Gestión DE aplicaciones E integraciones

Disponible en el nivel Asana Enterprise+, así como en el nivel heredado Legacy Enterprise.

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La gestión de aplicaciones les ofrece a los superadministradores de la organización la capacidad de supervisar y controlar las aplicaciones, los tokens de acceso personal (Pat) y las cuentas de servicio activas en su dominio.

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Los administradores de división y los que no sean superadministradores no tendrán acceso a esta función.

Los superadministradores pueden autoservir lo siguiente en la consola del administrador:

  1. Consulta las aplicaciones conectadas y accede a la información de las aplicaciones
  2. Bloquear aplicaciones específicas para evitar que sean usadas por los usuarios del dominio.
  3. Colocar un dominio en 'modo de aprobación' donde no se permite el uso de aplicaciones a menos que el superadministrador las apruebe específicamente.
  4. Gestiona las cuentes de servicio
  5. Permitir o denegar el uso de to Permitir o denegar el uso de to Permitir en el dominio
  6. Permitir o prohibir que las reglas se activen por solicitudes web de servicios externos

Si tienes más preguntas sobre las funciones de bloqueo o controles de aplicaciones, comunícate con tu contacto en el equipo de Éxito del Cliente o con el equipo de Asistencia de Asana.

Más información sobre las cuentas de servicio.

Ver las aplicaciones conectadas y los datos de las aplicaciones
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  1. Navegar a la consola del administrador
  2. Haz clic en Apps.
  3. Haz clic en Gestionar aplicaciones.
  4. Navega a la pestaña Aplicaciones conectadas. Verás una lista de todas las aplicaciones conectadas, su última actividad y los miembros activos.
  5. Haga clic en Exportar CSV para obtener una lista con la actividad específica del usuario. La lista incluye las direcciones de correo electrónico de los usuarios, cuántas veces han usado la aplicación en los últimos 90 días y la última fecha en que la usaron. El archivo CSV se enviará por correo electrónico al administrador que lo exporta. 

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Hacer clic en la aplicación te mostrará:

  1. Una breve descripción de la aplicación, si está disponible.
  2. El desarrollador y los enlaces de la política de soporte o privacidad que el desarrollador pueda haber proporcionado
  3. Estadísticas de uso recientes
  4. Permisos otorgados a la aplicación

Ajustes globales de la aplicación

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Un superadministrador debe decidir cómo quiere gestionar las aplicaciones. Hay 3 modos principales de control.

Permitir todas las aplicaciones (predeterminado)

Los administradores pueden administrar una lista de aplicaciones bloqueadas, de lo contrario, todas las aplicaciones se pueden usar de forma predeterminada

Solicitar aprobación para aplicaciones

Los administradores gestionan una lista de las aplicaciones aprobadas. Las aplicaciones no se pueden usar a menos que estén en una lista de aplicaciones aprobadas.

Permisos de automatización externos

Los administradores pueden permitir o prohibir que las reglas sean activadas por solicitudes web de servicios externos.

Si una organización tiene configurado el modo de aprobación de aplicaciones, cuando se une un invitado que usa una aplicación que no está aprobada, dicha aplicación se bloqueará y el invitado recibirá una notificación por email.

Bloqueo de aplicaciones

block
  1. Accede a la página de aplicaciones de una aplicación específica desde la página de aplicaciones conectadas.
  2. Haz clic en Bloquear aplicación.

Esta acción evitará que todos los usuarios del dominio (miembros e invitados) se conecten y usen estas aplicaciones. Los usuarios que ya usaban la aplicación pueden encontrar errores y la aplicación eventualmente puede dejar de funcionar. Para los usuarios que pertenecen a varios dominios, el bloqueo les impedirá usar la aplicación en cualquiera de sus dominios.

Desbloqueo de aplicaciones

Accede a la página de aplicaciones de una aplicación específica desde la página de aplicaciones conectadas. Haz clic en el botón Desbloquear. Si tu organización está en el modo "Requerir aprobación de la aplicación" (ver más abajo), la desbloquearás aprobando la aplicación.

Una vez que se desbloquea la aplicación, es posible que los usuarios deban configurarla o autenticarla nuevamente, según cómo se comporte la aplicación.

Aprobaciones de la aplicación

approval message

Si la organización tiene configurado el modo “Solicitar aprobación de la aplicación”, los usuarios no podrán conectar ninguna aplicación que no esté en la lista de aplicaciones aprobadas gestionada por los superadministradores. En su lugar, los usuarios verán un mensaje con una opción para solicitar la aprobación por parte de un administrador.

email


Si el usuario hace clic en Enviar solicitud, se enviará un correo electrónico a las direcciones de correo electrónico que hayan sido configuradas en la página de configuración global de la aplicación. De forma predeterminada, se incluye a todos los superadministradores, pero siempre se puede ajustar dicha configuración.

El administrador recibirá un email similar al del ejemplo anterior. Al hacer clic en Gestiona la aplicación en Asana, el superadministrador accederá a la página de detalles de la aplicación para aprobarla.

approve

El usuario solicitante también recibirá un email informándole que el administrador ha sido notificado. La dirección de email del usuario también se incluye en el email de solicitud de aprobación de la aplicación. Recomendamos implementar un proceso para supervisar las solicitudes entrantes y/o notificar a los usuarios sobre los próximos pasos, dependiendo de cómo tu empresa gestiona este tipo de solicitudes.

app approval requests

Los administradores de

Gestión de los tokens de acceso personal

enable

Los Pat se pueden activar o desactivar desde la página de Ajustes globales de la aplicación.

Al desactivar los Pat, se revocarán y bloquearán todos los tokens de acceso personal existentes que pertenecen a los usuarios de una organización. Por lo tanto, los superadministradores deben informar a los usuarios de su organización con anticip, ya que dicha acción podría causar interrupciones.

Establecer un vencimiento predeterminado para los tokens de acceso personal o de la cuenta de servicio

Los superadministradores de organizaciones Enterprise pueden establecer una fecha de vencimiento predeterminada para todos los tokens de acceso personal o tokens de cuenta de servicio que los usuarios crean en su organización.

Los tokens tienen un vencimiento predeterminado de 10 años. Sin embargo, los superadministradores de organizaciones Enterprise pueden establecer que los tokens caduquen en 30, 60 o 90 días.

¿Cómo puedo cambiar la fecha de vencimiento predeterminada?

  1. Dirígete a la consola del administrador y selecciona la pestaña Aplicaciones.
  2. En Configuración global de la aplicación, encontrará dos opciones para establecer los tiempos de caducidad en Caducidad del token.

Notas adicionales:

  • Si se selecciona una nueva opción, se aplicará la nueva política de vencimiento a todos los tokens existentes.
    • Para los tokens existentes: si se selecciona una fecha de vencimiento de 30 días, los tokens creados en el pasado se establecerán para que caduquen 30 días después de que se establezca la política. 
    • Tokens recién creados: todos los tokens recién creados caducarán 30 días después de su creación. 
  • Si un miembro con tokens existentes se agrega a tu organización (como un invitado), esos tokens caducarán inmediatamente. 
  • Si se establece una fecha de vencimiento, los desarrolladores recibirán una advertencia 7 días antes de que su token caduque, junto con una advertencia cuando el token caduque.
  • Si el vencimiento del token se establece en 30 días y luego se extiende de 60 o 90 días, o vuelve al valor predeterminado, el token caducará dentro de la política original de 30 días. Asana no retrasará las fechas de los tokens. Se espera que se aplique la configuración de vencimiento más estricta y que los tokens recién creados sigan la fecha de vencimiento de la nueva política. 
  • Sin embargo, si se reduce una fecha de vencimiento (de 90 días a 30 días, por ejemplo), el token caducará en función del vencimiento más estricto de 30 días.

Restringir el uso de la API por parte de los huéspedes

Los administradores y superadministradores de las organizaciones Enterprise+ pueden restringir a los invitados el uso de la API para aplicaciones y tokens de acceso personal.

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Para activar o desactivar esta configuración para los huéspedes, los administradores y superadministradores deben seguir estos pasos:

  1. Abre la consola del administrador y selecciona Aplicaciones en el menú
  2. Selecciona los ajustes de la aplicación.
  3. En Permisos de usuario, busca las dos opciones para la configuración de permisos de la API
  4. Cambia la configuración de las aplicaciones y los tokens de acceso personal para restringir o permitir que los invitados los usen

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