Les projets vous permettent d'organiser toutes les tâches liées à une initiative, à un objectif ou à tout travail important, sous différentes formes, notamment sous forme de liste, de tableau, de chronologie et de diagramme de Gantt.
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Créer un projet
Pour créer un nouveau projet :
- Cliquez sur le bouton d'ajout rapide.
- Sélectionner un projet
Un nouvel écran vous propose trois options : Créer un projet vierge, Utiliser un modèle ou Importer une feuille de calcul.
Cliquez sur + dans la fenêtre Projet vierge pour recommencer à zéro.
Dans les organisations, vous devez appartenir à une équipe avant de pouvoir créer un projet.
Configurer votre nouveau projet
Après avoir cliqué sur Projet vierge, vous pourrez remplir les détails du projet, sélectionner une disposition, choisir une couleur et une icône du projet et définir les paramètres de confidentialité.
Vous pouvez également personnaliser votre projet à l'aide d'icônes de projet personnalisées. Téléchargez un jpg ou un png pour remplacer l'icône de projet par par défaut. Ces icônes personnalisées s'afficheront dans votre barre latérale, votre page d'accueil, vos portfolios et vos pages d'équipe, ce qui facilitera la recherche de vos projets.
Sur l'écran des détails du projet, vous pouvez :
- Saisir le nom et la description du projet
- Choisir l'équipe à laquelle vous souhaitez confier ce projet
- Définir ses paramètres de confidentialité.
- Sélectionnez une mise en page de liste, tableau, chronologie ou calendrier
- Créer le projet une fois tous les détails ajoutés.
Dans les organisations, le bouton Créer un projet sélectionne automatiquement le nom de l'équipe se trouvant tout en haut de votre barre latérale. Cliquez sur le champ Équipe pour sélectionner manuellement dans quelle équipe votre projet sera créé.
Une fois que vous avez rempli ces champs et cliqué sur le bouton Créer un projet, votre nouveau projet sera chargé dans le volet principal et apparaîtra également dans la barre latérale.
Actions de projet
Il existe de nombreuses actions que vous pouvez réaliser sur vos projets dans Asana. Les actions ci-dessous s'appliquent aux projets, les vues Recherche et Mes tâches auront des variations de celles-ci.
Cliquez sur l'icône du menu déroulant pour accéder aux options suivantes :
- Modifier les détails du projet : modifie le nom ou la description de votre projet
- Définir la couleur et l'icône - changer la couleur du projet
- Copier le lien du projet
- Enregistrer comme disposition par défaut
- Dupliquer : crée une copie du projet
- Convertir en modèle
- Ajouter au portefeuille
- Importer/Exporter ou Imprimer/Transférer à une autre équipe
- Archiver - archiver le projet
- Supprimer le projet
Ajoutez le projet aux favoris en cliquant sur l'icône en forme d'étoile à côté du nom du projet et en l'ajoutant à votre barre latérale pour y accéder facilement.
Nom et description du projet
Le nom et la description d'un projet fournissent des renseignements sur la nature du projet et ses objectifs. Lorsque vous ouvrez un projet, le nom du projet est affiché en évidence dans l'en-tête.
Pour modifier le nom et la description d'un projet :
- Cliquez sur le menu déroulant.
- Sélectionnez Modifier les détails d'un projet
La description de projet prend en charge le texte riche et les emojis.
Imprimer un projet
Pour imprimer un projet :
- Cliquez sur le menu déroulant.
- Cliquez sur Exporter/Imprimer
- Sélectionnez l'option Imprimer.
Votre version imprimée comprend les éléments suivants :
- Noms et descriptions de tâches
- Noms et descriptions de sous-tâches
- Noms de sections ou de colonnes
- Case non cochée/cochée
- Champs personnalisés
- Échéances des tâches
La version imprimée reflète la vue actuel de votre projet ou de Mes tâches. Si vous souhaitez que la version imprimée soit triée ou filtrée différemment, modifiez simplement la vue et essayez d'imprimer de nouveau.
Vous pouvez également utiliser l'option d'impression pour enregistrer votre projet au format PDF. La plupart des navigateurs proposent une option « Enregistrer au format PDF » dans leur fenêtre d'impression. Choisissez cette option afin d'enregistrer l'aperçu avant impression du projet sur votre ordinateur.
Dupliquer un projet
Dupliquez un projet afin de l'utiliser comme modèle pour vos processus opérationnels.
Pour dupliquer un projet :
- Cliquez sur le menu déroulant à côté du titre du projet
- Sélectionner le doublon
À partir de là, une liste de champs de tâches à inclure dans votre nouveau projet vous est présentée. Lorsque vous avez terminé, vérifiez les champs souhaités et cliquez sur Créer un nouveau projet.
Pour les flux de travail que vous utilisez le plus fréquemment, pensez à utiliser des modèles de projet plutôt que de dupliquer des projets un à un.
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Aperçu du projet et vues de projet
Aperçu
La vue d'ensemble du projet est le centre persistant de l'équipe pour présenter une vue d'ensemble sur le quoi, le pourquoi et le comment d'un projet et permet une compréhension facile de son contexte actuel. La vue d'ensemble donne le ton de la façon dont vous et votre équipe travaillerez ensemble sur le projet, et c'est également là que le nom, la description ainsi que les rôles des membres du projet sont accessibles.
Vues de projet
Tout le monde organise son travail différemment ; certains aiment les listes, d'autres les notes adhésives qui peuvent être déplacées dans différentes sections. Parce que tout le monde travaille différemment, Asana propose différentes vues de projet. Faites votre choix entre Liste, tableau, Gantt, chronologie, processus, tableau de bord, messages, fichiers et calendrier. Cela signifie que vous pouvez choisir la vue qui convient à votre style de travail et vous aide à visualiser les tâches plus efficacement. Pour en savoir plus, consultez cet article.
Vues enregistrées
Découvrez ce qui est le plus pertinent pour vous et votre équipe grâce aux vues enregistrées pour les projets. Les vues enregistrées permettent aux administrateurs et aux éditeurs de projet de créer jusqu'à 12 onglets par projet avec plusieurs onglets Liste, Tableau, Calendrier, Vue Gantt ou Chronologie.
En tant qu'administrateur ou éditeur de projet, vous pouvez également appliquer des filtres et des options de tri aux projets, enregistrer la vue sous forme d'onglet au sein de votre projet ou réorganiser, définir par par défaut, renommer ou supprimer des onglets. Vous pouvez également utiliser des emojis comme icône d'onglet, en commençant le nom de l'onglet par l'emoji et en cliquant avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu des actions de l'onglet afin de personnaliser une vue.
Quelques vues que vous pouvez essayer :
- Configurer plusieurs vues Calendrier pour visualiser le programme des projets par mois
- Configurer une vue Tableau présentant la progression des tâches en cours
- Réorganiser les vues de projet pour donner la priorité à la vue la plus importante ou la plus couramment utilisée
- Utilisez le filtre dynamique Responsable est moi et enregistrez-le dans un nouvel onglet ; tout le monde verra les tâches qui lui sont attribuées
Les vues non liées aux tâches (vue d'ensemble, processus, tableau de bord, messages, fichiers) ne peuvent pas être dupliquées ou renommées.
Si votre organisation bénéficie actuellement d'un plan Enterprise, Enterprise+ ou Legacy Enterprise, il est possible que l'administrateur du projet ait mis à jour les autorisations du projet en « Administrateurs du projet uniquement ». Cela signifie que l'éditeur de projet ne peut pas modifier les onglets du projet.
Transférer un projet vers une autre équipe
Cette action est disponible pour les projets publics et privés dans les organisations.
Attention, vous devez être membre des deux équipes pour déplacer un projet privé.
Vous pouvez uniquement transférer un projet à des équipes dont vous êtes membre.
