Las cuentas de Asana son gratuitas y están vinculadas a usuarios individuales. Las cuentas de Asana otorgan acceso a espacios de trabajo y organizaciones compartidos para colaborar con otros usuarios de Asana.
Con una sola cuenta de Asana, puedes crear o unirte a múltiples espacios de trabajo y organizaciones para colaborar con varios grupos de usuarios de Asana. Estos espacios de trabajo y organizaciones de los cuales formas parte son entidades separadas, cada una con su configuración única de personas, proyectos y tareas.
Dado que cada espacio de trabajo y organización tiene sus propias entidades por separado, tus colegas no pueden ver los otros espacios de trabajo u organizaciones a los que perteneces, ni tú puedes ver los otros espacios de trabajo u organizaciones a los que pertenecen tus colegas. Obtén más información sobre privacidad entre estos espacios aquí.
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¿Qué es un espacio de trabajo?
Un espacio de trabajo es un grupo de personas que colaboran en proyectos y tareas. Los espacios de trabajo pueden ser utilizados por cualquier grupo de personas y no requieren un dominio de email de una empresa en común, como lo hacen las organizaciones.
Las personas que creen una cuenta de Asana con una dirección de email personal (p. ej., @gmail.com o @yahoo.com) comenzarán con un espacio de trabajo.
Si cuentas con un email con un dominio de alguna compañía, es mejor que consideres utilizar una organización.
Las personas en tu espacio de trabajo
Existen dos tipos de personas en un espacio de trabajo: los miembros del espacio de trabajo y los miembros con acceso limitado. Los miembros del espacio de trabajo tienen acceso total a tu espacio de trabajo, mientras que los miembros con acceso limitado están limitados a los proyectos, las tareas y los mensajes que hayas compartido explícitamente con ellos.
Miembros del espacio de trabajo
Los miembros del Espacio de trabajo tiene acceso total a todos los proyectos, tareas y conversaciones públicas dentro de tu Espacio de trabajo.
Todos los miembros del espacio de trabajo pueden:
- Cambiar el nombre del espacio de trabajo
- Actualizar el espacio de trabajo a un plan pago
- Conviértete en el responsable de la cuenta de cualquier espacio de trabajo de pago
- Invitar o quitar gente del espacio de trabajo
- Convertir personas en miembros o miembros con acceso limitado
Miembros con acceso limitado
Los miembros con acceso limitado son personas con acceso restringido a tu espacio de trabajo. Miembros con acceso limitado sólo podrán ver proyectos que tú compartas con ellos. Puedes invitar a contratistas, clientes o terceras partes a ser miembros con acceso limitado, dándoles acceso a proyectos relevantes y tareas sin tener que tener acceso a todo lo que forma parte de tu espacio de trabajo.
Los miembros con acceso limitado no pueden:
- Cambiar el nombre del espacio de trabajo
- Actualizar el espacio de trabajo a un plan pago
- Conviértete en responsable de la cuenta del espacio de trabajo de pago
- Invitar a personas a ser miembros con acceso pleno del espacio de trabajo
- Quitar personas
- Convertir personas en miembros o miembros con acceso limitado
Los miembros con acceso limitado pueden hacer lo siguiente:
- Crear nuevos proyectos y tareas
- Editar proyectos y tareas que han sido compartidos con ellos
- Invitar a otros miembros con acceso limitado
- Escribir mensajes
No hay huéspedes en los espacios de trabajo.
Identificar a los miembros y a los que tienen acceso limitado
Desde la pestaña Miembros de la barra lateral de la izquierda puedes hacer lo siguiente:
- Ver un panorama general del estado de las membresías
- Seleccionar a los miembros con acceso limitado
- Seleccionar Quitar para quitar miembros
- Invitar a otros miembros para que se unan
Los miembros del espacio de trabajo también pueden convertir a cualquier miembro en un miembro con acceso limitado, o viceversa, desde esta ventana.
Crear un espacio de trabajo
Crea un espacio de trabajo para colaborar con otras personas en Asana.
Para crear un nuevo espacio de trabajo:
- Haz clic en tu foto de perfil y selecciona Mis ajustes... del menú desplegable
- Haz clic en la pestaña Cuenta.
