Calendario de contenidos

Cómo crear un calendario de contenido en Asana

Existen varias maneras de crear tu calendario de contenido. Para empezar rápido, haz lo que sigue.

1. Usa nuestra plantilla para calendarios de contenido.
2. Importa la hoja de cálculo en la que actualmente das seguimiento al trabajo de contenido.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio calendario desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos de Asana, empieza siguiendo estos pasos.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de calendarios de contenido

1. Visualiza todo el trabajo de contenidos en un solo calendario (y otras maneras)

Si estás gestionando un calendario de contenido, lo más probable es que quieras verlo en Vista de calendario. De esta manera, puedes ver todo el programa de publicaciones en un solo lugar y modificar las fechas sin usar otra herramienta. La vista de calendario te permite ahorrar tiempo, ya que te muestra todas las tareas de contenido existentes y sus fechas de entrega.

En general, las vistas de proyecto te brindan diferentes maneras de visualizar la información, pudiendo ver los plazos en un calendario, las actualizaciones de estado y todos los adjuntos de un proyecto.

2. Ahorra tiempo y evita errores creando plantillas de procesos de contenidos recurrentes

Casi todos los equipos de contenido repiten procesos como el ciclo de elaboración y revisión. En vez de perder tiempo empezando todo de cero y posiblemente olvidando pasos o dejando vacíos, puedes crear tareas de plantilla que tengan dependencias.

1. Crea una tarea nueva en el proyecto de calendario de contenidos y nómbrala “PLANTILLA - cópiame para crear nuevos contenidos.”
2. Agrega subtareas para las actividades que realices cada vez que crees la pieza de contenido. Por ejemplo, bosquejar, primer borrador, revisar, incorporar ediciones, publicar, compartir con ventas, etc. Crea subtareas escribiendo Tab + s
3. Asegúrate de que los involucrados empiecen con su parte del trabajo en el momento correcto agregando dependencias de tarea. Haz clic en el icono... y luego en Marcar como dependiente de. Los responsables de tareas recibirán una notificación cuando la tarea que están esperando se finalice, de modo que puedan empezar con su parte del trabajo sin tener que preguntar a cada rato si el trabajo está listo ni pasar por alto el aviso sin querer.

3. Recopila la información de resúmenes creativos y empieza a trabajar rápidamente con los formularios

Los resúmenes creativos ayudan a los equipos de contenido a establecer detalles importantes sobre los objetivos de un trabajo, el tipo de audiencia y los requerimientos, pero también pueden retrasar el proceso creativo si no se completan adecuadamente o si la información no está disponible fácilmente. Para evitar eso, crea un formulario de resumen creativo que se conecte directamente a tu proyecto de calendario de contenido para asegurarte de que tu equipo comience con la información que necesita (de la manera que mejor entiendan).

Los formularios pueden ser enviados por cualquier persona, incluso si no usan Asana, enviándoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se convierte en una tarea dentro de tu proyecto de calendario de contenido para que se le pueda dar la prioridad que le corresponda.

Cuando tengas todo listo para empezar a trabajar en el nuevo contenido, crea una copia de la tarea de plantilla de contenidos. Luego, copia los detalles del resumen creativo del formulario y pégalos en la descripción de la tarea.

4. Cumple los plazos con revisiones y aprobaciones más claras

Lograr que los activos estén revisados y aprobados puede llevar más tiempo del necesario y requerir de comunicaciones constantes que solamente sirvan para recibir comentarios fragmentados. En cambio, los equipos pueden usar las Reglas y las notificaciones de campos personalizados para mover el trabajo a través de las aprobaciones de forma clara y rápida:

1. Agrega reglas a los proyectos para que las tareas se asignen automáticamente a las personas correctas, se finalicen o se muevan a diferentes secciones del proyecto a medida que progresan.
2. Usa notificaciones de campos personalizados para mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso. Recibirán notificaciones cuando se actualicen los campos “Ingresar comentarios” o "Aprobado", por ejemplo.
3. Los revisores pueden dejar comentarios directamente en las imágenes con la Verificación. Con cada comentario se crea una subtarea concreta para que quien lo haya creado pueda darle seguimiento e implementar lo expuesto en los comentarios según sea necesario.

5. Evita duplicar el trabajo monitoreando las tareas de contenido en varios proyectos

Por lo general, el contenido que creas no es aislado, sino que es parte de una gran campaña o del trabajo de otros equipos. Sin Asana, es probable que los equipos no puedan ver el trabajo que se está realizando en otros proyectos o iniciativas, lo que significa que hay grandes posibilidades de que el trabajo se duplique o se invierta más tiempo tratando de coordinar todo.

Puedes agregar tareas a varios proyectos para ahorrar tiempo, sin duplicar el trabajo ni gestionarlo en distintas partes. La tarea es la misma en todos los proyectos a los que la agregues, de modo que todos los archivos se mantienen en un mismo lugar y los involucrados pueden visualizarla de la manera que más les acomode.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de los calendarios de contenido

Para saber cómo crear informes para analizar tu producción de contenidos, comienza aquí.

Para obtener actualizaciones del contenido que estás publicando y su estado, haz clic aquí.

Conoce el estado del contenido para identificar trabajo bloqueado o en riesgo

Para poder publicar los contenidos a tiempo, los editores necesitan asegurarse de que el trabajo está progresando correctamente hacia la fecha de entrega. Si usas campos personalizados para indicar “etapas de contenido”, “prioridades” y “etapas de aprobación”, puedes ordenar tu proyecto por estas categorías para revisar el contenido en varias etapas y hacer seguimiento a las prioridades proactivamente.

1. Para ordenar un proyecto, haz clic en el icono de filtro ubicado en la parte superior derecha.
2. Selecciona el campo personalizado que quieras usar para ordenar.

Por ejemplo, si una tarea de blog que se debe entregar mañana está marcada como “Sin iniciar”, puedes @mencionar al responsable directamente en la tarea para saber si necesitas ajustar los plazos de la tarea. Asimismo, si un catálogo que tiene prioridad alta todavía no está aprobado, no tienes que perder la cabeza contactando a todo el mundo para preguntarle si ya está listo o no para impresión.

Recursos para planificar y gestionar calendarios de contenido

¿Aprendes más de forma visual? ¿Quieres ver cómo funcionan los calendarios de contenido de nuestros clientes? Consulta los siguientes recursos:

Planificar un calendario de contenidos en una hoja de cálculo o en distintos calendarios hace muy difícil poder ver los plazos, saber los estados de los contenidos y monitorear los archivos. Con Asana, los equipos pueden planificar, gestionar y trabajar los contenidos desde un solo proyecto para poder publicar mejores trabajos más fácilmente.