Las Reglas están disponibles para los clientes que usen Asana Premium, Business y Enterprise. Algunas de las funciones de las Reglas, como la herramienta para crear reglas personalizadas, las reglas personalizadas con condiciones, el disparador por cambio en el estado de aprobación y la acción de agregar comentario, solamente están disponibles para los clientes con planes Business y Enterprise.
Las reglas te permiten simplificar las tareas de rutina y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una regla funcione, necesitarás contar con un disparador que active la regla y una acción que se produzca automáticamente. Por ejemplo, se puede crear una regla para que asigne una tarea (acción) automáticamente cuando se configura una fecha de entrega (disparador).
Potencia tus procesos con las Reglas de Asana. Únete a nuestra capacitación virtual Crear flujos de trabajo básicos en Asana para aprender cómo hacerlo. Regístrate ahora.
Una regla puede activar otra regla. También puedes agregar varias acciones a un disparador para generar una funcionalidad similar.
Crear una regla
Existen dos formas de crear una regla para tu proyecto: seleccionar una de la galería de reglas de tu proyecto o crear tu propia regla personalizada. La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de Asana Business y Enterprise.
Para crear una regla desde la galería:
- Navega hasta Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
- Haz clic en + Agregar regla
- Selecciona una regla de la galería
- En el menú desplegable, seleccione Se ejecuta en tareas o Se ejecuta en tareas y subtareas
- Haz clic en el ícono de los tres puntos para agregar ajustes adicionales
- Llena los parámetros especificados
- Haz clic en Crear regla
.
Para crear una regla personalizada:
- Navega hasta Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
- Haz clic en + Agregar regla
- Seleccionar Crear regla personalizada
- En el menú desplegable, seleccione Se ejecuta en tareas o Se ejecuta en tareas y subtareas
- Haz clic en el ícono de los tres puntos para agregar ajustes adicionales
- Elegir el nombre de la regla
- Elige disparadores y acciones
- Cuando hayas seleccionado las opciones deseadas, haz clic en Crear regla.`
Las reglas solo se ejecutarán en el primer nivel de subtareas (es decir, las reglas no se ejecutarán en subtareas, subtareas, etc.)
Editar una regla
Para editar tus reglas en cualquier momento navega de regreso al proyecto y selecciona la regla que desees actualizar.
Puedes editar una regla haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en el menú lateral.
Las modificaciones que realices en tus reglas solo se aplicarán a las tareas y el contenido de un proyecto de forma progresiva. Las modificaciones no se aplicarán con carácter retroactivo.
Poner en
pausa una regla
Puedes poner una regla en pausa en cualquier momento haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en el menú lateral.
Haz clic en el ícono para poner tu regla en pausa.
Eliminar una regla
Puedes eliminar una regla en cualquier momento haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu menú lateral y luego haciendo clic en el botón Eliminar.
Reglas
basadas en secciones
Los usuarios Premium, Business y Enterprise verán el ícono de Reglas en las secciones que contienen reglas (en las vistas de Lista y Tablero). Cuando se active una regla, el ícono se volverá animado. Al hacer clic en el ícono, se abrirá el menú de Reglas para dicha sección, que les permitirá a los usuarios agregar reglas nuevas o editar las existentes.
Puedes editar una regla haciendo clic en el ícono del lápiz que aparece cuando colocas el cursor sobre la regla.
Combinaciones de
disparadores y múltiples acciones
Las reglas personalizadas con condiciones, los disparadores para cambios en el estado de las aprobaciones y las acciones para agregar comentarios se encuentran disponibles únicamente para los clientes Business y Enterprise.
También puedes usar combinaciones de disparadores con lógica condicional y múltiples acciones para automatizar las tareas rutinarias y que tu equipo no tenga que preocuparse por ellas.
Ahora es posible agregar hasta 20 combinaciones de disparadores y seleccionar hasta 5 acciones diferentes al crear una regla personalizada. A pesar de que puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez cuando creas una regla personalizada, solamente puedes usar una acción una sola vez.
Una vez que se agrega una tarea al proyecto en las vistas de lista o tablero, mediante un formulario, email o cualquier otra función de Asana, la regla personalizada tendrá efecto inmediatamente.
Disparadores y acciones adicionales
Uso de otros disparadores y acciones:
- Cuando cambia el estado de una aprobación, puede especificar la acción que se activará en consecuencia.
