Autorisations relatives aux tâches

Sur Asana, l'accès à une tâche est défini par le contexte et il existe différents paramètres régissant l'accès à une tâche :

Tâche Accessible par
Tâche privée Les collaborateurs de la tâche uniquement
Tâche publique Tous les membres de l'organisation

Projet de tâche appartenant à un membre privé

Les collaborateurs de la tâche et les membres du projet
Projet de tâche appartenant uniquement à uneéquipe Les collaborateurs de la tâche, les membres du projet et de l'équipe
La tâche dans un projet partagé avec l'organisation Les collaborateurs de la tâche, les membres du projet, de l'équipe et de l'organisation

Cet article abordera les points suivants :

  • Comment identifier les autorisations de la tâche
  • Qui peut voir votre tâche
  • Comment autoriser l'accès à votre tâche
  • Comment limiter l'accès à votre tâche

Tâche privée

Private task

 

La vérification qu'une tâche est privée et qu'elle n'appartient pas à un projet :

  1. Au-dessus du nom de la tâche, une bannière indique que la tâche est visible par vous et par ses collaborateurs.
  2. Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique si une tâche appartient ou non à un projet.

Par par défaut, les tâches créées dans Mes tâches sont des tâches privées n'appartenant à aucun projet et ne comportant pas de collaborateurs.

Qui peut voir cette tâche ?

task collaborators

Accès à une tâche privée qui n'appartient à aucun projet :

Seuls les collaborateurs peuvent accéder aux tâches privées qui ne sont pas intégrées à un projet.

Comment puis-je autoriser quelqu'un à accéder à cette tâche ?

give access

Partager une tâche privée qui n'appartient à aucun projet :

  1. Rendre la tâche publique — Rendre la tâche publique la rendra publique à tous les membres de l'organisation, mais ils devront la rechercher pour y accéder.
  2. Ajoutez la tâche à un ou plusieurs projets : lorsque vous ajoutez la tâche à un projet, tous les membres du projet et de l'équipe peuvent accéder à la tâche.
  3. Ajoutez un collaborateur : lorsque vous ajoutez un collaborateur, il peut accéder à la tâche.

Avant d'ajouter la tâche à un projet, assurez-vous de prendre note des autorisations du projet.  

Comment puis-je limiter l'accès à cette tâche ?

make private

Pour limiter l'accès à une tâche qui n'appartient à aucun projet :

  1. Rendez la tâche privée pour ses collaborateurs
  2. Retirez tous les * * collaborateurs * * afin que vous seul puissiez de nouveau y accéder.

Ne vous retirez pas vous-même des collaborateurs d'une tâche, ou vous perdrez vous aussi l'accès à cette tâche.

Tâche publique

public task

La vérification d'une tâche est publique et n'appartient pas à un projet :

  1. Au-dessus du champ Projet, une bannière indique que la tâche est visible par tous sur [Nom de l'organisation]
  2. Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique si la tâche appartient ou non à un projet.

Qui peut voir cette tâche ?

public to

Qui peut voir une tâche publique qui n'appartient à aucun projet :

  1. Tous les membres de l'organisation
  2. Collaborateurs d'une tâche

 

Comment puis-je autoriser quelqu'un à accéder à une tâche qui n'appartient à aucun projet ?

  1. Ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci n'a accès qu'à la tâche en question. S'il est membre de l'organisation, il peut déjà accéder à la tâche en faisant une recherche.
  2. Ajoutez la tâche à un projet : lorsque vous ajoutez la tâche au projet, tous les membres du projet peuvent accéder à la tâche.

Avant d'ajouter la tâche à un projet, assurez-vous de prendre note des autorisations du projet et des membres du projet.  

Comment limiter l'accès à une tâche publique qui n'appartient à aucun projet ?

  1. Retirez des personnes en tant que collaborateurs de la tâche : lorsque vous retirez tous les collaborateurs de la tâche à part vous-même, les membres de l'organisation cessent de recevoir les notifications de la tâche, mais peuvent toujours y accéder en la recherchant.
  2. Rendez la tâche privée : dans le volet des détails de tâche, cliquez sur le bouton d'actions de tâche et sélectionnez Réserver. Étant donné que la tâche n'est intégrée à aucun projet, elle est seulement visible par vous-même et par tous les collaborateurs de la tâche.

Les tâches d'un projet partagées uniquement avec l'organisation ou l'équipe

public project

La vérification d'une tâche appartient à un projet avec le paramètre de confidentialité partagé avec l'organisation ou l'équipe uniquement :

  1. Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique le projet auquel la tâche est intégrée. Cliquez sur le nom du projet pour charger le projet.
  2. Une fois le projet ouvert, son titre indique qu'il est partagé avec [nom de l'équipe ou de l'organisation].

Qui peut voir cette tâche ?

see tasks public project

Qui peut voir les tâches d'une équipe uniquement ou les partager avec un projet d'organisation :

Équipe uniquement : les membres du projet, les collaborateurs de la tâche et les membres de l'équipe à laquelle le projet appartient.

Partagé avec l'organisation : tous les membres de l'organisation.

 

Comment puis-je autoriser quelqu'un à accéder aux tâches d'un projet d'équipe uniquement ?

Ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci reçoit toutes les mises à jour concernant cette tâche. S'il est membre du projet ou membre de l'équipe, il peut déjà accéder à la tâche.

