Generador de flujos de trabajo

Disponible en los niveles StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+ de Asana, así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise heredados.

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El generador de flujos de trabajo ayuda a coordinar el trabajo sin problemas entre los equipos al automatizar los procesos de tu equipo para que el trabajo fluya. El Generador de flujos de trabajo está diseñado para crear flujos de trabajo más eficientes con una herramienta visual que conecta a los equipos, organiza el trabajo y perfecciona los proyectos, todo en un solo lugar. Dentro de los flujos de trabajo, puedes conectar a las personas adecuadas con la información correcta en el momento adecuado, lo que significa que tu equipo puede concentrarse en realizar el trabajo que importa. 

 

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work flow

Crear un flujo de trabajo con el Generador de flujos de trabajo

create


Con el generador de flujos de trabajo puedes elegir la forma en que las tareas se agregarán a tu proyecto. También puedes decidir si usarás otras opciones para ingresar la información o no.

Ten en cuenta que cualquiera que tenga acceso al proyecto podrá agregar tareas manualmente.

  1. Envío de formularios: crea un formulario que convierta los formularios enviados en tareas.
  2. Plantillas de tareas: Crea una plantilla para estandarizar las tareas fácilmente.
  3. Desde otras aplicaciones: autoriza a otra aplicación para que agregue tareas a este proyecto.

Para seleccionar una fuente de ingreso de la información, haz clic en el menú desplegable que se encuentra en la tarjeta para recepción de la información.

Para más información sobre cómo preparar los formularios como fuente de recepción de la información, lee el artículo de nuestra guía sobre cómo crear un formulario. Para más información sobre cómo configurar las plantillas de tareas, lee el artículo de nuestra guía sobre cómo crear plantillas de tareas.

Secciones

Usa las secciones como etapas, como ListoEn progresoTerminado, para dar seguimiento a un flujo de trabajo específico. Estas tarjetas de sección en el generador de flujo de trabajo se asignan directamente a las secciones en las vistas de tareas (es decir, en las vistas de Lista y Tablero). Recomendamos configurar secciones que correspondan a etapas secuenciales de trabajo dentro de tu proyecto, por ejemplo: TriajeEn cursoAprobación necesariaCompletado. Esto ayuda a que cada miembro del proyecto pueda ver fácilmente en qué etapa se encuentra una tarea.

sections


Crear una nueva sección

Haz clic en el botón + para agregar una sección adicional. Luego, puedes agregar reglas para esta sección y asignar activadores para estas reglas. Deberás crear reglas para dos instancias automáticas dentro de una sección:

Desencadenantes: cuándo o qué hace que una tarea se mueva automáticamente a esta sección. Puedes elegir esta regla de transición de una lista de opciones en el panel de la derecha. Por ejemplo: "Cuando se acerque una fecha de entrega, → muévete a Próximo" o "Cuando se complete una tarea, → muévete a Finalizado".

Acciones: También deberás decidir qué sucede automáticamente cuando las tareas se mueven a esta sección. Por ejemplo: si se deben añadir colaboradores, si la tarea debe tener un determinado responsable, si se debe añadir un comentario, etc. Como se indicó anteriormente, puedes seleccionar de la lista de reglas recomendadas o crear una regla personalizada utilizando el botón Más acciones.

Para más información sobre cómo establecer reglas en Asana, lee nuestro artículo sobre reglas.


Gestionar las secciones existentes

existingPara editar el nombre de una sección, agregar reglas o quitarlas, haz clic en el ícono de los tres puntos que se encuentra a la derecha del título de la sección.
Informes de flujo de trabajo
dashboard

En la vista Panel de control también puedes ver metadatos sobre las secciones de tu proyecto, por ejemplo, la cantidad de tareas incompletas en esa sección, y luego puedes monitorear esto a lo largo del tiempo.

Arrastrar y soltar

drag and drop

Puedes arrastrar y soltar secciones para ordenar tu trabajo o pasarlo de una etapa a otra. Los miembros de un proyecto pueden reordenar las secciones según lo encuentren necesario.