- Crea un comentario que se publicará en nombre de Asana cada vez que se active el disparador seleccionado.
Se acerca la fecha de entrega del disparador
Los clientes Enterprise y Business pueden crear una regla personalizada en el cuadro de diálogo de reglas y encontrar que se acerca la fecha de vencimiento en la lista de disparadores. Puedes elegir entre varias opciones predeterminadas o puedes hacer clic en Personalizar para ver más opciones.
La opción Personalizar te permite especificar cuántos minutos, horas, días o semanas antes de la fecha de entrega se debe activar la regla.
Activador
de tarea atrasada
Los clientes empresariales y de negocios pueden encontrar el disparador La tarea está atrasada al crear una regla personalizada. Puedes elegir entre varias opciones predeterminadas o puedes hacer clic en Personalizar para ver más opciones.
La opción Personalizar te permite especificar la cantidad de minutos, horas, días o semanas de retraso que debe tener una tarea para que se active la regla.
Si eliges días o semanas al configurar tu disparador, se ignorarán las horas de entrega y se activará solo en función de las fechas de entrega. Sin embargo, si elige minutos u horas, se respetarán las horas de entrega.
Algunas notas sobre la fecha de entrega que se acerca y los disparadores de tareas atrasadas
- Estos disparadores se activan en función del momento en que una tarea se vence o está atrasada, y no simplemente por el hecho de que una tarea esté por atrasarse o por atrasarse.
- Ambos disparadores no se activarán de manera retroactiva con la creación de una regla para todas las tareas existentes en el proyecto que cumplen sus criterios. Solo se activarán para eventos por ocurrir después de la creación de la regla.
- Estos disparadores solo se activan con las tareas que no estén finalizadas.
- Las reglas con un día o semana precisos no se ejecutarán exactamente a la medianoche. Más bien, estas reglas se ejecutarán en la ventana entre las 00:00 y la 01:00.
Acción de crear tarea
Con una suscripción Enterprise o Business puedes usar reglas para crear tareas, hitos y aprobaciones en tu proyecto automáticamente. Elige un disparador o una combinación de disparadores y Asana creará la tarea cuando se ejecute la regla. Puedes preseleccionar el nombre de la tarea, el responsable, la fecha de entrega relativa y más.
Para crear una tarea con una regla:
- Navega hasta Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
- Haz clic en + Agregar regla y luego en Crear regla personalizada.
- Elige un disparador o una combinación de disparadores
- Cuando se selecciona el desencadenante, haga clic en la pestaña Acciones
- En Crear nueva, selecciona Tarea.
Puedes personalizar la tarea preseleccionando los detalles:
- Nombre de la tarea
- Responsable
- Fecha de vencimiento (en relación con la fecha de creación de la tarea)
- Haz clic en Ver todos los campos para abrir el panel de detalles de la tarea y personalizarla.
- Elige una asociación de proyecto, una descripción de la tarea, los colaboradores y las subtareas.
Crear acción de subtarea
Los clientes con cuentas Enterprise y Business pueden crear una regla personalizada en el cuadro de diálogo de reglas y buscar Subtareas en la lista de acciones.
Las subtareas te permiten agregar automáticamente una lista predefinida de subtareas a una tarea.
Para agregar una subtarea:
- Haz clic en Subtareas.
- Escribe el nombre de la subtarea.
Una vez que se ha añadido una subtarea, se puede crear la regla.
Puedes crear hasta 20 subtareas.
Para editar una regla haz clic en el ícono del lápiz junto a la regla en el menú lateral. Los cambios que hayas hecho se guardarán automáticamente.
Tipos y limitaciones de las reglas
Independientemente de que las reglas se encuentren en un proyecto de un plan de un plan Premium o Business, el límite son 50 reglas por proyecto.
Reglas personalizadas
Disparadores
- Puedes agregar hasta 20 disparadores por regla personalizada.
- Puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez.
- No puedes elegir la fecha de entrega que se acerca o la tarea que está atrasada activa las subtareas. Para utilizar cualquiera de estos activadores, debe cambiar la regla a Ejecuciones en tareas.
Múltiples acciones
- Puedes seleccionar hasta 5 acciones que se produzcan cuando se activen uno o más disparadores.
- No puedes agregar la misma acción más de una vez.
