Gestiona y prioriza las tareas

La gestión eficiente de las tareas y la priorización son esenciales para lograr la productividad y cumplir con los plazos en cualquier proyecto. En Asana, puedes simplificar estos procesos para mantenerte organizado y enfocado en las prioridades clave. En este artículo, exploraremos métodos efectivos para priorizar las tareas.

Agregando tareas a los proyectos

Las tareas representan los pasos procesables necesarios para la finalización del proyecto, mientras que los proyectos son el marco general que alberga estas tareas.

Para agregar una tarea existente a un proyecto, ve al panel de detalles de la tarea. En el campo Proyecto, haga clic en Agregar al proyecto y escriba el nombre del proyecto al que desea agregar la tarea. 

Adding a task to a project.png

Agregar tareas a varios proyectos con multi-homing

Las tareas se pueden agregar a múltiples proyectos en Asana, lo que permite la colaboración y la visibilidad entre departamentos; esto se llama multi-homing. El alojamiento múltiple garantiza que el progreso y las actualizaciones de una sola tarea se reflejen en todos los proyectos asociados. 

Por ejemplo, tal vez te convenga hablar sobre una tarea en la próxima reunión del equipo. Agrégalo al proyecto de reunión de equipo mientras lo mantienes en su proyecto original. Para iniciar varias veces una tarea, ve a la pestaña Proyectos en tu tarea y escribe los proyectos con los que quieres asociarla.

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Priorizar tus tareas

Es posible que tengas varias tareas asignadas en Mis tareas y proyectos. ¿Pero cómo los priorizas?

Ordenar por fecha de entrega

Una forma de priorizar rápidamente las tareas es ordenarlas por fecha de entrega. Esto se puede hacer en Mis tareas o en cualquier proyecto. Al ordenar por fecha de entrega, las tareas se ordenarán en orden ascendente y se colocarán en la parte superior las que tengan las fechas de entrega más cercanas.

Existen varias maneras de ordenar las tareas por fechas de entrega:

  1. Haz clic en la columna Fecha de entrega para ordenar de forma ascendente o descendente.
  2. Haz clic en Ordenar en la parte superior y selecciona Fecha de entrega.

sorting tasks by due dates.gif

Hay muchas otras opciones entre las que también puedes elegir al ordenar tareas usando el botón Ordenar.

Priorizar las tareas con campos personalizados

Otra forma de organizar las tareas es por campo personalizado. Al usar campos personalizados, puedes adaptar la vista de tu proyecto para que se alinee con criterios específicos, por ejemplo, ordenar las tareas de tu proyecto por un campo personalizado de “prioridad”. Al igual que al ordenar por fecha de entrega, puedes hacer clic en el encabezado del campo personalizado o usar el botón Ordenar.

También puedes filtrar tus tareas para verlas con campos personalizados específicos. Por ejemplo, ver tareas con solo prioridad "Alta".

prioritizing tasks using custom fields.gif

Utilice el filtro "Solo mis tareas" en los proyectos

Los proyectos pueden contener muchas tareas, no todas ellas relevantes para ti. Utiliza el filtro Solo mis tareas para aislar rápidamente las tareas de las que eres responsable en el proyecto.

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Los demás miembros del equipo no verán la clasificación ni los filtros que apliques a los proyectos, a menos que hagas clic en la opción Guardar para todos que se encuentra en el extremo superior derecho. Puedes crear una nueva pestaña con tus filtros. Obtén más información sobre cómo hacerlo aquí.

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Ajuste de prioridades

Actualizar las fechas de entrega según sea necesario

A medida que las prioridades evolucionan, es esencial ajustar los detalles de la tarea en consecuencia. Los responsables de las tareas pueden actualizar fácilmente las fechas de entrega haciendo clic en el campo de fecha de entrega y seleccionando una nueva fecha. Si es necesario cambiar una fecha de entrega, es una buena práctica comentar la tarea y @mencionar a la persona que le asignó la tarea para hacerle saber que la fecha de entrega se ha retrasado y por qué.

Reasignar tareas

Las tareas a menudo pasan por varios pasos y es posible que deban reasignarse a diferentes miembros del equipo. Por ejemplo, es posible que sea necesario reasignar tareas si hay cambios en los roles, las responsabilidades o la disponibilidad de los miembros del equipo. Si esto sucede, es recomendable cambiar el nombre de la tarea para alinearla con el elemento de acción del nuevo responsable y comunicar los cambios en los comentarios de la tarea para garantizar una transición fluida de las responsabilidades.

Comunicar en las tareas

Compartir actualizaciones en los comentarios

Usa los comentarios de las tareas para hacer preguntas, agregar información adicional, ofrecer información y proporcionar actualizaciones sobre el progreso de una tarea. Los colaboradores de la tarea recibirán la notificación de comentarios en su bandeja de entrada.

Enlazar a compañeros de equipo como colaboradores

Agregar colaboradores a tu tarea te permite involucrar a varias personas en el progreso de la tarea. Los colaboradores pueden contribuir activamente a una tarea, proporcionar un contexto adicional, hacerse cargo de la tarea si es necesario o simplemente seguir la tarea para mantenerse informados.

Para agregar un colaborador a una tarea:

  • Haz clic en el botón + junto a Colaboradores para agregar o quitar colaboradores.
  • Los colaboradores recibirán notificaciones en su bandeja de entrada y podrán recibir notificaciones por correo electrónico, dependiendo de su configuración.
  • Si recibes notificaciones de una tarea que ya no te interesa, puedes eliminarte como colaborador.

Celebración de la fecha de finalización de las tareas

Usa los agradecimientos para reconocer y celebrar los logros de un miembro del equipo. Puedes compartir las apreciaciones por las tareas finalizadas, los hitos y las actualizaciones de estado.

Para hacer una demostración de reconocimiento:

  1. Abre una tarea y desplázate hasta los comentarios.
  2. Haz clic en el ícono de la estrella y elige un reconocimiento

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Recursos adicionales

Descubre cómo maximizar la productividad con Asana Mis tareas.

Obtén más información sobre cómo crear proyectos efectivos en Asana.

Mira nuestro breve vídeo sobre cómo añadir trabajo a Asana.

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