Les tâches en quelques mots
Les tâches représentent des étapes ou des tâches exploitables permettant de clarifier les responsabilités. Elles peuvent également correspondre à des idées et des éléments de référence. Si vous avez l'habitude d'envoyer des e-mails chaque fois que vous avez besoin de quelque chose d'un collègue, essayez plutôt une tâche.
Par exemple, vous pourriez avoir pour tâche de monter une vidéo pour une prochaine campagne, tandis que votre collègue serait responsable de l'organiser. Ces tâches peuvent être suivies dans un projet de gestion de campagne.
Chaque tâche contient l'ensemble des fichiers, commentaires et instructions qui s'y rapportent ; les informations sont donc toutes conservées au bon (et au même !) endroit. Pour que les tâches soient plus faciles à retrouver et à visualiser par tous les membres de l'équipe, elles sont généralement intégrées à un projet. Rendez-vous sur asana.com/fr/apps pour en savoir plus.
Comment créer des tâches
Il existe trois façons principales de créer une tâche :
- À partir du bouton d'ajout rapide orange dans la barre supérieure.
- Dans un projet, utilisez le bouton Ajouter une tâche.
- Cliquer sur une tâche dans une liste, appuyer sur la touche Entrée, puis commencer à écrire.
Vous pouvez également créer des tâches à partir d'e-mails, de messages Slack et d'autres applications externes. Asana s'intègre aux meilleurs outils pour vous faire gagner du temps et faciliter la gestion de vos tâches.
Les responsables des tâches
Une tâche ne peut être associée qu'à un seul et unique responsable, mais elle peut avoir plusieurs collaborateurs.
Le responsable et les collaborateurs d'une tâche peuvent la consulter et la modifier selon les paramètres d'autorisation sélectionnés.
Le champ du responsable désigne la personne qui se chargera de réaliser la tâche.
Toutes les tâches attribuées à un utilisateur s'affichent dans Mes tâches de cet utilisateur.
Les collaborateurs d'une tâche reçoivent des notifications lorsque celle-ci est mise à jour.
Le créateur et le responsable de la tâche sont automatiquement ajoutés en tant que collaborateurs de cette dernière.
Pour attribuer une tâche :
- Cliquez sur le champ Responsable dans le volet des détails de tâche.
- Commencez à saisir le nom ou l'adresse e-mail de la personne
- Sélectionnez le bon utilisateur dans les résultats de saisie automatique.
Appuyez sur
Tab+Mpour vous attribuer une tâche à vous-même.
Pour annuler l'attribution d'une tâche :
Allez dans le champ Responsable et cliquez sur l'icône X qui s'affiche.
Attribuer des copies
Si vous souhaitez créer une même tâche pour plusieurs utilisateurs, vous pouvez facilement attribuer plusieurs tâches à chaque personne ou à toute une équipe au sein de votre organisation.
Pour attribuer plusieurs copies d'une tâche, procédez comme suit :
- Cliquez sur le champ Responsable dans le volet des détails de tâche.
- Sélectionnez Attribuer des tâches en double dans le menu déroulant.
- Choisissez dans la liste à qui vous allez attribuer un duplicata
- Cliquez sur Attribuer une copie
Vous recevrez une notification à la fin de votre écran indiquant que x a été dupliqué avec succès.
L'attribution de copies n'attribue pas la tâche d'origine à plusieurs personnes ; plusieurs copies de la tâche sont créées et attribuées à chaque personne.
Collaborateurs d'une tâche
Devenez collaborateur d'une tâche pour être informé des modifications suivantes :
- Une pièce jointe est ajoutée à la tâche
- Un nouveau commentaire est publié sur la tâche.
- Quelqu'un aime la tâche
- À la fin de la tâche
Pour ajouter un collaborateur à une tâche :
Cliquez sur le bouton + à côté de Collaborateurs pour ajouter ou retirer des collaborateurs
Les collaborateurs recevront des notifications dans la boîte de réception et pourront recevoir des notifications par e-mail en fonction de leurs paramètres.
Si vous recevez des notifications pour une tâche qui ne vous concerne plus, vous pouvez vous retirer de ses collaborateurs.
Pour quitter une tâche :
Cliquez sur le bouton Quitter la tâche.
Retirer un collaborateur :
De là, vous pouvez soit :
- Supprimer un collaborateur en passant le curseur de votre souris sur son nom et en cliquant sur l'icône X
- Ajouter un collaborateur en saisissant son nom ou son adresse e-mail et en le sélectionnant dans les résultats de saisie automatique.
Si vous @mentionnez une autre personne dans la description ou les commentaires d'une tâche, elle sera automatiquement ajoutée aux collaborateurs de la tâche.
Conseils et bonnes pratiques
Ces conseils vous apprennent à créer des tâches performantes et à répondre aux tâches qui vous sont attribuées.
Création d'une tâche performante
- Donnez des noms clairs et concrets à vos tâches. Par exemple, il est préférable d'écrire « Terminer la première ébauche de l'article de blog » plutôt qu '« Article de blog ».
- Attribuez la tâche à un collègue ou à vous-même. Les tâches ont un seul responsable afin d'éviter toute confusion concernant la personne en charge.
- Vous pouvez diviser une tâche en sous-tâches si plusieurs personnes doivent y contribuer.
- Ajoutez des dates de début et de fin pour afficher la durée de la tâche et son échéance finale. Vos collègues pourront ainsi mieux gérer leur temps et respecter les délais.