Pour transférer un projet vers une autre équipe :
- Cliquez sur le menu déroulant.
- Sélectionnez Déplacer vers une autre équipe.
- Sélectionnez l'équipe de destination (la coche indique l'équipe à laquelle le projet appartient actuellement).
Vous pouvez également transférer des projets d'une équipe à une autre en les faisant glisser et en les déposant dans votre barre latérale.
Transférer des projets vers un autre espace de travail ou une autre organisation
Les espaces de travail et les organisations sont cloisonnés. Pour pouvoir transférer un projet vers un autre espace, il vous faut créer un projet dans l'espace de travail et l'organisation de votre choix, puis copier-coller les listes de tâches manuellement du projet existant au nouveau projet concerné.
Il existe des outils tiers qui peuvent vous aider à transférer ou à copier un projet Asana vers un autre espace de travail, comme celui-ci. Asana décline toute responsabilité en ce qui concerne les outils tiers.
Copier le lien d'un projet
Copiez l'URL de la tâche afin de la partager facilement avec les membres de l'équipe
Pour copier le lien d'un projet :
- Cliquez sur le menu déroulant.
- Sélectionnez Copier le lien du projet
Couleurs du projet
Si vous disposez de nombreux projets mais que seuls quelques-uns d'entre eux sont pertinents ou doivent être traités rapidement, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de couleur pour différencier ces projets visuellement.
Pour modifier la couleur d'un projet :
- Cliquez sur le menu déroulant.
- Sélectionner Définir la couleur et l'icône
- Cochez la case Définir pour tous afin de définir la couleur du projet pour tous les utilisateurs de votre espace de travail ou organisation.
Importer un projet dans Asana
Vous pouvez importer des tâches dans un projet sur Asana à partir d'un fichier au format CSV.
Sélectionnez la liste déroulante de projet à côté du nom du projet, passez le curseur de votre souris sur Importer, puis choisissez CSV.
Suivez les instructions en sélectionnant le projet auquel vous souhaitez ajouter votre fichier CSV et l'organisation dans lequel il se trouve.
Pour importer des projets ou des tâches sur Asana, vous pouvez aussi dupliquer les tâches que vous souhaitez importer sur Asana sous forme de liste, que vous pourrez coller dans un projet. Asana crée automatiquement une tâche après chaque saut de ligne.
Veuillez noter que notre équipe de service client ne peut pas vous aider avec des outils tiers, car ils ne sont pas développés par Asana.
Exporter un projet
Vous pouvez exporter votre projet sous la forme de fichiers au format texte JSON ou CSV.
Outre les projets, vous pouvez également exporter une vue Recherche ou Mes tâches.
Pour exporter un projet :
- Cliquez sur le menu déroulant à côté du titre du projet
- Survolez Exporter/Imprimer
- Sélectionnez le type de fichier souhaité pour l'exportation.
Découvrez comment exporter des projets.
Archiver un projet
Archiver vos anciens projets vous permet de mieux vous concentrer sur ceux qui sont actifs. À noter que seuls les administrateurs du projet peuvent archiver un projet.
Pour archiver un projet :
- Cliquez sur le menu déroulant.
- Sélectionner une archive
Toute personne disposant d'un lien menant au projet archivé pourra aisément y accéder. Vous pouvez également le trouver dans les résultats de recherche.
Les tâches qui vous ont été attribuées faisant partie de projets archivés seront toujours affichées dans votre liste Mes tâches.
Vous souhaitez marquer un projet comme terminé ? Nous vous recommandons de terminer un projet en statut de projet, car l'archivage d'un projet ne mettra pas à jour son statut.
Désarchiver un projet
Vous pouvez à tout moment désarchiver un projet à partir de son titre ou de la barre latérale.
Pour désarchiver un projet :
- Cliquez sur le menu déroulant.
- Sélectionner Désarchiver
- Ou cliquez sur le bouton de restauration dans le coin supérieur droit.
Les projets archivés n'expirent jamais et ne sont pas supprimés.
