Campaña digital de recaudación de fondos

Cómo crear un proyecto para una campaña digital de recaudación de fondos en Asana

Existen muchas maneras de crear una campaña. Para empezar rápido, haz lo que sigue.

  1. Comienza con nuestra plantilla para campaña digital de recaudación de fondos y personalízala según las necesidades de tu organización.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que gestionas actualmente las campañas.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Si prefieres crear tu propio proyecto de campaña desde cero o si quieres obtener información sobre las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza aquí.

¿Trabajas con agencias?

Para organizar las campañas de recaudación de fondos sin problemas, considera agregar a todas las agencias con las que trabajas como invitados a tu proyecto. De esta manera, las agencias pueden ver tus planes y tú puedes definir claramente los vencimientos y dar seguimiento a los entregables.

Consejos para gestionar tu proyecto de campaña digital de recaudación de fondos

Ahora que ya creaste tu proyecto, estos consejos te serán útiles para gestionarlo a medida que lances campañas nuevas.

1. Proyecta tu campaña de recaudación de fondos ((y modifícala a medida que sea necesario) con el Cronograma.

Las campañas de recaudación de fondos tienen muchos plazos importantes y dependencias. Usa la vista de Cronograma para trazar el cronograma de tu campaña y simplificar la determinación de qué tareas deben realizarse en qué orden. A continuación te mostramos cómo:

GIF of Asana Timeline functionality to create a project schedule and set dependencies

  1. Programa tareas arrastrándolas y soltándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
  2. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
  3. Si las tareas se deben finalizar en un orden especifico, crea dependencias entre ellas colocando el cursor sobre una tarea y luego arrastrándola hacia la tarea relacionada.

2. Usa los campos personalizados para hacer que las aprobaciones y los estados de las tareas sean transparentes.

Es posible que los gerentes de campañas pierdan tiempo al intentar entender qué elementos son los que están aprobados o qué puede estar bloqueando la campaña. Agregar campos personalizados de aprobación y progreso de las tareas te puede ayudar a entender rápidamente dónde se encuentra cada tarea y a enfocarte en el trabajo que necesite aprobación o de cualquier vencimiento en riesgo de no cumplirse.

Ordena tu proyecto por campos personalizados para detectar rápidamente los obstáculos y los estados de las tareas. Es como ordenar las columnas de una hoja de cálculo.

Cómo gestionar las aprobaciones

GIF of approvals workflow with custom fields in Asana

Para mantener el control del trabajo a medida que avanza en su proceso puedes activar las notificaciones de los campos personalizados y agregar un campo personalizado de "Etapa de aprobación" a tu proyecto. Después, cuando un elemento de la campaña se marque como "Listo para revisar", el aprobador recibirá una notificación en la bandeja de entrada y sabrá que está preparado.

3. Reúne los testimonios y las historias de los donantes con los formularios.

Al reunir los testimonios de los donantes, el trabajo de tu organización sin fines de lucro cobra vida e inspira a otros a contribuir con tu causa. Comunicarse después puede llevar tiempo o involucrar cantidades de emails de ida y vuelta. En cambio, puedes capturar fácilmente sus historias en el formato que necesites si creas un formulario para llenar.

Una vez enviados, los formularios se convierten en tareas que puedes categorizar con campos personalizados para tener siempre la historia o cita correcta para compartir por email o en las redes sociales. Es una forma fácil de mostrar quiénes te apoyan e impulsar la dinámica.

Consejos para informar acerca del progreso de una campaña digital de recaudación de fondos

1. Transparenta el progreso en tu equipo con las actualizaciones de los estados de los proyectos.

En vez de hacer que alguien te contacte para pedirte una actualización de estado o tener que redactar y enviar un email que provoque más dudas, reuniones y cadenas confusas, simplemente publica y comparte el progreso con las actualizaciones de estado. Asegúrate de que los participantes clave de tu campaña sean miembros de tu proyecto para que siempre que publiques una actualización, todos los miembros del proyecto reciban la notificación en su bandeja de entrada. También puedes incluir a los miembros de equipos interdisciplinarios en la conversación al @mencionarlos en un comentario.

SCREENSHOT of using Progress View in Asana to post a status update for your team to see

Si usas las actualizaciones de estado constantemente, puedes pasar menos tiempo en reuniones de actualización de estado y no necesitas enviar actualizaciones por email. ¡Todo ganancia!

2. Gestiona múltiples campañas a la vez con los Portafolios.

Si gestionas más de una campaña a la vez, te encantará ver el progreso y las actualizaciones con Portafolios. Los Portafolios ofrecen un panorama general en tiempo real acerca del progreso y facilitan la solicitud de actualizaciones, lo que te permite centrarte en lo que realmente requiere atención.

3. Identifica el trabajo bloqueado y el progreso de las tareas en varias campañas con los Informes de búsqueda avanzada.

Si usas los campos personalizados para el progreso y aprobación de las tareas en los proyectos para campañas de recaudación de fondos, puedes dar seguimiento a cualquier trabajo en riesgo y a las aprobaciones de estos proyectos si creas Informes de búsqueda avanzada.

Entonces, si quisieras ver una lista de todos los trabajos aprobados de las campañas o mostrar todas las tareas que todavía no se iniciaron y que vencen en los próximos tres días, puedes creary guardar estos como informes de búsqueda avanzada.

Si deseas extraer el mismo informe con frecuencia, puedes guardar el informe. Podrías, por ejemplo, ejecutarlo todos los viernes como prioridad para el lunes y mantener tu campaña encaminada.

Recursos para planificar y gestionar campañas

¿Aprendes más de forma visual? ¿Quieres ver cómo hacen las campañas nuestros clientes? Consulta los siguientes recursos:

Recursos Enlace
Plantilla para campaña digital de recaudación de fondos Usar plantilla
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Webinar de caso de uso Descubre cómo San Francisco AIDS Foundation y Leukaemia Foundation planifican y gestionan las campañas con Asana
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