Antes de crear un flujo de trabajo en Asana, es importante definir las bases para que tu flujo de trabajo funcione correctamente. Este es el segundo artículo de una serie de tres partes. Para consultar el primer artículo de la serie, haz clic aquí.
Componentes básicos de un flujo de trabajo
Organización
En las organizaciones se conectan todos los empleados de la empresa que usan Asana en un solo espacio, a través del dominio de email que comparten.
Teams
Dentro de la organización, tú y tus colegas se dividen en equipos para colaborar en sus proyectos y tareas. Todos los usuarios de tu organización forman parte de al menos un equipo, pero pueden pertenecer a varios equipos.
Proyectos
Los proyectos te permiten organizar todas las tareas relacionadas con una iniciativa, objetivo o trabajo importante. Dentro de los proyectos, puedes usar las secciones para organizar tus tareas.
Tareas
Las tareas son la unidad básica de acción en Asana.
Subtareas
Utiliza las subtareas para dividir el trabajo de una tarea en partes más pequeñas o para dividir el trabajo entre varias personas.
Comentarios
Comenta en una tarea para hacer preguntas, proporcionar información extra o dar tu opinión.
Decisiones de configuración del flujo de trabajo
A continuación, para asegurarte de que tu flujo de trabajo funcione correctamente, deberás tomar una serie de decisiones clave.
Decisión 1: Proyecto o tarea
La pregunta más común que hacen los equipos es si alojan su flujo de trabajo dentro de un proyecto o una tarea.
Te recomendamos que empieces por crear un proyecto para alojar todo tu flujo de trabajo.
Un proyecto te brinda un lugar central para poder coordinar con todas las partes interesadas. Agrega tareas y subtareas para plasmar el trabajo a realizar. Las tareas que son poco claras, como "Promocionar", son difíciles de ejecutar. Por lo tanto, te recomendamos dividir el trabajo en tareas concretas.
Decisión n .º 2: Cómo usar las secciones
Antes de decidir cómo usar las secciones del proyecto, es importante entender las dos maneras principales en que el trabajo avanza a través del flujo de trabajo: en secuencias y en etapas.
Secuencias
Las secuencias son como listas de verificación: el trabajo se realiza en un orden específico, hasta obtener un entregable final. Dos ejemplos claros de flujos de trabajo secuenciales son la planificación de un evento y la incorporación de un empleado nuevo. En estos casos, te recomendamos configurar tu proyecto en vista de Lista y usar las secciones para agrupar las tareas por categorías o por períodos de tiempo.
Etapa
Las etapas son como procesos: cada entregable avanza a través de varias etapas hasta su finalización. Los procesos de solicitudes o el desarrollo de productos son grandes ejemplos de flujos de trabajo por etapas. En estos casos, te recomendamos configurar tu proyecto en vista de Tablero y usar las secciones para representar cada etapa. Tus tareas representan cada entregable y las vas moviendo de una sección a la siguiente a medida que avanzan por las distintas etapas.
Decisión n .º 3: Qué campos personalizados agregar
Te recomendamos planificar los campos personalizados al iniciar el proyecto. La forma en que organizas, automatizas e informas sobre tu flujo de trabajo depende de los campos que hayas agregado.
Organizar
¿Cómo necesitas organizar las tareas en tu flujo de trabajo? Crea campos para definir categorías específicas.
Automatizar
¿Cómo quieres automatizar tu flujo de trabajo? Puedes crear reglas personalizadas a partir de los campos que agregues.
Informe
¿Sobre qué necesitas emitir informes en tu flujo de trabajo? Los gráficos disponibles para ti en el panel del proyecto dependerán de tus campos personalizados.
Decisión n .º 4: Cuándo usar subtareas
A veces, una sola tarea o entregable necesita desglosarse en etapas secuenciales más pequeñas. Para estos casos, te recomendamos usar subtareas.
Intenta que tus flujos de trabajo no contengan únicamente tareas y subtareas. Esto podría causar problemas en el futuro si decides automatizar el trabajo, usar la vista de Cronograma o crear informes sobre el trabajo.
Usos comunes de las subtareas:
Si la tarea principal es una solicitud, considera usar subtareas para registrar los pasos para dar seguimiento.
Si el trabajo de la tarea principal necesita la aprobación de varias personas, agrega solicitudes de aprobación como subtareas.
Algunos flujos de trabajo incluyen acciones que solo ocurren bajo determinadas condiciones. Por ejemplo, un equipo que gestiona solicitudes puede establecer determinadas condiciones en las que necesita información adicional antes de que la solicitud pueda seguir avanzando. En esos casos, puedes usar una regla para agregar subtareas cuando una tarea avance hasta esa etapa en particular.
¿Sabías que puedes agregar secciones a las subtareas? Utilice el atajo del teclado "Tab + N"
Como regla general, si agregas más de 10 subtareas, tal vez debas considerar crear un proyecto nuevo y usar tareas en su lugar.
Decisión n .º 5: ¿Crear uno o varios proyectos?
A veces, un flujo de trabajo es tan grande que podría abarcar varios proyectos.
Usa varios proyectos cuando:
Tu flujo de trabajo se superpone con el de otro equipo que ya trabaja en su propio proyecto. Por ejemplo, un equipo puede dar seguimiento a sus publicaciones de historias en un proyecto determinado, mientras que otro equipo puede necesitar discutir ese mismo tema en una próxima reunión. Por lo tanto, los equipos agregan las tareas relevantes a ambos proyectos.
Las fases de tu flujo de trabajo involucran un volumen tan grande de tareas que sería demasiado confuso mantener todo en un solo proyecto. Por ejemplo, un equipo puede usar un proyecto para gestionar una bandeja de entrada de solicitudes, sin embargo suelen recibir un gran volumen. Por lo tanto, crean un proyecto separado para ejecutar las solicitudes una vez que están en curso. Los miembros del equipo usan reglas personalizadas para automatizar este proceso.
Decisión n .º 6: Cómo configurar los permisos del proyecto
La forma en que configures tus permisos afectará el funcionamiento de tu flujo de trabajo. Puedes otorgar a los miembros del proyecto permisos de edición o solo para comentar. Los permisos solo para comentar permiten que los compañeros de equipo puedan ver o comentar proyectos, pero no podrán editarlos.
Los permisos solo para comentar están disponibles únicamente para equipos y organizaciones de Asana Premium.
Más información
La mayoría de los flujos de trabajo requerirán que les des a los miembros del proyecto permisos de edición para que puedan tomar medidas en sus propias tareas. Recomendamos permisos de solo comentarios cuando: Un proyecto debe ser visible públicamente por muchas partes interesadas que no son responsables de ninguna de las tareas. Los proyectos tienen información confidencial y debes evitar cambios accidentales o innecesarios.
Para obtener más información sobre los permisos, haz clic aquí.
Una vez que hayas establecido las bases de tu flujo de trabajo, es hora de agregarle movimiento. Consulta el siguiente artículo de esta serie