FAQ sur les invités

Un invité est un utilisateur qui ne partage pas votre domaine de messagerie. Les invités peuvent être invités à travailler sur une tâche, un projet ou pour une équipe au sein de votre organisation.

Vous pouvez collaborer avec des clients, des fournisseurs ou toute autre personne ne disposant pas d'une adresse e-mail associée à un domaine approuvé par votre organisation (ex. : @gmail.com ou @yahoo.com). Ces personnes deviendront des invités de l'organisation.

Guests

Autorisations et visibilité de l'invité

À quoi peut accéder l'invité d'une organisation ?

Les invités ont un accès limité à l'organisation et ne voient que ce qui est explicitement partagé avec eux.

  • Si vous partagez une tâche avec eux, ils verront uniquement cette tâche.
  • Si vous partagez un projet avec eux, ils verront ce projet et toutes les tâches qu'il contient.
  • Si vous les invitez à rejoindre une équipe et que cette invitation est validée, ils auront accès à tous les projets publics de cette équipe.
  • Si vous les invitez à rejoindre un portefeuille, ils verront uniquement les projets du portefeuille qu'ils ont été invités à rejoindre.
  • Les invités ne peuvent pas créer leurs propres règles, mais peuvent en déclencher.
  • Les invités ne peuvent ni créer ni modifier de modèles de tâche.
  • Les invités ne peuvent pas créer ou modifier les paramètres des champs personnalisés.
  • Les invités ne peuvent pas créer d'équipes ni modifier de paramètres d'équipe.
  • Les invités ne peuvent pas enregistrer de vidéos en utilisant l'intégration Vimeo + Asana.

Au sein d'une organisation, les invités sont généralement en mesure d'interagir avec les fonctionnalités payantes de manière passive. Un invité autorisé à accéder à un projet donné peut sélectionner une des valeurs proposées dans un champ personnalisé, sans pour autant pouvoir modifier le champ personnalisé lui-même. Par exemple, un invité peut modifier la valeur d'un champ personnalisé d '« urgence » de « moyenne » à « élevée », mais il ne peut pas modifier le nom du champ personnalisé d' « urgence » ni apporter de modifications aux différentes options de valeur de champ personnalisé.

Quelle est la différence entre un invité et un membre à accès limité ?

Invités Membres à accès limité
Ne partage pas le domaine de messagerie de votre organisation Partage le domaine de messagerie de votre organisation
Propre aux organisations, mais absent des espaces de travail Organisations et espaces de travail
N'est pas inclus dans l'effectif de la formule payante Est inclus dans l'effectif des équipes, divisions et organisations payantes

Que peuvent véritablement voir les invités d'une organisation ?

Les autorisations sont limitées. Les invités ont un accès limité à l'espace de travail ou à l'organisation où ils sont invités et ne peuvent voir que ce qui est explicitement partagé avec eux.

Les invités peuvent-ils voir les autres invités au sein de la même organisation ?

private users

Les invités ont un accès limité à l'organisation à laquelle ils sont invités et ne peuvent voir que ce qui est explicitement partagé avec eux.

Si deux personnes se voient mutuellement en tant qu '« utilisateurs privés », elles sont toutes deux invitées. Si des invités voient cela, c'est qu'ils ne travaillent pas dans la même équipe ou dans le même projet ; cela permet d'assurer que si vous travaillez avec des clients, ces derniers ne peuvent pas voir leurs noms respectifs, à moins que vous ne le souhaitiez. Ils pourront voir leurs noms respectifs s'ils travaillent sur le même projet ou dans la même équipe.

Pour que deux invités voient leurs noms respectifs, ils doivent être membres d'au moins un projet commun ou une équipe commune. Pour ce faire, il suffit d'ajouter les deux invités au même projet ou à la même équipe.

Les invités peuvent-ils voir leurs noms respectifs ?

Pour que deux invités voient leurs noms respectifs, ils doivent être membres d'au moins un projet commun. Pour ce faire, il suffit d'ajouter les deux invités concernés en tant que membres d'un même projet.