- Selecciona Crear nuevo espacio de trabajo.
Una sola cuenta de Asana puede unirse o crear varios espacios de trabajo. Crea espacios de trabajo para distintos grupos de personas con los que quieras colaborar.
Convertir tu espacio de trabajo existente en una organización
Si necesitas crear varios equipos o trabajar en diferentes departamentos, puedes convertir uno de los espacios de trabajo existentes en una organización. Obtén más información sobre las diferencias entre los espacios de trabajo y las organizaciones.
Antes de que puedas convertir un espacio de trabajo en una organización, primero tienes que agregar la dirección de email de tu compañía a tu cuenta de Asana.
Para acceder a la consola del administrador de tu espacio de trabajo:
- Haz clic en tu foto de perfil.
- Haz clic en Consola del administrador.
Desde la consola del administrador:
- Ve a la pestaña de ajustes.
- Haz clic en Convertir en organización.
Desde la pestaña Convertir en organización:
- Selecciona tu email laboral
- Verificar Términos de uso
Si este dominio de correo electrónico aún no está en uso con otra organización, se le pedirá que haga clic en el botón Convertir.
Si estás en un espacio de trabajo de pago, solo el responsable de la cuenta podrá convertirlo en organización.
Más información
¿Tienes problemas para convertir tu espacio de trabajo?
Si tienes problemas para convertir uno de los espacios de trabajo existentes en una organización y no ves el mensaje que indica que el dominio de email ya está en uso, comunícate con el equipo de Asistencia de Asana e incluye la siguiente información:
- El nombre de tu organización o espacio de trabajo más grande/activo de tu compañía
- Tu dominio de email
A continuación, te ayudaremos a convertir tu espacio de trabajo más grande en una nueva organización.
Copia este texto para agilizar el proceso:
Primary organization/workspace:
Email domain:
Si cuentas con un dominio de email compartido de una universidad (p. ej.,
college.edu), será necesario un subdominio separado(p. ej., staff.college.edu) para crear una organización.
Consola del administrador del espacio de trabajo
Acceder al menú de la consola del administrador para:
- Editar el nombre del espacio de trabajo
- Administrar personas e invitaciones
- Gestionar la facturación aplica solamente para quienes tengan un espacio de trabajo de pago
Solo los miembros del espacio de trabajo pueden acceder a la consola del administrador. Los miembros con acceso limitado no pueden hacerlo.
Desde la consola del administrador puedes acceder a las siguientes pestañas: Miembros, Facturación, Ajustes, Aplicaciones y Recursos:
Miembros
Desde la pestaña Miembros, puedes:
- Ver una lista de los miembros y de los miembros con acceso limitado de tu espacio de trabajo
- Convertir a cualquier miembro en un miembro con acceso limitado], o viceversa
- Eliminar a cualquier miembro o miembro con acceso limitado de su espacio de trabajo
- Invitar a personas nuevas a tu espacio de trabajo
Ajustes
Desde la pestaña de ajustes puedes:
- Cambia el nombre de tu espacio de trabajo
- Convierte tu espacio de trabajo en una organización
Desactivar un espacio de trabajo
Ya que los espacios de trabajo son espacios compartidos, salir de un espacio de trabajo no elimina los proyectos y tareas dentro de él.
Si ya no necesitas tu espacio de trabajo, puedes desactivarlo de la siguiente manera:
- Eliminar todas las tareas
- Eliminar todos los proyectos
- Eliminar a todos los demás miembros
Una vez que todo haya sido eliminado y seas el único miembro restante, podrás salir del espacio de trabajo.
Solamente los invitados tendrán acceso al espacio de trabajo. Si todos los miembros son eliminados, el espacio de trabajo dejará de tener acceso.
No se pueden archivar espacios de trabajo.
Unirse a un espacio de trabajo existente
Para unirte a un espacio de trabajo, debes pedirle a un miembro que te invite.
Abandonar un espacio de trabajo
Puedes abandonar un espacio de trabajo si ya no estás colaborando activamente con los miembros de ese espacio.
Una vez que salgas, no tendrás acceso a proyectos o tareas en el espacio de trabajo y el espacio de trabajo ya no aparecerá cuando hagas clic en tu foto de perfil; sin embargo, el espacio de trabajo continuará existiendo.
