Gestionar proyectos

Cada equipo usa Asana para gestionar los proyectos de una forma un poco diferente, pero estos consejos son un excelente punto de partida para aprender los conceptos básicos, ya que te darán una idea de todo lo que puedes hacer una vez que tengas algunos proyectos a cargo.

¿Crear un proyecto, una tarea o una subtarea?

Antes de que empieces a crear algo, ten en cuenta lo siguiente: sabemos que los clientes se preguntan si deben crear un proyecto, una tarea o subtarea cuando agregan trabajo a Asana. A continuación te ofrecemos un marco rápido e imágenes para ayudarte a decidir rápidamente:

• Crea un proyecto para el trabajo que demanda gran dedicación y coordinación, con muchos pasos y participantes, además de la necesidad de poder visualizarlos en diferentes vistas (como una campaña, lanzamiento/evento o un proceso/calendario editorial).
• Crea una tarea si intentas capturar una tarea en particular para una persona, que se puede realizar en unos pocos minutos o días de trabajo (como escribir un blog o corregir un error); y que también quieras poder visualizarla con diferentes vistas.
• Crea una subtarea para desglosar una tarea en partes más pequeñas o dividir el trabajo (como una subtarea para revisar las palabras clave de SEO de un blog o investigar con qué frecuencia se producen errores) y solo las necesitas en vista de tarea. (¡Pero presta atención si tienes más de 5 subtareas o varios niveles de subtareas!)

Lee más consejos aquí si quieres obtener una explicación más detallada de este marco.

1. Crea un proyecto

Estos conceptos básicos te ayudarán a comprender cómo crear y usar un proyecto, lo que será un gran paso para que tu equipo abandone las obsoletas hojas de cálculo, las cadenas de emails confusas y las reuniones interminables para tratar de obtener la información y estar alineados.

• Crea un proyecto. Los proyectos se encuentran dentro de un equipo en Asana e incluyen grupos de tareas relacionadas entre sí. Puedes usarlos prácticamente para todo: desde proyectos con fechas límite (como el lanzamiento de un producto) hasta procesos en curso (como la gestión de un calendario editorial) y hasta para dar seguimiento a toda la información (por ejemplo, solicitudes de diseño nuevas). Puedes cambiar entre las vistas de Lista, Tablero, Cronograma y Calendario en cualquier momento.
• Ahorra tiempo con una plantilla. Nuestras plantillas se basan en algunos de los flujos de trabajo más usados y exitosos de Asana. Tienen recomendaciones acerca de cómo configurar un proyecto y mover tus tareas a través del flujo de trabajo. Incluso puedes crear la tuya propia.

2. Organiza tu proyecto

Una vez que hayas creado el proyecto, otórgale una estructura para mantener todo organizado y fácil de repasar.

• Usa las secciones para agrupar las tareas relacionadas. Puedes crear secciones para organizar las tareas por plazos, etapas de trabajo, tipos de tarea y mucho más.
• Deja en claro las responsabilidades asignando tareas y dándoles fechas de entrega. De esa manera, todos sabrán sus responsabilidades y cuándo deberán realizar el trabajo.
• Captura más detalles de la tarea con los campos personalizados. Piensa en campos personalizados como columnas de una hoja de cálculo. Realizan un seguimiento de los detalles de cada tarea, al tiempo que te permiten filtrar y ordenar por ellas. Puedes crear campos para mostrar el estado, la prioridad, el costo y más.
• Ordena, filtra y guarda la vista de tu proyecto. ¿No quieres ver las tareas completadas en tu lista de proyectos? ¿Quieres que la vista Calendario aparezca de forma predeterminada cada vez que abres un proyecto? Usa la barra de herramientas del proyecto para filtrar, ordenar y guardar.

3. Crea un programa para el proyecto

Ahora que tu proyecto está construido, Asana puede ayudarte a crear un cronograma y un flujo de trabajo del proyecto para que tu equipo pueda avanzar en el trabajo de principio a fin de manera clara y sin problemas.