Cómo personalizar el panel

dashboard

Agrega elementos de flujos de trabajo generales con la información del panel Personalizar que se encuentra a la derecha de la pantalla y que incluye lo siguiente:

  1. Campos personalizados
  2. Reglas globales que son útiles más allá de para una sección en particular de un flujo de trabajo
  3. Aplicaciones (p. ej. Slack o Microsoft Teams)
  4. Formularios
  5. Plantillas para tareas

Captación de aplicaciones en el Generador de flujos de trabajo

Agregar aplicaciones externas para crear tareas en Asana.

add app


Para agregar una aplicación como fuente de incorporación para tu flujo de trabajo:

  • Haga clic en Desde otras aplicaciones

app list

En esta lista, haz clic en la aplicación que deseas configurar.

No aparecerán en la lista las aplicaciones que ya han sido configuradas como fuentes de recepción en tus proyectos ni las aplicaciones que no han sido autorizadas por el administrador.


asana for salesforce


Es posible que se le redirija al sitio web de la aplicación para completar la instalación.

finish setting up app

Para finalizar la instalación, deberás seguir los siguientes pasos en la aplicación externa:

  1. Configurar la integración de Asana en [nombre de la aplicación]
  2. Usa la aplicación para agregar tareas a [proyecto]

Una vez que hayas seguido todos estos pasos, verás la aplicación en el generador de flujos de trabajo.

app added

Si no completaste todos los pasos anteriores, verás un mensaje que dice Finalizar configuración.

incomplete

También puedes agregar una aplicación desde la sección Aplicaciones del menú Personalizar.

Las aplicaciones externas que agreguen tareas nuevas en Asana se verán aquí, aunque se hayan configurado sin la función de incorporación de aplicaciones de Asana.

customize menu

Métricas de flujos de trabajo de etapas de tiempo


Con las métricas de “duración de las etapas”, ahora puedes registrar fácilmente cuánto tiempo hace falta para que una de tus tareas avance a través de las distintas etapas del flujo de trabajo. Estas métricas de flujos de trabajo te ayudan a identificar cuellos de botella y brindan claridad acerca de cuánto tiempo necesitas para desarrollar tus trabajos. Si las tareas permanecen demasiado tiempo en una etapa en particular, lo sabrás y tendrás la posibilidad de recalibrar el proceso en consecuencia.

Hay dos formas diferentes de usar los informes y los paneles para ver los datos sobre métricas de flujos de trabajo: el tiempo en seccionesel tiempo en campos personalizados

Tiempo en la sección

Si tu flujo de trabajo precisa que las tareas avancen a través de diferentes secciones dentro de tu proyecto de Asana, te será muy útil registrar el tiempo de duración de cada sección para determinar el ritmo con el que fluyen las tareas de una sección a otra a lo largo del proceso, hasta su finalización.

workflow metrics section


En este gráfico se muestra cuánto tiempo permanecen las tareas en cada sección del proyecto. En este ejemplo, las tareas han estado 6 días y 3 horas en la sección Planificación. También puedes filtrar los datos por responsable o fecha de entrega, entre otros parámetros.

Tiempo en el campo personalizado

En algunos flujos de trabajo se usan campos personalizados para indicar que el trabajo está listo para avanzar a una etapa nueva de finalización. Al registrar el tiempo en el campo personalizado se cuantifica el tiempo que una tarea ha permanecido en cualquiera de las etapas, en base a los valores seleccionados del campo personalizado.

workflow metrics cf


Como ejemplo, el gráfico anterior informa sobre un proyecto que contiene un campo personalizado denominado Etapa de finalización


.

workflow metrics cf2

El campo personalizado Etapa de finalización se ha configurado con 4 valores posibles: Aún no iniciadoEn progresoBloqueadoFinalizado. En el gráfico se registra el tiempo total que la tarea permanece marcada con el valor del campo personalizado Bloqueada.

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