Recherche et vues Recherche

Vous souhaitez retrouver une tâche attribuée à un collègue la semaine dernière ? Préparer une évaluation en créant un historique de vos activités ? Asana conserve toutes vos données au même endroit, vous permettant de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin grâce à la fonction de recherche.

La fonction de recherche vous permet de trouver une tâche, un projet, un portefeuille, une étiquette, une personne, un objectif ou une équipe dans votre espace de travail ou votre organisation.

Using the search bar in Asana.png

Appuyez sur onglet+/sur votre clavier pour accéder à la barre de recherche.

Recherche basique

Pour effectuer une recherche simple, saisissez les mots-clés que vous recherchez dans la barre de recherche.

basic search

Les résultats de votre recherche s'affichent dans le champ de saisie automatique ci-dessous :

  1. Tâches
  2. Projets
  3. Modèles
  4. Portefeuilles
  5. Objectifs
  6. Briefs de projet
  7. Messages
  8. Équipes

Saisissez le nom d'une personne dans le champ de recherche de base pour accéder à son profil. Vous pouvez également utiliser la touche « @ » pour rechercher des utilisateurs, des tâches ou des projets individuels.

Opérateurs dans les requêtes de recherche

Utilisez des opérateurs dans vos requêtes de recherche pour ajouter plus de spécificité à votre recherche.

Opérateur Cas D'UTILISATION Exemple

" "

Enveloppe un certain nombre de termes pour signifier une phrase à rechercher.
  • Tous les termes enveloppés doivent apparaître dans le résultat, dans l'ordre donné.

Recherchez "pie apple"

 

✅ Retours : délicieuse recette de tarte aux pommes

 

❌ Ne revient pas : tarte aux pommes

(et )

Enveloppe les termes et les opérateurs pour signifier la préséance.

  • Les opérateurs entre parenthèses prennent effet avant ceux de l'extérieur.

  • Notez que les opérateurs sont par ailleurs appliqués de gauche à droite : par exemple a + b | c + d = ((a + b) | c ) + d

Recherche : apple | (tarte au citron)

 

✅ Retours : jus de pomme, tarte aux pommes et tarte au citron

 

❌ Ne revient pas : jus de citron

|

« OU » les termes à gauche et à droite.

  • Les résultats peuvent contenir l'un des termes ou les deux, mais doivent en contenir au moins un.
  • Par par défaut, les résultats de recherche doivent inclure tous les termes qui apparaissent dans le texte de recherche.

Recherche : pomme | tarte au citron

 

✅ Retours : tarte aux pommes et tarte au citron

 

❌ Ne revient pas : jus de pomme ou jus de citron

*

S'ajoute à un terme pour signifier une requête de préfixe.
  • Cela renvoie des termes plus longs qui commencent par le terme.

Recherche : "apple p*"

 

✅ Retours : pâtisseries aux pommes et tarte aux pommes

 

❌ Ne revient pas : jus de pomme

-

Prévoit un terme pour le nier.
  • Les résultats ne peuvent pas contenir ce terme.

Rechercher : tarte -pomme

 

✅ Retours : tarte au citron

 

❌ Ne revient pas : tarte aux pommes

Afficher tous les résultats

Effectuez une recherche complète pour appliquer votre recherche à chaque champ de texte, notamment les noms, les descriptions et les commentaires.

Pour effectuer une recherche en texte intégral, saisissez un mot-clé dans la barre de recherche et cliquez sur Afficher tous les résultats ou appuyez sur Entrée.

View all results in search.png

Les résultats de votre recherche s'affichent alors en vue liste, et vous verrez les tâches, les messages, les projets, les portefeuilles, les Objectifs et la tâche dans les onglets de vue de recherche de modèles. Les vues Recherche représentent une liste des objets qui correspondent aux critères que vous avez définis.

Recherche avancée

Disponible avec les formules Asana StarterAdvancedEnterprise et Enterprise+, ainsi que les anciennes formules Premium, Business et Legacy Enterprise.

La recherche avancée vous permet de spécifier des exigences supplémentaires pour une recherche. Elle apparaît tout en bas de la liste.

Les résultats de votre recherche n'afficheront que les objets pour lesquels vous avez l'autorisation. Par conséquent, vos collègues peuvent voir des résultats différents, même lorsque vous utilisez les mêmes paramètres de recherche.

How to use advanced search.gif

Créer une vue Recherche

  1. Cliquez dans le champ de recherche
  2. Sélectionnez la recherche avancée
  3. Dans la fenêtre de recherche avancée, vous verrez un certain nombre de paramètres que vous pouvez utiliser pour effectuer une recherche.
  4. Cliquez sur +Ajouter un filtre pour utiliser des paramètres de recherche supplémentaires.

Les filtres vous aident à trouver exactement ce que vous cherchez, plus rapidement. Cela vous donne la possibilité d'affiner ou d'élargir votre recherche.

Chaque champ du processus de création d'une vue Recherche est facultatif.

Les résultats de votre recherche s'affichent dans le volet principal et le nom de la recherche s'affiche en haut de l'en-tête.

