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Reglas

En este artículo

Disponible en los planes Asana Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+, así como en los planes anteriores Premium, Business y Legacy Enterprise.

Las reglas de portafolio están disponibles en los planes Asana Advanced, Enterprise y Enterprise+.

Visita nuestra página de precios para obtener más información.

Las reglas te permiten simplificar las tareas de rutina y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una regla funcione, necesitarás contar con un disparador que active la regla y una acción que se produzca automáticamente. Por ejemplo, se puede crear una regla para que asigne una tarea (acción) automáticamente cuando se configura una fecha de entrega (disparador).

Explora las reglas de forma gratuita. Comienza con una prueba gratuita de Asana hoy mismo.

Artículos relacionados:

Potencia tus procesos con las reglas de Asana. Acompáñanos en nuestra capacitación virtual sobre Cómo automatizar flujos de trabajo en Asana para aprender cómo hacerlo.

Crear una regla

Las reglas están disponibles tanto en los proyectos como en los portafolios. Puedes configurar reglas dentro de proyectos y portafolios, lo que te permite automatizar acciones clave y garantizar la gestión fluida de varios proyectos.

Al crear una regla, puedes elegir entre reglas prediseñadas en la galería de reglas o crear una regla personalizada. Las reglas predefinidas de la galería se diseñaron para abordar escenarios de flujo de trabajo comunes. Las reglas personalizadas te permiten crear reglas adaptadas a tus procesos únicos.

Para crear una regla desde la galería:

  1. Accede a Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
  2. Haz clic en Reglas.
  3. Haz clic en +Agregar.
  4. Selecciona una regla de la galería.
  5. Completa el parámetro especificado.
  6. Haz clic en Publicar regla.
Nota iconNota

Cada regla en Asana tiene su propia URL única a la que se puede acceder directamente a través del navegador. Estas URL se generan automáticamente cuando se crean las reglas y permanecen iguales durante toda la vida útil de la regla.

Generador de reglas personalizadas

La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible en los planes Asana Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+, y planes anteriores Business y Legacy Enterprise. 

Para crear una regla personalizada:

  1. Accede a Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
  2. En la sección Agregar, haz clic en Reglas.
  3. Selecciona Crear regla personalizada.
  4. En el menú desplegable, selecciona Se ejecuta en tareas o Se ejecuta en tareas y subtareas.
  5. Elige un nombre para tu regla.
  6. Elige los disparadores, las acciones y agrega condiciones si es necesario.
  7. Haz clic en Publicar regla.
Nota iconNota

Las reglas solo se ejecutarán en el primer nivel de subtareas, por lo que no se activarán en subtareas de subtareas.

Editar una regla

Para editar tus reglas en cualquier momento, regresa al proyecto y selecciona la regla que deseas actualizar.

Para editar una regla:

  1. Haz clic en el menú Personalizar.
  2. En la sección Editar, haz clic en Reglas.
  3. Haz clic en el ícono de los tres puntos junto a la regla que deseas editar.
  4. Haz clic en Editar.
Nota iconNota

Las modificaciones que realices en tus reglas solo se aplicarán a partir de ese momento. Las modificaciones no se aplicarán de manera retroactiva.

Las reglas que involucran disparadores externos o acciones externas, como el envío de emails o mensajes directos (por ejemplo, a través de Outlook, Salesforce o Slack), solo pueden ser editadas por el creador de la regla porque los disparadores/acciones externos se autentican utilizando las credenciales de la cuenta del creador de la regla.

Pausar una regla

Puedes pausar una regla en cualquier momento. Para hacerlo, haz clic en la regla en el menú lateral y haz clic en Activa. Si quieres volver a activar la regla, sigue los mismos pasos, pero haz clic en En pausa.

Eliminar una regla

Puedes eliminar una regla en cualquier momento. Para hacerlo, haz clic en la regla en el menú lateral y luego haz clic en el botón Eliminar regla.

Configuración de reglas

Para acceder a los ajustes de las reglas, haz clic en el ícono del engranaje en la parte superior derecha del generador de reglas.

Rule settings button

La configuración de reglas contiene 2 pestañas: Ajustes generales y Ajustes de permisos.

Settings 1

En Ajustes generales, puedes administrar el nombre de la regla. También puedes elegir si la regla puede activarse por otras reglas y si debe ejecutarse en subtareas.