Cómo hacerlo:

• Planifica los planes del proyecto con el Cronograma para obtener una vista con formato de diagrama de Gantt que te ayudará a planificar y visualizar cada paso de tu proyecto. Puedes ver fácilmente la duración, la fecha límite y las dependencias de las tareas para mover con facilidad los elementos a fin de eliminar superposiciones y conflictos.
• Asegúrate de que el trabajo empiece en el momento correcto con las dependencias de la tarea. Si estás a la espera de que un compañero termine su trabajo, Asana puede ayudarte a realizar un seguimiento de estado para que puedas empezar con tu parte del trabajo en el momento adecuado. Esto significa que pasarás menos tiempo intentando averiguar el estado de la tarea y no tardarás en darte cuenta cuando está terminada. Establece fácilmente las dependencias de las tareas con el Cronograma.
• Divide el trabajo en subtareas (si es necesario). Muchos clientes preguntan por qué las tareas solo pueden tener un único responsable. Eso es para asegurarse de que las responsabilidades sean claras. Pero si una tarea conlleva trabajo previo, pasos adicionales o necesitas una solicitud rápida de otro compañero de equipo para completarla, las subtareas te ayudan a dividirla en partes más gestionables y a asignar a los responsables en el proceso.
• Crea una descripción general del proyecto para poder compartir el brief del proyecto con tu equipo justo donde se encuentran los planes y las tareas, y aclara los roles del proyecto para consultarlos fácilmente en cualquier momento.

4. Haz que tu trabajo avance

A medida que tu equipo comienza a colaborar, Asana se vuelve aún más poderosa para la gestión de proyectos. Puedes proporcionar fácilmente actualizaciones de estado en contexto con el trabajo que está haciendo tu equipo. Y solo recibirás notificaciones sobre lo que más te importa.

Cómo hacerlo:

• A medida que las tareas progresan (o se bloquean), comenta en las tareas para aportar actualizaciones y así los seguidores sabrán el estado en que se encuentra el trabajo o para responder consultas o hacer comentarios.
• Proporcionar actualizaciones de estado utilizando los datos del proyecto para los gráficos Burn-up y el progreso. También puedes @mencionar tareas, proyectos y compañeros de equipo para agregar contexto y elogiar a los compañeros. Todos los miembros del proyecto serán notificados y podrán comentar la actualización.
• Crea los logros de una tarea para marcar los principales objetivos del proyecto y mostrar las fases importantes del progreso del proyecto. Así, tu equipo sabrá qué objetivos deben cumplir y los administradores de proyectos podrán ver cómo avanzan con respecto a los logros.
• Simplifica las revisiones y las aprobaciones con nuestro flujo de aprobaciones. Si los activos visuales son parte de tu proyecto, haz que sea fácil recibir comentarios para darles seguimiento con la verificación.
• Agrega Reglas para automatizar los pasos manuales, por ejemplo para asignar tareas, actualizar campos personalizados, mover las tareas finalizadas y mucho más. Ahorrarás tiempo y podrás confiar en que el proceso que se sigue es el correcto.
• Supervisa las actualizaciones de varios proyectos con Portafolios. Los portafolios son ideales para cualquier persona que desee gestionar varios proyectos o supervisar el progreso de iniciativas específicas en un solo lugar, en tiempo real.

5. Prepárate para tu próximo proyecto

¡Genial! Has logrado gestionar un proyecto en Asana de manera exitosa. Aun así, antes de ir al siguiente proyecto, tómate un momento para reflexionar sobre este.

Cómo hacerlo:

• Ten en cuenta que a medida que Asana continúe lanzando nuevas funciones y mejorando la aplicación, tu equipo también hará nuevos descubrimientos e iterará sobre cómo usan Asana, ¡eso es normal y realmente ideal!
• Toma todo lo que has aprendido en este proyecto e incorpóralo en una plantilla. De este modo, podrás evitar repetir los mismos errores y hacer que tu plan sea incluso más sólido la próxima vez.
• Archiva el proyecto. Ahora que has terminado el proyecto, archíalo para que puedas centrarte en las prioridades. Archivar un proyecto no elimina ninguna información, sino que solo lo retira de tu lista de proyectos.
• Celebra con tu equipo. En Asana hay un montón de pequeñas maneras de expresar gratitud con reconocimientos y me gusta.

Recursos para la gestión de proyectos

¿Quieres más consejos? ¿Quieres aprender de forma más visual? ¿Quieres ver cómo hacen otros clientes como tu para gestionar sus proyectos? Consulta los siguientes recursos: