Les tâches représentent l'unité d'action de base sur Asana. Vous pouvez créer des tâches, copier une tâche existante, fusionner deux tâches, imprimer ou supprimer une tâche.
Les noms des tâches s'affichent dans le panneau principal. Cliquez sur une tâche pour charger ses détails dans le volet des détails de tâche.
Découvrez les bases de la gestion des tâches dans notre formation en ligne Bien démarrer sur Asana. Inscrivez-vous dès maintenant.
Créer des tâches
Créez des tâches rapidement en les saisissant dans une liste à partir du panneau principal ou en utilisant notre raccourci d'ajout rapide. Vous pouvez également créer des tâches en envoyant un message depuis une adresse e-mail associée à votre compte ou depuis vos appareils iOS et Android.
Les noms des tâches parlent souvent d'eux-mêmes, tandis que les renseignements plus précis se trouvent dans la description de la tâche (un champ modifiable situé dans le volet des détails de tâche) et dans les commentaires.
Taper des tâches dans une liste
Le panneau principal d'Asana est conçu comme un éditeur de texte. Créez et modifiez des tâches en saisissant du texte dans le panneau principal.
Pour créer une nouvelle tâche :
- Sélectionnez une tâche existante dans le volet principal
- Appuyez sur
Entréesur votre clavier - Commencez à saisir le nom de la tâche.
Si vous ne nommez pas votre tâche, elle sera automatiquement supprimée. Si vous souhaitez garder une tâche vide, il vous suffit de saisir une espace dans le champ de titre.
Ajouter une tâche à partir de la vue liste
Pour ajouter une nouvelle tâche à partir de la vue Liste :
Cliquez sur le bouton + Ajouter un nouveau en haut à droite du volet principal.
Utiliser l'ajout rapide
Utilisez l'ajout rapide pour créer facilement une tâche où que vous soyez dans Asana.
Pour créer une tâche à l'aide du bouton d'ajout rapide :
- Cliquez sur le bouton d'ajout rapide dans la barre supérieure
- Sélectionner une tâche
Appuyez sur
Tab + Qsur votre clavier pour ouvrir la fenêtre d'ajout rapide de tâche.
Depuis la fenêtre d'ajout rapide de tâche, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Nommer la tâche
- Attribuer la tâche
- Associer la tâche à un projet
- Ajouter une description de tâche
- Importer un fichier
- Définir une échéance
- Ajouter des collaborateurs à la tâche
Les champs personnalisés disponibles s'affichent dans votre menu d'ajout rapide lorsque vous ajoutez la tâche à un projet qui les utilise.
Autorisations relatives aux tâches
Consultez la section Autorisations du Guide pour en savoir plus sur les autorisations relatives aux tâches et comment les configurer.
Actions de tâche
Pour effectuer une action sur une tâche :
- Dans le volet des détails de tâche, cliquez sur les trois points et sélectionnez une action dans le menu.
De là, vous pouvez :
- Entrer en mode plein écran
- Ajouter à des projets
- Marquer comme Jalon
- Créer une dépendance
- Ajouter des étiquettes
- Dupliquer la tâche
- Créer une tâche de suivi
- Rendre la tâche publique
- Impression
- Accéder aux actions avancées
Jalons
Les jalons sont disponibles pour tous les clients Premium, Business et Enterprise.
Les jalons marquent des points temporels précis dans la chronologie d'un projet et servent à suivre les principaux points d'avancement qui doivent être atteints pour que le projet soit couronné de succès. Sur Asana, les jalons sont un type de tâche. Cela signifie que toute tâche d'un projet peut être transformée en jalon.
Ce n'est un secret pour personne : Asana propose des essais gratuits de 30 jours. Commencez le vôtre dès aujourd'hui.
Créer un jalon
Pour créer un jalon à partir d'un projet :
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du bouton Ajouter
- Sélectionner Ajouter un jalon
Vous pouvez également convertir des tâches existantes en jalons.
Pour convertir une tâche en jalon :
- Cliquez sur l'icône avec les trois points
- Sélectionner Marquer comme Jalon
Des tâches redondantes
Pour dupliquer une tâche :
- Dans le volet des détails de tâche, cliquez sur les trois points.
- Sélectionner la tâche en double
- Définissez les éléments de la tâche que vous voulez ajouter au doublon
- Sélectionner Créer une nouvelle tâche
Vous ne pouvez copier qu'une seule tâche à la fois.
Fusionner des tâches en double
Si deux tâches traitent du même sujet ou sont particulièrement similaires, vous avez la possibilité de les fusionner depuis le volet des détails de tâche.
Pour fusionner un doublon :
- Dans le volet des détails de tâche, cliquez sur les trois points et sélectionnez Fusionner les tâches en double.
- Commencez à saisir le nom de la tâche avec laquelle vous souhaitez effectuer la fusion.
- Repérez la tâche en double et cliquez dessus.
Vous serez alors redirigé vers l'autre tâche (le projet de cette dernière sera chargé dans le volet principal) et vous aurez la possibilité d'annuler cette action en haut du volet principal.
Les étiquettes, collaborateurs et mentions J'aime du doublon sont ajoutés à la tâche principale. La tâche en double est marquée comme terminée et le mot [Doublon] est accolé à son nom.
Nous enverrons une notification au sujet de la fusion aux personnes suivantes par e-mail (si elles ont activé les notifications par e-mail) ou dans leur boîte de réception :
- Les collaborateurs de la tâche en double
- Le créateur et le responsable de la tâche principale
Les pièces jointes de la tâche en double ne sont pas ajoutées à la tâche principale.
Copier le lien de la tâche
Copiez l'URL de la tâche afin de la partager facilement avec vos collègues.
Pour copier le lien d'une tâche :
- Cliquez sur l'icône Copier le lien de la tâche en haut du volet des détails de tâche.
Convertir une tâche en projet
Pour convertir une tâche en projet :
- Dans le volet des détails de tâche, cliquez sur les trois points.
- Naviguez jusqu'à Convertir vers et à partir du menu déroulant, choisissez Projet.
- Saisissez le nom du projet
- Sélectionnez l'équipe à laquelle vous souhaitez ajouter le projet
- Sélectionnez Projet vierge ou Utiliser un modèle
- Sélectionnez convertir.
Dans les organisations, vous pouvez également définir l'équipe dans laquelle le projet sera créé. Par défaut, le projet sera créé dans la même équipe que la tâche d'origine.
Votre nouveau projet
Une fois qu'une tâche est convertie en projet, la plupart de ses détails sont appliqués au nouveau projet :
| Champ d'origine : | Nouveau champ : |
|---|---|
| Nom de la tâche | Nom du projet |
| Les responsables des tâches | Propriétaire du projet |
| Collaborateurs d'une tâche | Membres du projet |
| Sous-tâches | Tâches parentes |
Par ailleurs, la description du projet inclut un lien menant à la tâche d'origine.
Les fichiers et les commentaires de la tâche ne sont pas convertis et restent dans la tâche d'origine.
La tâche d'origine
Un lien vers le nouveau projet sera inclus dans le panneau de droite de la tâche d'origine.
Autorisations
Après avoir converti une tâche en projet, le nouveau projet héritera des autorisations de la tâche d'origine.
- Une tâche publique sera convertie en projet public
- Une tâche privée sera convertie en projet privé
Une tâche réservée à un groupe de membres convertira :
- Projet visible par tous dans un espace de travail, une équipe ou une organisation gratuit (e)
- Projet réservé à un groupe de membres dans un espace de travail, une équipe ou une organisation Premium
Ajouter une tâche à un projet
Pour ajouter une tâche à un projet :
- Dans le volet des détails de tâche, cliquez sur les trois points et sélectionnez Ajouter à un autre projet.
- Recherchez et sélectionnez le projet auquel vous souhaitez ajouter la tâche.
Vous pouvez également utiliser le raccourci
Tab + Ppour ajouter une tâche à un autre projet.
À partir des détails de la tâche :
- Cliquez sur le + dans le volet des détails de tâche sous Projets.
- Survolez Ajouter cette tâche à un autre projet et cliquez dessus
- Recherchez et sélectionnez le projet auquel vous souhaitez ajouter la tâche.
Imprimer une tâche
Vous avez la possibilité d'imprimer une tâche spécifique ainsi que ses détails.
Pour imprimer une tâche unique :
- Cliquez sur l'icône représentant des points de suspension dans le panneau de droite.
- Sélectionner Imprimer
Découvrez comment imprimer la liste complète des tâches ici.
Mode plein écran
Passez en mode plein écran si vous souhaitez vous concentrer sur une seule tâche ou si vous faites une présentation lors d'une réunion.
