Controles de seguridad del administrador

En este artículo, aprenderás cómo editar la configuración de las invitaciones de los huéspedes, los controles para los archivos adjuntos, la configuración de privacidad del equipo y cómo definir a los administradores y superadministradores de tu organización.

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Gestionar administradores de la organización

Desde la consola del administrador, puedes determinar quiénes son los administradores y superadministradores de tu organización. En la pestaña Seguridad, en Controles del administrador, haz clic en Acceso de administrador para determinar los administradores de tu organización. 

organizations admins

Los administradores de la organización tienen acceso para editar la declaración de misión de la empresa.

Ajustes de las invitaciones

Los superadministradores de los niveles de Asana Enterprise y Enterprise+, así como las organizaciones o divisiones heredadas del nivel Legacy Enterprise, pueden controlar quién puede invitar personas a la organización (quienes no tienen una dirección de email de la empresa) a su organización de Asana.   Los superadministradores pueden seleccionar una de estas opciones:

  • Solamente para administradores

  • Administradores y miembros

  • Administradores, miembros e invitados

Para habilitar una de estas opciones, dirígete a la pestaña Seguridad de la consola del administrador, haz clic en Controles del administrador y luego en Configuración de la invitación del huésped.

Una vez que se haya habilitado, quienes ya no tengan la capacidad de invitar personas a la organización recibirán un mensaje de error al intentar hacerlo.

Dominios de invitados de confianza

Disponible en el nivel de Asana Enterprise+.

Los administradores y superadministradores pueden crear una lista de dominios externos aprobados desde los que los usuarios con permisos de invitación de invitados pueden invitar a invitados. 

Las invitaciones de invitados solo se pueden enviar a los dominios de correo electrónico de la lista aprobada, lo que garantiza una mayor seguridad y control de las colaboraciones de tu organización. Si un usuario intenta enviar una invitación de invitado a alguien de un dominio oculto, recibirá un mensaje de error.

Cómo configurar dominios de invitados de confianza

Los dominios de huéspedes de confianza solo se pueden habilitar si los permisos de invitación de los huéspedes están configurados en Administradores y miembros o Administradores, miembros e invitados. La función no se puede activar si los permisos de invitación de invitados están configurados solo para administradores.

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  1. Dirígete a la pestaña Seguridad de la Consola del administrador.
  2. En Controles del administrador, haz clic en Configuración de invitaciones.
  3. En la sección Dominios invitados de confianza, selecciona Solo dominios de confianza.
  4. Haz clic en Agregar dominios y escribe los dominios en los que confías. Vuelve a hacer clic en Agregar dominios para confirmar.

Asegúrate de que los dominios coincidan exactamente. Agregar el dominio acme.com no cubre subdominios como app.acme.com o acme.co.uk. Dichos subdominios deben agregarse por separado.

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Eliminar dominios de invitados de confianza

Busca el dominio en la lista que quieres quitar, haz clic en el ícono de la papelera y haz clic en Guardar para confirmar tu elección.

Desactivar la función de dominios de invitados de confianza:

Para revertir la configuración, simplemente cambia el control de dominios invitados de confianza a Cualquier dominio.

Desactivar los archivos adjuntos

Los superadministradores del nivel Asana Enterprise+ y del nivel Legacy Enterprise tienen la posibilidad de desactivar los archivos adjuntos.

La opción de desactivar los archivos adjuntos es una función que permite a los superadministradores garantizar que la implementación de Asana en toda la organización cumpla con todos los requisitos de seguridad y conformidad relacionados con el bloqueo de archivos adjuntos que estén restringidos, de acuerdo con las políticas de seguridad de la empresa y las integraciones de archivos de preferencia.

Esta función permite un control más preciso a nivel de dominio para garantizar el cumplimiento de políticas estrictas con respecto a la carga de archivos, de acuerdo con los requisitos de la empresa.

Los administradores informáticos también tienen la opción de activar o desactivar rápidamente una o más fuentes de carga de archivos, como Computadora, Dropbox, Google Drive, Box y Onedrive / Sharepoint, siguiendo las políticas de seguridad informática de la empresa, y de aplicar dicha configuración en todas las áreas de productos de Asana donde se permita agregar archivos adjuntos.

Cómo acceder a tus opciones para adjuntar archivos

Los superadministradores pueden acceder a la configuración de las opciones de archivos adjuntos desde la pestaña Seguridad de su Consola del administrador.

Desde la pestaña Seguridad, desplázate hacia abajo hasta Controles de administrador y haz clic en Opciones de archivos adjuntos.

File attachment options

Todos los archivos adjuntos estarán activados de forma predeterminada.

File attachment options 2

En la ventana siguiente, puedes seleccionar tus preferencias de archivos adjuntos.

Desmarcar la opción “Permitir archivos adjuntos desde aplicaciones, API y otras funciones de Asana”

unchecking attachments

Esta acción desactivará la posibilidad de adjuntar archivos en:

  • Archivos adjuntos web
  • La aplicación móvil
  • API
  • Copiar y pegar
  • Formularios
  • Arrastrar y soltar
  • Reenvío de email

Desactivar los archivos adjuntos de aplicaciones de terceros

Para evitar que se adjunten archivos desde aplicaciones de terceros, puedes bloquearlas desde la pestaña Aplicaciones o seleccionar la aplicación deseada desde la ventana emergente. Esto significa que ya no se podrá agregar archivos adjuntos desde Dropbox, Google Drive, Box y OneDrive/ SharePoint.

Desactivar archivos adjuntos en dispositivos móviles

En la aplicación móvil, no hay diferenciación entre los archivos adjuntos del dispositivo y los archivos adjuntos de aplicaciones de terceros. Esto se debe a que todos los archivos se descargan primero en el dispositivo y luego se cargan a la aplicación móvil de Asana.

La única forma de desactivar los archivos adjuntos en dispositivos móviles es desactivando la opción Permitir archivos adjuntos desde aplicaciones, API y otras funciones de Asana.

disabling file attachments on mobile

Ajustes de privacidad del equipo

Los superadministradores de las organizaciones Enterprise Enterprise+, así como las organizaciones Legacy Enterprise de nivel heredado, pueden establecer un nivel de privacidad predeterminado para los equipos de su organización.

Una vez configurado, esta será la opción por defecto al crear un equipo nuevo. Al crear equipos nuevos, los encargados de hacerlo siempre podrán establecer los niveles de privacidad que deseen.

Para establecer los ajustes de privacidad predeterminados dirígete a la consola del administrador y haz clic en la pestaña de Seguridad. Luego, haz clic en Ajustes de privacidad del equipo.

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Desde la pestaña siguiente, puedes seleccionar tus ajustes predeterminados.

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