Reglas

Disponible en los niveles Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise heredados. 

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Las reglas te permiten simplificar las tareas de rutina y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una regla funcione, necesitarás contar con un disparador que active la regla y una acción que se produzca automáticamente. Por ejemplo, se puede crear una regla para que asigne una tarea (acción) automáticamente cuando se configura una fecha de entrega (disparador).

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Visite nuestro artículo dedicado para obtener una descripción detallada del uso de las reglas.

Crear una regla

Hay dos formas de crear una regla para tu proyecto. Selecciona una automatización de la galería de reglas de tu proyecto o crea tu propia regla personalizada. 

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Para crear una regla desde la galería:

  1. Navega hasta Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
  2. Haz clic en + Agregar regla
  3. Selecciona una regla de la galería
  4. En el menú desplegable, seleccione Se ejecuta en tareas o Se ejecuta en tareas y subtareas
  5. Llena el parámetro especificado
  6. Haz clic en Publicar regla.

Generador de reglas personalizado

La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible en los niveles Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como en los niveles Business y Legacy Enterprise. 

 
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Para crear una regla personalizada:

  1. Navega hasta Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
  2. Haz clic en + Agregar regla
  3. Seleccionar Crear regla personalizada
  4. En el menú desplegable, seleccione Se ejecuta en tareas o Se ejecuta en tareas y subtareas
  5. Elegir el nombre de la regla
  6. Elige los disparadores y las acciones y añade las condiciones
  7. Cuando hayas seleccionado las opciones deseadas, haz clic en Publicar regla.`

Las reglas solo se ejecutarán en el primer nivel de subtareas (es decir, las reglas no se ejecutarán en subtareas, subtareas, etc.)

Editar una regla

Para editar tus reglas en cualquier momento navega de regreso al proyecto y selecciona la regla que desees actualizar.

Puedes editar una regla haciendo clic en la regla en el menú lateral.

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Las modificaciones que realices en tus reglas solo se aplicarán a las tareas y el contenido de un proyecto de forma progresiva. Las modificaciones no se aplicarán con carácter retroactivo.

Poner en pausa una regla

Puedes poner una regla en pausa en cualquier momento haciendo clic en la regla en el menú lateral y luego en Activo. Si quieres volver a activar la regla, sigue los mismos pasos, pero haz clic en Pausado. 

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Eliminar una regla

Puedes eliminar una regla en cualquier momento haciendo clic en la regla en tu menú lateral y luego haciendo clic en el botón Eliminar regla.

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Reglas basadas en secciones

En los planes de pago, el ícono de Rayo de Reglas aparecerá en las secciones que contienen reglas (en las vistas de Lista y Tablero). Cuando se active una regla, el ícono se volverá animado. Al hacer clic en el ícono, se abrirá el menú de Reglas para dicha sección, que les permitirá a los usuarios agregar reglas nuevas o editar las existentes.

Puedes editar una regla haciendo clic en el ícono del lápiz que aparece cuando colocas el cursor sobre la regla.

section based rule

Combinaciones de disparadores y múltiples acciones

También puedes usar combinaciones de disparadores con lógica condicional y múltiples acciones para automatizar las tareas rutinarias y que tu equipo no tenga que preocuparse por ellas.

Puedes usar el acto realizado por una regla para activar otra.

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Puede agregar hasta 20 combinaciones de disparadores diferentes y seleccionar hasta 5 acciones diferentes al crear una regla personalizada. A pesar de que puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez cuando creas una regla personalizada, solamente puedes usar una acción una sola vez.

Una vez que se agrega una tarea al proyecto en las vistas de lista o tablero, mediante un formulario, email o cualquier otra función de Asana, la regla personalizada tendrá efecto inmediatamente.

Disparadores y acciones adicionales

Uso de otros disparadores y acciones:

  1. Cuando cambia el estado de una aprobación, puede especificar la acción que se activará en consecuencia.
  2. Crea un comentario que se publicará en nombre de Asana cada vez que se active el disparador seleccionado.

Tipos de reglas

El número máximo de reglas por proyecto se establece en 50, independientemente del tamaño o nivel del plan.

Reglas personalizadas

Disparadores

  • Puedes agregar hasta 20 disparadores por regla personalizada.
  • Puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez.
  • No puedes elegir la fecha de entrega que se acerca o la tarea que está atrasada activa las subtareas. Para utilizar cualquiera de estos activadores, debe cambiar la regla a Ejecuciones en tareas.

Múltiples acciones

  • Puedes seleccionar hasta 5 acciones que se produzcan cuando se activen uno o más disparadores.
  • No puedes agregar la misma acción más de una vez.

Disparadores en base a columnas o secciones

Los disparadores basados en columnas o secciones son para proyectos en vista de tablero o proyectos con secciones contraíbles.

Reglas de campos personalizados

Las reglas de campos personalizados se encuentran disponibles en todos los proyectos con campos personalizados. Esta función también es compatible con los campos personalizados de personas.

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Para desbloquear estas reglas, primero debes agregar un campo personalizado a tu proyecto.

Actualizaciones sobre las reglas mal configuradas

Si una regla queda mal configurada (por ejemplo, “Marcada como finalizada > Mover a la columna 'Trabajo terminado'” y alguien elimina la columna 'Trabajo terminado'), enviaremos un email al encargado de la regla para que sepa que debe repararla.

  • Enviaremos un email la primera vez que una regla se dispare pero no pueda ejecutarse debido a una configuración errónea. No volveremos a enviar un email hasta que se haya corregido y ejecutado correctamente al menos una vez antes de que vuelva a surgir un problema en la configuración.

  • Todos los usuarios con acceso de lectura a la regla en cuestión podrán ver el estado correcto de la regla.

  • Cuando hayas actualizado la regla para corregir la configuración y guardes las actualizaciones, esas advertencias desaparecerán.

Precios

Las reglas están disponibles en todos los niveles de pago de Asana. La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible en los niveles Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como en los niveles Business y Legacy Enterprise. 

Hay un subconjunto de reglas disponibles para los clientes del nivel Premium heredado:

  • Move to column/section > Mark complete
  • Mark complete > Move to column/section
  • Custom field changed > Move to column/section
  • Movido a la columna/sección > Configurar campo personalizado
  • Cambio de campo personalizado > Marcar como finalizado
  • Marcar como finalizada > Establecer campo personalizado

Acciones inversas para las reglas

Las acciones inversas están disponibles en los niveles Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como en los niveles Business y Legacy Enterprise. 

Las acciones inversas son un complemento a las reglas existentes que brindan la opción de reestablecer o eliminar datos. Con esta opción, hemos creado un motor de reglas más robusto que refleja mejor la estructura, la calidad y la eficiencia de los flujos de trabajo de los clientes.

Acciones inversas disponibles:

  • Retirar la asignación de una tarea
  • Mover la tarea a otro proyecto
  • Quitar fecha de entrega
  • Marcar la tarea como sin finalizar
  • Eliminar colaboradores
  • Eliminar del proyecto
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Las capacidades de las acciones inversas asisten en la reasignación, el restablecimiento o el movimiento de las tareas de un proyecto a otro.

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