Acciones de reglas

Las Reglas están disponibles en los niveles Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise heredados. 

Visita nuestra página de precios para obtener más información y este artículo específico para obtener una descripción detallada del uso de las reglas.

Las reglas te permiten simplificar las tareas de rutina y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una regla funcione, necesitarás contar con un disparador que active la regla y una acción que se produzca automáticamente. Este artículo cubrirá las diversas acciones de la regla con más detalle. Para más información sobre los activadores de reglas, consulta este artículo del Centro de ayuda.

Artículos relacionados:

Echemos un vistazo a un ejemplo:

  • Se puede crear una regla para que asigne una tarea a alguien automáticamente (esta sería la acción) cuando se define una fecha de entrega (este sería el disparador).
  • Activador: se estableció una fecha de entrega
  • Acción: Asignar una tarea

Acción: Crear tarea

Puedes usar reglas para crear tareas, hitos y aprobaciones en tu proyecto de forma automática. Elige un disparador o una combinación de disparadores y Asana creará la tarea cuando se ejecute la regla. Puedes preseleccionar el nombre de la tarea, el responsable, la fecha de entrega relativa y más.

Para crear una tarea con una regla:

  1. Navega hasta Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
  2. Haz clic en + Agregar regla y luego en Crear regla personalizada.
  3. Elige un disparador o una combinación de disparadores
  4. Cuando se selecciona el desencadenante, haga clic en la pestaña Acciones
  5. En Crear nueva, selecciona Tarea.

Create task action

Puedes personalizar la tarea preseleccionando los detalles:

  1. Nombre de la tarea
  2. Responsable
  3. Fecha de vencimiento (en relación con la fecha de creación de la tarea)
  4. Haz clic en Ver todos los campos para abrir el panel de detalles de la tarea y personalizarla.
  5. Elige una asociación de proyecto, una descripción de la tarea, los colaboradores y las subtareas.

Acción: Crear subtarea

Puedes crear una regla personalizada desde el cuadro de diálogo de Reglas y elegir Subtareas de la lista de acciones. Esta acción de regla te permite agregar automáticamente una lista predefinida de subtareas a una tarea.

Add rule

Para agregar una subtarea:

  1. Haz clic en Subtareas.
  2. Escribe el nombre de la subtarea.

Add Substask

Una vez que se ha añadido una subtarea, se puede crear la regla.

Edit subtask

Puedes crear hasta 20 subtareas.

Edit rule

Para editar una regla haz clic en el ícono del lápiz junto a la regla en el menú lateral. Los cambios que hayas hecho se guardarán automáticamente.

Edit subtask2

Acción: Eliminar la tarea del proyecto

Antes podías usar reglas para agregar tareas a un proyecto. Ahora también puedes eliminar las tareas de los proyectos mediante la acción Eliminar tarea de los proyectos, lo que te permite desbloquear más opciones para automatizar las acciones en tus proyectos. 

Rule action.png

Para usar la acción Eliminar la tarea del proyecto:

  1. Navega hasta Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
  2. Haz clic en + Agregar regla y luego en Crear regla personalizada.
  3. Elige un disparador o una combinación de disparadores
  4. Cuando se selecciona el desencadenante, haga clic en la pestaña Acciones
  5. Selecciona Quita las tareas del proyecto en la sección Mover tareas.

Acción: Configurar el título y la descripción de la tarea

Ahora puedes usar una regla para establecer el título y la descripción de una tarea. Estas acciones de regla se pueden encontrar en la pestaña Acciones del generador de reglas en la sección Cambiar tarea a….

Acción: Configurar el título de la tarea en

Para establecer el título de una tarea:

  1. Dirígete a la pestaña Acciones del generador de reglas
  2. Seleccionar Configurar el título de la tarea en
  3. Ingresa el título de la tarea en el cuadro que se proporciona debajo de Nombre de la tarea
  4. Haz clic en Crear regla.

El ejemplo en la captura de pantalla anterior utiliza la tarea de activación que se agrega a este proyecto. En este caso, cualquier tarea agregada al proyecto recibirá automáticamente el título que proporcionó en Nombre de la tarea al crear la regla.

Acción: Configurar la descripción de la tarea a

Para establecer la descripción de una tarea:

  1. Dirígete a la pestaña Acciones del generador de reglas
  2. Seleccionar Configurar la descripción de la tarea a
  3. Ingresa la descripción de la tarea en el cuadro que se proporciona debajo de Descripción
  4. Haz clic en Crear regla.

El ejemplo en la captura de pantalla anterior utiliza la tarea de activación que se agrega a este proyecto. En este caso, cualquier tarea agregada al proyecto recibirá automáticamente la descripción que proporcionó en Descripción al crear la regla.

Nota: La descripción proporcionada al crear esta regla reemplazará cualquier descripción de tarea existente cuando se ejecute la regla.

Agregar variables al establecer el título o la descripción de una tarea

La función Establecer título y descripción de la tarea también admite valores dinámicos, lo que significa que puedes hacer que el título o la descripción de la tarea se refieran a una variable específica, como una tarea, una persona, una fecha o un campo personalizado. Por ejemplo: "Se necesita un nuevo trabajo de [Responsable]".

Incluir variables en el título de la tarea

  1. Choose Configurar el título de la tarea como su acción de regla.
  2. Haz clic en el icono + que se encuentra a la derecha del campo de texto.
  3. Elija entre las variables Tarea, Personas, Fechas o Campos personalizados.

Incluir variables en la descripción de la tarea

  1. Choose Configure la descripción de la tarea a como su acción de regla.
  2. Haz clic en el campo de texto y luego haz clic en el ícono + en la esquina inferior izquierda.
  3. Selecciona Variable y elige entre las variables Tarea, Personas, Fechas o Campos personalizados.

Acción: Establece o borra el campo personalizado de la fecha

Utiliza el generador de reglas para establecer o borrar un campo personalizado de fecha. Tenga en cuenta que un campo personalizado de fecha es independiente del campo Fecha de vencimiento.

En el siguiente ejemplo, el lanzamiento estimado es un campo personalizado de fecha y la regla establecerá el valor en 5 días en el futuro. Una regla también puede borrar el valor del campo personalizado de fecha.

Frame 630807.png

Acción: establecer o borrar los valores de campos personalizados

También puedes usar reglas para actualizar el contenido de un campo personalizado de texto o un campo personalizado numérico. Esto significa que puedes seleccionar los valores para un campo personalizado de texto o un campo personalizado numérico en función de un disparador anterior.

Campo personalizado de texto

Cuando el desencadenante de una tarea movida a una sección se establece en Para programar, puede agregar la acción de establecer el campo personalizado del Canal de contenido en "Blog".

Settings - Overlay (1).png

Campo personalizado numérico

Cuando el desencadenante de la Etapa de contenido (QGEC) está configurado en En espera, puede configurar la acción para seleccionar el tiempo estimado.

Settings - Overlay.png

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