Ya sea que uses Asana por primera vez o que hayas estado usando la versión gratuita por un tiempo, una prueba es la mejor manera de explorar todo lo que Asana Premium y Asana Business tienen para ofrecer. Las funciones Premium y Business pueden ayudarte a gestionar proyectos y asegurar que todo, desde los pendientes más pequeños hasta las iniciativas más importantes, esté al día. Este artículo te ayudará a comprender el poder de las funciones Premium y Business disponibles durante tu prueba y cómo comenzar a usarlas.
Si aún no has comenzado una prueba, puedes registrarse para obtener una prueba gratuita aquí.
Qué debes saber antes de comenzar a usar tu prueba
Asana es una de las principales herramientas colaborativas de gestión del trabajo, creada para mejorar la productividad, la colaboración y la coordinación en equipos y organizaciones. En lugar de intentar gestionar todo por email, archivos, reuniones interminables y chat, puedes planificar, gestionar y controlar todo tu trabajo en un lugar con Asana. Además, se integra con tus otras herramientas de colaboración, de modo que el trabajo está siempre conectado.
Para lograr un comienzo exitoso de tu prueba, debes familiarizarte con los aspectos básicos de Asana. Estos incluyen:
- Creación de tareas y proyectos.
- Asignación de tareas con fechas de entrega.
- Finalización de tareas y comentarios en tareas para brindar actualizaciones de estado.
- Agregar compañeros de equipo a las tareas y proyectos.
- Usa diferentes vistas de proyecto, como la de lista, tablero, calendario y cronograma.
- Cómo ver archivos, filtrar y ordenar tus tareas.
Asegúrate de haber invitado a tu equipo para que puedan comenzar a usar y evaluar Asana durante la prueba.
Comienza con una plantilla
Usar Asana para un proyecto o proceso con el que tu equipo ya está familiarizado es la forma más fácil de comenzar. El proceso específico que pruebes dependerá de tu equipo, pero tenemos docenas de plantillas para que comiences. Algunas de nuestras principales plantillas son solicitudes de trabajo, calendarios de contenido y lanzamientos de productos.
¿Planificas tu trabajo y tus proyectos en hojas de cálculo? Puedes probar nuestro importador de CSV para incorporarlo a Asana en solo unos clics.
Si ya usas la versión básica de Asana, puedes comenzar una prueba gratuita para probar las funciones de Premium y/o Business en todas tus tareas y proyectos existentes. Es una buena idea probar funciones específicas dentro de ciertos proyectos y pensar en cómo lo harás. Por ejemplo, podrías empezar a usar campos personalizados de prioridad en un proyecto de solicitud de diseño o dependencias en un plan de evento. Luego asegúrate de agregar estos proyectos a un portafolio para darles seguimiento.
Mira más ideas para proyectos en Asana, usa los consejos y mejores prácticas de casos de uso o consulta nuestros estudios de casos de clientes para ver los ejemplos en acción.
Principales funciones del plan Business
Una vez que elegiste tu primer proyecto, estás listo para aprovechar al máximo tu prueba. Las siguientes funciones no representan todo lo que Premium o Business tienen para ofrecer, pero funcionan bien en conjunto y son fáciles de comenzar a usar de inmediato.
Portafolios
Los Portafolios están disponibles para todos los clientes de Asana Business y Enterprise.
Los Portafolios son la mejor manera de realizar el seguimiento de todos los proyectos para una iniciativa o equipo específicos, en un solo lugar. Son una forma simple de archivar y organizar los proyectos a los que accedes con más frecuencia; además, podrás filtrarlos por encargado del proyecto, fecha de entrega, estado, prioridad y más.
Comparte cualquier portafolio copiando su URL y compartiéndolo con cualquier usuario de Asana de tu dominio.
Gestión DE recursos
La gestión de recursos del Portafolio está disponible para todos los clientes de Asana Business.
Los gerentes de proyectos y los líderes a menudo tienen dificultades para gestionar las cargas de trabajo. Se basan en un sistema complejo o recopilan manualmente información de correos electrónicos, documentos y reuniones, lo que resulta en una pérdida de tiempo. La Gestión de recursos de portafolios proporciona una vista única y precisa de la carga laboral de tu equipo en función del trabajo que ya se les asignó en Asana.
La carga de trabajo de la cartera facilita las decisiones de personal informadas, lo que garantiza cargas de trabajo equilibradas y ayuda a mantener las iniciativas en el buen camino.
Comienza a usar la gestión de recursos con este tutorial paso a paso.
