Preparando los datos para la importación de CSV

Comienza con tus propios datos en Asana de forma fácil y rápida El Importador de CSV te ayudará a trasladar el flujo de trabajo de tu software de hojas de cálculo, como Excel o Smartsheet, a Asana para que puedas empezar inmediatamente a trabajar en cualquier proyecto. También puedes importar datos desde otras herramientas de gestión del trabajo.

Al preparar tus datos para la importación de CSV en Asana, es esencial que te asegures de que tu archivo CSV tenga el formato correcto. A continuación se detallan los pasos y consejos importantes para ayudarte a importar tus datos con éxito.

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CSV file for import.png

El orden de las columnas de tu archivo CSV debe ser preciso. El nombre de la tarea debe ser la primera columna, seguida de la descripción, las secciones y el responsable. Sigue el orden a continuación para otros campos.

  1. Nombre: usa esta columna para los nombres de las tareas en tu proyecto.
  2. Descripción: utiliza esta columna para proporcionar detalles y contexto dentro de la tarea.
  3. Sección: se creará una nueva sección una vez que mueva manualmente las tareas a la sección o columna deseada.
  4. Responsable: asigna un responsable a cada tarea agregando la dirección de email de un usuario de Asana desde tu espacio de trabajo u organización. Las tareas creadas en Asana solo se pueden asignar a un usuario.
  5. Colaboradores: puedes agregar a varios de tus colegas como colaboradores en una tarea agregando direcciones de email de usuarios válidos de Asana desde tu espacio de trabajo u organización en una columna separada. Ten cuidado de separarlos con una coma y no añadas ningún espacio entre ellos.
  6. Fecha de inicio: añade una columna independiente para las fechas de inicio, disponible con una suscripción de pago. Si no tienes una suscripción de pago, la información de la columna de fecha de inicio aparecerá en la descripción de tu tarea.
  7. Fecha de entrega: utiliza el formato de fecha estándar de EE. UU. de mes/día/año para realizar un seguimiento de la fecha de entrega de cada tarea.
  8. Tipo: establece "Hito" como un valor para diferenciar los hitos de las tareas regulares en tu proyecto.
  9. Dependientes: se utiliza para especificar las dependencias entre las tareas. Para especificar las dependencias a través del Importador de CSV, consulta este artículo del Centro de ayuda.
  10. Otra información: la información adicional de la columna se enumerará de arriba a abajo en el campo de descripción de la tarea en el orden de las columnas.
  11. Tarea madre: al importar subtareas, es fundamental vincularlas correctamente a sus tareas madre. Esto es particularmente importante cuando se migra desde herramientas como Smartsheet, que puede tener muchos niveles de subtareas. Asegúrate de que la nomenclatura sea exacta para que las subtareas se vinculen a la tarea principal correcta. Para más información sobre cómo configurarlo, consulta este artículo del Centro de ayuda. Las tareas principales deben aparecer antes de la subtarea en las filas. 

Si alguna columna contiene datos incorrectos, como una dirección de correo electrónico en la columna Fecha de vencimiento, ninguna de las fechas de vencimiento se importará correctamente. En su lugar, se creará un nuevo campo basado en texto.

Siempre incluye una fila de encabezado con nombres de columnas para que el Importador de CSV pueda reconocer el tipo de datos que se importa. Los encabezados deben usar el título en mayúsculas y minúscul

Evita pequeños errores

Incluso los errores más pequeños pueden afectar el proceso de importación. Por ejemplo, un espacio o un punto después de un número pueden causar problemas. Si tienes 1000 filas y una fila tiene un espacio o carácter adicional, no se importará correctamente como un campo personalizado de número.

Campos personalizados

Cuando creas un nuevo proyecto a través del importador de CSV, los campos personalizados son locales, no globales. Para usar estos campos para informes o futuras importaciones, conviértelos en campos personalizados globales.

Como solución alternativa, puede completar una importación, convertir sus campos locales en campos personalizados globales y luego duplicar el proyecto sin tareas o secciones para conservar solo los campos globales y luego importar el siguiente CSV en ese proyecto. Asegúrate de que las opciones de los campos personalizados coincidan exactamente para evitar crear campos personalizados locales duplicados.

Valores de selección múltiple

Para ser detectados como opciones múltiples, los valores de selección múltiple deben tener una coma (",") entre ellos. Si esto no se cumple, todas las opciones se importan como un solo bloque de texto. Este formato debe realizarse manualmente antes de la importación.

Cómo importar una hoja de cálculo a Asana

Existen tres formas diferentes de importar datos desde un archivo CSV a Asana:

  1. Crear un proyecto nuevo en un equipo
  2. Usar el botón de agregado rápido
  3. Desde el menú desplegable de un proyecto existente

La importación de datos a través de CSV no actualizará ninguna tarea existente en el proyecto. El importador de CSV solo puede agregar tareas a un proyecto.

Crea un proyecto para un equipo

Import from teams.gif

  1. Navega a la barra lateral
  2. Haz clic en la flecha junto al nombre del equipo.
  3. Haz clic en Crear proyecto.
  4. Seleccionar importar hoja de cálculo
  5. Selecciona un archivo CSV para importar
  6. Haz clic en Hacer cambios.
  7. Haz clic en Continuar para ir al proyecto.

Usar el botón de agregado rápido

Import using quick add button.gif
  1. Haga clic en el botón de agregado rápido
  2. Seleccionar proyecto
  3. Agrega los detalles del proyecto
  4. Haz clic en Selecciona un archivo para importar.
  5. Selecciona un archivo CSV
  6. Haz clic en Hacer cambios.
  7. Haz clic en Continuar para ir al proyecto.

Desde el menú desplegable de un proyecto existente

Upload a CSV using the drop-down menu.png

  1. Selecciona el menú desplegable con los encabezados que está junto al nombre de tu proyecto.
  2. Pasa el cursor sobre Importar
  3. Elegir CSV
  4. Selecciona un archivo CSV para importar
  5. Haz clic en Hacer cambios.
  6. Haz clic en Continuar para ir al proyecto.

Vista previa de tu proyecto

Después de seleccionar el archivo a importar, puede obtener una vista previa de su proyecto y realizar cambios en él si es necesario.

Haz clic siempre en Realizar cambios antes de completar la importación. Este paso te permite revisar los datos y corregir cualquier error o cambiar los tipos de campos personalizados. Si el tipo de campo personalizado deseado no está disponible, indica un problema de formato en el CSV que debe solucionarse.

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