Disparadores en base a
columnas o secciones
Los disparadores basados en columnas o secciones están disponibles para proyectos en vista de Tablero o proyectos que se han actualizado para usar las nuevas secciones que se contraen.
Reglas de campos personalizados
Las reglas de campos personalizados se encuentran disponibles en todos los proyectos con campos personalizados. Esta función también es compatible con los campos personalizados de personas.
Para desbloquear estas reglas, primero debes agregar un campo personalizado a tu proyecto.
Activar una regla
Una regla se puede disparar desde cualquier lugar (mediante integraciones externas, web, móviles). Si actualizas algo en una tarea, revisamos para ver si esa tarea se encuentra en alguno de los proyectos con reglas y si tu acción es el disparador de cualquiera de esas reglas.
Los proyectos no tienen acceso a
Puedes disparar reglas en proyectos a los que no tengas acceso, pero el ícono con el rayo amarillo no se mostrará para indicar que la regla está activa.
Cualquiera puede disparar una regla, incluso los invitados.
Algunas consideraciones sobre los
permisos
Las reglas, al igual que los campos personalizados, ahora son editables por otros miembros del proyecto de forma predeterminada. Las reglas que indican que las tareas de múltiples alojamientos en otros proyectos ahora también están visibles en el menú Personalizar. Estas reglas se pueden pausar directamente desde su proyecto.
- Ahora tienes la opción de permitir que otros, con acceso para edición, puedan editar las reglas. Otra novedad es que las reglas se crean por defecto como editables.
- Solamente el encargado de una regla puede eliminarla.
- Al actualizar reglas en proyectos y plantillas, el editor debe tener los permisos correctos para que se guarden todos esos cambios en las reglas. Por ejemplo, si la regla está configurada para agregar tareas a otro proyecto, el editor también debe tener permisos de edición en ese otro proyecto.
- Cuando una regla se duplica por la duplicación de un proyecto, el usuario que produce la duplicación se convierte en el encargado con privilegios insuficientes. En esta instancia, la regla se desactiva, pero el encargado aún tiene acceso para editarla.
- Las reglas están diseñadas para seguir funcionando incluso cuando los permisos de control de acceso de los encargados cambian. Por ejemplo, si una regla está configurada para agregar tareas a un proyecto y después pierdes el acceso al proyecto en que se encuentra, la regla seguirá funcionando.
- Cuando se copia una regla o se duplica a través de plantillas de un proyecto (versiones nuevas y heredadas), el usuario de la plantilla se convierte en el encargado de la regla. En este caso, la regla solamente se desactivará si quien duplica la plantilla tiene permisos de control de acceso insuficientes para la regla. Por ejemplo, no puedes editar un proyecto en el que la regla permite agregar tareas.
- Si un usuario abandona un proyecto, la regla no se romperá. Sin embargo, si no hay usuarios que interactúen con el proyecto, la regla se desactivará.
¿Quién puede activar o desactivar una regla?
Cualquier usuario, con acceso para editar un proyecto en el cual se ejecute una regla, podrá activarla o desactivarla aunque la haya creado alguien más.
Los usuarios con acceso para edición son los únicos que pueden ver el historial de cambios.
Un usuario con acceso de edición puede activar o poner en pausa una regla, pero solamente el encargado de esa regla puede editar los disparadores y las acciones.
El propietario de la regla todavía es la única persona que puede editar o eliminar una regla.
Anulación de
privilegios
Cuando anules los privilegios de acceso de alguien que tenga una regla, su regla quedará en pausa y la propiedad de cualquiera de las reglas del proyecto pasará al encargado del proyecto.
Si no hay encargado del proyecto, la propiedad pasará al administrador que anuló los privilegios del usuario. Solamente el encargado nuevo de una regla puede reactivarla para que continúe funcionando.
Si el encargado de una regla se desactiva y el nuevo encargado tiene los permisos suficientes, la regla seguirá funcionando y el encargado nuevo podrá editarla.
Actualizaciones sobre las reglas mal configuradas
Si una regla queda mal configurada (por ejemplo, “Marcada como finalizada > Mover a la columna 'Trabajo terminado'” y alguien elimina la columna 'Trabajo terminado'), enviaremos un email al encargado de la regla para que sepa que debe repararla.