Settings 2

En los ajustes de permisos, puedes ver el encargado de la regla y seleccionar los permisos del editor de reglas.

Transferir la responsabilidad de una regla

Si el encargado original de una regla pierde el acceso al proyecto o abandona la organización, los miembros del equipo con permisos de edición pueden reclamar la responsabilidad de la regla. Asana notificará a los editores del proyecto cuando las reglas queden sin propietario, lo que facilita la identificación de las reglas que requieren atención.

Para reclamar la responsabilidad de una regla huérfana, ve a la regla en la lista de reglas de tu proyecto y, en el menú Permisos, haz clic en Convertirse en encargado. Una vez que asumas la responsabilidad, podrás editar la regla y recibir notificaciones sobre cualquier problema.

Reglas basadas en secciones

En los planes de pago, el ícono del rayo en las secciones indica que se aplica una regla a esa sección específica. Estas reglas se muestran en las vistas de lista y de tablero.

Cuando se active una regla, el ícono se animará. Al hacer clic en el ícono del rayo, se abrirá el menú de reglas para dicha sección, que te permitirá agregar reglas nuevas o editar las existentes.

Puedes editar una regla haciendo clic en el ícono del lápiz que aparece cuando colocas el cursor sobre la regla.

Rules in sections.png

Combinaciones de disparadores y múltiples acciones

También puedes usar combinaciones de disparadores con lógica condicional y múltiples acciones para automatizar las tareas rutinarias.

Puedes usar la acción realizada por una regla para activar otra.

La cantidad máxima de reglas por proyecto se establece en 50, independientemente del tamaño o nivel del plan.

Reglas personalizadas

Disparadores

  • Puedes agregar hasta 20 disparadores por regla personalizada.
  • Puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez.
  • No puedes elegir los disparadores Se acerca la fecha de entrega o La tarea está atrasada para las subtareas. Para usar cualquiera de estos disparadores, debes cambiar la regla a Se ejecuta en tareas.

Múltiples acciones

  • Puedes seleccionar hasta 20 acciones que se produzcan cuando se activen uno o más disparadores.
  • No puedes agregar la misma acción más de una vez.

Disparadores basados en columnas o secciones

Los disparadores basados en columnas o secciones son para proyectos con vista de tablero o proyectos con secciones que se contraen.

Reglas de campos personalizados

Las reglas de campos personalizados están disponibles en todos los proyectos con campos personalizados. Esta función también es compatible con los campos personalizados de personas.

Nota iconNota

Para desbloquear estas reglas, primero debes agregar un campo personalizado a tu proyecto.

Reglas en paquetes

Con los paquetes, puedes aplicar varias reglas a la vez. Esto te permite estandarizar los procesos a escala y realizar actualizaciones retroactivas en los proyectos que ya están en marcha.

Actualizaciones en reglas mal configuradas

Si una regla queda mal configurada (por ejemplo, “Marcada como finalizada > Mover a la columna ‘Trabajo terminado’” y alguien elimina la columna ‘Trabajo terminado’), enviaremos un email al encargado de la regla para que sepa que debe repararla.

  • Enviaremos un email la primera vez que una regla se dispare pero no pueda ejecutarse debido a una configuración errónea. No volveremos a enviar un email hasta que se haya corregido y ejecutado correctamente al menos una vez antes de que vuelva a surgir un problema en la configuración.

  • Todos los usuarios con acceso de lectura a la regla en cuestión podrán ver el estado correcto de la regla.

  • Cuando hayas actualizado la regla para corregir la configuración y guardes las actualizaciones, esas advertencias desaparecerán.

Precios

Las reglas están disponibles en todos los niveles de pago en Asana. La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible en los planes Asana Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+, y planes anteriores Business y Legacy Enterprise.

Hay un subconjunto de reglas disponibles para los clientes en el nivel Premium heredado:

  • Mover a la columna/sección > Marcar como finalizada
  • Marcar como finalizada > Mover a la columna/sección
  • Campo personalizado modificado > Mover a la columna/sección
  • Mover a la columna/sección > Configurar campo personalizado
  • Campo personalizado modificado > Marcar como finalizada
  • Marcar como finalizada > Configurar campo personalizado
Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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