Integraciones de reglas para el almacenamiento en la nube y el uso compartido de archivos

Las Reglas y las integraciones trabajan juntas para automatizar las tareas rutinarias y establecer flujos de trabajo en las herramientas favoritas de tu equipo. Este artículo muestra cómo las integraciones de reglas pueden ayudarte a aprovechar al máximo las soluciones de almacenamiento en la nube y de uso compartido de archivos cuando usas Asana.

Consulta Cómo crear una regla para obtener consejos sobre cómo empezar a usar las reglas.

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Dropbox

Con las reglas de Asana, los equipos tienen la capacidad de cargar automáticamente archivos adjuntos de tareas de Asana a una carpeta de Dropbox específica para optimizar el uso compartido, el almacenamiento y la colaboración. Los equipos ya no tendrán que transferir archivos manualmente, sino que podrán activar disparadores para cargar de forma automática y segura los archivos adjuntos de las tareas en Dropbox para facilitar la consulta.

Por ejemplo, los equipos pueden usar Asana para trabajar en las aprobaciones de activos y, luego de aprobados, pueden cargar automáticamente el archivo adjunto de la tarea a una carpeta de Dropbox específica para garantizar que los activos finales se carguen en la ubicación correcta.

Consideraciones al utilizar esta integración:

  • Las reglas que se activan en las tareas con más de 10 archivos adjuntos cargarán solo los 10 archivos adjuntos más recientes.
  • Las cargas de archivos que tengan el mismo nombre que un archivo existente en la carpeta de Dropbox asociada se renombrarán automáticamente y se cargarán correctamente.
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Pasos para configurar la integración de reglas

  1. Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
  2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
  3. Selecciona Dropbox de la columna de la izquierda.
  4. Puedes seleccionar una regla predeterminada o hacer clic en Crear regla personalizada.
  5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
  6. Haz clic en Conectar a las reglas de Dropbox y sigue los pasos para autenticarte.
  7. Añadir la URL de la carpeta de Dropbox que se encuentra en la aplicación web

Box

Usa las Reglas de Asana para automatizar el proceso de subir contenido a Box cuando se realicen ciertas acciones en Asana. Los equipos pueden ahorrar tiempo al establecer activadores que transferirán automáticamente los archivos adjuntos de tus tareas de Asana a Box.

Por ejemplo, los equipos de diseño que trabajan en activos pueden crear una regla para cargar el archivo adjunto en Box una vez que la tarea se mueva a la sección "Activos aprobados finales".

Consideraciones al utilizar esta integración:

  • Las reglas que se activan en las tareas que tienen más de 10 archivos adjuntos cargarán solo los 10 archivos adjuntos más recientes.
  • Los intentos de carga de archivos con el mismo nombre que un archivo existente en la carpeta Box darán como resultado un error en la regla. Para corregir este error, cambie el nombre del archivo existente, edite y vuelva a guardar la regla y vuelva a activar la acción de carga.
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Pasos para configurar la integración de reglas

  1. Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
  2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
  3. Selecciona el cuadro de la columna de la izquierda.
  4. Puedes seleccionar una regla predeterminada o hacer clic en Crear regla personalizada.
  5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
  6. Haz clic en Conectar a Box Rules y sigue los pasos para autenticarte.
  7. Añadir la URL de la carpeta Box que se encuentra en la aplicación web

Microsoft OneDrive

Con las reglas de Asana, los equipos tienen la capacidad de cargar automáticamente archivos adjuntos de tareas de Asana a una carpeta de OneDrive específica para optimizar el uso compartido, el almacenamiento y la colaboración, al tiempo que reducen el trabajo manual.

Por ejemplo, los equipos pueden usar Asana para trabajar en las aprobaciones de activos y, luego de aprobados, pueden cargar automáticamente el archivo adjunto de la tarea a una carpeta de OneDrive específica para garantizar que los activos finales se carguen en la ubicación correcta.

Ten en cuenta que esta integración funciona con OneDrive, no con Sharepoint.

Consideraciones al utilizar esta integración:

  • Las reglas que se activan en las tareas que tienen más de 10 archivos adjuntos cargarán solo los 10 archivos adjuntos más recientes.
  • Los archivos cargados donde haya un archivo existente con el mismo nombre en la carpeta de OneDrive reemplazarán al archivo existente. Si no es el caso, asegúrese de que los archivos tengan nombres diferentes.
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Pasos para configurar la integración de reglas

  1. Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar la integración.
  2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
  3. Selecciona OneDrive de la columna de la izquierda.
  4. Puedes seleccionar una regla predeterminada o hacer clic en Crear regla personalizada.
  5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
  6. Autenticar haciendo clic en Conectar a reglas de OneDrive y siguiendo los pasos
  7. Añada la URL de la carpeta de OneDrive que se encuentra en la aplicación web y la ruta. La ruta se puede encontrar en Más detalles de la carpeta OneDrive. Mis archivos deben excluirse de la ruta.

Bynder

La integración de Bynder y Asana permite a los equipos agregar activos de Bynder a las tareas de Asana para que los colaboradores puedan dar seguimiento al trabajo relacionado. En lugar de copiar y pegar repetidamente los enlaces entre las herramientas, vincular Asana y Bynder mejora la visibilidad y la colaboración.

Por ejemplo, los equipos pueden colaborar en las aprobaciones de activos de campaña en Asana y, luego de la aprobación, agregar el activo de Bynder a la tarea de Asana como un widget. Esto hace que sea más fácil para los colaboradores ver el nombre del activo, la fecha de la última modificación, el estado público o privado y seguir la ruta del enlace del activo, todo desde una ubicación en Asana.

Bynder

A continuación, te mostramos cómo adjuntar un activo de Bynder a una tarea de Asana:

  1. Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget de Bynder.
  2. Ve a  Apps en el extremo superior derecho
  3. Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona + Agregar aplicación
  4. Seleccionar Bynder
  5. Haz clic en Agregar al proyecto y sigue los pasos para conectar Bynder con Asana.
  6. Ve a una tarea de Asana en el proyecto.
  7. Vincula un activo digital a la tarea haciendo clic en el botón Agregar activo de Bynder en el campo de Bynder en la parte superior del panel de detalles de la tarea
  8. Introduce la URL del activo de Bynder correspondiente.
  9. Los detalles de los activos de Bynder aparecerán como un widget en el panel de tareas

Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de Bynder para comenzar.

 

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