Verificación
La verificación está disponible para todos los clientes de Asana Business y Enterprise.
La verificación permite a las partes interesadas dejar comentarios específicos y concretos en las imágenes. La verificación en Asana facilita que los revisores comenten directamente en los activos para que los comentarios se proporcionen dentro de un contexto. Cada comentario se transforma en una subtarea para que el creador del material decida cómo incorporarlo posteriormente.
La verificación agiliza el proceso de comentarios al permitir que los revisores expresen sus ideas con claridad y que los creadores decidan si las incorporan o no, al tiempo que mantienen un registro centralizado.
Formularios
Tal vez tu equipo esté acostumbrado a enviar solicitudes y definir los requisitos de los proyectos a través de documentos y correos electrónicos. Sin embargo, esta información a menudo está desorganizada e incompleta, lo que resulta en confusión, demoras o incluso tareas pasadas por alto. Puedes crear formularios para estandarizar el proceso de solicitud. Los formularios enviados están directamente conectados con proyectos específicos, capturando la información esencial por adelantado y permitiendo un fácil seguimiento en un solo lugar.
Los formularios pueden ser enviados por cualquier persona, incluso si no usan Asana. Solo tienes que enviarles el enlace del formulario. Una vez enviado, los detalles del formulario se convierten en una tarea dentro de tu proyecto para que puedas darle la prioridad que le corresponda. Configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.
Principales funciones de la opción Premium
Campos personalizados
Custom fields help track specific details uniformly on each task or on a project in a portfolio -they're like spreadsheet columns. You puedes usarlos para filtrar y ordenar un proyecto o portafolio e informar sobre el trabajo en riesgo, las aprobaciones y más.
Los nombres y los valores de los campos se pueden personalizar para poder crear campos para cada etapa, prioridad, costo o lo que creas importante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. También puedes recibir notificaciones cuando se modifican los campos personalizados para avanzar en el trabajo y dejar en claro las aprobaciones.
Los clientes de Asana Business también pueden bloquear los campos personalizados para asegurarse de que todos usen los campos correctos y que sean coherentes.
Plantillas
Usa las plantillas creadas por Asana o crea y guarda tus propias plantillas personalizadas para estandarizar los procesos comunes de tu equipo. Ahorrarás tiempo en cada comienzo y seguirás los mismos pasos sin olvidarte de nada. Consulta aquí nuestra galería completa de plantillas.
También puedes probar nuestro importador de CSV para convertir una hoja de cálculo existente en un proyecto solo en unos clics.
Fechas de inicio
Las fechas de inicio muestran cuándo deberías comenzar a trabajar para cumplir tus fechas límite sin los contratiempos de último minuto. También te ayudan a planificar proyectos con una fecha límite específica para asegurar que no haya obstáculos en el programa.
Usa fechas de inicio en las tareas en las que trabajas varios días, como esbozar una publicación en el blog o crear un video.
Dependencias de la tarea
Marca una tarea como en espera de otra para ayudar a mantener los proyectos complejos en buen camino y garantizar que se realice el trabajo correcto en el momento correcto. Las dependencias son ideales para crear un proceso claro y minimizar la confusión. Las dependencias también le ahorran tiempo al eliminar la necesidad de controles constantes con las personas con respecto a su progreso o al estado de finalización de una tarea.
Usa dependencias en las tareas que deben realizarse en una secuencia, tal como revisar un primer borrador después de escribirlo o lanzar una página web después del control de calidad final.
Cronograma
Crea una maravillosa y dinámica vista de cómo se van encajando todas las piezas de tu trabajo para comenzar los proyectos con el pie derecho y cumplir tus fechas límite. Con el Cronograma, puedes ver, compartir y adaptar los planes de tu proyecto en minutos.
El
Obtén respuestas a tus preguntas
¿Tienes más preguntas al comenzar a usar Premium o Business? Consulta los siguientes recursos:
- Visita el Centro de ayuda de Asana para obtener información detallada sobre las funciones e instrucciones paso a paso.
- Recibe capacitación detallada y a pedido con el curso Premium de la Academia Asana o asiste a una capacitación que se dicte cerca de ti.
- Comunícate con la comunidad de Asana para obtener respuestas rápidas en el foro de la comunidad.
- Pero espera, ¡hay más! Echa un vistazo a todas las funciones Premium o Business.
- Comunícate con el equipo de ventas por preguntas relacionadas con la membresía, la facturación o la prueba en particular, o comunícate con nuestro equipo de