Ajoutez un membre au projet : lorsque vous ajoutez un membre au projet, il obtient l'accès à toutes les tâches de ce projet. S'il est membre de l'équipe, il peut déjà accéder à la tâche.

Ajoutez un utilisateur en tant que membre de l'équipe : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que membre de l'équipe, il obtient l'accès à toutes les tâches du projet.

Comment puis-je autoriser quelqu'un à accéder à des tâches dans un projet partagé avec une organisation ?

Les tâches dans les projets qui ont le paramètre de confidentialité partagé avec l'organisation sont déjà accessibles par tous les membres de l'organisation.

Comment puis-je limiter l'accès à cette tâche ?

  • Retirer les collaborateurs de la tâche : ils ne recevront plus de notifications de tâche. Toutefois, si ces utilisateurs sont membres du projet ou membres de l'équipe, ils peuvent toujours accéder à la tâche.
  • Retirer des membres du projet : ils ne recevront plus les notifications de tâches et de projets. Cependant, si cet utilisateur fait également partie de l'équipe à laquelle appartient le projet, il peut toujours voir cette tâche ainsi que les autres tâches du projet dans la mesure où ce dernier est public.
  • Retirer la tâche du projet : les membres du projet ne pourront plus accéder à la tâche, mais les collaborateurs de la tâche pourront toujours accéder à la tâche.
  • Rendre le projet privé : les membres de l'équipe n'auront plus accès à la tâche ou au projet dans son ensemble, mais les membres du projet et les collaborateurs de la tâche auront toujours accès à la tâche.

Les tâches d'un projet qui est réservé aux membres

private project

La vérification d'une tâche fait partie d'un projet privé pour les membres :

  1. Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique le projet auquel la tâche est intégrée. Cliquez sur le nom du projet pour charger le projet.
  2. Une fois le projet ouvert, son titre indique qu'il est uniquement visible par les membres du projet.

Une barre jaune s'affiche au-dessus du champ Projet dans le volet des détails de tâche si l'accès à la tâche est limité à un groupe d'utilisateur. Cette barre jaune indique précisément quels utilisateurs ont accès à cette tâche.

Qui peut voir cette tâche ?

private to

Qui peut voir les tâches dans un projet privé aux membres :

  1. Membres du projet
  2. Collaborateurs d'une tâche

Comment puis-je autoriser des membres à accéder à des tâches dans un projet privé ?

  1. Ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci reçoit toutes les mises à jour concernant cette tâche. S'il est membre du projet, il peut déjà accéder à la tâche.
  2. Ajoutez un utilisateur en tant que membre du projet : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que membre du projet, il obtient l'accès à toutes les tâches de ce projet.
  3. Rendez le projet public pour son équipe en changeant les paramètres de confidentialité en équipe uniquement. Le partage du projet avec son équipe permettra aux membres de l'équipe d'accéder au projet et à ses tâches.
  4. Rendez le projet public pour l'organisation en modifiant les paramètres de confidentialité pour qu'ils soient partagés avec l'organisation : lorsque vous rendez le projet public pour l'organisation de cette manière, tous les membres de l'organisation y ont accès.

Comment puis-je limiter l'accès à cette tâche ?

  • Supprimer les collaborateurs de la tâche : ils n'auront plus accès à la tâche. Toutefois, s'il est aussi membre du projet, il peut accéder à la tâche de nouveau à partir du projet, mais il cesse de recevoir les notifications de la tâche.
  • Supprimer des membres du projet : ils n'auront plus accès à la tâche ni à aucune tâche du projet, sauf s'ils sont toujours collaborateurs de la tâche.
  • Retirer la tâche du projet : les membres du projet n'auront plus accès à la tâche, mais les collaborateurs de la tâche y auront toujours accès.

Demander l'accès à une tâche privée

screen that displays the option to request access to a private task

Vous pouvez demander au responsable d'une tâche privée de vous en accorder l'accès. Pour ce faire :

  1. Cliquez sur le lien de la tâche privée à laquelle vous souhaitez accéder. Un message vous indique que vous n'avez pas accès à cette tâche.
  2. Cliquez sur Demander l'accès pour demander l'accès au responsable de cette tâche.
  3. Le responsable reçoit une tâche lui expliquant que vous avez demandé à accéder à la tâche en question, avec l'option de vous ajouter en tant que collaborateur.

Accorder ou
rejeter une demande d'accès à une tâche privée avec des collaborateurs

Si vous n'avez pas accès à une tâche privée, vous avez la possibilité de demander à être ajouté en tant que collaborateur. Avant que vous ne puissiez accéder à cette tâche, votre demande doit être acceptée.

  • Lorsque vous demandez l'accès à une tâche privée, le responsable de cette dernière reçoit une tâche qui l'informe de la demande d'accès. Il peut alors vous ajouter au projet concerné.
  • Si la tâche n'a pas de responsable, la demande d'accès est attribuée au créateur de la tâche (s'il dispose encore de droits de modification).
  • Si la tâche n'a plus de responsable et que son créateur ne dispose plus des droits de modification, la demande d'accès est attribuée au premier collaborateur disposant des droits de modification.
  • Si la tâche est accessible aux membres d'un projet, la demande d'accès est attribuée au propriétaire du projet. Si le projet n'a pas de propriétaire, la tâche est attribuée à un membre disposant des droits de modification sur le projet.

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