Planificación de eventos con Asana

Muchos equipos usan Asana para planificar y gestionar eventos. Empieza por crear un nuevo proyecto específico para tu próximo evento.

Creación de un proyecto de planificación de eventos

Existen varias maneras de crear tu proyecto:

  • Empieza rápidamente con nuestra plantilla gratis para planificación de eventos. Puedes personalizar esta plantilla para que se adapte a las necesidades de tu equipo. Encontrarás más información sobre las plantillas seleccionadas por Asana y dónde encontrarlas aquí.
  • Si actualmente das seguimiento a la planificación de eventos en una hoja de cálculo, importa esos datos a un proyecto de Asana con el importador de CSV. Este es un buen punto de partida para armar tu proyecto.
  • Sigue los pasos detalladosaquí para crear manualmente un proyecto nuevo en Asana . Es posible que desees convertir ese proyecto en una plantilla para ahorrarte tiempo a la hora de planificar tu próximo evento.

Agrega participantes a tu proyecto

Una vez que hayas creado tu proyecto, podrás empezar a añadir participantes. Las partes interesadas incluyen personas o grupos que tienen interés en el resultado de un proyecto. Pueden influir o ser influenciados por el proyecto, y su participación es crucial para su éxito.

Las partes interesadas pueden incluir:

  1. Personas dentro de tu organización con las que trabajas regularmente, como compañeros de equipo, un gerente o soporte de TI.
  2. Personas que están directamente relacionadas con este evento específico, como un organizador, un organizador de eventos o los asistentes.
  3. Personas externas con las que trabajas estrechamente para garantizar que el evento sea un éxito. Estos pueden ser patrocinadores, proveedores, vendedores o propietarios de locales. Esta lista también podría incluir proveedores de servicios como empresas de catering, decoradores, equipos de seguridad o personal de medios de comunicación.

Agrega como invitados a proveedores y contratistas a tus proyectos de eventos

Es posible que inicies el trabajo con los proveedores por correo electrónico, pero es mejor agregar a los proveedores o contratistas más importantes a tu proyecto como invitados. Esto hace que sea más fácil mantener tu proyecto al día, ya que todos pueden ver los plazos, las tareas pendientes y los archivos adjuntos, lo que garantiza que las cosas se hagan a tiempo.

Agregar a tus proveedores y contratistas a tu proyecto también ayuda a simplificar la manera en la que hacer seguimiento a los archivos fundamentales como contratos y facturas, ya que puedes mantener todo de manera segura en un solo lugar.

Ejemplo de un caso de uso

Asigna a tu contratista una tarea pidiéndole que envíe su factura antes de una fecha determinada. El contratista simplemente carga su factura a la tarea como un archivo adjunto antes de la fecha de vencimiento, para que tu equipo pueda procesar el pago. Puedes hacer que un proyecto sea privado si las tareas no deben ser visibles para todos en tu organización o equipo. Solamente los miembros del proyecto pueden acceder a los proyectos privados. Puedes leer más sobre los permisosde tareas aquí.

Consejos para gestionar tu evento

Una vez que hayas creado un proyecto de planificación de eventos, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo y a dar seguimiento a los detalles a medida que el trabajo avanza.

Publica actualizaciones de estado con regularidad

A medida que el evento cobra vida con el trabajo de tu equipo, usa la pestaña Resumen para publicar las actualizaciones de estado y ver la actividad del proyecto. Puedes arrastrar y soltar los aspectos destacados en tus actualizaciones de estado para compartir los gráficos y los hitos. Asana guardará tu plantilla para actualizaciones de estado por si quieres continuar siempre con el mismo formato. Puedes usar incluso la creación de un primer borrador con Asana Intelligence y la función de estado inteligente para acelerar las cosas.

Planifica tu plan de evento en la vista de cronograma

La mayoría de los planes de eventos tienen muchos plazos importantes y dependencias durante su desarrollo. El Cronograma te ayuda a planificar todo esto antes de comenzar para garantizar que todas las piezas encajen bien y el evento salga perfecto. Con la función de arrastrar y soltar, puedes ajustar las fechas con facilidad a medida que surjan problemas.

Cómo crear tu plan con el cronograma:

  1. Crea tareas para todos los quehaceres de tu evento en la vista de lista.
  2. Dirígete a la pestaña Cronograma en la parte superior de tu proyecto.
  3. Programa tareas arrastrándolas y soltándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente arrastra y suelta las tareas para volver a agendarlas.
  4. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo según la fecha de entrega.
  5. Si las tareas deben ser completadas en un orden especifico, crea dependencias entre ellas colocando el cursor sobre una tarea y luego arrastrándola hacia la tarea relacionada.

Cuando el trabajo ya está en curso, el cronograma también puede ayudarte a solucionar conflictos rápidamente antes de que frustren tus planes. Por ejemplo, si la reserva del lugar para tu evento tarda más de lo esperado, puedes cambiar fácilmente las tareas dependientes en la vista del cronograma. Los responsables de la tarea reciben automáticamente una notificación indicando que las fechas de entrega fueron modificadas. Esto garantiza que el trabajo pueda comenzar en el momento adecuado y evita confusiones.

Da seguimiento a los emails importantes y pasa menos tiempo en tu bandeja de entrada

Puedes invitar a los proveedores a tu proyecto de evento como invitados como se describió anteriormente, pero si tú o tus proveedores prefieren comunicarse por email, prueba Asana para Gmail, Outlook u otras integraciones de email.

Cuando recibas emails con documentos importantes o tareas por realizar, puedes agregarlos a Asana directamente desde tu bandeja de entrada. Puedes crear una tarea, agregarla a tu proyecto de evento y mucho más. Esto evita que los detalles clave de la planificación y las tareas pendientes se pierdan en las cadenas de correo electrónico y reduce el tiempo que pasas en la bandeja de entrada de tu correo electrónico.

Ahorra tiempo planificando futuros eventos con plantillas

Aunque cada evento es distinto, siempre hay una lista de verificación que se comparte y que contiene las tareas principales. Para evitar perder tiempo volviendo a crear un proyecto para cada nuevo evento o guardando la información en un documento, puedes crear y guardar tus plantillas de eventos en Asana. Convertir tu proyecto de planificación de eventos actual en una plantilla no solo ahorrará tiempo en el futuro, sino que también garantizará que no olvides pasos importantes.

Para crear una plantilla de proyecto para la planificación de eventos:

  1. Crea tu lista de verificación principal en un proyecto. A menos que la misma persona complete siempre la misma tarea, aún no es necesario asignar tareas ni agregar fechas de entrega.
  2. Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre del proyecto y elige Guardar como plantilla.
  3. Evita que otros usuarios editen o hagan cambios en la plantilla cambiando los permisos del proyecto a Solo para comentar.
  4. Para cada evento posterior, crea un nuevo proyecto a partir de tu plantilla haciendo clic en el botón naranja+ Crear, selecciona Proyecto y luego Usa una plantilla para llevarte a las plantillas guardadas de tu organización. Puedes buscar tu plantilla a la izquierda.
  5. A medida que vas perfeccionando tu lista de verificación, puedes actualizar la plantilla para asegurarte de no repetir los mismos errores ni usar tácticas obsoletas.

Consejos para gestionar el trabajo el día de tu evento

Trabaja en todo momento con la aplicación móvil de Asana

En los días cercanos al evento, es probable que tu equipo se encuentre trabajando en terreno. Esto hace que sea difícil acceder rápidamente a los detalles clave y realizar un seguimiento de lo que queda por hacer. Con la aplicación móvil de Asana, tu equipo se mantiene conectado con el plan del evento antes, durante y después del evento (incluso, desconectado eniOS o Android).

Por ejemplo, puedes dejar comentarios sobre una foto de evento usando la función de prueba antes de compartir o confirmar que la agenda del evento fue enviada por correo electrónico a todos los asistentes a tiempo. Todo esto se puede hacer en el móvil. Esto fortalece la colaboración entre compañeros de equipo de evento aunque se encuentren en lugares distintos.

Mantén conversaciones en tiempo real accionables con la integración de Slack

Muchos equipos usan tanto Asana como Slack para coordinar e informar sobre el trabajo, especialmente cuando se trata de un evento. En lugar de elegir una herramienta o la otra, los equipos pueden usarlas juntas con la integración de Asana para Slack.

Si un compañero de equipo solicita opiniones sobre su discurso de presentación pero estás realizando otra tarea para el evento, puedes crear una tarea de Asana directamente desde la conversación de Slack, de modo que no se te olvide y retengas todo el contexto original.

Monitorea el progreso del evento con los portafolios

Para comprender el progreso de los eventos y evaluar la carga laboral del equipo, los organizadores de eventos suelen reunir información en reuniones, correos electrónicos u hojas de cálculo, que pueden llevar mucho tiempo y ser poco precisas. En su lugar, crea un portafolio para todos los proyectos de Asana relacionados con tu evento. Un portafolio te permite organizar tus proyectos de planificación de eventos más importantes, hacer el seguimiento de su estado en tiempo real y profundizar para obtener más información, manteniendo a tu equipo actualizado sobre el progreso.

Gestiona el personal de múltiples eventos con la carga de trabajo

Después, usa la pestaña Gestión de recursos del portafolio para ver la capacidad de tu equipo en todos los eventos basada en las tareas que ya tienen asignadas. La gestión de recursos de portafolio te ofrece una visión instantánea de la capacidad productiva de tu equipo y te permite ver en detalle en qué se está trabajando en todos los proyectos. Identifica los problemas para poder abordar los riesgos y mantener los proyectos encaminados fácilmente al reasignar y reprogramar las tareas desde una misma vista. Asegúrate de que los miembros del equipo no estén sobrecargados o con poco trabajo y que los proyectos y eventos cuenten con el personal adecuado y se puedan mantener al día.

La carga laboral, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que las tareas no siempre tienen el mismo peso. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea. Configura los campos personalizados basado en las prioridades para tener una idea del peso de la tarea.

Si necesitas tener una idea de la capacidad del equipo en general antes de un evento (no solo de los miembros del proyecto dentro de tu portafolio de eventos actual), puedes usar la función de gestión de recursos universal. Esto te permite ver la capacidad global de un equipo al extraer datos de las tareas y subtareas de todos los proyectos en una vista de carga de trabajo.

Recursos para planificar y gestionar eventos en Asana

Obtén más información sobre la planificación de eventos con Asana con los siguientes recursos:

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