Con Asana, puedes organizar tu trabajo escolar y dirigir tu organización, club u otras actividades extracurriculares. Puedes almacenar información importante de la organización, notas y tareas pendientes en Asana, lo que mejora la colaboración antes, durante y después de las reuniones y las actividades. Así será más fácil mantener a todos y todo en un solo lugar a medida que se agreguen nuevos miembros o se gradúen los miembros antiguos.
Crear un espacio de trabajo
- Crea un espacio de trabajo nuevo para tu organización o club. Este será el lugar donde se almacenarán todas las tareas y la información pertinente al grupo para que todos puedan colaborar juntos en Asana.
- Invita a los líderes de la organización al espacio de trabajo. Desde aquí, puedes decidir cómo se deben construir los proyectos para los diferentes aspectos de tu organización en Asana.
- Crea un proyecto. Puedes crear proyectos para contabilidad, agendas de reuniones y notas, recaudaciones de fondos, próximos eventos, planificaciones de eventos y mucho más, las posibilidades son casi infinitas.
Invitar a otros miembros
- Una vez que hayas creado un par de proyectos, invita al resto de los miembros de tu organización. Para invitarlos, haz clic en el botón + que se encuentra en la barra superior. Una vez que se registren, es conveniente organizar una reunión de presentación para mostrarles Asana y asegurarte de que todo el mundo esté a bordo.
- Procura que los miembros se incorporen a las tareas y los proyectos existentes; a continuación, aliéntalos a crear los propios. Una vez que todo el mundo realice su aporte, puede comenzar la colaboración en Asana.
- Anima a los miembros a seguir completando y agregando tareas, así como a agregar comentarios e iniciar conversaciones para hacer preguntas, obtener actualizaciones de estado o proporcionar información para mantener a todos al tanto. Una vez que todos comiencen a actualizar sus tareas, no tendrás que dedicar tanto tiempo a las actualizaciones simples durante las reuniones semanales y por email. En cambio, recibirás actualizaciones instantáneas en Asana.
Comunícate con los miembros para asegurarte de responder las preguntas sobre el uso de Asana o la forma en que el grupo lo utilizará. Lee el artículo de nuestro Centro de ayuda sobre cómo construir y mantener el impulso para obtener consejos.
Organizar las reuniones con Asana
- Crea un proyecto para tu agenda de reuniones. Usa secciones para organizar tu agenda y crear tareas para cada punto de la agenda. Puedes otorgar a cada tarea una fecha de entrega que corresponda con la fecha de la reunión para asegurarte de que las tareas se aborden.
- Agrega a todos los asistentes a la reunión como miembros del proyecto para que puedan agregar temas de debate como tareas previas a la reunión.
- Antes de la reunión, solicita al líder de la organización que revise los temas de la agenda (las tareas del proyecto) y los organice por orden de prioridad. Simplemente arrastra y suelta las tareas en el orden necesario.
- Usa Asana durante la reunión y haz referencia al proyecto de la agenda de la reunión para que todo el mundo sepa lo que se está debatiendo. Puedes usar el modo de concentración (simplemente
presiona Tab + X) para mostrar cada tarea en una pantalla grande de manera que todos la vean. - Asigna los pasos siguientes durante la reunión. Marca como finalizadas las tareas a medida que se traten. Asigna tareas al miembro adecuado del club si hay trabajo adicional. También puedes crear nuevas tareas durante la reunión, para que todos sepan qué tienen que hacer después.
Al dirigir la organización y las reuniones en Asana, es fácil que todos sepan quién está haciendo qué y para cuándo; además, es posible maximizar en conjutno el tiempo de la reunión. En lugar de perder tiempo en revisar las actualizaciones de estado y averiguar de qué hay que hablar, puedes dedicarlo a trabajar y así tener impacto en la universidad.