Supprimer un projet
La suppression d'un projet entraîne sa suppression pour toutes les personnes qui y sont associées. Assurez-vous de ne supprimer que des projets que personne ne veut conserver. Notez que seuls les administrateurs de projet peuvent supprimer un projet.
Les tâches attribuées et les tâches associées à d'autres projets ne seront pas supprimées.
Pour supprimer un projet :
- Cliquez sur le menu déroulant.
- Sélectionner Supprimer le projet
Tous les membres du projet recevront une notification par e-mail de la suppression et la personne qui l'a supprimée recevra un lien pour la restaurer, si elle le souhaite. Ce lien de suppression expirera dans 30 jours. Les e-mails de suppression de projet ne seront pas envoyés si le projet a moins d'un jour et qu'il ne contient aucune tâche.
Modèles recommandés
Cliquez sur Utiliser un modèle pour faire votre choix parmi les modèles proposés dans notre bibliothèque de modèles généraux.
Il existe des modèles recommandés pour vous en fonction de votre type d'équipe, mais si vous ne voyez aucun modèle souhaité dans cette fonction, vous pouvez facilement modifier l'équipe pour afficher d'autres options de modèles.
Modèles personnalisés
SI vous le souhaitez, vous pouvez aussi afficher et utiliser des modèles personnalisés créés spécifiquement par votre organisation. Ces modèles sont organisés par équipe.
Pour utiliser un modèle personnalisé :
- Sélectionnez le nom de votre organisation
- Sélectionnez le modèle personnalisé que vous souhaitez utiliser.
Aperçu de modèle
Une fois que vous avez trouvé le modèle qui vous convient, affichez-le en aperçu pour obtenir plus d'informations à son sujet. Cliquez sur Utiliser le modèle dès que vous êtes prêt à vous lancer.
Lorsque vous cliquez sur Utiliser ce modèle, vous pouvez renommer le modèle et démarrer votre nouveau projet.
La première étape nécessite l'ajout d'informations au nouveau projet.
Détails de la saisie :
- Ajoutez les détails du projet, le nom, l'équipe et sélectionnez une option de confidentialité
La deuxième étape vous demande de définir les dates du projet.
Planifier
- Ajoutez une date de début et une date de fin pour créer un projet
- Cliquez sur le bouton Créer un projet.
Autorisations de projet
Consultez l'article Autorisations pour en savoir plus sur les autorisations de projet et comment les configurer.
Trouver des projets et y accéder
Il existe de nombreuses façons d'accéder à un projet :
- En recherchant le nom du projet
- En consultant cette même liste dans Teams (équipes).
- En consultant cette même liste dans la barre latérale.
Propriétaire du projet et membres
Chaque projet a un seul propriétaire, mais il peut avoir plusieurs membres.
Le propriétaire du projet et ses membres peuvent ajouter, retirer et modifier des tâches du projet.
Le propriétaire et les membres du projet peuvent mettre à jour le statut du projet et ajuster son graphique de progression, ainsi que recevoir des notifications liées à ce projet.
Propriétaire du projet
L'un des membres du projet peut devenir le propriétaire du projet.
Le propriétaire du projet peut être identifié comme suit :
- Accédez à la section Aperçu du projet
- Vous trouverez le propriétaire du projet répertorié sous Rôles du projet
Par par défaut, le rôle de propriétaire du projet est attribué à la personne qui crée le projet.
Réaffecter le propriétaire du projet
Pour modifier le propriétaire du projet :
- Accédez à la section Rôles du projet de l'onglet Aperçu du projet
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom d'un membre du projet, puis sélectionnez Définir comme propriétaire du projet.
Vous pouvez également cliquer sur la flèche du menu déroulant à côté du nom du propriétaire actuel du projet et sélectionner Supprimer en tant que propriétaire du projet.
Membres du projet
Rejoignez des projets en tant que membre pour rester informé et informer vos collègues.