Save search.png

Depuis les résultats de recherche, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Filtrer pour modifier vos paramètres de recherche ;
  • Sélectionnez Trier pour une variété de champs pour trier vos résultats de recherche par
  • Cliquez sur Afficher pour afficher sous forme de liste ou de calendrier

Filtre de champ personnalisé

Utilisez les vues Recherche pour rechercher des tâches en utilisant le même champ personnalisé dans plusieurs projets.

serach views

Commencez par cliquer sur la barre de recherche pour accéder aux options de recherche avancée. Cliquez ensuite sur Ajouter un filtre, puis sélectionnez Ajouter un champ. Vous pourrez ensuite définir les valeurs des champs personnalisés que vous recherchez.

Le champ personnalisé doit se trouver dans la bibliothèque de champs de votre organisation pour apparaître dans les options de recherche avancée.

Enregistrer les résultats de recherche

Si vous utilisez régulièrement certaines vues de recherche, vous pouvez les enregistrer pour y accéder plus facilement à l'avenir.

save a search
  1. Cliquez sur l'icône en forme d'étoile pour enregistrer votre vue de recherche.
  2. Une fois enregistrée, votre vue de recherche apparaîtra sous vos éléments marqués d'une étoile dans la barre latérale.

L'enregistrement d'une vue de recherche enregistre les paramètres de recherche, de sorte que votre recherche enregistrée sera mise à jour au fur et à mesure que vous et vos collègues continuerez à travailler sur des tâches.


Rename search

Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom de la recherche pour le renommer. Vous devez d'abord enregistrer une recherche en cliquant sur l'icône en forme d'étoile pour que Renommer la recherche s'affiche.

Effectuer une recherche dans un projet

Il est possible de rechercher des tâches dans un projet précis. Ceci est utile lorsque les projets comportent un grand nombre de tâches.

How to search a project.png

Pour effectuer une recherche au sein d'un projet :

  1. Click the three dot icon
  2. Sélectionnez Rechercher dans ce projet.

Astuces concernant les vues de recherche

Il existe de nombreux paramètres que vous pouvez utilisez dans les vues Recherche. Bien que la plupart d'entre eux soient relativement explicites, voici quelques-uns des moins évidents.

  • Tâches non attribuées : saisissez « Personne » dans le champ Responsable.
  • Tâches associées à aucun projet : saisissez « Sans projet » dans le champ Projet.
  • Les tâches avec des étiquettes spécifiques - choisissez "A des étiquettes" ou "A toutes ces étiquettes" dans le filtre Étiquettes.
  • Les tâches dans une section d'un projet : après avoir accédé à un projet dans le champ Projets, cliquez sur la flèche du menu déroulant pour sélectionner une section du projet dans laquelle vous souhaitez effectuer une recherche.
  • Aucun paramètre : utilisez les champs « Sans étiquettes » ou « Dans aucun projet » pour accéder à toutes les tâches qui ne sont pas associées à une étiquette ou à un projet.
  • Attribuée par : utilisez le filtre Attribuée par pour retrouver les tâches attribuées par un membre ou un invité en particulier.
  • Date d'achèvement : utilisez le filtre Date d'achèvement pour trouver toutes les tâches terminées au cours des X derniers jours.
  • Les tâches avec une échéance précise : utilisez les champs Échéance, Date de début, achèvement, création ou date de modification, puis sélectionnez « Entre » pour rechercher des tâches correspondant à une certaine période ou « Le » pour afficher des tâches avec une échéance précise.
  • Champs personnalisés - utilisez le filtre des champs personnalisés pour rechercher un statut de champ personnalisé spécifique.
  • Échéances et échéances
    • Au cours des prochain (e) s : Toutes les tâches dues à partir d'aujourd' hui
    • Dans un délai de : comprend toutes les dates d'échéance dépassées

Quelques exemples de recherches à enregistrer

  • Tâches à suivre : recherchez les tâches que vous avez créées pour d'autres utilisateurs, qui ne sont pas terminées et dont l'échéance se situe dans les 3 prochains jours.
  • Tâches à risque : recherchez les tâches qui comportent le champ personnalisé « haute priorité » dont l'échéance est aujourd'hui ou demain. L'idéal pour les chefs de projet qui veulent s'assurer de garder tous les projets sur les rails.
  • Approbations bloquées: recherchez les tâches comprenant un champ personnalisé « Prêt pour révision » et informez-en les responsables afin de débloquer le travail en attente d'approbation.
  • Travail que j'ai effectué ce trimestre : cherchez les tâches qui vous ont été attribuées et que vous avez accomplies au cours d'une période donnée. Cette recherche est très utile pour quiconque souhaite consulter ses contributions à l'occasion d'une évaluation ou tenir son CV à jour.

Conseils pour rendre votre travail plus accessible

  • Donnez à toutes vos tâches un nom clair et pratique. Si vous nommez une tâche « Rédaction de blog : mise en valeur client » plutôt que « Blog », vous serez en mesure d'affiner vos résultats de recherche, surtout si la tâche est copiée à partir d'un modèle.
  • Donnez à toutes les tâches une échéance et un responsable, et ajoutez-les à des projets. Il est ensuite bien plus simple de sélectionner des critères de recherches pertinents.
  • Utilisez les champs personnalisés pour trier les tâches dans les projets en fonction de certains critères. 

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