Pourquoi est-ce que j'apparais comme utilisateur privé ?

Si deux personnes se voient mutuellement en tant qu '« utilisateurs privés », elles sont toutes deux invitées.

Les invités ont un accès limité à l'espace de travail ou à l'organisation où ils sont invités et ne peuvent voir que ce qui est explicitement partagé avec eux.

Les voyageurs et la facturation

Dois-je payer pour les invités d'une organisation payante ?

Non, les invités ne sont pas comptabilisés dans le nombre total de membres lorsque vous choisissez une formule supérieure pour toute une organisation.

Un invité peut-il faire passer une organisation à un niveau payant ?

Non, seul un membre d'une organisation gratuite ou le responsable de la facturation d'une organisation payante peut demander une mise à niveau ou modifier votre formule payante.

Gestion des invités

Qui peut convier des invités à rejoindre une organisation ?

Tout membre peut ajouter un invité à une organisation. Par ailleurs, les invités d'une organisation peuvent inviter d'autres personnes à rejoindre votre organisation en partageant les projets et tâches auxquels ils ont accès.

Les administrateurs et super administrateurs de divisions sur un forfait Enterprise, Enterprise+ ou Legacy Enterprise peuvent également définir qui est autorisé à inviter des personnes externes au sein de leur organisation en utilisant les commandes d'invitation des personnes dans la console d'administration.

Un invité peut-il devenir l'administrateur d'une organisation ?

Non, vous devez être membre d'une organisation pour pouvoir devenir l'administrateur d'une organisation payante.

Puis-je transformer un invité en membre, ou inversement ?

Non, il n'est pas possible de transformer simplement un invité en membre ou inversement.

Pour qu'une personne passe du statut d'invité à celui de membre, elle doit se voir attribuer une adresse e-mail basée sur le domaine de messagerie de votre organisation et ajouter cette nouvelle adresse à son compte Asana. De cette façon, ils deviendraient membres de l'organisation et ne seraient plus des invités.

Comment travailler avec des clients dans mon organisation ?

Vous pouvez inviter des clients à rejoindre votre organisation en tant qu'invités.  

L'adhésion à une organisation est déterminée par le domaine de messagerie de votre entreprise (michael@yourco.com fait partie de l'organisation yourco.com). Les personnes qui n'ont pas d'adresse e-mail associée au domaine de votre entreprise peuvent être invitées dans votre organisation en tant qu'invités de l'organisation.    

J'ai retiré un voyageur, mais il apparaît toujours dans la saisie semi-automatique lorsque j'attribue une tâche. Pourquoi ?

Les organisations peuvent comporter plusieurs équipes et divisions. Il est possible que lorsque vous avez supprimé un voyageur, vous l'ayez supprimé d'une équipe ou d'une division de votre organisation, mais que vous n'ayez pas choisi de le supprimer de l'organisation elle-même à ce moment-là.

Par conséquent, ils n'apparaissent pas dans vos équipes ou divisions, mais ils peuvent toujours exister dans l'organisation et s'afficher dans la saisie semi-automatique lorsque vous attribuez des tâches. Pour la retirer, vous devez l'inviter de nouveau dans l'équipe dans le but exprès de la déprovisionner, comme indiqué dans cet article du Centre d ´ aide. Les invités et les membres qui ont été retirés d'un espace de travail ou d'une organisation reçoivent une notification par e-mail.

Conditions d'utilisation autorisées pour les invités

Les invités sont soumis à la clause 2.4(b) (conditions d'utilisation acceptables) des conditions d'abonnement d'Asana. Les comptes invités sont destinés à être utilisés pour collaborer avec des partenaires commerciaux externes, tels que des clients, des prestataires ou des acheteurs. Les clients utilisant le service d'Asana ne sont pas autorisés à fournir à leurs employés (ou aux employés de leurs sociétés affiliées) un accès au service Asana en tant qu'invités au lieu d'acquérir des abonnements d'utilisateurs finaux pour ces mêmes employés.

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