Les membres du projet recevront une notification (par e-mail ou par boîte de réception, en fonction de vos paramètres de notification) lorsque :
- Le propriétaire du projet met à jour le statut du projet
- Quelqu'un crée ou ajoute une nouvelle tâche au projet
- Une nouvelle discussion est publiée dans le projet
Il n'est pas indispensable que vous soyez membre d'un projet pour pouvoir le consulter. La visibilité d'un projet est déterminée par ses autorisations.
Ajouter un membre au projet
Ajouter un membre au projet
- Cliquez sur l'icône de profil du membre dans le titre du projet
- Saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne.
Vous pouvez ajouter plusieurs personnes dans le champ Membres du projet. Après avoir saisi le nom ou l'adresse e-mail de la personne concernée, cliquez sur le bouton Ajouter un membre.
Tous les membres du projet sont notifiés par e-mail en cas de suppression d'un projet. Il n'est pas possible de désactiver ces notifications.
Les notifications relatives à un projet supprimé contiennent également un lien pour le restaurer
Paramètres de notification des membres
Accéder aux paramètres de notification des membres
- Cliquez sur l'icône de profil du membre dans le titre du projet
- Sélectionnez Gérer les notifications du membre.
Les paramètres de notification des membres vous permettent d'effectuer les choses suivantes :
- Modifier les notifications de tous les membres du projet
Dans les paramètres de notification du projet, vous avez trois possibilités :
- Mises à jour du statut : des notifications sont envoyées lorsque le propriétaire du projet met le statut du projet à jour.
- Discussions : des notifications sont envoyées lorsqu'une personne publie une discussion de projet.
- Création de tâche : des notifications sont envoyées lorsque des tâches sont créées ou ajoutées au projet.
Les notifications de projet sont divisées en deux catégories :
Notifications déclenchées par des actions de projet
- Tâche ajoutée à un projet
- Propriétaire du projet modifié
- Nouvelle échéance attribuée au projet
- Partage de projet (lorsqu'un utilisateur partage un projet avec vous)
Notifications en lien avec un projet
- Création d'une discussion (avec son propre fil de discussion dans la boîte de réception)
- Création d'une mise à jour de statut (avec son propre fil de discussion dans la boîte de réception Asana)
- Acceptation d'une invitation (lorsqu'un utilisateur accepte votre invitation)
Les utilisateurs Asana reçoivent des notifications par e-mail lorsque des commentaires sont ajoutés à une tâche à laquelle ils collaborent, ou lorsqu'ils sont @mentionnés
Sections
Les sections vous permettent de répartir et d'organiser les différentes tâches de votre projet. Les sections peuvent être utilisées pour créer des catégories, les phases d'un processus, des priorités et plus encore.
Vous pouvez créer une section sur la version Web d'Asana à l'aide du raccourci clavier Tab
+N.
Créer des sections
Pour créer une section dans votre projet :
- Cliquez sur le menu déroulant en regard du bouton Ajouter un nouveau.
- Cliquez sur Ajouter une section
Déplacer des tâches d'une section à l'autre
Il y a deux façons de déplacer une tâche vers une autre section :
- Faire glisser et déposer la tâche entre les sections dans le volet principal
- Cliquer sur le nom de la section dans le volet des détails de tâche, puis sélectionner une autre section dans la liste déroulante.
Afficher les sections
Il y a deux façons d'identifier la section dans laquelle se trouve une tâche :
- À partir du volet principal
- À partir du volet des détails de tâche.
Pour ajouter une section sous une liste de sous-tâches, vous devez utiliser le raccourci clavier TAB+N.
Réduire les sections
Les sections peuvent être développées ou réduites en fonction de vos besoins.
Cliquez sur la flèche située à côté d'une section pour afficher ou masquer les tâches qu'elle contient.
Supprimer des sections
Vous pouvez supprimer une section à tout moment.
Pour supprimer une section :
- Cliquez sur les trois points à côté de l'en-tête de la section
- Sélectionnez la section Supprimer.
Vous serez alors invité à confirmer la suppression.
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