- Utilisez la description de la tâche pour donner plus de détails, d'instructions ou de contexte. De cette manière, le responsable dispose de toutes les informations dont il a besoin pour commencer et terminer son travail. Vous pouvez mentionner un collègue ou un projet, mettre en forme la description de votre tâche avec du texte enrichi, utiliser des tableaux et ajouter des médias d'insertion à partir d'endroits comme YouTube et Figma qui apparaîtront sous forme d'aperçu interactif dans la description de la tâche.
- Veuillez joindre tous les fichiers nécessaires. Asana s'intègre à Google Drive, Dropbox, OneDrive et Box, ce qui vous permet de joindre facilement des fichiers depuis les outils que vous utilisez déjà.
- Certaines tâches peuvent dépendre d'autres travaux à terminer en premier. Définissez des dépendances entre les tâches pour que le travail se déroule dans l'ordre et au bon moment.
- Enfin, vous pouvez ajouter des collaborateurs à la tâche (c'est un peu comme mettre des personnes en copie d'un e-mail). Il recevra des notifications au sujet de toute activité de la tâche. Vous pouvez ajouter ou retirer des collaborateurs à tout moment.
- Quand vous avez terminé une tâche, cliquez sur la coche à côté du nom de la tâche. Ajoutez un commentaire à destination de vos collègues pour préciser le travail réalisé.
Vous pouvez également créer des jalons qui représenteront les principaux objectifs de votre projet (par exemple un montant de recettes à atteindre) ou des étapes importantes permettant de passer à la phase suivante (par exemple la confirmation du lieu d'un événement).
Créer un projet, une tâche ou une sous-tâche ?
De nombreux utilisateurs se posent cette question et, à vrai dire, tout dépend de ce que vous cherchez à accomplir et de la manière dont vous souhaitez visualiser les informations. Consultez notre tableau récapitulatif ci-dessous et suivez ces quelques conseils pour déterminer sans hésiter l'élément dont vous avez besoin :
| Créer un projet… | Créer une tâche… | Créer une sous-tâche… | Exemples | |
|---|---|---|---|---|
| Niveau d'effort | S'il s'agit d'une initiative importante au cours de laquelle plusieurs intervenants poursuivent un objectif commun au fil du temps ou si vous recherchez un espace où centraliser et suivre vos activités. | Si vous souhaitez attribuer à un utilisateur une activité particulière que celui-ci peut effectuer en quelques minutes ou jours de travail. | De nombreux utilisateurs participent à l'accomplissement d'une tâche : vous répartissez le travail plus facilement et assurez votre réussite. |
Projet : Calendrier éditorial Tâche : Publier le blog Sous-tâche : Rassembler les citations des clients pour le blog |
| Vues | Si vous souhaitez utiliser plusieurs vues (liste, tableau, chronologie, calendrier) pour visualiser le projet et ses tâches, puis créer des rapports grâce aux portefeuilles et aux tableaux de bord. | Si vous souhaitez afficher votre travail dans la vue Chronologie, Tableau de bord ou Gestion des ressources (les sous-tâches ne s'affichent pas automatiquement dans cette dernière vue). | Inutile de voir les sous-tâches dans les affichages de chronologie, de tableau de bord ou de charge de travail. |
Projet : Lancement de produit Tâche : Réaliser une étude de marché Sous-tâche : rédiger un résumé de la recherche pour le marketing |
| Complexité | Vos activités incluent une multitude d'étapes, de stades, d'intervenants ou de niveaux. | Vous souhaitez communiquer avec un sous-ensemble d'intervenants à propos d'une tâche spécifique (et non du projet dans son ensemble). | Vous essayez de décomposer une tâche en plusieurs morceaux de la taille d'une bouchée. (Mais si vous avez plus de cinq sous-tâches assignées à différentes parties prenantes, assurez-vous qu'il ne s'agit pas d'un projet déguisé.) |
Projet : Campagne du Nouvel An Tâche : finaliser les messages de campagne Sous-tâche : Réviser les messages de campagne |
Répondre aux tâches et collaborer
Les tâches sont pensées pour être créées par n'importe qui et attribuées à n'importe qui au sein de votre espace Asana. Suivez ces conseils pour encore plus de collaboration :
- Si quelqu'un vous attribue une tâche, accusez-en bonne réception avec une mention J'aime pour montrer que vous avez vu la tâche et que vous pouvez vous en charger.
- Si vous n'êtes pas la bonne personne pour accomplir cette tâche, vous pouvez la réattribuer ou lancer une discussion dans les commentaires.
- Pendant que vous travaillez sur la tâche, ajoutez des commentaires pour que les collaborateurs de la tâche puissent répondre et suivre la progression.
- Si un commentaire contient des informations clés ou une conclusion importante, vous pouvez l'épingler en haut de page. Il sera plus facile à retrouver.
- Si vous avez besoin d'attirer l'attention de quelqu'un sur une tâche ou un commentaire, utilisez une @mention. Automatiquement ajouté en tant que collaborateur, l'utilisateur @mentionné reçoit une notification dans sa boîte de réception et peut accéder rapidement à la tâche en question.
- Vous pouvez aussi @mentionner des projets, des tâches, des messages et des équipes pour connecter votre travail et retrouver plus facilement des informations.
Plus de ressources pour maîtriser les tâches
Vous apprenez mieux en voyant ou souhaitez une formation plus approfondie ? Les ressources ci-dessous pourront vous être utiles :
| Ressources | Associer |
|---|---|
| Cours Asana | Apprenez les bases des tâches en moins de 5 minutes |
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