Recherche et vues Recherche

Vous souhaitez retrouver une tâche attribuée à un collègue la semaine dernière ? Préparer une évaluation en créant un historique de vos activités ? Asana conserve toutes vos données au même endroit, vous permettant de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin grâce à la fonction de recherche.

La recherche vous permet de retrouver des informations au sein de votre espace de travail ou organisation : tâches, projets, étiquettes, utilisateurs ou équipes, etc.

 

Appuyez sur Tab+/sur votre clavier pour accéder à la barre de recherche.

Recherche basique

Pour effectuer une recherche de base, saisissez le nom ou le titre d'un élément dans la barre de recherche.

 

Les résultats de votre recherche s'affichent dans le champ de saisie automatique ci-dessous :

1. Tâches
2. Projets
3. Modèles
4. Portefeuilles
5. Messages
6. Objectifs
7. Briefs de projet
8. Équipes
9. Utilisateurs
10. Mots-clés

Saisissez le nom d'une personne dans le champ de recherche de base pour accéder à son profil. 

Vous pouvez également utiliser la touche « @ » pour rechercher des utilisateurs, des tâches ou des projets individuels.

Recherche en texte intégral

Effectuez une recherche en texte intégral pour appliquer votre recherche à chaque champ de texte dans les tâches et les discussions, notamment les noms, les descriptions et les commentaires.

 

Pour effectuer une recherche en texte intégral :

1. Cliquez dans le champ de recherche et saisissez un mot clé
2. Sélectionnez Afficher tous les résultats pour [mot-clé] (ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier).

 

 

Les résultats de votre recherche s'affichent alors en mode grille, et les onglets Tâches, Messages, Projets et Tâches s'affichent dans les modèles.

Utiliser la recherche avancée et les vues de recherche ;

La recherche avancée vous permet de spécifier des exigences supplémentaires pour une recherche. Elle apparaît tout en bas de la liste.

Les vues Recherche affichent la liste des tâches, projets et messages qui correspondent aux critères que vous avez définis. Créez une vue Recherche pour retrouver un groupe de tâches, projets, messages ou modèles de tâches en particulier.

Les résultats de votre recherche n'afficheront que les tâches, projets et messages pour lesquels vous avez l'autorisation. Par conséquent, vos collègues peuvent voir des résultats différents, même lorsque vous utilisez les mêmes paramètres de recherche.

 

Créer une vue Recherche

1. Cliquez dans le champ de recherche
2. Sélectionnez Recherche avancée.

 

 

Dans la fenêtre de recherche avancée, vous verrez un certain nombre de paramètres que vous pouvez utiliser pour effectuer une recherche.

 

 

Cliquez sur +Ajouter un filtre pour utiliser des paramètres de recherche supplémentaires.

Les filtres vous aident à trouver exactement ce que vous cherchez, plus rapidement. Cela vous donne la possibilité d'affiner ou d'élargir votre recherche.

Chaque champ du processus de création d'une vue Recherche est facultatif.

Les résultats de votre recherche s'affichent dans le volet principal et le nom de la recherche s'affiche en haut de l'en-tête.

 

Depuis les résultats de recherche, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Cliquer sur Filtrer pour modifier vos paramètres de recherche ;
• Cliquez sur Enregistrer la recherche pour ajouter les résultats sous la section Recherches enregistrées dans la barre latérale.
• Cliquer sur Trier pour réorganiser vos tâches ;
• Cliquez sur Afficher pour l'afficher sous forme de liste ou de calendrier

Les vues Recherche affichent les tâches, projets, messages et modèles de tâches qui correspondent aux paramètres que vous avez définis.

Tri des résultats

 

Sélectionnez Trier pour une variété de champs pour trier vos résultats de recherche.

Enregistrer les résultats de recherche

Si vous utilisez régulièrement certaines vues de recherche, vous pouvez les enregistrer pour y accéder plus facilement à l'avenir.

 

1. Cliquez sur l'icône en forme d'étoile pour enregistrer votre vue de recherche.
2. Une fois enregistrée, votre vue de recherche apparaîtra sous vos éléments marqués d'une étoile dans la barre latérale.
   