-
Enviaremos un email la primera vez que una regla se dispare pero no pueda ejecutarse debido a una configuración errónea. No volveremos a enviar un email hasta que se haya corregido y ejecutado correctamente al menos una vez antes de que vuelva a surgir un problema en la configuración.
-
Todos los usuarios con acceso de lectura a la regla en cuestión podrán ver el estado correcto de la regla.
-
Cuando hayas actualizado la regla para corregir la configuración y guardes las actualizaciones, esas advertencias desaparecerán.
Integraciones
de reglas
Las reglas son una parte importante de muchos flujos de trabajo, así como lo son las integraciones con servicios de terceros (por ejemplo, Slack). Ahora, puedes usar una regla para integrar las herramientas favoritas de tu equipo con tu trabajo en Asana y dejar que las reglas hagan el trabajo pesado de manera automática. Puedes establecer disparadores específicos en tus proyectos de Asana y confiar en las reglas para que automaticen tu flujo de trabajo cuando se cumplan los criterios que elegiste.
Por ejemplo, la integración de reglas de Slack + Asana te permite enviar un mensaje a un compañero de equipo en Slack, activado por la finalización de una tarea o proyecto.
Puedes crear una regla que enviará un mensaje a un canal específico en Microsoft Teams en función de criterios como la modificación de los valores de un campo personalizado.
O crear nuevas incidencias en Jira Cloud y Jira Server cuando se agrega una tarea a una sección de proyecto en particular.
Las integraciones de reglas que lanzamos recientemente también admiten acciones en Gmail, PagerDuty y Twilio. Obtén más información sobre cómo configurar sus respectivas integraciones de reglas aquí.
Las reglas que utilizan integraciones requieren una configuración adecuada de gestión de aplicaciones y autenticación del usuario con los servicios de terceros.
Acciones disparadoras en las aplicaciones
Existen tres tipos de disparadores para las reglas, y esto también se aplica a la hora de disparar acciones con integraciones de reglas.
Disparadores del tipo “Tarea agregada”
- Tarea agregada a una sección
- Tarea agregada a este proyecto
Disparadores del tipo “Tarea actualizada”
- En función del estado de aprobación
- En función del estado de finalización
- En función del responsable
- En función de la fecha de entrega
- En función de los archivos adjuntos
- En función de los comentarios
Disparadores del tipo “Plazos de la tarea”
- Una tarea ya no está bloqueada
- Se acerca la fecha de entrega
- La tarea está atrasada
Formularios
Cuando las tareas se crean a partir de formularios, pueden activar cualquiera de los siguientes disparadores:
Tareas que se agregan a un proyecto
Este disparador se aplicará a todas las tareas que se agreguen a un proyecto, no solamente a las que provienen de formularios.
Campo personalizado configurado
En cada campo personalizado desplegable de un proyecto, verás un disparador y una acción. Entonces, si un proyecto tiene campos personalizados de “Prioridad” y “Etapa”, verás “Prioridad configurada” y “Etapa configurada” como disparadores. Tú eliges qué valor del campo personalizado deseas que dispare una regla.
Por ejemplo, si tienes un campo personalizado desplegable en tu formulario para el Tipo de solicitud, con las opciones “Blog” y “Sitio web”, puedes configurar una regla en el proyecto como: “Cuando el ‘Tipo de solicitud’ se defina como ‘Blog’, la tarea se agregará al proyecto ‘Solicitudes de Blog’”.
Esto solo funciona con los campos personalizados desplegables en el proyecto. Algunos campos desplegables de los formularios no son campos personalizados.
Disparadores
de envío de formularios
Con los disparadores de envío de formularios, puedes mover automáticamente tus formularios a un proceso nuevo sin tener que clasificarlos manualmente. Estos disparadores pueden ayudarte a estandarizar tu proceso de recepción y automatizar los formularios en tus flujos de trabajo.
Para configurar tu disparador de envío de formularios:
- Desde la pestaña Disparadores, haz clic en A un proyecto
- Elige Envío de formularios como fuente
- Elegir un formulario
- Elegir una acción
Después de configurar el disparador, podrás ver la regla en el menú Personalizar.
Cada vez que se envíe un formulario, recibirás una notificación. También puedes hacer un seguimiento del historial de envío de formularios desde el panel de detalles de la tarea.
Permisos
para invitados
Los huéspedes no pueden crear ni tener reglas propias, pero sí pueden disparar reglas.