Abandonar un espacio de trabajo
- Haz clic en tu foto de perfil.
- Haz clic en Más
- Selecciona Quitarme de este espacio de trabajo.
Una vez que abandonas un espacio de trabajo, dejarás de tener acceso a sus proyectos y tareas.
Gestionar los miembros del espacio de trabajo y los que tienen acceso limitado
Como miembro del espacio de trabajo, puedes usar la consola del administrador para:
- Invita a otros miembros y a los que tienen acceso limitado
- Cancelar invitaciones
- Convertir miembros en miembros con acceso limitado, o viceversa
- Eliminar miembros y miembros con acceso limitado
Acceder a la pestaña Miembros a través de la consola del administrador
- Haz clic en tu foto de perfil y selecciona Consola del administrador en el menú desplegable.
- Navega a la pestaña Miembros
Aquí también podrás ver el número de miembros del espacio de trabajo y los miembros con acceso limitado en la parte superior del menú. Mejora tu espacio de trabajo para agregar a más personas una vez que hayas llegado al límite.
Convertir miembros y miembros con acceso limitado
Puedes convertir a cualquier miembro en un miembro con acceso limitado para limitar su acceso, o convertir a cualquier miembro con acceso limitado en un miembro para darles acceso a todos los proyectos públicos en tu espacio de trabajo.
Para convertir a un miembro en un miembro con acceso limitado, o viceversa:
- Dirígete a la pestaña Miembros en la consola del administrador del espacio de trabajo
- Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre de la persona y luego haz clic en Miembro (o Miembro con acceso limitado) para cambiar entre una opción y otra.
Invitar a personas
Invita a otras personas desde la pestaña Miembros de tu consola del administrador
Puedes invitar a otras personas a tu espacio de trabajo desde la pestaña Miembros de tu consola del administrador.
Para invitar desde la consola del administrador:
- Navega a la pestaña Miembros
- Haz clic en el botón Invitar miembros.
- Escribe la dirección de email de la persona
- En el menú desplegable puedes elegir un proyecto
- Haz clic en el botón Enviar
Puedes convertir a un usuario del espacio de trabajo en miembro de acceso limitado haciendo clic en el ícono de los tres puntos junto a su nombre en la pestaña Miembros de la consola del administrador.
Invitar a personas desde un proyecto
También puedes invitar a personas desde el proyecto de la siguiente manera:
- Selecciona el proyecto al que te gustaría invitar a alguien desde el menú lateral o la barra de búsqueda
- Haz clic en el ícono Miembros en la parte superior del proyecto para abrir la ventana Compartir proyecto.
- Agrega al usuario como miembro al proyecto por su email o nombre
Recibirás una alerta cuando invites al proyecto a un usuario que aún no forma parte de tu espacio de trabajo.
Cancelar invitaciones
Para cancelar una invitación desde la consola del administrador:
- Ve a la pestaña Miembros de la consola del administrador.
- Busca al usuario cuya invitación deseas cancelar
- Haz clic en el ícono de los tres puntos
- Verás una opción para cancelar la invitación. Haz clic en esta opción para cancelar la invitación.
La persona cuya invitación hayas cancelado aún tendrá una invitación en su email, pero al seguir el enlace no será dirigido a tu espacio de trabajo o proyecto. En su lugar, verán el mensaje de error "Lo sentimos, no tienes acceso".
Eliminar miembros y miembros con acceso limitado
Quitar miembros o miembros con acceso limitado de tu espacio de trabajo si ya no quieres darles acceso a los proyectos y tareas del espacio de trabajo.
Para quitar personas de tu espacio de trabajo:
- Desde la pestaña Miembros, haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del miembro.
- Haz clic en Quitar.
Cuando se quita a alguien de su espacio de trabajo, las tareas, proyectos, mensajes, archivos adjuntos y comentarios que la persona creó se mantendrán intactos, pero sus tareas previamente asignadas ahora quedarán sin asignación.
Para asegurarse de que ninguna tarea desaparezca, es una buena idea ir a Mis tareas de la persona y reasignar sus tareas antes de eliminarla.