   

L'enregistrement d'une vue de recherche enregistre les paramètres de recherche, de sorte que votre recherche enregistrée sera mise à jour au fur et à mesure que vous et vos collègues continuerez à travailler sur des tâches.

Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom de la recherche pour le renommer. Cette option n'est visible qu'après avoir enregistré une recherche en cliquant sur l'icône en forme d'étoile.
Effectuer une recherche dans un projet

Il est possible de rechercher des tâches dans un projet précis. Ceci est utile lorsque les projets comportent un grand nombre de tâches.

 

Pour effectuer une recherche au sein d'un projet :

1. Cliquez sur les trois points
2. Sélectionnez Rechercher dans ce projet.

Astuces concernant les vues de recherche

Il existe de nombreux paramètres que vous pouvez utilisez dans les vues Recherche. Bien que la plupart d'entre eux soient relativement explicites, voici quelques-uns des moins évidents.

• Tâches non attribuées : saisissez « Personne » dans le champ Responsable.
• Tâches associées à aucun projet : saisissez « Sans projet » dans le champ Projet.
• Tâches avec des étiquettes spécifiques - choisissez "A des étiquettes" ou "A toutes ces étiquettes" dans le filtre Étiquettes.
• Tâches dans une section d'un projet : après avoir accédé à un projet dans le champ Projets, cliquez sur la flèche du menu déroulant pour sélectionner une section du projet dans laquelle vous souhaitez effectuer une recherche.
• Aucun paramètre : utilisez les champs « Aucune étiquette » ou « Aucun projet » pour accéder à toutes les tâches qui ne sont pas associées à une étiquette ou à un projet.
• Attribuée par : utilisez le filtre Attribuée par pour retrouver les tâches attribuées par un membre ou un invité en particulier.
• Date d'achèvement : utilisez le filtre Date d'achèvement pour trouver toutes les tâches terminées au cours des X derniers jours.
• Tâches avec une échéance précise : utilisez les champs Échéance, Date de début, Achèvement, Création ou Date de modification, puis sélectionnez « Entre » pour rechercher des tâches correspondant à une certaine période ou « Le » pour afficher des tâches avec une échéance précise.
• Champs personnalisés : utilisez le filtre Champs personnalisés pour rechercher un statut de champ personnalisé spécifique.

Quelques exemples de recherches à enregistrer

• Tâches à suivre : recherchez les tâches que vous avez créées pour d'autres utilisateurs, qui ne sont pas terminées et dont l'échéance se situe dans les 3 prochains jours.
• Tâches à risque : recherchez les tâches dont le champ personnalisé « haute priorité » est dû aujourd'hui ou demain. L'idéal pour les chefs de projet qui veulent s'assurer de garder tous les projets sur les rails.
• Approbations bloquées : recherchez les tâches comprenant un champ personnalisé « Prêt pour révision » et informez-en les responsables afin de débloquer le travail en attente d'approbation.
• Travail que j'ai effectué ce trimestre : cherchez les tâches qui vous ont été attribuées et que vous avez accomplies au cours d'une période donnée. Cette recherche est très utile pour quiconque souhaite consulter ses contributions à l'occasion d'une évaluation ou tenir son CV à jour.

Conseils pour rendre votre travail plus accessible

• Donnez à toutes vos tâches un nom clair et pratique. Si vous nommez une tâche « Rédaction de blog : mise en valeur client » plutôt que « Blog », vous serez en mesure d'affiner vos résultats de recherche, surtout si la tâche est copiée à partir d'un modèle.
• Donnez à toutes les tâches une échéance et un responsable, et ajoutez-les à des projets. Il est ensuite bien plus simple de sélectionner des critères de recherches pertinents.
• Utilisez les champs personnalisés pour classer les tâches dans les projets en fonction de certains critères.

Vous aimez ce que vous voyez ? Profitez dès aujourd'hui d'un essai Asana gratuit de 30 jours. Essayez gratuitement