Fonctionnement des tâches

Les tâches représentent des étapes ou des tâches exploitables permettant de clarifier les responsabilités. Elles peuvent également correspondre à des idées et des éléments de référence. Si vous avez l'habitude d'envoyer des e-mails chaque fois que vous avez besoin de quelque chose d'un collègue, essayez plutôt une tâche.

Les tâches contiennent toutes les instructions, commentaires et pièces jointes qui s'y rapportent afin que les informations restent au même endroit. Pour que les tâches soient plus faciles à retrouver et à visualiser par tous les membres de l'équipe, elles sont généralement intégrées à un projet.

Comment créer des tâches

Il existe trois façons principales de créer une tâche :

  1. À partir du bouton d'ajout rapide orange dans la barre supérieure
  2. À partir du bouton Ajouter une tâche dans un projet
  3. Cliquez sur  + à côté de la section

Vous pouvez également créer des tâches à partir d'e-mails, de messages Slack et d'autres applications externes.

Les responsables des tâches

Une tâche ne peut être associée qu'à un seul et unique responsable, mais elle peut avoir plusieurs collaborateurs.

Le responsable et les collaborateurs d'une tâche peuvent la consulter et la modifier selon les paramètres d'autorisation sélectionnés. Le créateur et le responsable de la tâche sont automatiquement ajoutés en tant que collaborateurs de cette dernière.Les collaborateurs d'une tâche reçoivent des notifications lorsque celle-ci est mise à jour.

Les tâches attribuées à s'affichent dans Mes tâches.

Pour attribuer une tâche :

  1. Cliquez sur le champ Responsable dans le volet des détails de tâche.
  2. Commencez à saisir le nom ou l'adresse e-mail de la personne
  3. Sélectionnez le bon utilisateur dans les résultats de saisie automatique.

Pour annuler l'attribution d'une tâche, accédez au champ Responsable et cliquez sur le X.

Appuyez sur onglet+M pour vous attribuer une tâche à vous-même.

Attribuer des copies

Vous pouvez créer une même tâche pour plusieurs personnes.

Assign to multiple people.png

Pour attribuer plusieurs copies d'une tâche, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le volet des détails de tâche et cliquez sur le champ Responsable.
  2. Cliquez sur Attribuer des copies 
  3. Choisissez à qui vous allez attribuer un duplicata
  4. Cliquez sur Attribuer

L'attribution de copies n'attribue pas la tâche d'origine à plusieurs personnes ; plusieurs copies de la tâche sont créées et attribuées à chaque personne.

Collaborateurs d'une tâche

Devenez collaborateur d'une tâche pour être informé des modifications suivantes :

  • Une pièce jointe est ajoutée
  • Un nouveau commentaire est publié.
  • Quelqu'un aime la tâche
  • La tâche est marquée comme terminée

Les collaborateurs recevront des notifications dans leur boîte de réception et pourront en recevoir par e-mail en fonction de leurs paramètres.

Pour ajouter un collaborateur à une tâche, cliquez sur le bouton + à côté des collaborateurs pour ajouter ou retirer des collaborateurs.

Si vous recevez des notifications pour une tâche qui ne vous concerne plus, vous pouvez vous retirer de ses collaborateurs en cliquant sur le bouton Quitter la tâche.

Si vous @mention nez une autre personne dans la description ou les commentaires d'une tâche, elle sera automatiquement ajoutée aux collaborateurs de cette tâche.

Créer un projet, une tâche ou une sous-tâche ?

Consultez notre tableau récapitulatif ci-dessous pour déterminer sans hésiter l'élément dont vous avez besoin :

  Créer un projet… Créer une tâche… Créer une sous-tâche… Exemples
Niveau d'effort S'il s'agit d'une initiative importante au cours de laquelle plusieurs intervenants poursuivent un objectif commun au fil du temps ou si vous recherchez un espace où centraliser et suivre vos activités. Si vous souhaitez attribuer à un utilisateur une activité particulière que celui-ci peut effectuer en quelques minutes ou jours de travail. De nombreux utilisateurs participent à l'accomplissement d'une tâche : vous répartissez le travail plus facilement et assurez votre réussite. Projet : calendrier éditorial
tâche : publier un blog
Sous sous-tâche : Recueillir des citations de clients pour le blog
Complexité Vos activités incluent une multitude d'étapes, de stades, d'intervenants ou de niveaux. Vous souhaitez communiquer avec un sous-ensemble d'intervenants à propos d'une tâche spécifique (et non du projet dans son ensemble). Vous essayez de décomposer une tâche en plusieurs morceaux de la taille d'une bouchée. Projet : campagne de début d'année
Tâche : finaliser les messages de campagne
Sous sous-tâche : Réviser les messages de campagne

Plus de ressources pour maîtriser les tâches

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