Pour passer en mode plein écran :
- Cliquez sur l'icône Plein écran en haut du volet des détails de tâche.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier
Tab + Xpour passer en mode plein écran
Choix multiple
La sélection multiple est un moyen facile et efficace d'agir sur plusieurs tâches à la fois.
Pour sélectionner plusieurs tâches à partir de la vue Liste dans le volet principal, utilisez l'une des méthodes suivantes :
Clic + Maj + Clic
- Cliquer sur la première tâche de la sélection désirée
- Maintenir
enfoncée la touche Majde votre clavier - Cliquer sur la dernière tâche de la sélection désirée
Clic + Maj + Flèches
- Cliquer sur la première tâche de la sélection désirée
- Maintenir
enfoncée la touche Majde votre clavier - Utiliser les flèches du haut ou du bas pour sélectionner les tâches adjacentes
Clic + Faire glisser
- Cliquer sur la première tâche de la sélection désirée
- Déplacer le curseur de votre souris sur la dernière tâche de la sélection désirée
Ctrl/Cmd + Clic (pour les tâches non adjacentes)
- Maintenir
enfoncée la toucheCtrl ou +de votre clavier - Cliquer sur chaque tâche souhaitée
Une fois que vous avez sélectionné plusieurs tâches et que la barre d'outils apparaît, vous pouvez :
- Les ajouter à un projet ou les déplacer vers une autre section d'un projet
- Copiez les liens des tâches
- Supprimer les tâches
- Accéder à des options supplémentaires.
Lorsque vous sélectionnez plusieurs tâches à la fois, vous pouvez modifier en masse le responsable, l'échéance ou les champs personnalisés.
Lorsque vous cliquez sur les trois points, vous pouvez :
- Marquer toutes les tâches sélectionnées comme non terminées
- Ajouter des collaborateurs à toutes les tâches sélectionnées
- Marquer toutes les tâches comme jalons
- Marquer toutes les tâches comme approbations
- Marquer toutes les tâches comme dépendant d'une autre
- Fusionner des tâches en double
N'oubliez pas que vous pouvez utiliser des raccourcis clavier pour tirer le meilleur parti des actions énumérées ci-dessus.
Vous pouvez également faire glisser et déposer vos tâches sélectionnées dans le volet principal pour les déplacer vers une autre section de votre projet.
Supprimer les tâches
Si vous créez une tâche par erreur ou décidez qu'elle n'a pas d'utilité, vous pouvez la supprimer.
Il existe deux façons de supprimer une tâche :
- Depuis le volet principal : cliquez sur la tâche que vous souhaitez supprimer et appuyez sur
Tab+Retour arrièresur votre clavier. - Depuis le volet des détails de tâche : cliquez sur les trois points et sélectionnez Supprimer la tâche dans le menu déroulant.
Pour supprimer une tâche du volet des détails de tâche :
- Dans le volet des détails de tâche, cliquez sur les trois points.
- Sélectionner Supprimer la tâche
Vue des éléments supprimés
Vous devrez créer une vue de recherche d'éléments supprimés, puis ajouter cette vue à votre barre latérale. La vue des éléments supprimés permet à la personne qui a créé ou supprimé une tâche, un objectif, une sous-tâche ou un message de les restaurer. Elle s'apparente à la corbeille de votre ordinateur.
Les utilisateurs Premium, Business et Enterprise peuvent créer une vue des éléments supprimés en lançant une recherche avancée et en suivant les étapes ci-dessous :
Pour rechercher des éléments supprimés ou créer une vue de recherche d'éléments supprimés :
- Cliquez sur la barre de recherche en haut de votre instance Asana.
- Cliquez sur Recherche avancée au bas de la liste.
- Cliquez sur Ajouter un filtre.
- Sélectionnez Plus > Supprimé... et cliquez sur Rechercher.
- Cliquez sur l'étoile située à côté des résultats de la recherche et nommez votre recherche enregistrée Éléments supprimés ou quelque chose de similaire. Cette recherche sera ensuite ajoutée à vos favoris dans la barre latérale.
Veuillez noter que vous devrez ajouter cette recherche aux favoris pour qu'elle s'affiche dans la barre latérale.
Les tâches supprimées restent dans les Éléments supprimés pendant 30 jours, après quoi elles sont supprimées définitivement.
Vous trouverez également les messages supprimés dans la vue Éléments supprimés.
Les utilisateurs d'un forfait Basic doivent contacter notre équipe d'assistance pour récupérer un objet supprimé.