Eliminación automática de huéspedes

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La eliminación automática de huéspedes permite a los superadministradores eliminarlos automáticamente después de un período determinado de inactividad, lo que reduce los riesgos de seguridad para las organizaciones. La eliminación automática de huéspedes reduce el trabajo manual de los superadministradores y facilita la gestión de los huéspedes.

Límites de tiempo de inactividad

Los superadministradores pueden establecer los siguientes límites de tiempo de inactividad en todo el dominio para los huéspedes:

  • 15 días
  • 30 días
  • 60 días
  • 90 días
  • 120 días
  • 180 días 

Los participantes inactivos se eliminarán automáticamente de la organización a menos que estén exentos.

Un usuario se definirá como activo si se ha conectado a Asana a través del móvil, la web o el email. Lee más sobre cómo se define la última actividad.

Establecer límites de días de inactividad

Para establecer límites de días de inactividad, debes habilitar este control desde la pestaña de seguridad de la consola del administrador.

  1. Ve a la pestaña de seguridad de la Consola del administrador.
  2. Desplázate hacia abajo hasta Controles del administrador y haz clic en Configuración del huésped.
  3. Activa la opción para eliminar automáticamente a los huéspedes
  4. En el menú desplegable, selecciona el número de días que quieres quitar a los huéspedes inactivos después de
  5. Haz clic en Guardar.

Los cambios en la configuración de eliminación automática se aplicarán en un plazo de 24 a 48 horas. Después, las eliminaciones automáticas se realizarán una vez al día.

Los huéspedes recién invitados o restaurados tendrán un periodo de gracia para activarse. Se eliminarán automáticamente si no se activan dentro de este plazo.

Exenciones para huéspedes individuales

Los administradores y superadministradores pueden establecer excepciones para los huéspedes individuales para que su acceso nunca caduque.

Para establecer exenciones para huéspedes individuales, haz lo siguiente: 

  1. Accede a la pestaña Miembros en la consola del administrador y haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del miembro.
  2. Dirígete a la pestaña Seguridad
  3. Activa la opción “Excluir de la eliminación automática de huéspedes”

El usuario no se eliminará automáticamente aunque haya estado activo por última vez más allá del límite.

Supervisar la última actividad

Los administradores pueden supervisar la última actividad de los huéspedes a través de la consola del administrador. Para ver su última actividad, ve a la pestaña Miembros en la consola del administrador y busca la columna Última actividad

Asana no enviará notificaciones a los administradores ni a los huéspedes con respecto a la eliminación.

Tareas de los invitados eliminados

Cuando eliminas huéspedes, sus tareas se agregan a un proyecto, que es propiedad del superadministrador que asignaste en la configuración de eliminación de miembros en la consola del administrador.

Definición de la última actividad

Los siguientes son desencadenantes que actualizan la última actividad del huésped:

  • Cargando la aplicación móvil
  • Hacer clic o pulsar teclas en la aplicación web o de escritorio
  • Crear, completar, dar me gusta a una tarea o generar un comentario por correo electrónico

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