Anteriormente, la mayoría de los usuarios de Asana tenían tres opciones al momento de decidir actualizar a un plan pago. Solamente era posible pagar por un espacio de trabajo, equipos individuales dentro de una organización o una organización completa. Esta oferta les viene bien a las empresas pequeñas y medianas. Sin embargo, para las empresas más grandes, no siempre es posible comprometerse completamente con un plan de toda la organización y, al mismo tiempo, los planes de equipo tampoco se ajustan bien a sus necesidades. Con un plan para división, ahora es posible pagar por una parte de tu empresa. De este modo, tienes visibilidad y control de las personas por las cuales pagas y de los datos que eso incluye. Si te interesa configurar una división dentro de tu organización, ponte en contacto con Ventas.
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Acceso a la consola del administrador para divisiones
Para acceder a la consola del administrador de la división en tu organización
- Haz clic en tu foto de perfil.
- En el menú desplegable, selecciona Consola del administrador
Solo el responsable de la cuenta de una división puede acceder a la consola del administrador de esa división, pero él mismo puede otorgar acceso de administrador a otro miembro de un equipo que se encuentre dentro de la división.
Gestionar a todos los miembros de una división
Desde la pestaña Miembros puedes:
- Eliminar miembros solo de tu división, o de la organización en su totalidad, al pasar el cursor sobre un nombre y hacer clic en Eliminar
- Invitar miembros nuevos a unirse a un equipo de tu división
Eliminar un usuario de tu división
Los administradores de la división pueden eliminar usuarios de su división a través de la pestaña Miembros de la consola del administrador de la división. Eliminar a un usuario de la división no desactivará la cuenta del usuario, ni esta acción eliminará al usuario de la organización. Si eliminas a un miembro de la organización de una división, te asegurarás de que no ocupe un lugar en un plan pago. Los huéspedes se pueden eliminar de la misma manera.
Eliminar a un usuario de una división no elimina al usuario de la organización ni de ningún otro equipo o división del que forme parte. Consulta Desactivar a un miembro de la organización a través de la consola del administrador de la división a continuación para obtener instrucciones sobre cómo desactivar a un miembro de la organización.
Cómo desactivar a un miembro de la organización a través de la consola del administrador de la división
Para eliminar a una persona de tu organización a través de la consola del administrador de la división, dirígete a la pestaña Miembros de tu consola del administrador.
Busca el nombre de la persona desplazándote hacia abajo o usando la barra de búsqueda. Una vez que encuentres a la persona, haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Quitar.
Desde la pestaña siguiente, puedes:
- Elegir el miembro a quien deseas reasignarle la tarea
- Hacer clic en Quitar para confirmar la desactivación
El miembro que fue desactivado aparecerá en tu lista de miembros como Quitado.
¿Qué sucede con las tareas de la persona a quien se ha desactivado?
Después de anular los privilegios de un miembro de tu organización a través de la consola del administrador de la división, se generará de manera automática un proyecto privado que contiene las tareas que tenía asignadas previamente. Puedes asignártelas a ti mismo o reasignárselas a otro miembro de tu división. De este modo, podrás asignar las tareas pendientes a la persona adecuada para que la gestión resulte más fácil.
Si es necesario, una solución simple para delegar sería realizar una selección múltiple de las tareas que ya no tienen privilegios, lo que te permitirá realizar acciones masivas en las tareas e incluso asignarlas de forma masiva a ti mismo o a otros miembros de la división.
El tiempo de la desactivación aparecerá en la columna Última actividad.
Restablecer a un miembro desactivado
Restaura a un miembro desactivado buscando su nombre en la pestaña Miembros. Luego, haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Restaurar.
En la ventana siguiente, selecciona Restablecer.
Si no logras realizar la reactivación, el administrador de tu división recibirá una tarea donde se le pedirá que se ponga en contacto con nuestro equipo de Asistencia.
Filtrar por tipo de miembro
Desde la pestaña Miembros en tu consola del administrador, puedes filtrar la lista por tipo de miembro. Para hacer esto, haz clic en la flecha del menú desplegable que se encuentra en el filtro Tipo de miembro y selecciona Todos, Administrador, Miembro, Invitado, Invitado o Eliminado.
Crear un equipo nuevo en una división
Puedes crear un equipo en una división, directamente desde la consola del administrador, en cualquier momento.
Crear un equipo nuevo en una división:
- Haz clic en Agregar equipos en la pestaña Equipos de la Consola del administrador.
- Desliza hasta la parte inferior de la lista y haz clic en Crear nuevo equipo.
Desde el cuadro de diálogo para crear equipos nuevos, puedes hacer lo siguiente:
- Ingresar un nombre de equipo
- Invitar a miembros del equipo
- Configurar el equipo como Privado o de Membresía por solicitud y después hacer clic en el botón Crear equipo.
Gestionar los equipos de una división
El responsable de la cuenta puede agregar o eliminar equipos de su división en cualquier momento. También pueden editar los ajustes de cada equipo directamente desde la Consola del administrador.
Los administradores de divisiones no necesitan ser miembros de todos los equipos de una división. Los administradores también tienen la opción de agregar a la división cualquier equipo que se encuentre dentro de la organización, aunque use la versión gratuita.
Agrega un equipo a tu división
Para agregar equipos a una división:
- Ve a la pestaña Equipos de la consola del administrador.
