Una vez que hayas establecido tu flujo de trabajo, ¿cómo puedes agregar los traspasos y las automatizaciones para poder implementarlo? ¿Cómo logras que tu flujo de trabajo fluya sin problemas?
Este artículo es la tercera parte de una serie de 3 partes. Si te perdiste las otras dos, puedes encontrarlas aquí: Artículo 1 Artículo 2
Generador de flujos de trabajo
Empieza a usar el Generador de flujos de trabajo.
El Generador de flujos de trabajo aparecerá como una pestaña en tus proyectos. Esta función te ayuda a crear los pasos que necesitas para que tu trabajo avance de principio a fin. Es decir, te ayuda a crear tu flujo de trabajo, no a llevarlo a cabo. Una vez que hayas creado el flujo de trabajo en el Generador de flujos de trabajo, usa una de las otras vistas del proyecto.
Cuatro tipos de movimiento
Ya sea que uses el Generador de flujos de trabajo o no, busca los cuatro tipos diferentes de movimiento y vincúlalos a las funciones apropiadas en Asana.
1. Iniciación
Cada flujo de trabajo tiene un punto de inicio donde se inicia el trabajo. Dependiendo de tu flujo de trabajo, comenzarás a trabajar de una de las siguientes maneras:
Manualmente: en algunos casos, tu equipo inicia el trabajo de forma manual, como cuando decides publicar una nueva publicación de blog para un próximo lanzamiento. En estos casos creas un proyecto o tarea nueva.
- Con un formulario: algunos flujos de trabajo incluyen un proceso de recepción, en el que el trabajo procesable es impulsado por otras personas, como una solicitud. Estos procesos de incorporación de trabajo son ideales para los Formularios, ya que te permiten optimizar y estandarizar las solicitudes de trabajo.
- Con una plantilla de tareas: los equipos que ejecutan el mismo conjunto de pasos a través de su flujo de trabajo una y otra vez usan plantillas de tareas. Este es un caso de uso ideal cuando quieres crear previamente una tarea con enlaces a información relevante y un conjunto de subtareas, como al hacer un seguimiento de los candidatos.
2. Traspasos
En muchos flujos de trabajo, una tarea pasa de una persona a otra hasta que llega a la línea de meta. Los equipos siguen estas prácticas comunes para los traspasos:
Reasignar manualmente
Agrega responsables a las tareas para asegurarte de que el trabajo se pueda realizar. En algunos flujos de trabajo, un compañero de equipo diferente es responsable del conjunto de trabajo en las distintas etapas.
Por ejemplo, cuando un productor creativo envía una solicitud a un diseñador para que realice una acción. En estos casos, reasigna la tarea.
Agrega subtareas
Cuando necesites dividir una tarea en pasos más pequeños para traspasar aspectos del flujo de trabajo, agrega subtareas.
Por ejemplo, un equipo que se encarga de la gestión de solicitudes hace un seguimiento de cada entregable como una tarea en su proyecto. Agregan subtareas para organizar los pasos entre cada etapa de su flujo de trabajo.
Agregar dependencias
En algunos casos, una tarea impide que otra tarea pueda avanzar. En estos casos, usa las dependencias. Las dependencias te permiten mostrar que una tarea está bloqueada por otra.
Por ejemplo, un equipo que se encarga de la gestión de los comentarios de los clientes sobre los productos debe esperar a que el equipo de desarrollo procese el trabajo antes de volver a dirigirse al equipo que envió los comentarios. Así que agregan una dependencia para mostrar que una tarea está bloqueada por la otra. Las dependencias solo están disponibles para equipos y organizaciones de Asana Premium.
Usar aprobaciones
Muchos traspasos requieren una aprobación antes de poder avanzar. En estos casos, lo ideal es usar las aprobaciones. Estas son un tipo de tarea que le brinda al responsable las opciones de “aprobar”, “solicitar cambios” o “rechazar”. Por ejemplo, un diseñador necesita que diferentes colaboradores revisen y aprueben un activo antes de finalizar el entregable. Las aprobaciones están disponibles para los clientes de Asana Business o Enterprise.
3. Intersecciones
En algunos flujos de trabajo, el trabajo se superpone con el de otro equipo o herramienta. En esos casos, te recomendamos lo siguiente:
Alojar tareas en varios proyectos
En Asana, las tareas se pueden asociar a varios proyectos a la vez sin tener que duplicarlas. Las actualizaciones que se realicen en la tarea aparecerán en todos los proyectos. Esto se llama multihoming.
Usa el alojamiento de tareas en varios proyectos para compartir la visibilidad de la misma tarea en diferentes proyectos y equipos en Asana.
Integraciones
Si tu trabajo se superpone con otra herramienta, verifica si existe una integración. Si es así, puedes conectar tu flujo de trabajo entre estas herramientas.
Consulta nuestra lista de integraciones aquí.
4. Repetición
Muchos flujos de trabajo implican realizar las mismas acciones una y otra vez para hacer avanzar el trabajo. En estos casos, te recomendamos incorporar reglas: automatizaciones simples que optimizan los pasos manuales. Las reglas están disponibles para los clientes con Asana Premium y hay más personalizaciones disponibles para aquellos con Asana Business y Enterprise.
Con el Generador de flujos de trabajo, puedes crear reglas fácilmente en cada etapa de tu flujo de trabajo.
De hecho, puedes automatizar cada uno de los tipos de movimiento que se mencionaron en este artículo. Por ejemplo:
Disparadores y Acciones
Iniciación → Cuando una tarea nueva se agrega a un proyecto a través del envío de un formulario... → Agregar subtareas a la tarea para darles seguimiento inmediato
Traspasos → Cuando se actualiza un campo personalizado... → Reasignar la tarea a un compañero de equipo específico
Intersecciones → Cuando una tarea se mueve a una sección determinada... → Agregar la tarea a otro proyecto del equipo
Algunas otras reglas comunes para los flujos de trabajo:
| Disparadores | Acciones |
|---|---|
| (Cuando quieres que todas las tareas nuevas se muevan a una sección específica) Cuando una tarea nueva se agrega a un proyecto... | Mover la tarea a una sección específica |
| (Cuando quieres que las tareas se marquen como finalizadas automáticamente cuando las mueves a una sección para finalizarlas) Cuando una tarea se mueve a una sección para el trabajo finalizado... | Marcar la tarea como finalizada |
| (Cuando quieres pedir una actualización para los próximos trabajos) Cuando se acerque una fecha de entrega... | Agregar un comentario a la tarea |
| (Cuando necesites remitir una tarea del proyecto a un responsable) Cuando una tarea se mueve a una sección determinada... | Agregar un comentario a la tarea con la plantilla de ese proyecto @mencionada en el texto |
| (Cuando quieras que una aprobación pase a una etapa diferente en función de la respuesta de los responsables de la aprobación) Cuando una tarea de aprobación se marca como “aprobada”, “con cambios solicitados” o “rechazada”... | Mover la tarea a la sección pertinente |