una lista de todos los miembros y miembros con acceso a proyectos específicos en el equipo
- Coloca el cursor sobre los nombres para eliminar a otros miembros o a ti mismo del equipo
- Otorgar acceso completo al equipo a los miembros que actualmente solo tienen acceso a proyectos específicos en el equipo
- Invita a nuevos miembros al equipo
Como miembro de un equipo puedes:
- Accede a todos los proyectos públicos de tu equipo
- Ajustar la configuración de permisos del equipo
- Invitar miembros a tu equipo
- Quitar miembros de tu equipo
- Cambiar el nombre de tu equipo
- Ver todos los mensajes del equipo
- Acceder al calendario del equipo
Un administrador de equipo puede restringir algunas de estas habilidades de los miembros del equipo. Más información sobre los controles de administración de equipos aquí.
Cuando se quitan miembros de un equipo en una organización, seguirán teniendo acceso a sus tareas asignadas. Recién cuando los quiten de la organización, sus tareas se agruparán en un proyecto para que se ocupe el administrador.
Avanzado
Desde la pestaña Avanzado puedes:
- Gestiona los controles de edición y suscripción del equipo (solo los administradores del equipo)
- Activa la integración con Harvest
- Borrar el equipo
Si el equipo que deseas eliminar es parte de una división, debe eliminarse de la división antes de que pueda eliminarse.
Si se elimina un equipo, todos los miembros del equipo recibirán una notificación por email de la eliminación. La persona que lo eliminó recibirá un enlace para recuperar el equipo.
Si usas los Objetivos de Asana y quieres eliminar un equipo, asegúrate de que todos los objetivos asignados a ese equipo se reasignen a otro equipo antes de eliminarlo. Esto te permitirá filtrar los objetivos con el equipo seleccionado, lo que facilitará la navegación.
Al eliminar un equipo, se eliminan todos sus proyectos, incluyendo los proyectos privados de otras personas a los que no tengas acceso.
Mover Proyectos a Otros Equipos
Solo puedes mover un proyecto a equipos en los que seas miembro.
Para mover un proyecto a otro equipo:
- Haz clic en el menú desplegable.
- Selecciona Mover a otro equipo.
- Selecciona el equipo de destino (la marca de verificación indica el equipo en el que el proyecto se encuentra actualmente).
También puedes mover un proyecto de un equipo a otro arrastrándolo y soltándolo en el menú lateral.
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