- Selecciona Agregar equipos.
No se puede agregar un equipo a una división, si ese equipo ya trabaja con una suscripción de pago o una versión de prueba. Si quieres quitar al equipo de la versión de prueba o de la suscripción para moverlo a una división, el responsable de la cuenta es quien debe cancelar la prueba o la suscripción. En caso de necesitar ayuda, no dudes en comunicarte con el equipo de Asistencia.
Desde la ventana emergente Agregar equipos:
- Selecciona los equipos de tu organización que deseas agregar a la división.
- Después, haz clic en Agregar equipos.
No se puede tener un equipo en una división que sea público para la organización. Los equipos que se encuentran dentro de las divisiones son privados o con membresía por solicitud.
Eliminar un equipo de tu división
Para eliminar un equipo de una división:
- Coloca el cursor sobre un equipo y haz clic en el ícono de los tres puntos que aparece
- Selecciona Eliminar equipo de la división.
Debe eliminar un equipo de una división antes de que se pueda eliminar.
Exporta los datos del equipo a un CSV
Los administradores de una división pueden exportar las listas de sus equipos a archivos CSV desde la pestaña Equipos de la consola del administrador.
Desde la consola del administrador:
- Navega a la pestaña Equipos
- Haz clic en Exportar CSV.
Recibirás un mensaje por email con el enlace para descargar.
Varios administradores
Las divisiones pueden tener varios administradores. Los administradores de divisiones pueden designar a otros miembros de la división como administradores y ya no necesitarán formar parte de todos los equipos de una división.
Esta función es muy útil en las divisiones grandes, donde no sería razonable que todas las responsabilidades del administrador recayeran en una sola persona.
Para otorgar acceso de administrador:
- Haz clic en Editar ajustes del perfil.
Luego, bajo el tipo de membresía, selecciona Administrador y haz clic en Guardar los cambios.
Cómo asignar el acceso de administrador desde la pestaña Seguridad
Aquí podrás agregar un administrador y ver a todos los administradores de la división.
Desde la pestaña Seguridad de la consola del administrador:
- Ir a Ajustes adicionales
- Dirígete al acceso del administrador y haz clic en la flecha.
Aparecerá una ventana emergente en la que podrás Agregar un administrador. De aquí pasarás al cuadro de miembros donde podrás determinar a quién quieres otorgarle acceso.
Gestionar la facturación de una división
Desde la pestaña Facturación puedes hacer lo siguiente:
- Ver y editar los detalles de tu plan
- Editar tu información de pago
- Ver o descargar tu última factura.
Autofacturación
Los responsables de cada cuenta tienen acceso pleno al mantenimiento de la facturación. Pueden ver la información de la cuenta, agregar y eliminar usuarios, editar detalles y tienen libertad para gestionar las facturas ellos mismos.
También pueden cambiar la frecuencia de la facturación, de mensual a anual, y reasignar el rol de responsable de la cuenta.
El responsable de la cuenta es el único que puede cambiar el tamaño del plan y los detalles de pago. Los administradores pueden agregar o eliminar miembros y equipos.
Cómo agregar o reducir la cantidad de usuarios
En la sección Utilización de usuarios de la pestaña de facturación puedes: ver cuántos usuarios quedan en tu división, cuántos tienes en tu plan, y agregar o disminuir la cantidad de usuarios.
Agregar o eliminar usuarios de un plan que se paga con tarjeta de crédito
Agregar o eliminar usuarios de un plan con forma de pago manual
En la información de pago de la página de facturación verás si tu facturación es manual o si pagas con tarjeta de crédito.
Cómo modificar la frecuencia de facturación de las divisiones con autoservicio de facturación.
En la pestaña Facturación puedes cambiar a un plan de facturación anual. Para hacer el ajuste, simplemente haz clic en el botón Cambiar a anual.
Cómo reasignar al responsable de la cuenta
Este flujo permite que los responsables de las cuentas reasignen su función a otro miembro que se encuentre dentro de la misma división. El nuevo responsable de la cuenta deberá ser miembro de la división. Los invitados de la organización no podrán ser responsables de la cuenta.
Desde la pestaña Facturación de la consola del administrador:
- Ve a Responsable de la cuenta y haz clic en Cambiar al responsable de la cuenta.
- Escribe allí el nombre o el email del nuevo responsable de la cuenta o selecciónalo con el menú desplegable.
- Después de haberlo elegido, haz clic en Cambiar al responsable de la cuenta para confirmarlo.
El responsable anterior de la cuenta seguirá siendo administrador de la división, pero ya no será responsable de ninguno de los elementos del plan. Cualquier administrador de división puede quitarle los permisos de administrador a otro, en caso de que lo necesite.
SAML para divisiones Enterprise
Disponible en los niveles Asana Enterprise y Enterprise+, así como en el nivel heredado Legacy Enterprise.
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SAML es un estándar que permite integrar Asana con sistemas de inicio de sesión único para empresas como Okta, OneLogin o Microsoft Active Directory. SAML está disponible para las organizaciones y puede habilitarse o requerirse para los miembros de un plan de división Enterprise, Enterprise + o Legacy Enterprise. Si tiene un plan de división en uno de estos niveles y desea habilitar SAML, complete el formulario aquí.