Precios
Business and Enterprise customers:
La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de Business y Enterprise.
Hay un subconjunto de reglas disponibles para los clientes Premium:
- Move to column/section > Mark complete
- Mark complete > Move to column/section
- Custom field changed > Move to column/section
- Movido a la columna/sección > Configurar campo personalizado
- Cambio de campo personalizado > Marcar como finalizado
- Marcar como finalizada > Establecer campo personalizado
Acciones
inversas para las reglas
Business and Enterprise customers:
Las acciones inversas son un complemento a las reglas existentes que brindan la opción de reestablecer o eliminar datos. Con esta opción, hemos creado un motor de reglas más robusto que refleja mejor la estructura, la calidad y la eficiencia de los flujos de trabajo de los clientes.
Acciones inversas disponibles:
- Retirar la asignación de una tarea
- Mover la tarea a otro proyecto
- Quitar fecha de entrega
- Marcar la tarea como sin finalizar
- Eliminar colaboradores
Las capacidades de las acciones inversas asisten en la reasignación, el restablecimiento o el movimiento de las tareas de un proyecto a otro.
Variables en las reglas
Ahora es posible hacer referencia a valores dinámicos, llamados variables, al crear reglas. Los usuarios pueden recurrir a variables como el responsable de la tarea, el creador de la tarea, la fecha de entrega y los valores de los campos personalizados para obtener más claridad y flexibilidad.
Acción: Agregar un comentario
Las variables se pueden usar en el campo Agregar un texto de comentario al crear una regla.
Para acceder a la lista de variables al usar la acción Agregar un comentario, haz clic en el ícono + en la esquina inferior derecha del campo de texto al agregar un comentario.
Luego, selecciona la variable apropiada de la lista. Las variables se ordenan en cuatro ramas: tareas, personas, fechas y campos personalizados. Consulte la lista de valores dinámicos a los que la variable puede hacer referencia a continuación.
| Tarea | Personas: creador de la tarea | Personas: responsable de la tarea | Fechas | Campos personalizados |
|---|---|---|---|---|
| Nombre de la tarea | Nombre | Nombre | Fecha de inicio | Valor de selección única |
| Descripción de la tarea | Fecha de entrega | Valor de selección múltiple | ||
| ID de la tarea | ID | ID | - | Valor de fecha |
| URL de la tarea | URL | URL | - | Valor de las personas |
| - | - | - | - | Valor del texto |
| - | - | - | - | Valor numérico |
Este ejemplo muestra un comentario que hará referencia a las variables Nombre del responsable, Nombre de la tarea, Fecha de entrega de la tarea y Correo electrónico del creador de la tarea, incluso si cambian.
Para agregar un valor de campo personalizado al usar la acción Agregar un comentario, haz clic en el ícono + en la esquina inferior derecha del campo de texto al agregar un comentario.
A continuación, seleccione Campo personalizado como la variable de la lista. Aparecerá una lista desplegable de campos personalizados dentro de ese proyecto. Elija el campo cuyo valor debe reemplazar la variable en el comentario. Haga clic en Guardar.
La variable utilizada en este caso es el campo personalizado Prioridad. Cuando se publica el comentario, se utiliza el valor actual del campo de prioridad de la tarea en lugar de la variable. Tenga en cuenta que el comentario dice Medio, ya que el campo de prioridad de la tarea se estableció en Medio cuando se activó la regla.
Acción: Asignar una tarea
La acción Asignar tarea puede hacer referencia a las siguientes variables:
| Variable | Descripción |
|---|---|
| Creador de la tarea | Usuario que creó la tarea |
| Responsable | Usuario asignado a la tarea desencadenante |
| Activador de reglas | Usuario que activa esta regla |
Acción: Crear tarea
La acción Crear tarea puede hacer uso de las siguientes variables en las reglas al establecer una fecha de entrega relativa una vez que se activa la regla:
| Variable | Descripción |
|---|---|
| Tiempo de disparo | La hora en que se activa esta regla |
| Fecha de inicio | La fecha de inicio de la tarea desencadenante |
| Fecha de entrega | La fecha de entrega de la tarea desencadenante |
| Fecha de creación | Cuando se creó la tarea desencadenante |
¿Te gusta lo que ves? Comienza hoy con una prueba gratuita de 30 días de Asana. Prueba gratis.