Cuando los materiales de tu empresa o equipo se encuentran diseminados entre email, chats y herramientas de intercambio de archivos, resulta extremadamente difícil (si no imposible) localizar la información cuando se necesita. Como solución, usa un proyecto de Asana a modo de wiki interna o centro de recursos de tu empresa. Cada empleado sabrá dónde encontrar la información más precisa y actualizada de la empresa, ya sea sobre las políticas de vacaciones o identidad cromática.
Cómo crear un proyecto de recursos internos
En Asana, las tareas sin asignar pueden servir a modo de elementos de referencia no ejecutables. Estas tareas están fácilmente a tu alcance en un proyecto o mediante una búsqueda. Sigue estos pasos para crear una biblioteca de recursos internos:
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Crea un nuevo proyecto que se llame "Recursos internos" o "Materiales de referencia de la empresa".
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Agrega secciones para organizar las referencias (por ejemplo: "Recursos de TI", "Recursos de marca" o "Políticas").
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Agrega tareas de referencia a cada sección y adjunta los archivos correspondientes a cada tarea desde tu computadora, Google Drive, Box o Dropbox. @menciona otros proyectos o tareas importantes en Asana.
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Agrega campos personalizados al proyecto para que puedas hacer que sea fácil filtrar los recursos por categorías adicionales. Podrías tener filtros por tipo de recurso, tiempo para leer y más. Para agregar campos personalizados, haz clic en el enlace azul Agregar campos personalizados que se encuentra en la parte superior del proyecto. Puedes ordenar los proyectos por campo personalizado para ver todas las tareas organizadas por un campo para que sea más fácil encontrar y acceder a los recursos.
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Invita a tus compañeros de equipo al proyecto. Anímalos a agregar cualquier información adicional de referencia en forma de tareas en la sección adecuada.
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Agrega una tarea en tu plantilla de integración con un enlace al proyecto de recursos internos. Todos los nuevos empleados sabrán dónde encontrar la información desde el primer día.
Entérate cómo el departamento John Lewis Partnership creó una solución interna para respaldar los programas, las capacitaciones y el asesoramiento para empleados.
Consejos para gestionar tu proyecto de recursos internos
Actualiza tareas
Cuando los documentos o la información de referencia cambie, actualiza la tarea correspondiente. Tus compañeros de equipo pueden ver el historial de tareas y saber cuándo y por qué se efectuaron los cambios.
Vista de archivos
Usa la vista de archivos para ver una vista de galería de todos los documentos y archivos de tu proyecto de referencia.
Materiales de recursos de equipos específicos
Crea un proyecto independiente para tus materiales de recursos de equipos específicos. Las tareas pueden residir en tu proyecto general de recursos de la empresa y en tu proyecto de equipos específicos. Por ejemplo, todos los activos de diseño pueden cohabitar en un proyecto de Recursos de diseño y los más importantes (logotipos, etc.) también pueden estar presentes en el proyecto Materiales de referencia de la empresa.
Ahórrale a tu equipo tiempo y dolores de cabeza a la hora de buscar documentos importantes de la empresa. No todas las tareas en Asana deben ser ejecutables o asignadas. Las tareas de referencia organizan y centralizan los recursos internos para que el equipo dedique más tiempo a trabajar y menos tiempo a buscar información.