Planificación de eventos de recaudación de fondos

Cómo crear un proyecto para un evento de recaudación de fondos en Asana

Hay algunas opciones para crear tu proyecto del evento. Para empezar rápido, haz lo que sigue.

1. Comienza con nuestra plantilla para eventos de recaudación de fondos y personalízala según las necesidades de tu organización.
2. Importa la hoja de cálculo con la que gestionas actualmente los eventos.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

Si prefieres crear tu propio plan de evento desde cero o si quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos de Asana, comienza aquí.

¿Gestionas múltiples eventos de recaudación de fondos a la vez?

Si usas nuestra plantilla:

1. Duplica la [TAREA DE EJEMPLO] en la plantilla, cámbiale de nombre y conviértela en un proyecto.
2. Después, agrega estos proyectos a un portafolio que te será útil para gestionar y supervisar todos tus eventos de recaudación de fondos desde un mismo lugar.

¿Trabajas con proveedores, agencias o contratistas?

Dar seguimiento a los vencimientos, activos y conversaciones de varios terceros mediante emails solamente agrega complejidad. Considera agregar como invitados a todos los terceros involucrados en tu proyecto. De este modo, ellos podrán ver tus planes y tú podrás definir claramente los vencimientos y dar seguimiento a los entregables.

¿Necesitas que parte del trabajo para el evento sea privado? Aún puedes invitar a terceros a Asana, pero configura tu proyecto como privado y solo agrégalos como seguidores de la tarea. Solamente podrán ver esa tarea.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de eventos

Ahora que ya has creado un proyecto de planificación de eventos para recaudación de fondos, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avance.

1. Planifica tu plan de evento (y modifícalo a medida que sea necesario) con el Cronograma

La mayoría de los planes de eventos tienen muchos plazos importantes y dependencias durante su desarrollo. El Cronograma te ayuda a planificar todo esto antes de comenzar para garantizar que todas las piezas encajen bien y el evento salga perfecto.

Cómo crear crear tu plan con el Cronograma:

1. Programa tareas arrastrándolas y soltándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
2. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
3. Si las tareas se deben finalizar en un orden especifico, crea dependencias entre ellas colocando el cursor sobre una tarea y luego arrastrándola hacia la tarea relacionada.

Una vez que el trabajo está encaminado, el Cronograma también es útil para adaptar tu plan. Por ejemplo, si reservar un espacio demanda más tiempo del esperado, puedes cambiar las fechas de entrega y ver en el Cronograma qué impacto tiene el cambio en todo tu plan.

2. Da seguimiento a los emails importantes (y pasa menos tiempo en tu bandeja de entrada) con las integraciones para emails.

Siempre es posible invitar a los proveedores a tu proyecto de evento, pero si te comunicas mediante email, prueba Asana para Gmail, Outlook u otras integraciones de clientes de email. Cuando recibas emails con documentos importantes o tareas por realizar, puedes agregarlos a Asana directamente desde tu bandeja de entrada y asignarlos como tarea, agregarlos a tu proyecto de evento, entre otras cosas. Con esto, evitarás perder detalles clave de la planificación o tareas pendientes entre los emails (y ya no tendrás que perder tanto tiempo con la organización de tu bandeja de entrada).

3. Crea comentarios viables con la Verificación directamente desde los elementos de un evento para recaudación de fondos.

Ser capaz de realizar e incorporar fácilmente comentarios en elementos de un evento (como las invitaciones por email o los pósteres del evento) puede hacer la diferencia entre quedarte en la penumbra o volverte viral. La verificación en Asana facilita que los revisores comenten directamente en los activos para que los comentarios se proporcionen dentro de un contexto. Cada comentario se transforma en una subtarea para que el creador del material decida cómo incorporarlo posteriormente.

Cuando trabajes en una lluvia de ideas creativas o sobre elementos para tu evento, crea una tarea por elemento/idea y usa el botón "me gusta" para que tu equipo vote.

Consejos para gestionar el trabajo del día del evento

1. Trabaja en todo momento con las aplicaciones móviles de Asana

Si tu equipo se encuentra preparando el lugar del evento, posiblemente le sea difícil acceder a los detalles para ver qué queda en la lista de pendientes. Con la aplicación móvil de Asana, tu equipo se mantiene conectado con el plan del evento antes, durante y después del evento (incluso, desconectado).

2. Transforma conversaciones en tiempo real en acciones con la integración de Slack

Muchos equipos usan Asana y Slack para coordinar e informar sobre el trabajo, especialmente cuando se trata de un evento. En lugar de elegir una herramienta o la otra, los equipos pueden usarlas juntas con la integración de Asana para Slack.

Si un compañero de equipo solicita opiniones sobre su discurso de presentación pero estás ocupado realizando otra tarea para el evento, puedes crear una tarea de Asana directamente desde la conversación de Slack, de modo que no lo olvides y tengas todo el contexto original.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de eventos

1. Comunícate con todo tu equipo (sin más reuniones).

En vez de convocar a una reunión para verificar el estado de una tarea para brindar una actualización a tu equipo, Asana ofrece varias formas de hacerlo:

• Comenta en una tarea para proporcionar una actualización acerca del progreso de esa tarea, para aportar comentarios o hacer una pregunta.
• Usa las actualizaciones de estado del proyecto (a través de la pestaña Progreso de tu proyecto) para comunicar las actualizaciones más importantes sobre el progreso del proyecto, como alcanzar los hitos, cumplir con los vencimientos o enterarte si algo corre algún riesgo.
• @menciona a tus colegas, tareas relevantes, proyectos o conversaciones para vincularlos directamente en cualquier descripción o comentario.
  
  

2. Supervisa el progreso y gestiona el personal de múltiples eventos con los Portafolios y la Gestión de recursos

Para comprender el progreso de los eventos y evaluar la carga laboral del equipo, los organizadores de eventos suelen reunir información en reuniones, correos electrónicos u hojas de cálculo, que pueden llevar mucho tiempo y ser poco precisas. En su lugar, crea un portafolio de proyectos con todos tus planes de eventos para ver el progreso en tiempo real, las fechas de los eventos y la prioridad, todo en un solo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad de tu equipo en todos los eventos basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista los eventos.

Recursos para planificar y gestionar eventos en Asana

¿Aprendes más de forma visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes planifican eventos con Asana? Consulta los siguientes recursos: