En general, la planificación de eventos universitarios conlleva mucho estrés, demasiadas tareas pendientes, un montón de email y muchas más fechas límites de las que se pueden cumplir. Ya sea que el próximo evento tenga 10 o 10 000 asistentes, Asana es la herramienta perfecta de planificación de eventos para colaborar con los compañeros de clase y asegurarse de que el evento se realice sin problemas.
Configurar el proyecto del evento
- Crea un proyecto nuevo para tu evento. Asigna al proyecto un nombre descriptivo como “Hackatón de otoño” o “Concierto a beneficio”.Agrega una descripción del proyecto con un resumen general.
- Invita a otros compañeros de clase y planificadores de eventos a ser miembros del proyecto para que todos puedan asignar y completar tareas, así como seguir las actualizaciones importantes.
- Organiza tu cronograma de planificación de eventos con secciones basadas en tu calendario de trabajo. Usa títulos como "1 mes fuera", "Semana de", "Día antes", etc.
- Agrega tareas a cada sección y asegúrate de que cada tarea tenga una fecha de vencimiento, un responsable, los archivos relevantes adjuntos y una descripción clara para que todos sepan quién hace qué y para cuándo.
- El día de tu evento, puedes usar Asana para visualizar tu horario agregando tareas con horarios de entrega para cada paso, incluida la configuración, la llegada de proveedores, la llegada de invitados, la cena, etc. A medida que el evento progresa, tu equipo puede completar las tareas desde un dispositivo móvil para asegurarse de que todo esté dentro del programa.
Descarga la aplicación Asana para iOS o Android para lograr una coordinación sin contratiempos el día del evento entre tú y tu equipo de planificación de eventos.
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Rastrear patrocinios
Puedes hacer fácilmente un seguimiento de los patrocinadores del proyecto del evento. Con una tarea para cada patrocinador, puedes utilizar las subtareas para supervisar cada paso del proceso, incluidos los contactos, los materiales y las llamadas telefónicas de promoción, los contratos, los activos de los patrocinadores como logotipos y lemas. Puede ser una excelente fuente para obtener ideas para los patrocinadores y dar seguimiento al progreso de la recaudación de fondos para el evento. Revisa nuestro ejemplo de seguimiento de cuentas para darte una idea.
Copiar un proyecto de evento
Si deseas organizar una serie de eventos o el mismo evento periódicamente, puedes crear una plantilla de proyecto para duplicar. Agrega elementos a la plantilla sobre la base de la experiencia adquirida en los eventos anteriores. Haz una copia del proyecto para cada evento nuevo de la serie. El uso de plantillas también facilita pasar la planificación de los eventos a medida que los estudiantes se gradúan.
Dar seguimiento a la lista de invitados
Controla la lista de invitados en Asana. Utiliza un formulario de Google para que los invitados confirmen su asistencia e intégralo al proyecto de tu evento o a un nuevo proyecto de Asana. Cuando los invitados confirmen su asistencia, sus nombres se mostrarán como una tarea en Asana. Incluso puedes utilizar este proyecto a modo de lista de recepción. A medida que cada invitado llegue al evento, marca la tarea como finalizada desde un dispositivo móvil.
Gestionar proveedores externos
Utiliza tu proyecto para gestionar las interacciones con los proveedores externos. Crea una tarea para cada proveedor y subtareas para cada paso del proceso, como obtener un presupuesto, finalizar el contrato, confirmar la línea de tiempo y pagar la factura. Cuando recibas una factura en tu correo electrónico, utiliza el reenvío de emails para crear una tarea en Asana.
Atrás quedaron los días de gestionar un evento con un portapapeles o simplemente por email. Con Asana, tu equipo estará organizado y preparado para el próximo evento, lo que garantizará que los asistentes vivan la mejor experiencia posible.